Die besten Praxissoftwares im Vergleich

Praxissoftware-Definition: Was ist Software für Arztpraxen?

Mit Praxisprogrammen lassen sich verschiedene organisatorische Aufgaben in Arztpraxen oder anderen Gesundheitsbetrieben digitalisieren. Es handelt sich im Grunde um Praxismanagement-Software. Solche Lösungen ermöglichen unter anderem eine bessere Übersicht, eine optimierte Aufgabenverwaltung, eine sichere Aktenführung und Schnittstellen zu weiteren wichtigen medizinischen Computerprogrammen.

Die obersten Ziele von Praxissoftware sind eine ganzheitliche Gesundheitsversorgung für Patient*innen, eine bessere Arbeitserfahrung für medizinische Mitarbeiter*innen und die Gewährleistung der Einhaltung betreffender Sicherheits- bzw. Compliance-Standards.

Software für den Arzt oder die Ärztin gibt es entweder als flexible Tools oder Tool-Pakete, die sich ganz an die Bedarfe einzelner Praxen anpassen lassen. Oder sie fokussieren bestimmte Fachgebiete, wie etwa Praxissoftware für den Hausarzt oder die Hausärztin, Praxissoftware für die Neurologie, für die Physiotherapie, für die psychische Gesundheit oder auch im Bereich von Einrichtungen für betreutes Wohnen. Außerdem stehen spezialisierte Programme für einzelne Aufgaben in einer Praxis, wie Patienten-Verwaltungsprogramme, Praxis-Messprogramme oder Abrechnungssoftware für den Arzt bzw. die Ärztin, bereit. Nicht zuletzt werden natürlich auch verschiedene Praxisgrößen bedient.

Weshalb sollten Arztpraxen Software für spezifische Verwaltungsaufgaben einsetzen?

Heute ist es tatsächlich nicht mehr ausreichend, ein guter Arzt bzw. eine gute Ärztin oder Therapeut bzw. Therapeutin zu sein. In aller Regel erwarten die Patient*innen zudem eine vorteilhaft organisierte Praxis, einen umfassenden Service, zuvorkommende Mitarbeiter*innen und möglichst kurze Wartezeiten.

Dabei müssen Praxisinhaber*innen selbstverständlich ebenfalls darauf achten, dass die eigenen geschäftlichen Ziele berücksichtigt werden. Am Ende des Monats sollte sichergestellt sein, dass wirtschaftlich gearbeitet und die personellen Ressourcen nicht zu sehr strapaziert wurden.

Um genau solche Voraussetzungen zu schaffen, gilt es die folgenden Bereiche des Praxismanagements möglichst umfassend abzudecken:

• Die Praxisorganisation
• Das Qualitätsmanagement
• Das Dokumentenmanagement
• Das Abrechnungswesen
• Das Patientenmanagement
• Das Konflikt- und Krisenmanagement
• Die Betriebswirtschaft
• Die Personalführung
• Das Personalmanagement
• Das Praxis-Marketing

Dass das alles on the Fly bzw. ohne Strategie und spezifische (digitale) Workflows optimal läuft, ist fraglos sehr unwahrscheinlich. Da Praxisinhaber*innen letztlich Unternehmer*innen sind, sollten sie sich eingehend mit entsprechendem To-do und der Gewährleistung deren Umsetzung befassen.

Das kann zum einen mehr oder weniger manuell mithilfe von Listen, Formularen, Berechnungen und anderen Dokumentationen geschehen. Zum anderen – und das ist in den meisten Fällen der sinnvollere, weil deutlich effizientere Weg – ist es aber ebenso möglich, die Prozesse über eine zentrale Plattform abzuwickeln: nämlich über eine spezifische Praxissoftware.

Wie funktioniert Software für die Arztpraxis?

Arztpraxis-Programme können sehr unterschiedlich sein. Im Wesentlichen grenzen sie sich durch die jeweils integrierten Features voneinander ab. Diese sind es auch, die bestimmen, wie Computerprogramme für Arztpraxen oder andere Praxen grundsätzlich funktionieren bzw. wobei sie Praxismitarbeiter*innen und Inhaber*innen helfen können. Die nachfolgenden Tools und betreffende Prozesse sind typisch.

• Verwaltung von Patienteninformationen: Die Benutzer*innen von Praxissoftware können mit dieser normalerweise die Patientenaufnahme verwalten und die Patienteninformationen regelmäßig aktualisieren. Entsprechende Programme sind häufig in der Lage, alle in den Daten gefundenen Fehler zu korrigieren. Das verringert den Verwaltungsaufwand enorm.

• Termine vereinbaren: Mit Praxisprogrammen kann die Terminvergabe sehr effizient erledigt werden. Es wird somit beim Personal viel Zeit frei, die für die Betreuung der Patient*innen verwendet werden kann. Manche Lösungen bieten sogar eine Online-Buchungsoption. Mit diesen können Patient*innen die für sich besten Termine und Zeiten selbstständig auswählen, womit noch mehr Zeit gespart wird. Es ist zudem möglich, automatisiert Benachrichtigungen zu anstehenden Terminen auszuspielen, was erheblich dazu beiträgt, dass weniger Sitzungen versäumt werden.

• Patientenakten bzw. Behandlungshistorie: Praxisinhaber*innen, deren Mitarbeiter*innen oder andere Verantwortliche können die Interaktion eines*einer Patient*in mit dem Gesundheitssystem in einer Praxissoftware kleinteilig nachverfolgen. Entsprechende (Echtzeit-)Informationen ermöglichen es den Nutzer*innen solcher Programme, die Patientenreise über physische und digitale Kanäle besser zu steuern. Letztlich ist somit eine ganzheitlichere und präzisere Behandlung möglich.

• Telemedizin: Telemedizin oder Tele-Health ermöglicht es Ärzt*innen, Patient*innen aus der Ferne effektiv zu beurteilen, zu diagnostizieren und zu behandeln. Durch die Integration derartiger Optionen in ein Praxisverwaltungssystem können Mediziner*innen ihre Patient*innen schneller und flexibler betreuen. Dies ist nicht nur bequem für die zu behandelnden Personen, es verbessert zudem die Nachsorge bestimmter Krankheiten bzw. das diesbezügliche Engagement der Patient*innen. Die Zahl der verpassten Termine und der Terminabsagen kann deutlich verringert werden. Außerdem schaffen Ärzt*innen mehr Termine in kürzerer Zeit.

• Abrechnungen vereinfachen: Abrechnungsvorgänge in Arztpraxen können eine komplizierte und zeitaufwendige Angelegenheit sein. Mit einer passenden Praxissoftware ist hier einiges an Erleichterung zu schaffen. Gesetzliche bzw. krankenkassenbezogene Vorgaben und betreffende Prozesse erfolgen damit automatisiert. Selbstzahler*innen bekommen die Chance, unterschiedliche Zahlungsmethoden und Pläne zu nutzen. Alles läuft auf eine zusätzliche Steigerung des Patientenerlebnisses hinaus.

• Überprüfung der Versicherung: Die frühzeitige Überprüfung des Versicherungsschutzes und der Anspruchsberechtigung von Patient*innen helfen, unangenehme oder konfrontative Situationen zu vermeiden. Davon profitiert insbesondere das Personal an der Rezeption. Die richtige Praxissoftware macht den Check der Versicherung und die Abwicklung der Kostenerstattung zu einem einfachen, unkomplizierten Prozess.

• Erstellung von Berichten: Analytics und Reporting sind wichtige Funktionen von Software für Ärzte bzw. Ärztinnen und andere medizinische Bereiche. Sie hilft den Praxen, ihre Ziele zu erreichen. Entsprechende Datenerhebungen geben Aufschluss über die finanzielle Leistung des Unternehmens - unter anderem rund um Gebühren, Zahlungen und Anpassungen. Mithilfe von spezifischen Berichten und Datenvisualisierung können Verantwortliche einen ganzheitlichen, wirtschaftlich sehr nützlichen Blick auf ihre Abläufe gewinnen.

Welche Vor- und Nachteile bietet Arztpraxis-Software?

Mit einer Praxisverwaltung-Software können Ärzt*innen, Heilpraktiker*innen, Physiotherapeut*innen und andere Fachleute der medizinischen oder gesundheitlichen Branche ein erhebliches Plus an Effizienz in ihre tagtäglichen Praxisvorgänge bringen. Das ist zweifelsohne der größte und alles umschließende Vorteil solcher Lösungen. Welche Benefits vor diesem Hintergrund im Einzelnen zu erreichen sind, wird nachfolgend zusammengefasst.

• Reduzierung papierbasierter Arbeitsabläufe: Obwohl schon viele Prozesse des Gesundheitswesens digitalisiert wurden, gibt es immer noch einiges an Nachbesserungspotenzial. Software für Arztpraxen bietet Abhilfe. Sie sammelt Patienteninformationen in einem digitalen Format und unterstützt die Erstellung sowie die Organisation von papierlosen Krankenblättern.

• Optimierung der Abläufe: Praxisverwaltungssoftware optimiert den Gesamtbetrieb durch effiziente Tools zur Kommunikation, automatisierte Workflows und andere hilfreiche Features. Die Software unterstützt Mitarbeiter*innen, Ärzt*innen und andere Fachkräfte im Gesundheitswesen, administrative, logistische und finanzielle Abläufe zu zentralisieren sowie zu koordinieren.

• Priorisierung der Patientenversorgung: Die Automatisierungsfunktionen von Arztprogrammen helfen, die kostbare Zeit des medizinischen Personals freizuhalten. Je weniger Zeit medizinisches Fachpersonal für die Digitalisierung ihrer Notizen, die Nachverfolgung von Terminen und die Weitergabe von Patienteninformationen aufwenden muss, desto intensiver können sie sich um die bestmögliche Versorgung ihrer Kund*innen kümmern. Eine Praxissoftware kann viele administrative Aufgaben automatisieren, sodass sich die Gesundheitsfachleute auf die direkte Arbeit an den Patient*innen konzentrieren können.

• Einhaltung von Vorschriften: Die Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Standards wird durch eine Software für die Verwaltung von Arztpraxen sehr erleichtert. Entsprechende Programme können integrierte Schutzmaßnahmen und Funktionen zur Risikobewertung mitbringen. Außerdem achten Algorithmen darauf, dass Einträge, die Dokumentenlagerung etc. nicht willkürlich erfolgen.

• Große Anpassungsfähigkeit: Software für die Verwaltung von Arztpraxen ist häufig nach individuellen Bedarfen auszurichten bzw. zu wählen. Es gibt modulare Lösungen, die man kleinteilig auf die eigenen Praxisanforderungen abstimmen kann. Überdies bietet der Markt spezielle Programme für unterschiedliche Fachbereiche. Die Praxissoftware-Marktanteile universeller Systeme sind natürlich größer.

Leider können auch bei der Nutzung von Praxissoftware – wie bei jedem digitalen Helfer - gewisse Nachteile aufkommen. Diese sind aber mit einer umsichtigen Wahl des Programms fast auszuschließen.

• Mögliche Nichteinhaltung von Vorschriften: Einer der großen Vorteile von Software für die Verwaltung von Arztpraxen besteht darin, dass sie die Einhaltung von Vorschriften automatisieren kann. Wenn die Lösung aber nicht für den eigenen Fachbereich geeignet ist, wird die Sache womöglich schwierig. Dann vermag es das Programm eventuell nicht oder nur unzureichend, die richtigen Compliance-Vorschriften anzuwenden und auf betreffende Arbeitsabläufe zu übertragen. Daher sollten Verantwortliche genau darauf achten, dass das jeweilige System die Branchenbedingungen voll abdecken kann.

• Schwierige Datenbanknavigation: Die Einrichtung einer zentralen Datenbank mit Patienteninformationen ist überaus hilfreich. Dieses Repository ist aber nur dann wirklich von Nutzen, wenn es über eine funktionierende Suche und andere effektive Organisationswerkzeuge verfügt. Hier haben einige Programme Defizite. Die künftigen Benutzer*innen sollten demnach immer einen umfassenden Praxissoftware-Test durchführen, bevor sie kaufen.

• Mögliche Integrationsschwäche: Eine reibungslose Integration mit anderer medizinischer Software, wie beispielsweise EHR- oder Telemedizin-Systemen, ist für die Effektivität von Praxisprogrammen oft unerlässlich. Wenn die gewählte Lösung aber nicht gut mit anderen bestehenden Softwares kommuniziert, kann das mehr Barrieren als Vorteile schaffen. Es gilt also stets auf gute Kooperationsvoraussetzungen mit etablierten Praxissystemen zu achten.

Beste Praxissoftware finden: Wie wählt man die passende Lösung aus der Praxissoftware-Übersicht?

In der obigen Arztsoftware-Übersicht bzw. im Arztpraxis-Software-Vergleich gibt es zahlreiche Programme, die teilweise sehr unterschiedliche Fachbereiche bedienen. Längst nicht alle Lösungen sind für jede Praxis gleichermaßen gut geeignet.

Diese und weitere Voraussetzungen machen eine genaue Beschäftigung mit den Möglichkeiten und Eigenschaften von Praxissystemen notwendig. Auf die nachfolgenden Punkte sollten Verantwortliche bei der Auswahl besonders achten.

Benutzerfreundlichkeit Die Einführung und Anpassung an ein neues System ist in jedem Kontext schwierig – so auch bei Praxisprogrammen. Bevor Verantwortliche eine Entscheidung treffen, sollten sie sich vergewissern, dass die Mitarbeiter*innen, die die neue Software nutzen, dies möglichst intuitiv bzw. mit relativ geringem Schulungsaufwand erledigen können.

Einige Arztpraxis-Software-Anbieter stellen etwa ein zentrales Dashboard bereit, um die Funktionen der Software übersichtlich zu organisieren. Andere verwenden Dropdown-Menüs und Pop-up-Fenster. Welche Usability-Eigenschaften besonders vorteilhaft sind, hängt immer auch etwas von den Mitarbeiter*innen ab. Ein Arztsoftware-Test ist stets eine gute Wahl, um die optimale Nutzbarkeit herauszufinden.

Spezialisierung Praxisinhaber*innen sollten sich zunächst nach einer Software umschauen, die ihr Fachgebiet fokussiert. Die Bedarfe von Allgemeinmediziner*innen unterscheiden sich beispielsweise stark von denen von Physiotherapeut*innen.

Sehr wahrscheinlich gibt es einige Systeme, die speziell für das eigene Fachgebiet entwickelt wurden. Wenn diese nicht berücksichtigt werden, enden Praxen schnell bei einer Lösung, die ihren Anforderungen nicht gerecht wird. 

Schnittstellen Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer Praxisverwaltung-Software ist die Frage, wie gut sie mit dem EMR-System sowie mit der medizinischen Software anderer Gesundheitsdienstleister zusammenarbeitet? Unter Schnittstellen versteht man (vereinfacht gesagt) die Fähigkeit der Systeme, miteinander zu kommunizieren und relevante Daten auszutauschen.

Wenn zwei Programme gut integriert sind, können Mitarbeiter*innen Daten schneller und einfacher übertragen. Auf entsprechende Voraussetzungen bzw. eine möglichst breite Kompatibilität mit typischen Anwendungen sollte unbedingt geachtet werden.

Datenschutz Alle Systeme, die mit Patientendaten arbeiten (sogenannte geschützte Gesundheitsinformationen), müssen bestimmten Datenschutzvorgaben gerecht werden. Um Verstöße und damit verbundene Strafen zu vermeiden, verfügen Praxissysteme normalerweise über spezifische Sicherheitsmechanismen, wie zum Beispiel regelbasierte Zugangskontrollen, Datenverschlüsselungen, eine automatische Abmeldung usw.

Es versteht sich von selbst, dass das Praxisprogramm der Wahl DSGVO-konform sein sollte. Wer Praxissoftware aus Deutschland wählt, ist hier normalerweise auf der sicheren Seite. Es lohnt sich jedoch, genau zu prüfen, welche Sicherheitsmaßnahmen die einzelnen Praxisverwaltungssoftware-Anbieter in ihren Produkten implementieren. So können unangenehme Überraschungen ausgeschlossen werden.

Berichte und Datenanalysen Verantwortliche sind gut beraten, darauf zu achten, dass das medizinische System der Wahl aussagekräftige Berichte erstellen und Daten analysieren kann. Damit kann die Lösung genau aufzeigen, wie es um die Finanzen der Praxis bestellt ist. Detaillierte Reports helfen zudem dabei, die Cashflows zu planen und sogar zu verbessern.

Weiterhin ist es möglich, festzustellen, welche Partnerbetriebe für die eigene Praxis am wichtigsten sind oder aus welchen Stadtteilen die meisten Patient*innen kommen. Es sind sehr unterschiedliche Erhebungen möglich – alle mit einem Ziel: Indem Verantwortliche herausfinden, was funktioniert und was nicht, können sie die Praxis auf einem sicheren Weg zu Erfolg und Rentabilität halten.

Support durch den Provider Wie bei allen komplexen Systemen werden Nutzer*innen auch bei medizinischer Software irgendwann auf ein Problem stoßen. Bevor sich Praxisinhaber*innen für eine Lösung entscheiden, sollten sie daher sicher sein, dass der Anbieter für die Mitarbeiter*innen bei Schwierigkeiten oder allgemeinen Fragen ansprechbar ist. 

In einigen Fällen kann ein Anbieterunternehmen einen direkten Ansprechpartner für die Praxis benennen: Das wäre das Optimum. Andere Provider haben ein Callcenter für den technischen Support. Entscheider*innen sollten die Optionen im Service genau prüfen und schauen, was benötigt wird und was vielleicht eher nicht.

Was kostet Praxissoftware im Preisvergleich – gibt es ein Praxisverwaltungssystem kostenlos?

Die Kosten von Praxissoftware können sehr unterschiedlich sein. Je mehr Funktionen das System hat und je größer die Praxis ist bzw. je mehr Patient*innen oder Datenmengen zu verwalten sind, desto höher steigen die Preise. Im Allgemeinen können Praxisinhaber*innen davon ausgehen, dass sie zwischen 300 und 1.000 Euro für eine gute cloud-basierte Verwaltungssoftware bezahlen müssen.

On-Premise-Lösungen, also solche, die vor Ort installiert werden, gibt es ebenfalls. Sie sind oft sehr flexibel auf die eigenen Bedarfe anpassbar, in der Anschaffung bzw. in der Miete aber auch recht teuer. Zudem rufen sie langfristig zusätzliche Aufwände für die Wartung der Technik hervor.

Bei einem Cloud-System übernimmt der Provider Updates und alle weiteren zentralen Verwaltungsarbeiten. Generell sind solche Programme vergleichsweise preiswert, weil sie nur relativ wenige Individualisierungsmöglichkeiten bieten. Arztpraxis-Software kostenlos zu verwenden, ist zwar ebenfalls möglich. Es handelt sich dann aber normalerweise um recht eingeschränkte Programme oder Teillösungen, die nur einen oder wenige Prozesse abdecken. Generell ist gute Arztsoftware, die kostenlos angeboten wird, fast ausgeschlossen. Qualitätslösungen aus diesem Bereich sind so gut wie immer kostenpflichtig.