Kundenportal Software ist eine spezialisierte Art von Software, die es Unternehmen ermöglicht, schnell und einfach Online-Portale für ihre Kund*innen bereitzustellen, ohne dass sie dazu aufwendige Programmierarbeiten durchführen müssen.
Kundenportale sind heute ein wichtiger Bestandteil des Kundenservices, da sie es ermöglichen, über das Internet mit Unternehmen zu kommunizieren und eine Vielzahl von Aufgaben und Anfragen eigenständig zu erledigen. Dadurch helfen sie dabei, Kund*innen einen besseren Service zu bieten und gleichzeitig Kosten zu sparen, indem sie die Zahl der Anfragen an den Kundendienst reduzieren.
Kundenportal Software ist speziell darauf ausgelegt, Unternehmen bei der Einrichtung und Verwaltung von Kundenportalen zu unterstützen. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die es Unternehmen ermöglichen, benutzerfreundliche Portale mit einem professionellen Look-and-Feel bereitzustellen. Diese Funktionen können beispielsweise die Möglichkeit umfassen, Kundenprofile zu verwalten, Bestellungen aufzugeben, Rechnungen einzusehen, Supportanfragen zu stellen und vieles mehr.
Die meisten Kundenportal Softwarelösungen bieten darüber hinaus eine einfache Integration mit anderen Tools und Systemen, wie z.B. CRM- oder ERP-Systemen, um den Datenaustausch zwischen verschiedenen Plattformen zu erleichtern. Zudem besitzen viele Kundenportal Softwares eine flexible und skalierbare Architektur, die es ermöglicht, ihre Kundenportale an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und sie bei Bedarf zu erweitern.
Viele Unternehmen aus verschiedenen Branchen haben bereits Kundenportal Software eingesetzt, um ihren Kund*innen einen besseren Service zu bieten und gleichzeitig ihre Kosten zu senken. Beispiele hierfür sind Telekommunikationsunternehmen, Banken, Versicherungen, E-Commerce-Unternehmen, öffentliche Einrichtungen oder auch Energieversorgungsunternehmen.
Die Verwendung einer Kundenportal Software bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die dazu beitragen können, die Effizienz, den Kundenservice und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern:
Welche Features sich mit Hilfe einer Softwarelösung für Kundenportale erstellen lassen, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Je nach Branche oder Geschäftsmodell sind für Unternehmen bestimmte Features wichtiger als andere. Zu den häufigsten Features, die eine Vielzahl von Anbietern bereitstellen, sind:
Zu den häufigsten Funktionen und Features gehören Anmeldungs- und Registrierungsfunktionen, die es Kund*innen ermöglichen, sich einfach und schnell anzumelden und ihr Profil zu erstellen. Personalisierungsoptionen sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil, da die User*innen so ihre Vorlieben angeben und relevante Inhalte angezeigt bekommen können. Über das Kundenportal haben sie auch Zugriff auf ihre Kontoinformationen, können ihr Konto verwalten, ihre Bestellungen einsehen und ihre Rechnungen bezahlen.
Kundenkommunikation ist ein weiteres wichtiges Feature. Kund*innen können über das Portal mit dem Unternehmen kommunizieren, z.B. durch Chat, E-Mail oder Messaging, und Unterstützung oder Hilfe bei Produkten oder Dienstleistungen anfordern. Auch der Zugang zu Produktinformationen und technischem Support, z.B. durch FAQs, Tutorials und Hilfeartikel, ist ein wichtiger Bestandteil.
Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit, die Transaktionshistorie zu überwachen. Kund*innen können ihre Bestellungen einsehen und ihre Transaktionshistorie nachverfolgen. Integrationen mit CRM-Systemen sind ebenfalls wichtig, um den Kundenservice und die Interaktion zu verbessern. Sicherheit und Datenschutz müssen bei der Nutzung von Kundenportal-Softwarelösungen gewährleistet sein. Ein hoher Sicherheitsstandard muss erfüllt werden, um die Sicherheit und den Schutz der Kundendaten zu gewährleisten.
Analyse und Reporting-Tools sind ein weiteres Feature, die Kundenportal-Softwarelösungen oft anbieten. Sie helfen dabei, den Erfolg des Portals zu messen und zu optimieren. Die Software muss darüber hinaus auch auf verschiedenen mobilen Geräten und Betriebssystemen optimiert sein, um eine optimale Benutzererfahrung zu gewährleisten.
Mit Hilfe von Kundenportal Software lassen sich unterschiedliche Arten von Plattformen einrichten. Häufig wird hierbei zwischen den sogenannten Self-Service- und den Full-Service-Portalen unterschieden:
Self-Service-Portale sind Kundenportale, die es den Kund*innen ermöglichen, auf einfache Art und Weise selbstständig bestimmte Aktionen durchzuführen, ohne dass sie dabei auf die Hilfe von Mitarbeitenden angewiesen sind. Beispiele für solche Aktionen sind beispielsweise das Ändern von Kontoinformationen, das Einreichen von Support-Anfragen oder das Verfolgen von Bestellungen. Self-Service-Portale bieten den Vorteil, dass die Kund*innen schnell und unkompliziert ihre Anliegen erledigen können, ohne dabei lange Wartezeiten in Kauf nehmen zu müssen.
Full-Service-Portale hingegen sind Plattformen, die einen umfassenderen Service anbieten und in der Regel von Unternehmen genutzt werden, die eine besonders intensive Betreuung ihrer Kund*innen anbieten möchten. Hier können die Nutzer*innen auf eine breitere Palette von Dienstleistungen zugreifen, die von der Anmeldung für eine Veranstaltung bis hin zur Buchung von Flügen und Hotels reichen können. Im Gegensatz zu Self-Service-Portalen werden Full-Service-Portale häufig von Unternehmen genutzt, die einen personalisierten Kundenservice anbieten möchten und sich auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Klientel konzentrieren.
Neben diesen beiden grundlegenden Arten von Kundenportalen gibt es auch branchenspezifische Portale, die auf bestimmte Branchen und Sektoren spezialisiert sind. Ein Beispiel hierfür sind Banken, die ihren Kund*innen spezielle Plattformen anbieten, auf denen sie Kontoinformationen einsehen, Überweisungen tätigen und Kreditkartenanträge stellen können. Ein weiteres Beispiel für branchenspezifische Kundenportale sind Versicherungsunternehmen, die ihren Kunden Portale zur Verfügung stellen, auf denen sie ihre Versicherungspolicen einsehen, Schadensmeldungen einreichen und ihre Versicherungsbeiträge verwalten können. Auch hier ist das Ziel, den Kund*innen eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit zu bieten, ihre Angelegenheiten online zu erledigen.
Bei der Auswahl von Kundenportalen gibt es verschiedene Kriterien, die berücksichtigt werden sollten. Zunächst ist es wichtig, dass die Software die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Hierbei sollten Funktionen, Sicherheitsstandards und Integrationsmöglichkeiten genau geprüft werden. Des Weiteren sollten die Benutzerfreundlichkeit sowie die Anpassbarkeit an das Corporate Design beachtet werden. Auch der Support und die Verfügbarkeit von Updates sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden.
Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl von Kundenportalen ist die Entscheidung zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen. Cloud-Lösungen bieten den Vorteil, dass sie schnell und einfach bereitgestellt werden können und eine hohe Skalierbarkeit aufweisen. Außerdem werden Updates automatisch durchgeführt und die Daten sind von überall aus abrufbar. Allerdings gibt es bei der Datenspeicherung und -sicherheit gewisse Bedenken. On-Premise-Lösungen hingegen bieten eine höhere Kontrolle über die Daten, jedoch ist die Implementierung und Wartung mit höherem Aufwand verbunden.
Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl von Kundenportalen sind die Kostenfaktoren. Hierbei sollten nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufende Kosten wie Wartung und Support sowie Lizenzgebühren berücksichtigt werden. Es ist außerdem ratsam, die Kosten für potenzielle Anpassungen und Integrationen zu berücksichtigen, um späteren finanziellen Aufwand zu vermeiden. Unternehmen sollten dabei jedoch nicht ausschließlich auf die Kosten achten, sondern auch die Funktionalitäten und Nutzerfreundlichkeit in Betracht ziehen.
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Marvin Erdner
25.7.2024
Unser Tool Talk für Customer Success und Sales beweist, inwiefern CRM von Bedeutung ist 
