Grundsätzlich kann jede Software, die die Digitalisierung von Prozessen im Gastgewerbe ermöglicht, zu den Gastronomie-Programmen gezählt werden. Das betrifft unter anderem spezifische Kassenprogramme für die Gastronomie, Buchhaltungssoftware für Restaurants, Tools für die Personalplanung und Waren-Management-Lösungen.
Der Ausdruck „Gastronomie-Software“ wird - wenn nicht näher beschrieben - jedoch im Allgemeinen im Zusammenhang mit umfangreichen Management-Anwendungen benutzt. Derartige Gastronomie-Management-Software oder Restaurant-Management-Software beinhaltet normalerweise mehrere Tools, die Verantwortlichen in den zentralen Bereichen ihres täglichen Geschäfts digital unter die Arme greifen. Hier können dann - je nach Bedarf - die oben genannten Features und diverse weitere Werkzeuge integriert sein.
Mit einer Restaurant-Software erhalten Gastronomen die Möglichkeit, alle Ebenen ihres Betriebs zentral und digital zu organisieren: vom Einkauf über die Verwaltung von Zahlungen an den Tischen und der Überwachung der Gehaltsabrechnungen bis hin zu Analysen der Verkäufe, Kundenvorlieben oder Mitarbeiterleistungen.
Dabei sind die Kernziele entsprechender Programme eine Effizienzsteigerung der betreffenden betrieblichen Prozesse, die datenbasierte Optimierung dieser und damit schließlich auch eine signifikante Erhöhung der Kundenzufriedenheit.
Das Gastgewerbe ist ein hartes Pflaster. Neue Restaurants haben es schwer, Fuß zu fassen. Sie müssen sich einen Namen machen und vor allem durch herausragende Produkte, eine hohe Servicequalität sowie eine einwandfreie Organisation überzeugen. Etablierte Betriebe sind aber ebenfalls keine Selbstläufer. Sie sollten ihre Leistungen und ihre Reputation (mindestens) verlässlich aufrechterhalten, um fortwährend auf der Erfolgsschiene zu bleiben.
Dabei verändern sich die Erwartungen der Kund*innen in der Gastrobranche zwar weniger schnell als in anderen Bereichen. Aber auch hier hat es in den letzten Jahren - nicht zuletzt durch das Fortschreiten der kundenseitigen Nutzung digitaler Devices, Kanäle und Zahlungen – einige erhebliche Veränderungen gegeben.
Diese Entwicklungen bzw. die betreffenden und generellen Verbrauchergewohnheiten können dazu führen, dass die heißesten neuen Szeneadressen oder auch alteingesessene Spitzenrestaurants überraschend schnell große Umsatzeinbußen hinnehmen müssen. Neben dem Gebot, stets up to date zu sein, zehren vor allem die benötigten Waren, Personalkosten und Steuern an den Einnahmen. Auf all diesen Gebieten gilt es demnach eine möglichst hohe Effizienz walten zu lassen.
In einer derart hart umkämpften Branche kann der kleinste Vorteil bzw. das geringste Alleinstellungsmerkmal vor der Kundschaft den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Ein Restaurant-Programm ist hier häufig das Zünglein an der Waage.
Sie ermöglicht eine zentrale und digitale Organisation der wichtigsten betrieblichen Vorgänge: So können Manager*innen mit mächtigen Planungsanwendungen die Kosten für Einkauf oder Personal niedrig halten. Zudem wird die Kommunikation zwischen Kellner*innen und Köch*innen durch präzise Kassensysteme enorm erleichtert und intelligente Bestellsoftware für die Gastronomie sorgt dafür, dass der Küche selbst in der größten Hektik nie die benötigten Zutaten ausgehen. Außerdem bieten moderne Lösungen den (potenziellen) Gäst*innen Optionen zur Online-Tischbuchung oder -Bestellung und neuste digitale Zahlungsmethoden.
Bei der Annahme dieser Möglichkeiten bestehen beste Chancen für das jeweilige Gastgewerbe, die Kundenzufriedenheit, die Wirtschaftlichkeit des Betriebs und schließlich die allgemeine Wettbewerbsstärke kurz- sowie langfristig immens zu pushen.
Die Funktionsweise einer Gastronomie-Software wird vor allem durch die integrierten Features bestimmt. Die nachfolgend beschriebenen Tools und betreffende Prozesse sind typisch.
Menü-Verwaltung: Restaurantverwaltung-Software kann mit spezifischen Tools bei der Organisation von Speisekarten und Preisen helfen. So wird es für Verantwortliche deutlich einfacher, saisonale Gegebenheiten zu berücksichtigen und die Speisenauswahl generell auf dem neusten Stand zu halten. Bei Bedarf können im Handumdrehen Änderungen vorgenommen und auf den (digitalen) Karten oder Aushängen umgesetzt werden.
Waren-Management: Mit einer Gastronomie-Management-Software lassen sich die Lagerbestände effizient verfolgen. Verantwortliche wissen somit, wann welche Zutaten geordert werden müssen. Dies hilft Restaurants, Geld zu sparen, indem sie die Verschwendung reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass sie immer genügend Zutaten vorrätig haben, um die Bestellungen zu erfüllen. Manche Waren-Management-Lösung kann entsprechende Vorgänge sogar automatisieren.
Terminplanung: Gastronomie-Software kann dazu beitragen, wichtige Termine – insbesondere Veranstaltungen, wie Hochzeiten, große Geburtstage oder andere Feiern – effizient zu planen. Es werden keine Daten mehr vergessen oder doppelt belegt und der Personalbedarf kann genau an den erfassten Informationen ausgerichtet werden.
Kassensystem-Integration: Viele Restaurant-Management-Systeme lassen sich in Kassenlösungen (Point-of-Sale-Software) integrieren oder bringen diese mit. So kann der Zahlungsverkehr deutlich vereinfacht werden. Diese Funktion trägt zudem dazu bei, den Kundenservice zu verbessern. Sie rationalisiert die Bestellvorgänge für Mitarbeiter*innen (unter anderem zwischen Service und Küche) und Gäst*innen gleichermaßen.
Berichte und Analysen: Restaurant-Software bietet oft detaillierte Berichte, mit denen Eigentümer*innen und Manager*innen Verkaufsdaten, Kundenpräferenzen, Leistungskennzahlen der Mitarbeiter*innen und vieles mehr überwachen können. Auf Basis solcher Informationen sind bessere Geschäftsentscheidungen für die Zukunft zu treffen und betreffende Vorgänge datenbasiert zu optimieren.
Treueprogramme und Werbeaktionen: Restaurants können mit einigen Gastro-Softwares maßgeschneiderte Treueprogramme oder Werbekampagnen erstellen. Diese sorgen sehr effektiv dafür, dass Kund*innen immer wieder kommen und neue Gäst*innen angelockt werden. Über derartige Maßnahmen sind Unternehmen in der Lage, Beziehungen zu ihrer Kundschaft für eine langfristige Bindung aufzubauen und gleichzeitig den Umsatz zu steigern.
Online-Bestellung und -Buchung: Gastronomie-Programme können spezielle Restaurant-Service-Software mitbringen, mit der Kund*innen Speisen online bestellen und bezahlen sowie Liefer- oder Abholaufträge einrichten können. Diese Funktionen sind natürlich besonders vorteilhaft für Unternehmen, die Take-out-, Liefer- oder Catering-Services anbieten. Außerdem sind mit manchen Lösungen Online-Tischreservierungen umsetzbar.
Mobile App: Restaurant-Management-Software ist in der Regel auch über eine mobile App zugänglich. Dies erleichtert es Geschäftsinhaber*innen und Restaurant-Manager*innen, den Überblick der Abläufe in ihrem Geschäft zu behalten - egal wo sie sich befinden.
Buchhaltung-Gastronomie-Software: Buchhaltungs- und Steuerangelegenheiten sind für Gastronomiebetriebe immer eine Herausforderung - insbesondere für kleine Unternehmen. Spezielle Buchhaltungssoftware für die Gastronomie ermöglicht es, entsprechende Schwierigkeiten gering zu halten. Sie lässt unter anderem Gehaltsabrechnungen organisieren sowie Quittungen und Einkäufe aufzeichnen. Verantwortliche müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass sie kritische Informationen verlieren oder in letzter Minute noch wichtige Zahlen bei ihrer Steuerkanzlei nachzureichen haben.
Mitarbeiterverwaltung und –planung: Restaurants haben oft eine große Belegschaft, die in verschiedenen Schichten arbeitet. Mit Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung können Verantwortliche die Arbeitszeiten der Angestellten in allen Bereichen planen. Dabei sind auch spezielle Zeitpläne für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen und Azubis zu verfassen. Auf diese Weise ist das Restaurant immer angemessen besetzt und die Teams werden nicht überfordert. Einige Lösungen analysieren sogar selbstständig, an welchen Tagen oder Abenden mehr und an welchen weniger los ist, sodass die Manager*innen entsprechend planen können. Eine Unter- oder Überbesetzung kommt – zumindest organisationsbedingt – nicht mehr vor.
Raumplanung: Mit einer Restaurantverwaltung-Software können Wirt*innen oder Manager*innen den Grundriss ihres Restaurants erfassen. Auf Basis dieses Plans sind dann problemlos Tischreservierungen zu vergeben oder auch Plätze für größere Veranstaltungen zu organisieren. Die Kellner*innen können die mit den Bestellungen vernetzten Informationen nutzen, um sicherzustellen, dass die passenden Speisen und Getränke an die richtigen Tische kommen.
Im Großen und Ganzen kann der Einsatz einer Software für die Gastronomie ein erhebliches Plus an Prozesseffizienz, zufriedenere Kund*innen und eine gesicherte Wettbewerbsfähigkeit verschaffen. Welche Benefits im Einzelnen mit diesen Effekten verbunden sind, ist im Folgenden zusammengefasst.
Gesteigerte Effizienz: Restaurant-Management-Software hilft bei der Rationalisierung von Abläufen, indem sie Aufgaben wie die Bestellung von Lebensmitteln, die Verfolgung des Bestands und die Erstellung von Speisekarten einfacher macht. Dadurch werden Prozesse schneller abgeschlossen und Ressourcen für andere wichtige Geschäftstätigkeiten freigesetzt.
Verbesserte Genauigkeit: Gastro-Software automatisiert viele sonst manuelle Vorgänge, die anfällig für menschliche Fehler sein können. Dies trägt dazu bei, Probleme zu reduzieren. Im Detail können unter anderem die Genauigkeit der Buchführung, der Bearbeitung von Kundenbestellungen und der Preisgestaltung verbessert werden.
Optimiertes Kundenerlebnis: Durch die Umsetzbarkeit von Online-Reservierungen, Kundenbindungsprogrammen, digitalen Zahlungen und - vor allem - über einen bestens organisierten Service ermöglicht es Gastronomie-Management-Software Verantwortlichen, bessere Kundenerlebnisse zu generieren. Manche Lösung kann Restaurantbetreiber*innen mittels Analytics zudem dabei helfen, die Vorlieben ihrer Kund*innen besser zu verstehen und ihr Angebot dann entsprechend anzupassen.
Umfangreiche Datenanalysen: Mit einer Software zur Restaurantverwaltung lassen sich leicht Daten über Umsätze, Kundenfeedback, Website-Besuche usw. sammeln. Diese sind daraufhin als Entscheidungsgrundlage für Marketing-Kampagnen oder Menüänderungen sehr hilfreich. Weiterhin bietet entsprechende Software häufig Berichtsfunktionen, mit denen Betriebe ihre Leistung im Laufe der Zeit verfolgen und auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse sinnvolle Änderungen vornehmen können.
Geringere Kosten: Durch die Automatisierung bestimmter Verwaltungsaufgaben werden die mit dem Restaurantbetrieb verbundenen Kosten in aller Regel erheblich gesenkt. Außerdem können Unternehmen mithilfe der Analyse-Tools intelligentere Einkaufsentscheidungen treffen, indem sie datenbasiert, die kostengünstigsten Lieferanten von Zutaten oder Werbeartikeln ermitteln. Auch Personalplanungswerkzeuge tragen normalerweise erheblich dazu bei, die Aufwände herunterzuschrauben. Mit diesen ist es möglich, den Bedarf an Mitarbeiter*innen pro Tag und Schicht optimal einzuschätzen.
Tatsächlich gibt es – trotz all dieser gewichtigen Vorteile – auch einige Nachteile, die bei der Verwendung einer Gastronomie-Software eintreten können. Die folgenden Schwierigkeiten sind typisch.
Online-Pflicht: Viele Gastro-Programme – und insbesondere einige Teilkomponenten wie Warenbestell-Tools und digitale Zahlungsoptionen - benötigen eine konstante Internetverbindung, um vollständig funktionsfähig zu sein. Fällt der Router aus oder gibt es Netzwerkprobleme seitens des Providers, liegt alles lahm und man muss wieder manuell planen, abrechnen usw. Je mehr Aufgaben die Software im Restaurant übernimmt, desto schwerwiegender sind die Auswirkungen bei einem Netzausfall.
Integrierungsaufwand: Gerade in etablierten, langjährig tätigen Gastronomiebetrieben sind die Geschäftsprozesse oft sehr eingeschliffen. Eine Restaurant-Software kann hier vieles verbessern. Es ist jedoch schwierig, die gewohnten Muster zu durchbrechen und neu auszurichten. Generell bedeuten die Einrichtung und das Erlernen einer Gastronomie-Software einiges an Arbeit für betreffende Mitarbeiter*innen. Anfangs können sogar starke Prozessverzögerungen und andere Probleme auftreten, die den Betrieb des Lokals einschränken.
Jeder Gastronomiebetrieb ist unterschiedlich und hat in puncto Digitalisierung seine spezifischen Bedarfe. So muss auch die Restaurant-Software genau auf das jeweilige Geschäft abgestimmt ausgesucht werden. Dabei sollten Verantwortliche vor allem die nachfolgenden Tipps im Hinterkopf haben.
All-in-One-Lösung Verantwortliche sollten nach einem System suchen, mit dem so viele zusammenhängende Prozesse wie möglich zentralisiert zu bearbeiten sind. Es ist also sinnvoll, eine Lösung zu wählen, mit der Bestellungen aufgenommen, organisiert bzw. an die Küche kommuniziert und abgerechnet werden können. Gibt es bei solchen logischen Abfolgen Systembrüche, ist die Fehleranfälligkeit groß.
Generell hilft ein Gastronomie-Programm, in welchem viele oder alle Fäden der Digitalisierung spezifischer Restaurantvorgänge zusammenlaufen, den Betrieb zu rationalisieren. So können Verantwortliche an einem einzelnen Punkt zum Beispiel einsehen, ob sie genügend Zutaten haben, welche größeren Veranstaltungen in nächster Zeit anstehen oder wie die Personalplanung ist. Der Service hat einen Überblick der belegten Tische, weiß, welche Bestellungen wohin müssen und können präzise Reservierungen erfassen.
Wenn mehrere getrennte Komponenten für derartige Vorgänge zum Einsatz kommen, die vielleicht nicht perfekt zusammenarbeiten, ist das Effizienzpotenzial deutlich geringer. Bei einem zentralen System für „alles“ besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass sämtliche integrierten Features genutzt werden.
Hardware-Kompatibilität Nicht selten ist in Gastronomiebetrieben bereits ein modernes Kassensystem im Einsatz. Dieses sollte natürlich mit anvisierten Restaurant-Software kompatibel sein.
Ist das nicht der Fall, müssen die Lösungen getrennt voneinander arbeiten. Das wiederum führt zu Ineffizienz und einem erhöhten Fehlerrisiko.
Benutzerfreundlichkeit Das nächste essenzielle Merkmal einer gut passenden Restaurant-Management-Software ist die Benutzerfreundlichkeit. Wenn ein Programm oder eine App einfach zu bedienen ist, kann sie im Arbeitsalltag schnell ihr volles Potenzial entfalten.
Denn dann dauert es nicht lange, bis Manager*innen und Servicekräfte sie komplett beherrschen. Es müssen idealerweise keine Zeit und Geld aufgewendet werden, um Mitarbeiter*innen im Umgang mit dem neuen Tool-Paket zu schulen.
Support Selbst die nutzerfreundlichste und verlässlichste Restaurant-Software kann irgendwann einmal Probleme verursachen. Außerdem kommen gerade in der Einführungszeit regelmäßig Fragen zu bestimmten Features und Vorgängen auf. Da ein solches Gastro-Programm immer zentrale Geschäftsprozesse betrifft, ist schneller Rat vom Profi in solchen Fällen notwendig.
Daher sollten Verantwortliche darauf achten, dass der Gastronomie-Software-Anbieter der Wahl einen direkt und gut erreichbaren Kundendienst bietet. Dieser sollte nicht nur tagsüber und wochentags, sondern auch zu den Hauptgeschäftszeiten vieler Restaurants, nämlich am (späteren) Abend und am Wochenende, zur Verfügung stehen. Chat-Support und eine Hotline sind Standard.
Die Kosten für Restaurant-Management-Software können je nach Funktionen und Möglichkeiten der jeweiligen Lösung stark variieren.
Im Allgemeinen liegen gut ausgestattete Software-Pakete zwischen 50 und 200 Euro pro Monat. Alternativ sind einmalige Lizenzgebühren von etwa 1.000 Euro möglich. Umfangreichere Suiten können durchaus ab 1.000 Euro aufwärts kosten.
Andererseits gibt es tatsächlich manche Gastro-Software kostenlos. Wer Restaurant-Software kostenlos nutzen möchte, darf aber nur einen begrenzten Funktionsumfang erwarten. Gastro-Software-Freeware ist somit höchstens für kleinere Restaurants geeignet.
Zusätzlich zu den Anschaffungskosten für die Software sollten Interessenten die mit dem gewählten Paket womöglich verbundenen Einrichtungsgebühren und laufende Support-Aufwände berücksichtigen. Darüber hinaus kann es sein, dass neue - oder überhaupt erst einmal digitalkompatible - Kassen-Hardware angeschafft werden muss. Hier fallen dann noch einmal mehrere hundert oder sogar weit über tausend Euro an.
POSRestaurant
Nils Knäpper
31.7.2024
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