Virtuelle-Arbeitsplatz-Lösungen im Vergleich

Virtual-Office-Software-Definition: Was ist eine Virtual-Workplace-Software?

Eine Virtual-Office-Software ist eine – oft in der Cloud gehostete - Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, für ihre Angestellten komplett ausgestattete digitale Arbeitsplätze einzurichten. Diese Workplaces sind über das Internet von jedem Ort aus und in manchen Fällen jederzeit zugänglich.

Über die virtuellen Arbeitsplätze können Mitarbeiter*innen mit einem internetfähigen Gerät remote auf Dateien und Anwendungen für ihre täglichen To-dos zugreifen. In der digitalen Umgebung sind alle für die Arbeit benötigten Programme bereitzustellen – von Office-Anwendungen über Kommunikationsapplikationen bis hin zu spezialisierten Branchen- und Fach-Softwares.

Normalerweise ist neben der Implementierung von typischen Tools des Büroalltags, die denen auf dem Desktop-Rechner in der Firma entsprechen, auch die Nutzung spezifischer Kollaborationslösungen möglich. Für die Wartung, Updates, Antivirus-Programme und die Datensicherung sorgt – wenn es sich um eine Cloud-Lösung als Software-as-a-Service handelt - der Provider.

Diese grundlegenden Eigenschaften einer Virtual-Office-Software können in zwei unterschiedlichen Grundtypen in Erscheinung treten:

1. Zum einen gibt es Virtual-Workplace-Software, die praktisch ein Abbild des Büro-Computer-Desktops oder einer speziellen App mit allen relevanten Tools und Zugriff auf das Firmennetzwerk schaffen lässt.

2. Zum anderen stehen Workspace-Programme zur Auswahl, die neben der Einrichtung von Desktop- oder App-Umgebungen auch die Erzeugung virtueller Büros, Konferenzräume etc. ermöglichen.

Die Kernziele jeglicher Software für virtuelle Arbeitsplätze bzw. Büros sind es, die Remote-Work-Qualität, die Motivation der Mitarbeiter*innen und nicht zuletzt den Unternehmenszusammenhalt zu stützen.

Weshalb sollten Unternehmen einen virtuellen Arbeitsplatz einsetzen?

Der Alltag der meisten Angestellten ist stark geprägt von der Nutzung unterschiedlichster Softwares – seien es Personaler*innen, Buchhalter*innen, Vertriebler*innen, Einkäufer*innen, Projektmanager*innen oder Marketer*innen. Diese Programme machen die Abwicklung typischer Arbeitsprozesse, einfacher, effizienter und steigern die Produktivität.

In Zeiten erschwinglicher Computer und schneller Internetverbindungen sind derartige Lösungen natürlich problemlos auch auf Remote-Geräten installierbar und entsprechende Arbeitsergebnisse in das Firmennetzwerk einzuspeisen. So funktionieren Fernarbeit bzw. mobiles Arbeiten und Homeoffice in ihrer simpelsten Form.

Dass es für Unternehmen immer relevanter wird, betreffende Beschäftigungsformen zu berücksichtigen, steht außer Frage: Die Covid-19-Pandemie hat dafür gesorgt, dass das Arbeiten von unterschiedlichen Standorten in der deutschen Business-Landschaft angekommen ist. Auch generell sind viele Tätigkeitsbereiche inzwischen deutlich flexibler ausgerichtet als noch zu Anfang des Jahrtausends. Die besten Fachkräfte erwarten mehr und mehr, gute Remote-Work-Bedingungen zu bekommen.

Somit sollten Unternehmen bei Bedarf eine Umgebung anbieten, die das standortvariable Arbeiten optimal unterstützt. Einfach die wichtigsten Office-, Branchen- und Fachprogramme sowie Netzwerkanbindungen auf Notebook, Tablet und Co. für die Verwendung zu Hause oder unterwegs zu installieren, reicht hier meistens nicht aus. Schnell können Unzufriedenheiten, Kommunikationsprobleme, Mehrfachbearbeitungen und/oder sogar massive Sicherheitsrisiken auftreten.

Ansonsten sind es letztendlich Menschen, die die Teams bilden: Für eine ideale, ertragreiche Teamarbeit müssen die Kolleg*innen, miteinander kommunizieren und denselben Arbeitsrahmen sowie eine identische Unternehmenseinstellung teilen. Dies zu gewährleisten, stellt in einer Remote-Umgebung zweifelsohne eine besondere Herausforderung dar. Manche Teammitglieder sind so gut wie gar nicht im Office und kennen ihre Kolleg*innen kaum. Die Unternehmenskultur, die im Büro gemeinhin gelebt und gefördert wird, ist zu Hause oder im Außendienst weit entfernt. Spontane Interaktionen kommen per Telefon oder herkömmlichem Messenger eher selten zustande. Außerdem bestehen auf Distanz erhöhte Schwierigkeiten bei der Leistungsbeurteilung und im Ressourcen-Management.

Die oft ideale, weil einzig effektive Lösung für Remote-Teams: ein virtuelles Büro per Software. Mit einem Virtual-Workplace-Programm lassen sich Arbeitsumgebungen schaffen, die in puncto Ausstattung und ebenso visuell genau auf die Bedarfe sowie die Erwartungen der Mitarbeiter*innen abgestimmt sind.

Der Teamgeist, das Gefühl einer Unternehmenszugehörigkeit und die Annahme der Firmenwerte können sogar schon mit einer relativ einfachen Software-für Desktop-Abbildungen, die schnelle, einfache Kollaborationsanwendungen mitbringt, erheblich gefördert werden.

Die besten Ergebnisse erzielen Programme, die es vermögen, virtuelle Räume zu schaffen und zu nutzen. Hier können alle gemeinsam selbst über weiteste Entfernungen die Ziele und Grundgedanken ihres Unternehmens verfolgen. Die gemeinsame Mission und Vision manifestiert sich in den Räumen stärker und ist für jeden präsenter. Optimalerweise tauchen die Nutzer*innen während der Arbeit komplett in die virtuelle Umgebung ein und konzentrieren sich somit tendenziell umso besser auf ihre To-dos.

Wie funktioniert ein virtuelles Büro per Software?

Die Funktionsweise einer Virtual-Office-Software hängt selbstverständlich primär von den Features ab, die diese mitbringt. Folgende Tools und betreffende Prozesse sind typisch.

• Fernarbeit: Mit einer Software für virtuelle Arbeitsplätze können Remote-Worker*innen von jedem beliebigen Ort aus auf ihr tägliches Arbeitssystem zugreifen. Sie müssen somit nicht zwingend im Unternehmen sein, um ihre Aufgaben zu erledigen. Diese Funktion kann besonders im Homeoffice oder unterwegs von Vorteil sein. Außerdem profitieren Freiberufler*innen und kleine Unternehmen, die möglicherweise nicht über genügend Ressourcen oder Budget verfügen, um Büroräume zu mieten.

• Zentrale Datenbank: Eine Virtual-Office-Software bildet eine zentrale Plattform, über die alle Benutzer*innen auf ihre Arbeitsdateien, Anwendungen, E-Mails und andere Ressourcen zugreifen können. Dies erleichtert die Synchronisierung der Arbeit zwischen mehreren Teammitgliedern und die Verfolgung des Fortschritts.

• Sicherheitsfunktionen: Moderne virtuelle Arbeitsbereiche und die dort gespeicherten Daten sind durch branchenübliche Verschlüsselungsprotokolle geschützt. Damit ist sichergestellt, dass keine Unbefugten Zugriff auf sensible Informationen bekommen. Weiterhin können Administrator*innen auch spezifische interne Rechte zuweisen.

• Cloud-Speicher: Software für virtuelle Büros und Arbeitsplätze lässt sich mit Cloud-Speicherplattformen wie Dropbox oder Google Drive integrieren. Hier sind zahlreiche Dokumente oder Bilder zu verwahren, ohne dass man sich Gedanken über Kapazitätsbeschränkungen auf lokalen Computern machen muss.

• Automatisierungswerkzeuge: Viele Lösungen für virtuelle Arbeitsumgebungen verfügen über Tools zur Automatisierung einzelner Vorgänge. Mit diesen können die Benutzer*innen gängige To-dos, wie beispielsweise die Zeiterfassung oder die Erstellung wiederkehrender Erinnerungen sowie Benachrichtigungen, vom System erledigen lassen. Dies trägt zur Rationalisierung der Arbeitsabläufe bei und verschafft mehr Zeit für die Kernaufgaben.

• Collaboration-Tools: Innerhalb von virtuellen Arbeitsplätzen können Teams in Echtzeit über Audio-/Videokonferenz-Tools, Online-Whiteboards und andere gängige Kollaborationsfunktionen zusammenarbeiten. Mit Optionen zur gemeinsamen Nutzung von Dateien sind Benutzer*innen in der Lage, Dokumente zur Überprüfung oder Überarbeitung problemlos untereinander austzuauschen.

• Funktionen zur Erstellung virtueller Räume: Spezifische Virtual-Workspace-Software ermöglicht es, über vorfertigte Elemente sowie Designoptionen, virtuelle Büro- und/oder Konferenzräume zu kreieren. Hier arbeiten Teams fast wie im realen Office zusammen. Den Mitarbeiter*innen werden alle gewohnten Programme für ihre Aufgaben und zudem spezielle Kommunikations- sowie Kollaborationsanwendungen geboten.

Welche Vor- und Nachteile bieten Virtual-Workspace-Tools?

Allumspannend kann Virtual-Office-Software die Fernarbeit effizienter und effektiver machen. Welche Vorteile im Einzelnen damit einhergehen, ist im Folgenden kompakt zusammengefasst.

• Gesteigerte Produktivität: Mithilfe von Software für virtuelle Büros und Arbeitsplätze können die Effizienz der täglichen Remote-Arbeit verbessert und schließlich die Produktivität maximiert werden. Entsprechende Lösungen helfen den Mitarbeiter*innen, organisiert zu bleiben. Sie zentralisieren Aufgaben, wichtige Dokumente, Mitteilungen, Projekte und andere arbeitsbezogene Elemente an einem sicheren Ort, auf den von jedem Gerät mit Internetanschluss aus zugegriffen werden kann.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Software für einen virtuellen Arbeitsplatz erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Sie ermöglicht den Mitarbeiter*innen eine einfache Kommunikation bei der Arbeit bzw. an einem spezifischen Projekt oder einer Aufgabe. Alle können hier auf dieselben Daten zugreifen. Es steht eine Plattform für Echtzeitgespräche, Videokonferenzen oder Chats zur Verfügung.

• Zusammenhalt und der Unternehmenskultur: Arbeitsplatz-Software ermöglicht mitunter, einen oder mehrere virtuelle Räume zu erstellen, in denen Teams fast wie im realen Büro zusammenarbeiten. Unter diesen realitätsnahen Bedingungen lassen sich der Teamzusammenhalt und die Vermittlung der Unternehmenskultur herausbilden. Hierbei handelt es sich um zwei dringende Elemente für maximale Arbeitseffizienz und –effektivität. Diese gibt es im Kontext von Standard-Remote-Work normalerweise nur sehr eingeschränkt.

• Trennung von Arbeit und Privatleben: Vor allem, wenn sich Mitarbeiter*innen auf Basis einer Virtual-Office-Software wirklich innerhalb digitaler Räume bewegen, lässt sich selbst im Homeoffice überaus genau zwischen Beruflichem und Privatem trennen. Die Nutzer*innen tauchen idealerweise regelrecht in ihre virtuelle Arbeitsumgebung ein und konzentrieren sich mehr auf ihre Aufgaben als bei simplen Standard-Remote-Work-Bedingungen. Unterbewusst wird eine klarere Abgrenzung vermittelt.

• Erhöhte Sicherheit: Bei Software für den virtuellen Arbeitsplatz werden oftmals alle Dateien sicher in der Cloud gespeichert und zeitgemäß verschlüsselt, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Außerdem verfügt diese Art von Software in der Regel über weitere Schutzfunktionen wie eine Benutzerauthentifizierung und Zwei-Faktor-Authentifizierung. So wird das Sicherheitsniveau zusätzlich erhöht.

• Kostenreduzierung: Durch den Einsatz von Software für virtuelle Arbeitsbereiche können Unternehmen Geld sparen, da weniger teure physische Hardware wie Server oder Desktop-Computer benötigt wird. Obendrein können damit eventuell mehr Leute im Homeoffice arbeiten, was die zu mietende Bürofläche reduzieren lässt.

• Optimierte Flexibilität: Virtual-Office-Software bietet selbst den In-Office-Mitarbeiter*innen die nötige Flexibilität, um überall produktiv zu sein. Alle Aufgaben können gegebenenfalls auch auf zeitweisen Geschäftsreisen oder bei einer verletzungsbedingten Unfähigkeit, ins Büro zu kommen, erledigt werden. Die meisten Lösungen für virtuelle Arbeitsbereiche verfügen sogar über mobile Versionen für das Smartphone.

Bei all diesen gewichtigen Vorteilen kann es doch kaum Nachteile geben – oder etwa doch? Die kurze Antwort lautet: jein. Wirkliche Nachteile müssen grundsätzlich nicht befürchtet werden - wenn man eine passende Lösung wählt und sich – das ist essenziell – bewusst ist, was deren Nutzung für das Unternehmen bedeutet.

• Eventuell hoher Implementierungsaufwand: Die Implementierung eines virtuellen Arbeitsbereichs kann ein langwieriger und kostspieliger Prozess sein. Je nach Lösung erfordert die Inbetriebnahme erhebliches Fachwissen. Beispielsweise sind optimal abgestimmte virtuelle Räumlichkeiten oft nicht ohne die Unterstützung von Programmierer*innen und Office-Consultants einzurichten. Zudem kann die Lizenzierung für ein solches Arbeitsmodell versteckte Kosten hervorrufen. Bei vielen Virtualisierungslösungen sind nämlich nicht alle Funktionen unter einer einzigen Lizenz verfügbar.

• Erhebliche Betriebskosten: Da in virtuellen Arbeitsbereichen in der Regel täglich viele und ressourcenfordernde Rechenaufgaben ausgeführt werden, können hohe Betriebskosten für die Technik oder eine entsprechend ausgestattete Lizenz beim jeweiligen SaaS-Provider anfallen. Ausfallzeiten müssen aufgrund der Wichtigkeit des Systems unbedingt vermieden werden. Die Sicherung einer hohen Verfügbarkeit macht das Ganze nicht günstiger.

Wie wählt man die passende Software für virtuelle Büros aus?

Der Markt der Virtual-Office-Software ist mittlerweile groß – und es gibt Anwendungen für unterschiedlichste Anforderungen bzw. Unternehmensvoraussetzungen.

Hier einen Überblick zu bekommen und schließlich das perfekte Tool zur Erstellung von virtuellen Arbeitsplätzen auszuwählen, bedeutet eine große Herausforderung.

Etwas einfacher wird es unter der Berücksichtigung der nachfolgenden Tipps.

Implementierung und Nutzung Verantwortliche sollten darauf achten, eine VR-Büro-Software zu wählen, die schnell zu implementieren und einfach zu nutzen ist. Tatsächlich kann die Einbindung eines entsprechenden Programms in die Unternehmensprozesse sehr aufwendig und langwierig sein.

Ein Cloud-Programm steht normalerweise schneller bereit als ein vor Ort installiertes System. Ebendarum ziehen die meisten Unternehmen Cloud-Implementierungen gegenüber On-Premise-Lösungen vor. Ist die Anwendung dann noch von ihren Endnutzer*innen einfach zu bedienen, gelingt die effektive Verwendung besonders schnell und sicher.

Kommunikation Um das Beste aus einer Virtual-Office-Software herauszuholen, müssen effektive, unkompliziert zu nutzende und natürliche Kommunikationsmittel vorhanden sein. Es sollte einfach möglich sein, wichtiges Wissen zwischen Teams oder Einzelpersonen auszutauschen und schnell ins Gespräch zu kommen – auch in Gruppen. 

Verantwortliche sind gut beraten, sich zu vergewissern, dass ihr virtueller Arbeitsbereich über solide interne Tools zur Kommunikation wie Chat, Video-Chat und Kommentare verfügt. Außerdem kann ein Self-Service-Portal förderlich sein, wo Mitarbeiter*innen verschiedene Hilfestellungen uploaden und in Anspruch nehmen können. Ein Mitarbeiterverzeichnis hilft den Kolleg*innen zudem, Namen mit Gesichtern zu verbinden und zu schauen, wen sie für welche Anliegen ansprechen müssen.

Zusammenarbeit Zusammen mit der Kommunikation ist die Möglichkeit einer effektiven Kollaboration ein weiteres sehr wichtiges Merkmal von Software für virtuelle Büros. Teams sollten einfach gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Ideen austauschen und offen darüber kommunizieren können.

Idealerweise stehen spezifische Räume für Meetings, allgemeine Fragen, Projektarbeiten etc. zur Verfügung. Manager*innen sollten zudem programmbasiert die Chance bekommen, die Arbeit bzw. deren Fortschritt zu analysieren und zu bewerten.

Anpassbarkeit Eine auf die Bedarfe einzelner Teammitglieder anpassbare Plattform ermutigt die Mitarbeiter*innen, ihren virtuellen Arbeitsbereich intensiver zu nutzen.

Es ist etwa möglich, die User selbstständig entscheiden zu lassen, was sie an allgemeinen Benachrichtigungen sehen möchten. Weiterhin können spezielle Mitarbeiter*innen für schnelle Zugriffe zu einer Art Favoritenliste hinzugefügt und die typischen Arbeitsprogramme individuell positioniert werden. 

System-Monitoring Analysen und Einblicke helfen Administrator*innen, die Inhalte des virtuellen Arbeitsbereichs zu verfeinern. Das wiederum ermöglicht es, zunehmend effiziente und effektive Remote-Work-Prozesse zu schaffen.

Verantwortliche können zum Beispiel sehen, welche Seiten das meiste Engagement erzeugen, erkennen, welche die aktivsten und beliebtesten Kanäle sind oder die Leistung von Beiträgen überprüfen.

Integrationen Die Verwendung einer einzigen Plattform für virtuelle Arbeitsplätze erleichtert die Suche nach Dateien, die Verwaltung von Dokumenten, den Chat mit Kolleg*innen, die Planung von Besprechungen usw. Außerdem senkt sie das Risiko von Fehlern, wie beispielsweise Mehrfachbearbeitungen.

Dennoch kann sie - alleine, da im Grunde immer andere (Büro-)Programme für die tägliche Arbeit eingebunden werden müssen - nicht ohne gute Integrationsvoraussetzungen auskommen. Verantwortliche sollten hier unbedingt darauf achten, dass sie ihre virtuellen Arbeitsplätze bzw. Büros mit allen relevanten Softwares bestücken können.

Was kostet Virtual-Office-Software?

Die Kosten für eine Virtual-Workspace-Software hängen vornehmlich von den spezifischen Funktionen und Möglichkeiten sowie von der Anzahl der Benutzerlizenzen ab. Im Allgemeinen liegen die Preise zwischen rund 100 Euro und mehreren tausend Euro pro Jahr.

Vor allem dann, wenn virtuelle Räume erstellt werden sollen und komplexere Funktionen integriert werden müssen, für die vielleicht spezielle APIs erforderlich sind, kann es teuer werden. Hier sind Preise ab 1.000 Euro keine Seltenheit.