Digitales Aufräumen leicht gemacht: Die beste Archivierungssoftware 2024
Wie du mit den besten Archivierungssoftwares Ordnung schaffst, gesetzliche Vorgaben einhältst und deine Daten sicher verwaltest
- Was ist Archivierungssoftware?
- Worauf solltest du bei der Wahl einer Archivierungssoftware achten?
- Das sind die besten Archivierungssoftwares für dein Unternehmen
- 1. WinRAR
Die zunehmende Menge an digitalen Daten stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen: Wie kann man Dokumente langfristig speichern, schnell wiederfinden und gleichzeitig vor Datenverlust schützen? Archivierungssoftware bietet die perfekte Lösung, um Ordnung in jedes Datenchaos zu bringen. In diesem Artikel stellen wir dir die besten Archivierungssoftwares vor und zeigen, worauf du bei der Auswahl achten solltest.
Was ist Archivierungssoftware?
Archivierungssoftware ist ein Programm, das digitale Daten sicher und strukturiert speichert. Sie wird genutzt, um wichtige Dateien langfristig aufzubewahren und leicht zugänglich zu machen. Anders als einfache Speicherlösungen wie externe Festplatten bietet Archivierungssoftware diverse Funktionen, die zur Optimierung der Datenverwaltung beitragen. Hierzu zählen eine automatische Sortierung, eine revisionssichere Speicherung, die Verschlüsselung der Dateien sowie eine Suchfunktion.
Archivierungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der gesetzlichen Archivierungspflicht nach DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Dabei werden geschäftskritische Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Steuerunterlagen strukturiert abgelegt und sind im Bedarfsfall schnell abrufbar.
Worauf solltest du bei der Wahl einer Archivierungssoftware achten?
Bei der Auswahl einer Archivierungssoftware gibt es mehrere entscheidende Faktoren, die du berücksichtigen musst. Zunächst solltest du auf die Benutzerfreundlichkeit achten. Die Software sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, damit sie auch ohne umfangreiche Einarbeitung effizient genutzt werden kann.
Die Funktionen sind ein weiterer zentraler Punkt. Achte darauf, dass die Archivierungssoftware automatische Backups, Verschlüsselungen und eine Cloud-Integration bietet. So kannst du eine nahtlose Speicherung und Verfügbarkeit deiner Daten gewährleisten. Und auch Sicherheit ist essenziell, insbesondere bei sensiblen Daten. Prüfe daher, ob die Software eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder andere Schutzmaßnahmen bereitstellt.
Die Kompatibilität mit deinem Betriebssystem und deinen Geräten spielt ebenfalls eine Rolle. Ob Windows, macOS oder Linux – die Software sollte auf allen relevanten Plattformen laufen. Zudem sollte das Preismodell flexibel genug sein, um zu deinen finanziellen Bedürfnissen zu passen. Außerdem ist ein zuverlässiger Support ein großer Vorteil, falls Fragen oder Probleme auftreten.
Gesetzliche Archivierungspflichten
In vielen Ländern, darunter Deutschland, unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Archivierungspflichten. Diese Vorgaben sind in verschiedenen Gesetzen verankert, wie dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Demnach ist dein Unternehmen verpflichtet, bestimmte geschäftsrelevante Unterlagen über festgelegte Zeiträume aufzubewahren.
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen unter anderem:
Rechnungen
Buchungsbelege
E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt
Handelsbücher und Inventare
Jahresabschlüsse
Lageberichte
Geschäfts- und Handelsbriefe
Die Dauer der Aufbewahrung hängt dabei immer von der Art der Dokumente ab. Für Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse sowie steuerlich relevante Unterlagen gilt eine Dauer von zehn Jahren. Für Geschäfts- und Handelsbriefe sowie weitere geschäftsrelevante Kommunikation gelten hingegen sechs Jahre. Die Frist beginnt hierbei jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Die Nichteinhaltung der Archivierungspflichten kann schwerwiegende Folgen haben, darunter Bußgelder, steuerliche Nachteile und Probleme bei Betriebsprüfungen.
Das sind die besten Archivierungssoftwares für dein Unternehmen
1. WinRAR
WinRAR ist eine klassische Archivierungssoftware, die sich hervorragend für die Komprimierung und Speicherung von Dateien eignet. Das Programm wird insbesondere für die Erstellung von ZIP- und RAR-Dateien verwendet. WinRAR ermöglicht aber nicht nur eine effiziente Komprimierung, sondern auch den Schutz deiner Archive durch eine Passwortverschlüsselung.
WinRAR unterstützt daneben zahlreiche Dateiformate und bietet praktische Funktionen wie die Wiederherstellung beschädigter Archive. Die intuitive Benutzeroberfläche macht es sowohl für Einsteiger*innen als auch für Profis attraktiv.
WinRAR Preise
Für einmalig 29,95 € erhaltet ihr eine Einzellizenz für WinRAR. Bei steigender Anzahl der User*innen sinken die Kosten für eine Lizenz. So zahlst du zum Beispiel für zwei bis neun Nutzer*innen 23 € pro Lizenz und 18 € für zehn bis 24 User*innen. Weitere Informationen zu den WinRAR Preisen findest du auf OMR Reviews.
WinRAR Alternativen
Du bist dir nicht sicher, ob WinRAR den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird? Auf OMR Reviews findest du diverse WinRAR Alternativen, mit denen du dem Daten-Chaos den Gar ausmachst.
2. Lexware Archivierungssoftware
Lexware ist nicht nur eine klassische Buchhaltungssoftware, sondern bietet auch umfangreiche Funktionen zur digitalen Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten. Diese Kombination macht Lexware besonders attraktiv für mittelständische Unternehmen und Selbstständige, die ihre Finanzen und Archivierung in einer einzigen Lösung verwalten möchten.
Mit Features wie einem integrierten Belegscanner, einer automatischen Umsatzsteuerberechnung und DATEV-Schnittstellen erleichtert Lexware den gesamten Verwaltungsprozess. Die revisionssichere Archivierungssoftware ist dabei vollständig DSGVO-konform, was besonders für steuerlich relevante Dokumente wichtig ist.
Darüber hinaus bietet Lexware Funktionen zur Auswertung und Berichterstattung, die dir wertvolle Einblicke in die finanzielle Performance deines Unternehmens geben. Dank regelmäßiger Updates ist die Software immer auf dem neuesten rechtlichen Stand.
Lexware Preise
Die Lexware Archivierungssoftware erhaltet ihr für monatlich 23,68 €. Inbegriffen sind fünf GB erweiterbarer Speicherplatz und die Nutzung für zwei User*innen. Zudem gibt es eine 30-tägige kostenlose Testversion des Tools. Erfahrt auf OMR Reviews mehr zu den Preisen von Lexware.
Lexware Alternativen
Du bist dir nicht sicher, ob Lexware den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird? Auf OMR Reviews findest du diverse Lexware Alternativen, mit denen du dem Daten-Chaos den Gar ausmachst.
3. Rubrik
Rubrik ist eine moderne Archivierungs- und Backup-Lösung, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die komplexe Datenmengen verwalten müssen. Das Tool bietet eine zentrale Verwaltung und Sicherung von Daten in unterschiedlichen Umgebungen, sei es in der Cloud, Hybrid oder On-Premise.
Eine der beliebtesten Funktionen von Rubrik ist die KI-gestützte Analyse, dank der Unternehmen datenbasierte Einblicke gewinnen und Arbeitsabläufe optimieren können. Die Software bietet zudem schnelle Wiederherstellungsoptionen, die bei Datenverlusten wertvolle Zeit sparen.
Mit End-to-End-Verschlüsselung und einem umfassenden Zugriffsmanagement garantiert Rubrik außerdem höchste Sicherheitsstandards. Rubrik ist flexibel skalierbar und eignet sich sowohl für kleinere Unternehmen als auch für Großunternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.
Rubrik Preise
Da Rubrik maßgeschneiderte Optionen anbietet, werden die Preise anhand eurer Anforderungen individuell ermittelt. Weitere Informationen zu den Rubrik-Preisen findet ihr auf OMR Reviews.
Rubrik Alternativen
Du bist dir nicht sicher, ob Rubrik den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird? Auf OMR Reviews findest du diverse Rubrik Alternativen, mit denen du dem Daten-Chaos den Gar ausmachst.
4. sevDesk
sevDesk ist eine spezialisierte Softwarelösung für kleine Unternehmen und Selbstständige, die Buchhaltungs- und Archivierungsfunktionen verbindet. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es, Belege direkt über die mobile App oder am Desktop einzuscannen und digital zu speichern. Diese Belege werden dann automatisch kategorisiert und lassen sich dank der OCR-Technologie durchsuchen.
SevDesk hilft allerdings nicht nur bei der Organisation von Dokumenten, sondern unterstützt auch bei steuerlichen Aufgaben, indem es Berichte generiert und Schnittstellen zu Steuerberatern bietet. Die DSGVO-konforme Speicherung gewährleistet höchste Datensicherheit.
sevDesk Preise
Du kannst aus drei Tarifen wählen. Das Abo “Rechnung“ erhaltet ihr für monatlich 8,90 €, wobei nur Rechnungen erstellt und gespeichert werden können. “Buchhaltung“ gibt es für 19,90 € pro Monat, was sich unter anderem durch E-Rechnungen und eine KI-gestützte Belegerfassung auszeichnet. Für 27,90 € monatlich erhaltet ihr Zugang zu „Buchhaltung Pro“ mit umfangreichen Analysen von Geschäftsvorgängen. Auf OMR Revies findest du mehr Infos zu den sevDesk Preisen.
sevDesk Alternativen
Du bist dir nicht sicher, ob sevDesk den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird? Auf OMR Reviews findest du diverse sevDesk Alternativen, mit denen du dem Daten-Chaos den Gar ausmachst.
5. Vinchin Backup & Recovery
Vinchin Backup & Recovery hilft Unternehmen bei der Sicherung und Wiederherstellung von Daten in virtualisierten Umgebungen. Die Software bietet eine umfassende Unterstützung für Plattformen wie VMware, Hyper-V und XenServer. Zudem verfügt sie über fortschrittliche Funktionen wie inkrementelle Backups, die Speicherplatz sparen und die Backup-Zeit verkürzen.
Mit Features zur Verschlüsselung und Reduzierung von duplizierten Daten sorgt Vinchin für eine sichere und effiziente Datenarchivierung. Unternehmen können mit Vinchin schnell auf Vorfälle reagieren, da die Software eine nahezu sofortige Wiederherstellung beschädigter oder verlorener Daten ermöglicht. Dank einer flexiblen Lizenzstruktur eignet sich Vinchin sowohl für kleinere Unternehmen als auch für große Organisationen.
Vinchin Backup & Recovery Preise
Vinchin Backup & Recovery bietet sowohl eine Gratisversion als auch eine kostenfreie Testversion an. Da die Kosten je nach Anforderungen individuell berechnet werden, musst du dich für die Preise an den Anbieter wenden. Auf OMR Reviews findest du weitere Informationen zu den Preisen von Vinchin Backup & Recovery.
Vinchin Backup & Recovery Alternativen
Du bist dir nicht sicher, ob Vinchin Backup & Recovery den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird? Auf OMR Reviews findest du diverse Vinchin Backup & Recovery Alternativen, mit denen du dem Daten-Chaos den Gar ausmachst.
6. WISO MeinBüro Dokumente
WISO MeinBüro Dokumente ist eine vielseitige Softwarelösung. Sie bietet insbesondere kleinen Unternehmen und Selbstständigen eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Archivierung. Mit MeinBüro kannst du deine geschäftlichen Unterlagen wie Rechnungen, Belege, Verträge und Angebote digital speichern, kategorisieren und revisionssicher archivieren. Neben der Archivierung bietet MeinBüro umfassende Funktionen für die Buchhaltung, darunter Umsatzsteuerberechnungen, Mahnwesen und Zahlungsabgleich. Mit der integrierten Scan-Funktion lassen sich Papierbelege schnell digitalisieren und durchsuchbar machen. Darüber hinaus unterstützt MeinBüro zahlreiche Schnittstellen zu Steuerberatern, Banken und anderen Systemen, was die Zusammenarbeit und den Datenaustausch erheblich erleichtert. Die Software ist zudem vollständig DSGVO-konform und bietet regelmäßige Updates, um den neuesten rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
WISO MeinBüro Dokumente Preise
Bei WISO MeinBüro habt ihr die Wahl aus drei Abo-Plänen. “Business“ für kleine Unternehmen gibt es bereits ab 9 € pro Monat. Für monatlich 19 € könnt ihr mit dem Business-Pro-Abo bis zu 20.000 Dokumente verwalten. Für etablierte Unternehmen gibt es noch das Business-Team-Abo für monatlich 49 Euro, wobei 100.000 Dokumente inbegriffen sind. Auf OMR Reviews findet ihr weitere Informationen zu den WISO MeinBüro Preisen.
WISO MeinBüro Dokumente Alternativen
Du bist dir nicht sicher, ob WISO MeinBüro Dokumente den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird? Auf OMR Reviews findest du diverse Alternativen zu WISO MeinBüro Dokumente, mit denen du dem Daten-Chaos den Gar ausmachst.
Tim ist ein freiberuflicher Journalist / Content Writer, der OMR Reviews in den Bereichen Marketing und Softwares unterstützt. Seit seinem Onlinejournalismus-Studium schreibt er unter anderem für Computer Bild, XING und Finanzcheck.de. Wenn er nicht gerade am Texten ist, spielt er auf seiner Stratocaster die Klänge von Hendrix, Frusciante und Gilmour nach.
