Softwareeinführung: Vor- & Nachteile, Strategie, Phasen und Kosten

Warum lohnt sich eine Softwareeinführung? Die ultimative OMR-Schritt-für-Schritt-Anleitung

Seid Ihr mit Eurer aktuellen Software unzufrieden? Möchtet Ihr eine neue Software einführen, aber wisst nicht wie? Wir zeigen Euch, welche Vorteile die Einführung einer neuen Software hat und welche Strategien sich bewährt haben. Außerdem verraten wir Euch, was Ihr auf jeden Fall beachtet solltet und erklären Euch Schritt für Schritt, wie auch Ihr zu Softwareeinführungs-Meister*innen werdet.

Welche Vorteile hat die Einführung einer neuen Software?

Die Einführung einer neuen Software kann viele Vorteile für Euer Unternehmen haben. Eine neue Software kann beispielsweise Planungsabläufe vereinfachen und so effizienter gestalten. Ihr spart dadurch Zeit und könnt Euch von nun an auf Wichtigeres konzentrieren.

Obendrein sind neuere Softwares meist übersichtlicher, benutzerfreundlicher und intuitiver als veraltete Programme. Dadurch wird auch die Mitarbeiterschulung einfacher. Zudem ist die Einführung einer neuen Software oftmals das Resultat einer neuen Marketingstrategie. So bleibt nicht nur Eure Marketingstrategie auf dem neuesten Stand, sondern auch die Software, mit der Ihr die Marketingaktivitäten managt. 

Welche Nachteile hat die Einführung einer neuen Software?

Eine Softwareeinführung kann mit komplexen und anspruchsvollen Prozessen verbunden sein. Damit die Softwareeinführung reibungslos verläuft, solltet Ihr auf einen Anbieter achten, der mit Euch ein passendes Einführungskonzept entwickelt. Im Bedarfsfall sollte er Euch mit Support-Leistungen zur Seite stehen.

Ihr solltet Euer Unternehmen außerdem gut auf die Softwareeinführung vorbereiten. Denkt bei der Planung unbedingt auch an die unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen der einzelnen Abteilungen Eures Unternehmens. Die Personalabteilung wird möglicherweise andere Wünsche haben als die Finanzabteilung. Gerade in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeiter*innen stellt eine Softwareeinführung eine besondere Herausforderung dar. Versucht alle Mitarbeiter*innen von Anfang an mit ins Boot zu holen, da Ihr sonst womöglich auf mangelnde Akzeptanz der neuen Software stoßt.

Welche Probleme können bei der Einführung einer neuen Software auftreten?

Vorbereitung ist das A und O. Der eigentliche Softwareeinführungs-Prozess nimmt meist wesentlich weniger Zeit in Anspruch als die Vorbereitung darauf. Wenn Euer Unternehmen oder Eure Mitarbeiter*innen jedoch nicht adäquat auf die Softwareeinführung vorbereitet werden, kann dies zu Problemen führen.

Eines der wohl größten Probleme ist mangelnde Akzeptanz. Wer kennt das nicht? Es wurde gerade eine neue Software im Unternehmen eingeführt, doch niemand im Büro oder Home-Office verwendet sie. Es scheint, als würde sie nicht den gewünschten Nutzen bringen und ständig hört Ihr von Euren Mitarbeiter*innen den Satz: „Früher war alles besser!“ Um ihnen das Gegenteil beweisen zu können, reicht eine einfache Softwareimplementierung nicht aus. Alle müssen den Nutzen der Software verstehen und sie muss angemessen eingeführt werden. Dazu gehören auch Schulungen sowohl vor als auch nach der Softwareeinführung. Nur so können alle von der Softwareimplementierung profitieren.

Um eine Softwareeinführung erfolgreich durchzuführen, empfehlen wir Euch außerdem folgende Punkte zu beachten:

• Sorgt für eine klare Rollenverteilung. Alle sollten ihre Rolle im Prozess der Softwareeinführung genau kennen und wissen, wofür sie verantwortlich sind. Als Voraussetzung für erfolgreiche Teamarbeit solltet Ihr Eure Mitarbeiter*innen außerdem nicht mit zusätzlichen Aufgaben überlasten.
• Seid Euch stets bewusst, warum Ihr Euch für die Softwareeinführung entschieden habt und identifiziert eindeutige Ziele. So können alle Projektbeteiligten gemeinsam an einem Strang ziehen und die gesetzten Ziele verfolgen.
• Kalkuliert die Kosten und den Aufwand so exakt wie möglich. Denkt dabei auch an unvorhergesehene Ausgaben und den Personalaufwand.
• Plant jede Phase der Softwareeinführung möglichst genau und überprüft diese regelmäßig. Dokumentiert dabei jede Entscheidung und besprecht diese auch mit den Verantwortlichen.
• Vermeidet Personalwechsel während des Einführungsprozesses und holt erfahrene Mitarbeiter*innen ins verantwortliche Team.

Was kostet die Softwareeinführung?

Je nach Software können die Kosten variieren. Im Allgemeinen müsst Ihr jedoch mit folgenden Kosten für Euer Unternehmen rechnen:

• Entwicklungs- und Lizenzkosten: Sowohl während des Entwicklungsprozesses von Individualsoftware als auch beim Erwerb von Lizenzen für Standardsoftware und Cloud-Lösungen fallen Kosten an.
• Einführungs- und Anpassungskosten: Während die Setups (fast) immer im Ersterwerbspreis der Software enthalten sind, können etwaige Anpassungen und Konfigurationen der Software später einen weiteren Kostenpunkt darstellen.
• Schulungskosten: Um Eure Mitarbeiter*innen in die neue Software einzuführen und sie nach neuerlichen Updates stets auf dem Laufenden zu halten, müsst Ihr mit entsprechenden Schulungskosten rechnen.
• Sicherheit: Wenn bei etwas nicht gespart werden sollte, dann ist das die Sicherheit. Rechnet also mit Kosten für regelmäßige Überprüfungen und Testings der Software. Auch Back-ups und Disaster-Recovery-Pläne können Kosten verursachen.

Ob Ihr Euch nun für eine standardisierte Software-Lösung, eine Individualsoftware oder eine Cloud-basierte Lösung entscheidet, bleibt Euch überlassen. Wichtig ist, dass Ihr alle möglichen Kostenpunkte in Eure Berechnung miteinbezieht.

Welche Softwareeinführungs-Strategien gibt es?

Prinzipiell gibt es zwei Strategien, die für die Softwareeinführung infrage kommen:

Big-Bang-Strategie

Ziel der Big-Bang-Strategie ist die Implementierung der Software innerhalb kürzester Zeit. Das bedeutet, dass Ihr die Software im Idealfall innerhalb von ein paar Tagen einführt. Um unvorhersehbare Fehler schnellstmöglich beheben zu können, solltet Ihr die Softwareeinführung an einem Wochenende, an Feiertagen oder zu Urlaubszeiten durchführen. Voraussetzung für diese Strategie ist, dass die Schulung Eurer Mitarbeiter*innen vor oder nach der eigentlichen Einführung stattfinden kann. Mit der Big-Bang-Strategie garantiert Ihr die Inbetriebnahme der Software an den Arbeitsplätzen zu einem definierten Zeitpunkt. So könnt Ihr von heute auf morgen Abläufe und Prozesse in Eurem Unternehmen ändern und schneller in den Genuss einer neuen Software kommen.

Iterative Einführung

Bei der iterativen Softwareeinführung handelt es sich um ein Einführungskonzept, das in mehrere Phasen eingeteilt ist. Ihr schaltet die Software also Schritt-für-Schritt für unterschiedliche Abteilungen oder Mitarbeiter*innen frei. Dadurch unterstützt Ihr außerdem die Parallelisierung. Das heißt, Ihr arbeitet gleichzeitig mit der bereits vorhandenen und der neuen Software. Solltet Ihr Euch für diese Einführungsstrategie entscheiden, raten wir Euch, die Einführung gut zu planen und die Software zu Beginn nur für ein paar Mitarbeiter*innen freizuschalten. So könnt Ihr von Anfang an Feedback sammeln.

Welche Phasen umfasst die Softwareeinführung?

Phase 1 der Softwareeinführung: Planung

Die Planung ist die erste und wohl wichtigste Phase der Softwareeinführung. Sie ist die Basis für die Implementierung der Software. Spart also nicht an Zeit, denn nur eine gut geplante Einführung kann letztendlich auch erfolgreich sein.

• Zusammenstellung des Teams: Bestimmt die Verantwortlichen und stellt ein Team für die Softwareeinführung zusammen. Je nach Größe des Projekts kann die Implementierung einer Software für viele Beteiligte zu einem Full-Time-Job werden. Aber keine Angst, es zahlt sich aus. Spart hier nicht an Ressourcen.
• Ziele und Erwartungen: Nur wer die Ziele kennt, kann diese auch erreichen. Legt bereits im Rahmen der Planung die Ziele der Softwareeinführung fest und stellt sicher, dass sowohl Euer Team als auch Ihr den Nutzen der Software kennt. So könnt Ihr bereits im Voraus abwägen, ob sich die Softwareeinführung lohnt.
• Lageplan: Der Lageplan hilft Euch bei der genauen Planung. Er umfasst sämtliche Checklisten (Abgabe-Checkliste, Konfigurations-Checkliste, Hardware-Checkliste etc.) und die Kontaktdaten aller Beteiligten. Außerdem solltet Ihr einen genauen Zeitplan für Euer Projekt aufstellen. Jeder Schritt der Softwareeinführung sollte exakt terminiert sein.
• Softwareeinführungs-Strategie: Entscheidet Euch bereits im Rahmen der Planung für eine der beiden Softwareeinführungs-Strategien. Wägt dabei sowohl mögliche Vor- als auch Nachteile der Strategien ab und überlegt, welche besser zu Eurem Unternehmen passt.

Phase 2 der Softwareeinführung: Schulung

Eine Softwareeinführung kann nur dann Erfolg erzielen, wenn alle Beteiligten gut darauf vorbereitet sind und regelmäßig an Fortbildungen teilnehmen können. Diese können jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen. Deswegen empfehlen wir Euch zu Beginn ein kleines Team an Key-User zu schulen. Diese wiederum geben ihr Wissen an die übrigen Mitarbeiter*innen Eures Unternehmens weiter. Die Schulung der Key-User schließt Ihr bestenfalls noch vor der eigentlichen Softwareeinführung ab.

Phase 3 der Softwareeinführung: Datenmigration

Damit Ihr all Eure Daten sicher übertragen könnt, müsst Ihr die Datenmigration gut vorbereiten. Normalerweise plant das Unternehmen die Migration der Daten gemeinsam mit den Anbieter*innen der Software. Ihr solltet die Meilensteine der Vorbereitung stets im Blick behalten und regelmäßig sicherstellen, dass dem Migrationsprozess nichts im Wege steht. So könnt Ihr sichergehen, dass am Tag X alles funktioniert. Ansonsten droht Eurem Unternehmen möglicherweise der Verlust der Daten. Prüft den Prozess also bereits im Voraus auf Herz und Nieren.

Phase 4 der Softwareeinführung: Roll-out

Das Roll-out ist die eigentliche Implementierung – der sogenannte Tag X der Einführung. Dieser Prozess nimmt normalerweise nicht besonders viel Zeit in Anspruch. Es ist jedoch höchste Konzentration und Aufmerksamkeit gefragt, da es hier zu den meisten Fehlern kommen kann. Geht deshalb wie folgt vor:

1. Das verantwortliche Team muss die Softwareeinführung freigeben und sämtliche Testergebnisse müssen positiv ausfallen. Außerdem müssen alle Beteiligten für das Roll-out bereit und entsprechend geschult sein.
2. Die Verantwortlichen installieren gegebenenfalls die Software und spielen sie auf das System Eures Unternehmens.
3. Die Datenmigration solltet Ihr am Wochenende, an Feiertagen oder zu Urlaubszeiten durchführen. Ansonsten könnte der tägliche Betrieb beeinflusst werden. Dies hängt jedoch von System und Migration ab.
4. Die Verantwortlichen überprüfen in kurzer Zeit die wichtigsten Funktionen der Software und stellen sicher, dass sie funktioniert. Erst dann schalten sie die Software für das gesamte Unternehmen frei.
5. Die Pilotphase beginnt. Sowohl Datenqualität als auch Leistung werden überwacht und etwaige Fehler behoben.

Phase 5 der Softwareeinführung: Analyse

Im Rahmen der letzten Phase solltet Ihr gemeinsam mit dem verantwortlichen Team nochmals überprüfen, ob alles funktioniert und die weitere Überwachung sicherstellen. Erst nachdem alle Mitarbeiter*innen mit der neuen Software vertraut sind, diese problemlos funktioniert und alle den Nutzen der Softwareeinführung erkennen, ist die Implementierung abgeschlossen.

Wie findet Ihr die passende Software?

Nun wisst Ihr, welche Vorteile eine Softwareeinführung hat, welche Probleme auftreten können und wie Ihr bei der Implementierung der Software vorgehen müsst. Was fehlt also noch? Na klar, die passende Software!

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