EHS-Software (Environment, Health & Safety Software)

EHS-Software-Definition: Was ist Environment-Health-and-Safety-Software?

„EHS“ ist im unternehmerischen Umfeld eine Abkürzung für die englischen Begriffe „Environment“, „Health“ und „Safety“. Ins Deutsche übersetzt bedeuten die Ausdrücke konkret „Umwelt“, „Gesundheit“ und „Sicherheit“. Sie beziehen sich im Business-Zusammenhang aber normalerweise auf spezifische Nachhaltigkeits- und Schutzvorkehrungen, weshalb sie gemeinhin mit „Umweltschutz“, „Gesundheitsschutz“ und „Arbeitsschutz“ gleichgesetzt werden.

• Umwelt: In diesem EHS-Bereich werden Strategien für die Schaffung grüner Systeme in Unternehmen angegangen und eingehalten. Zentrale Punkte sind die Analyse der Auswirkungen aktueller Bedingungen auf die vom Menschen geschaffene sowie die natürliche Umgebung und die Umsetzung von positiv wirkenden Maßnehmen unter Berücksichtigung geltender Gesetze.

• Gesundheit: Hier werden die gesundheitlichen Aspekte des Arbeitsalltags betrachtet. Es geht vornehmlich um die Schaffung von Voraussetzungen, die für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen von Vorteil sind. Einbezogen sind biologische und psychische Gesundheitsfaktoren, aber auch soziale sowie kulturelle. Hier gibt es ebenfalls bestimmte gesetzliche Vorgaben.

• Sicherheit: In Unternehmen bzw. im Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen und in der natürlichen Umwelt um den Betrieb herum lauern mitunter enorm viele Risikofaktoren. Dieser EHS-Bereich befasst sich mit der Verringerung entsprechender Gefahren durch strategisch geplante sowie gesetzlich vorgegebene Vorbeugungs- und Abschwächungsmaßnahmen.

Eine EHS-Software unterstützt Verantwortliche dabei, betreffende To-dos umzusetzen. Im Einzelnen bietet sie Hilfestellung bei der Verwaltung von spezifischen Sicherheitsprogrammen und der Einhaltung geltender (gesetzlicher) Vorschriften. Sie lässt Unternehmen Gefahren erkennen, Vorfälle verfolgen, Verletzungen und Krankheiten erfassen, Änderungen der gesetzlichen Vorgaben überwachen und das Risikoniveau am Arbeitsplatz bewerten. Weiterhin bieten derartige Programme oft Tools, mit denen individuelle Sicherheitsrichtlinien sowie -verfahren entwickelt, Schulungsprogramme für Mitarbeiter*innen aufgesetzt und Sicherheitsdokumente organisiert werden können.

EHS vs. HSE vs. HSQE (EHSQ) Oftmals tauchen im Kontext von EHS-Programmen Bezeichnungen wie „HSE-Software“ oder „HSQE-Software“ auf, die dann schnell für Unklarheiten sorgen können. Tatsächlich kürzt HSE aber dieselben Begrifflichkeiten ab wie EHS, also „Health“, „Safety“ und „Environment“ – nur in einer anderen Reihenfolge.

Oft werden derartige Anwendungen übrigens auch als EHS-Compliance-Software bezeichnet, da sie immer zentral die Einhaltung von Vorschriften fokussieren.

Bei HSQE kommt lediglich noch eine Komponente hinzu. Das „Q“ steht hier für die Qualitätssicherung. Somit sind über solche Systeme zusätzlich spezifische Qualitätsmerkmale von Arbeitsprozessen zu verfolgen. Alternativ wird HSQE-Software als EHSQ-Software bezeichnet.

Weshalb sollten Unternehmen eine EHS-Management-Software einsetzen?

In Sachen Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz haben Unternehmen heute enorm viele Pflichten sowie Bestimmungen zu erfüllen. Es gilt vor allem zahlreichen ISO-Normen gerecht zu werden, wie beispielsweise ISO 14001, ISO 9000 und ISO 9001. Je nachdem, in welcher Branche ein Betrieb agiert und wie groß er ist, kann der Aufwand für die Bewältigung derartiger Regularien immense Ausmaße annehmen.

Es ist davon auszugehen, dass sich Firmen bzw. entsprechend verantwortliche Mitarbeiter*innen aktuell alleine in der Umwelt-, der Anlagen- und der Arbeitssicherheit durchschnittlich rund 1.000 Rechtsnormen gegenübersehen. Werden betreffende Pflichten nicht erfüllt, kann das zu erheblichen Negativkonsequenzen führen – bis hin zur (zeitweisen) Schließung bestimmter Produktionsstränge oder sogar des gesamten Betriebs.

Sowohl Großunternehmen als auch kleine und mittlere Firmen müssen derartige Herausforderungen annehmen und möglichst effizient managen. Es ist kaum schaffbar den Überblick zu wahren, passende Strategien zu entwickeln, neue Richtlinien nicht zu versäumen bzw. umgehend richtig umzusetzen und stets dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten nach den Regeln verfahren. Selbst für die besten Umwelt- oder Sicherheitsbeauftragten unter rein manueller Abwicklung. Ein optimal abgestimmtes EHS-Management-System bietet effektiv Abhilfe.

Die Software kann aber sogar noch sehr viel mehr, als massiv dazu beizutragen, dass geltende Bestimmungen eingehalten werden. Auch das Branding von Unternehmen und ihr Wert als Arbeitgeber werden durch den Einsatz eines HSE-Programms im Optimalfall erheblich gepusht. Die diesbezüglichen Schlussfolgerungen sind relativ einfach, aber mit großen Wirkungen verbunden: 

• So sind - durch EHS-Software sichergestellte - breite Bemühungen im Umweltschutz (idealerweise mit öffentlichen Zertifikaten) gemeinhin besonders angesehen. Das wiederum kann die jeweilige Brand für viele Interessenten attraktiver machen.

• Ganz ähnlich sieht es in puncto Arbeitgebermarke aus. Werden geltende Gesundheits- und Sicherheitsstandards verlässlich und nachweisbar eingehalten, lassen sich die besten Profis des Geschäftsbereichs umso besser überzeugen. Geld ist gerade unter gefragten Expert*innen längst nicht mehr alles!

Beide Aspekte sind hinsichtlich der in vielen Branchen immer härter umkämpften Märkte und des zunehmenden Fachkräftemangels höchst relevant.

Wie funktioniert ein EHS-Management-System?

Die Funktionsweise einer EHS-Software lässt sich am besten am typischen Funktionsumfang erklären. Die nachfolgend aufgeführten gängigen Features greifen ineinander und bieten so eine breite Unterstützung bei täglichen To-dos rund um die Gewährleistung eines angemessenen Umwelt-, Gesundheits- sowie Arbeitsschutzes.

• Risiko-Management: EHS-Management-Software kann Unternehmen dabei helfen, Sicherheitsrisiken zu erkennen, zu bewerten und zu verwalten. Sie bietet Einblicke in die potenziellen Gefahren, die mit verschiedenen Aktivitäten oder Abläufen verbunden sind. Des Weiteren kann sie zur Entwicklung von Strategien zur Risikominimierung oder -beseitigung verwendet werden.

• Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften: Ein EHS-System hilft Organisationen dabei, sicherzustellen, dass sie alle geltenden Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einhalten. Dazu gehören das fortwährende Monitoring der betreffenden Maßnahmen, Audits zur Verfolgung des Fortschritts und Berichtsfunktionen, die einen Überblick über den aktuellen Gesamtstand geben.

• Analyse von Vorfällen: Mit einem EHS-Tool können Unternehmen Informationen über Zwischenfälle in einem zentralen System erfassen und von Anfang bis Ende auswerten. Entsprechende Plattformen bieten spezifische Ursachenanalysen und Berichte zur Erfassung von Trends im Zeitverlauf sowie andere Insights.

• Schulung und Ausbildung: Ein umfassendes EHS-Management-System verfolgt den Schulungsbedarf der Mitarbeiter*innen, um sicherzustellen, dass diese die passenden Kompetenzen haben, um ihrer Aufgaben angemessen erledigen zu können. Die Software kann überdies die Entwicklung von Online-Schulungsmodulen ermöglichen. So erhalten betreffende Personen einen einfachen Zugang zu relevanten Schulungsmaterialien.

• Dokumentenverwaltung: Eine EHS-Software bietet einen zentralen Speicherort für Sicherheitsdatenblätter und andere relevante Dokumente. Die darin festgehaltenen Vorschriften können sich aufgrund wechselnder Verfahrensweisen und/oder Betriebsmittel vielerorts relativ schnell ändern. Innerhalb einer EHS-Plattform können sämtliche Quellen zentral auf dem neuesten Stand gehalten werden. Mitarbeiter*innen haben bei Bedarf stets einfachen Zugriff auf die aktuellsten Daten.

• Analysen, Audits, Reports: Viele EHS-Management-Softwares bringen intelligente Auditing-Funktionen mit, die es den Benutzer*innen ermöglichen, interne Sicherheitsinspektionen durchzuführen. Die Software erstellt schließlich automatisch Berichte auf der Grundlage der Audit-Ergebnisse. Festgestellte Probleme können somit auf der Basis konkreter Daten schnell und zielgenau angegangen werden, bevor sie zu größeren Negativfolgen führen.

• Arbeitsabläufe und Benachrichtigungen: Ein HSE-System kann so konfiguriert werden, dass automatische Workflows starten, wenn ein Zwischenfall eintritt oder ein Prozess nicht rechtzeitig abgeschlossen wird. Es ermöglicht auch die Einrichtung automatischer Benachrichtigungen, wenn bestimmte Meilensteine erreicht sind, beispielsweise wenn ein Audit fällig ist oder wenn die Schulungszertifizierung einzelner Mitarbeiter*innen ablaufen.

Welche Vor- und Nachteile bieten EHS-Tools?

Der zentrale Vorteil, der aus dem Einsatz eines EHS-Programms resultiert, liegt natürlich in der damit ermöglichten sicheren Verfolgung spezifischer (gesetzlicher) Richtlinien. Außerdem kann ein solches System erheblich zu einer positiveren Markenwahrnehmung bei Zielkund*innen und möglichen Arbeitnehmer*innen beitragen. Von welchen Benefits Unternehmen im Detail profitieren, ist im Folgenden zusammengefasst.

• Effiziente Einhaltung von Vorschriften: EHS-Software unterstützt Unternehmen bei der Berücksichtigung einschlägiger lokaler und staatlicher Vorschriften für den Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsplatzschutz. Sie bietet einen umfassenden Überblick zum Stand der Einhaltung und bewertet, inwieweit das Unternehmen die Richtlinien erfüllt. Die Software hilft ferner dabei, zusätzliche Anforderungen zu ermitteln, die zur Befolgung der Vorschriften erforderlich sein könnten.

• Präzisere Prüfung: EHS-Management-Software lässt Daten aus Sicherheits-Audits schneller und genauer erfassen. Sie kann dazu beitragen, den Audit-Prozess über mehrere Unternehmensstandorte oder Regionen hinweg zu standardisieren. Sie bietet weiterhin einen Echtzeitzugriff auf Audit-Ergebnisse auf der Grundlage festgelegter Parameter.

• Verbesserte Nachverfolgung: Mit einem EHS-Tool können Unternehmen Mitarbeiterdaten zu Zertifizierungen, Schulungsprogrammen, Krankenständen usw. verfolgen. Dazu gehört auch die Analyse von Vorfällen im Zusammenhang mit Verletzungen oder Krankheiten sowie von Sachschäden oder verlorener Ausrüstung.

• Geringere Risikobelastung: Durch den Einsatz von EHS-Software können Risikobewertungen auf effiziente Weise durchgeführt werden. So sind potenzielle Gefahren im Zusammenhang mit typischen Prozessen oder Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens zu ermitteln. Schließlich lassen sich proaktive statt reaktive Maßnahmen ergreifen. Es können bestimmte Gefahrentrends erkannt werden. So wird es Verantwortlichen ermöglicht, frühzeitig fundierte Entscheidungen zur Minimierung von Risiken zu treffen.

• Gesteigerte Kosteneffizienz: Vor allem mit Automatisierungen, die in ein EHS-System integriert sind, können Betriebe erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. So müssen zum Beispiel keine manuellen Berichte mehr erstellt werden. Das führt zu einer erheblichen Arbeitseinsparung. Auch in puncto Schulungen, Bestandsverfolgung, Überwachung der Einhaltung von Vorschriften oder Audit-Prozessen kann mittels EHS einiges an Aufwand eingespart werden.

• Verbesserte Sicherheitskultur: Durch das umfassende Monitoring und die verlässliche Berücksichtigung von Sicherheits- sowie Gesundheitsstandards schafft eine EHS-Software ein Umfeld, das das Sicherheitsbewusstsein im gesamten Unternehmen fördert. Dies kann enorm dazu beitragen, dass Mitarbeiter*innen entsprechende Vorgänge sowie Richtlinien verinnerlichen und sich schließlich eine starke Sicherheitskultur herausbildet.

• Gesteigerte Produktivität: Durch die Implementierung von EHS-Software können Unternehmen schneller Lösungen für Probleme im Zusammenhang mit Sicherheit, Gesundheit bzw. Umwelt finden. Zudem sind diese von den Mitarbeiter*innen damit zielgenauer umzusetzen. Dadurch haben alle Beteiligten mehr Zeit für ihre Kernaufgaben, was zu einer höheren Produktivität führt.

Trotz dieser zahlreichen gewichtigen Vorteile bleiben einige Nachteile bzw. mögliche Probleme bei der Nutzung von EHS-Software nicht aus. Die folgenden Herausforderungen sind typisch.

• Datenschutzbedenken: Bei EHS-Prozessen werden eine Menge sensibler Daten verarbeitet. Viele der heutigen EHS-Software-Anbieter hosten diese Informationen auf ihren Servern bzw. in der Cloud. Die Fremdspeicherung bereitet Verantwortlichen in Unternehmen regelmäßig Kopfschmerzen. Das muss natürlich nicht sein. Um entsprechende Bedenken und womöglich sogar Gefahren auszuschließen, sollten Interessierte an einer EHS-Lösung, prüfen, ob die vielleicht schon in die engere Wahl genommenen Provider ihrerseits die jeweils benötigten Sicherheitsstandards gewährleisten.

• Eingeschränkte Anpassungsfähigkeit: Die meisten HSE-Software-Solutions sind zwar anpassbar, aber es gibt Grenzen. Oft muss – gerade bei komplexeren Anforderungen – ein Kompromiss dazwischen eingegangen werden, perfekte Ergebnisse zu erhalten und die eigenen Geschäftsprozesse in gewissem Maß an die jeweilige Lösung anzupassen. Wer das nicht möchte oder kann, hat keine andere Wahl, als auf eine kostspielige Individuallösung zurückzugreifen. Die Mehrkosten sollten sich natürlich rechnen.

Wie wählt man die passende EHS-Software aus?

Der EHS-Markt ist mittlerweile sehr umfangreich: Angefangen bei Einzellösungen, die auf einen bestimmten EHS-Bereich zugeschnitten sind – wie auf die Analyse von Umweltdaten – hin zu großen Enterprise-Suiten, die eine vollständige Abdeckung aller Facetten bieten, bestehen vielfältige Optionen.

Letztere einzugrenzen und schließlich zielgenau die für die eigenen Zwecke perfekte EHS-Software zu finden, ist alles andere als einfach. Mit den nachfolgenden Tipps können Verantwortliche sich die Suche jedoch deutlich erleichtern und effizient hin zum richtigen Tool recherchieren.

Abstimmung auf die eigenen Bedarfe Unternehmen unterschiedlicher Branchen haben verschiedene (gesetzliche) Anforderungen an den Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsplatzschutz. Die gewählte Software sollte diese selbstverständlich umfassend oder zumindest in den fokussierten Teilen erfüllen können.

Wer eine EHS-Software kaufen möchte, hat grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Es gibt zum einen Standard-Lösungen von der Stange, die begrenzt auf den eigenen Bedarf anzupassen sind, und zum anderen Individualprodukte, die genau auf die jeweiligen Brachen- sowie Betriebsvoraussetzungen abgestimmt werden.

Um herauszufinden, was die Anwendung können sollte und welche Variante am sinnvollsten ist, gilt es zunächst die Painpoints herauszustellen, die sie schließlich bewältigen soll. Auf Basis entsprechender Erkenntnisse kann die Auswahl schon stark eingegrenzt werden.

Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die HSE-Software über die Jahre mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Es ist wichtig, dass der Anbieter eine breite Palette von Funktionen, Ressourcen und Upgrades bereitstellt, die die eigene Firma auch in Zukunft zweckmäßig unterstützen. Ist das nicht der Fall, muss vielleicht schon nach kurzer Zeit eine neue, mächtigere Software angeschafft werden. Das bedeutet einen großen Zeitaufwand und hohe Kosten.

Einfache Bedienbarkeit Die Akzeptanz eines neuen Systems kann eine Herausforderung sein. Ob und in welchem Maß eine EHS-Lösung schließlich genutzt wird, hängt stark von der Usability dieser ab. Interessierte sollten also sicherstellen, dass das von ihnen gewählte System einfach zu bedienen und zu verstehen ist, damit es schnell sowie komplett angenommen wird.

Um hier ideale Voraussetzungen zu schaffen, sollten sich Verantwortliche die künftigen Benutzer*innen genau anschauen und deren Kompetenzen analysieren. Es gilt eine Lösung zu wählen, mit denen alle, also sowohl die technisch versierten, also auch weniger versierten Mitarbeiter*innen, problemlos umgehen können. Für einen optimalen Einstieg bieten die Provider inzwischen häufiger auch Schulungen, Online-Tutorials und/oder geführte Walk-Throughs an.

Guter Support Wenn man sich für eine EHS-Software entscheidet, sollte auch der wahrscheinlich benötigte Support-Umfang nicht außer Acht gelassen werden. Dazu gehören natürlich direkte und schnelle Anfragemöglichkeiten bei Problemen oder anderen Anliegen. Da ein EHS-Programm überaus geschäftskritische Prozesse betrifft, ist es umso wichtiger, beispielsweise bei einem Teilausfall prompt Hilfe zu bekommen.

Aber auch weitere Services, wie die Implementierung der Software, die bereits angesprochenen Optionen für Schulungen und Einarbeitungsphasen oder sogar strategische Unterstützung, können hier und dort in Anspruch genommen werden.

Was kosten EHS-Programme?

Die Kosten für EHS-Management-Software können erheblich variieren. Sie hängen von einer Reihe von Faktoren ab: Besonders spielen hier die Branche und die Größe des jeweiligen Unternehmens sowie die Komplexität der benötigten Schutzmaßnahmen bzw. entsprechender Auflagen ein. Außerdem wird der Preis von den benötigten Funktionen und ebenso von der Anzahl der Benutzer*innen beeinflusst.

Im Allgemeinen reichen die Aufwände für EHS-Programme von einigen hundert Euro für einfache Lösungen bis zu tausenden oder sogar zehntausenden Euro für umfangreiche und komplexe Individualprogrammierungen. Letztere sind dann genau auf die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten.

Größere Organisationen mit vielschichtigen Bedarfen müssen relativ häufig eine eigens abgestimmte Enterprise-Anwendung erwerben. Bei zahlreichen EHS-Anbietern können Betriebe aber generell aus verschiedenen Modulen und Add-ons wählen. So ist es möglich, selbst bei Tools von der Stange Funktionalitäten zu erhalten, die die individuellen Voraussetzungen optimal aufgreifen. Die meisten Provider haben ihre Standardpakete so abgestimmt, dass möglichst viele Anforderungen damit abzudecken sind. Die Kosten können sich dennoch schnell summieren.

Zusätzlich zu den anfänglichen Ausgaben, die mit dem Kauf oder dem Abonnement von EHS-Software verbunden sind, können Investitionen für einen erweiterten Support, die Implementierung und die Schulung von Mitarbeiter*innen anfallen. Diese sollten bei der Budgetierung eines neuen Systems natürlich berücksichtigt werden.