SmartRecruiters Erfahrungen & Reviews (24)

Nachteil für deutsche Unternehmen: Der Support und die KundenCommunity kommunizieren ausschließlich auf Englisch, was gerade bei technisch sehr anspruchsvolle Themen oftmals zu erhöhtem Zeitaufwand in der Kommunikaton führt.

Die Usability könnte aus meiner Sicht verbessert werden. Ich muss mich gezielt durch Bewerber in einzelnen Positionen klicken und es ist nicht so leicht, einen schnellen Überblick zu erhalten. Z.B. gibt es kein Stadium wie "Warten auf Rückmeldung". Die Analytics Section ist in der freemium Version recht begrenzt, sodass ich die Auswertungen manuell in Excel mache. Die Multi-Posting-Jobboards lassen sich nicht individuell anpassen, sodass auch ein großer Anteil an ungeeigneten Kandidaten dabei ist.

Man kann im System einige automatisierte Arbeitsprozesse erstellen, ich würde mir aber hier mehr Flexibilität wünschen. Ein Beispiel: Ein Hiring Manager schaut sich einen Kandidaten an und gibt die Anweisung "bitte absagen". So kann das System den Kandidaten entweder automatisch auf Status "Absage" stellen oder eine Absagenachricht schicken. Beides ist nicht möglich, würde aber am meisten Sinn machen.

Was mir an SmartRecruiters weniger gefällt, ist der Career Site Builder. Dieser könnte eine Modernisierung vertragen, da er in seiner aktuellen Form nicht mehr ganz zeitgemäß wirkt. Eine modernere und benutzerfreundlichere Lösung würde den Gesamteindruck der Plattform deutlich verbessern.

Unternehmen, die viel Wert auf eine gute Candidate Experience legen, werden mit dem System nicht happy werden. Die Jobs müssen im Falle von mehreren Standorten und ggf. einer zusätzlichen Homeoffice Option mehrfach angelegt werden (1x pro Standort + ggf. 1 x Homeoffice). Homeoffice bedeutet bei SmartRecruiters "remote", bei dieser Auswahl wird der Job international gestreut. Das Bewerbungsformular lässt sich nicht anpassen. Punkte wie Kündigungsfrist, Gehaltswunsch, Quelle lassen sich nicht ergänzen, nur über ein zweites Bewerbungsformular NACH dem Abschicken des CVs abfragen. Darüberhinaus wird beim Upload des CV oder LinkedIn Profils ein Parser angeschmissen und der Kandidat muss seine Berufserfahrung und Ausbildung sowie weitere (in der Regel unnötige) Informationen ausfüllen. Dies ist nicht zeitgemäß, vor allem da heutzutage viele kleinere ATS Anbieter diese simplen Funktionen individuell zur Anpassung ermöglichen. Als einer der Marktführer hat SmartRecruiters hier einiges aufzuholen. Weiterhin existieren einige Bugs bei den Funktionen zur Interviewplanung: es werden Mails an Personen weitergeleitet, die weder User noch Bewerber sind. Dies sollte unter Datenschutzaspekten dringendst anders gestaltet werden. Auch die Kalendersynchronisation funktioniert nicht korrekt: Terminabsagen von Teilnehmern werden nicht upgedatet, Interviews bleiben gespeichert wenn alle abgelehnt haben, entsprechend fallen falsche Kennzahlen an. Die Systemeinstellungen sind unübersichtlich und nicht intuitiv. Fast wöchentlich werden neue Systemeinstellungen aufgelistet, ohne Hilfeartikel oder Pop-Up-News, was dahinter steckt. Grundsätzlich ist das ATS wenig logisch aufgebaut. Icons wie Bleistifte zum Bearbeiten lassen keine Anpassungen zu, Mülltonnen führen keine Löschfunktion aus (generell gibt es kaum Löschmöglichkeiten, oft nur Archivierung), Tags zum Managen des Bewerberpools lassen sich nicht zentral verwalten und löschen. Leider reicht der Platz nicht mehr für mehr Punkte. SCHADE!

Zugriffsrechte auf Kandidatenprofile können nur von einzelnen Personen vergeben werden, dies erschwert spontane Urlaubsübergaben, ist aber hinsichtlich Datenschutz sehr nachvollziehbar

Leider scheint das Rechtesystem sehr eingeschränkt, so kann offensichtlich nicht einzelnen Personen bestimmte Rechte auf bestimmte Bewerbungen gewährt werden. Es werden für bestimmte Funktionen immer dir Rechte auf den ganzen Job benötigt, was teil sehr unpraktisch ist.

SmartRecruiters hat häufig lange Ladezeiten, was den ungeduldigen Recruiter ab und an wahnsinnig macht ;) Außerdem gibt es immer mal wieder Ausfälle von bestimmten Funktionen, die aber schnell behoben werden. Leider funktioniert die Parsing-Funktion aus CVs nicht einwandfrei, so dass teilweise falsche Telefonnummern als Kontaktangabe der Bewerber gezogen werden - hier muss man immer nachkontrollieren. Die Rechte-Vergabe ist in meinen Augen ausbaufähig. So können Hiring Manager nur auf eine sehr eingeschränkte Bewerberinformation zugreifen und z.B. die Historie der Notizen nicht einsehen. Im Notes-Tab kann man andere über @mention taggen, wenn man auf einen Kommentar antworten möchte, geht dies nicht. Dem Tool fehlen einige clevere Shortcurts o. Ä., dann würde es sich definitiv mehr vom Markt abheben und seinem Namen "Smart" etwas mehr gerecht werden. Das fehlt mir noch etwas.

Analyse-Tool nicht perfektioniert und schwierig in der Handhabe, zu wenig Filter-Funktionen, um Bewerbende suchen zu können, Implementierung von Vonq / Aktualisierung der Jobboards verlief nicht reibungslos

Teilweise keine Individualisierungsmöglichkeit bei Systemmails, insbesondere bei Du/Sie - das betrifft keine Korrespondenzschreiben per Mail, diese sind 100% individualisierbar.

Kalender kann nicht mit Outlook verbunden werden. Sonst nichts weiter...........

Ab und an nehmen Verbesserungen/updates zu viel Zeit in Anspruch und das Portal spinnt in dieser Zeit bzw. ist nicht zu bedienen.

Bei Gruppen self-schedulings wäre es schön, wenn die Termine im Kalender als 'frei' und nicht 'busy' aufpoppen würden, sonst können wir für den selben Slot nicht Leute aus mehreren Jobs einbuchen.

- Für global agierende Unternehmen fehlen einige Jobbörsen- Integrationen in kleineren Ländern, weshalb das Tool dann für diese oft gar nicht in Frage kommt - Generell fehlt es an Transparenz bezüglich Jobbörsen Integrationen (wie sehen diese genau aus, fehlende Rückmeldung bei Änderungen (oft nur durch Zufall erkannt))

Wir haben keinen direkten technischen Ansprechpartner, nur die Möglichkeit das Help Center zu nutzen. Das macht den Prozess manchmal langwierig und kompliziert, z.B. bei der Anbindung neuer Jobportale.

das Rechtesystem finde ich teilweise unübersichtlich - wenn ich mich nicht an den Rechten meiner direkten Kollegen orientieren könnte, wüsste ich auf Anhieb nicht, für alle Bewerber ich alles freigeschaltet werden möchte. Weiterhin finde ich, dass man nicht für jedes kleine Update eine Benachrichtigung erhalten sollte.

Die Navigation zwischen unterschiedlichen Positionen ist manchmal etwas unübersichtlich, aber auch da kommt man nach einer Weile gut rein.

Das Management von E-Mail Templates könnte etwas simpler sein. Außerdem sind die Daten im Analytics-Modul nicht immer 100%ig, wenn Datensätze gelöscht wurden. Der Zugang für externe Agenices ist vom Grundgedanken her klasse, aber leider ist der Prozess nicht konsistent zu anderen Quellen, da die Kosten hierfür nur bedingt hinterlegt werden können. Das macht die Analyse der Quellen auf Kostenebene nur bedingt nutzbar.

Um eine bestimmte Bewerbung zu finden muss man sich sehr "tief" in das Portal hinein klicken. Die Klickwege zu bestimmten und wichtigen Funktionen könnten optimiert werden. Außerdem könnte der Freigabe-Prozess von Bewerber*innen für bestimmte Gruppen oder Personen noch optimiert werden. Man kann direkt aus dem Tool eine Nachricht an den/die Bewerberin schicken. Diese Eingabefelder sehen aber genau gleich aus wie die internen Nachrichten, man muss also etwas aufpassen, dass man nicht ausversehen den Bewerbern direkt schreibt.

Vielleicht sind die Anforderungen einer Matrixorganisation etwas komplex, aber insbesondere die Vergabe von Berechtigungen ist sehr komplex. Ich vermisse eine nahtlosere Integration z.B. von Terminorganisation und E-Mail-Management.

Falls man nicht unter "Notes", sondern aus Versehen im Tab "Emails" schreibt, landet die Notiz beim Bewerber. Hier sollte noch eine Sicherheitsstufe eingebaut werden. Wenn man auf eine Notiz eines Kollegen antworten möchte, kann man ihn in der Antwort nicht taggen.