So gelingt die Softwareeinführung: Tag X erfolgreich meistern

1. Strategien zur Softwareeinführung
2. Die 5 Phasen der Softwareeinführung
3. Fazit: Warum die Investition in neue Software sich auszahlt

Du möchtest eine neue Software einführen, aber weißt nicht wie? Du hast die Vorteile im Kopf – endlich eine benutzerfreundliche Oberfläche und effizientere Prozesse. Doch der Weg zum Go-live steckt voller Fallstricke. Das schreit nach einem smarten Masterplan. 

Lerne hier, welche bewährten Strategien du wählen musst und welche Phasen deine Softwareeinführung durchlaufen sollte. Denn die beste Software bringt nichts, wenn die Einführung floppt oder dein Team sie nicht nutzt.

Strategien zur Softwareeinführung

Prinzipiell gibt es zwei Strategien, die für die Softwareeinführung infrage kommen:

Big-Bang-Strategie

Die Big-Bang-Strategie zielt darauf ab, deine Software innerhalb kürzester Zeit zu implementieren. Im Idealfall innerhalb von ein paar Tagen. Am besten führst du die Softwareeinführung an einem Wochenende, an Feiertagen oder zu Urlaubszeiten durch. Also dann, wenn keine Mitarbeitenden mit dem System arbeiten. Damit unvorhersehbare Fehler schnellstmöglich behoben werden können.

Iterative Einführung

Die iterative Softwareeinführung ist in mehrere Phasen eingeteilt. Du schaltest das System Schritt-für-Schritt für unterschiedliche Abteilungen oder Mitarbeitenden frei. Dadurch unterstützt du außerdem die Parallelisierung. Das heißt, dein Team arbeitet gleichzeitig mit der bereits vorhandenen und der neuen Software. Sammle bereits von den ersten Usern Feedback ein und arbeite es in deine Prozesse, bevor du weitere Mitarbeiter*innen frei schaltest.

Die 5 Phasen der Softwareeinführung

Von der ersten strategischen Entscheidung bis zur abschließenden Erfolgskontrolle – jede Phase der Softwareeinführung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf und die Akzeptanz im Unternehmen. Erfahre, welche fünf Schritte du durchlaufen solltest.

Phase 1: Planung

Die Planung ist die erste und wohl wichtigste Phase der Softwareeinführung. Diese Phase umfasst:

• Kosten kalkulieren: Im Allgemeinen können Kosten für Entwicklung und Lizenzen anfallen. Während Set-ups (fast) immer im Ersterwerbspreis der Software enthalten sind, können etwaige Anpassungen einen weiteren Kostenpunkt darstellen. Rechne außerdem mit Kosten für regelmäßige Überprüfungen und Testings nach der Softwareeinführung.
• Strategie wählen: Entscheide dich für eine der beiden oben beschriebenen Strategien. Wäge dabei mögliche Vor- und Nachteile ab und überlege, welche besser zu deinem Unternehmen passt.
• Team zusammenstellen: Bestimme die Verantwortlichen und stellt ein Team für die Softwareeinführung zusammen. Je nach Größe des Projekts kann die Implementierung einer Software für viele Beteiligte zu einem Full-Time-Job werden.
• Ziele definieren: Nur wer die Ziele kennt, kann diese auch erreichen. Legt bereits im Rahmen der Planung die Ziele der Softwareeinführung fest und stelle sicher, dass alle Anwender*innen den Nutzen der Software kennen.
• Lageplan aufstellen: Der Lageplan umfasst sämtliche Checklisten (Abgabe-Checkliste, Konfigurations-Checkliste, Hardware-Checkliste etc.) und die Kontaktdaten aller Beteiligten. Außerdem solltest du einen genauen Zeitplan aufstellen. Jeder Schritt der Softwareeinführung sollte terminiert sein.

Phase 2: Schulung

Die zweite Phase der Softwareeinführung dreht sich um die Mitarbeiterschulung. Wir empfehlen, zu Beginn ein kleines Team an Key-Usern zu schulen. Bestenfalls schließt ihr diese noch vor der eigentlichen Softwareeinführung ab. Die Key-User geben wiederum ihr Wissen an die übrigen Mitarbeiter*innen deines Unternehmens weiter. 

Phase 3: Datenmigration

Damit die Daten sicher übertragen werden, muss die Datenmigration gut vorbereiten sein. Normalerweise plant das Unternehmen die Migration der Daten gemeinsam mit den Anbieter*innen der Software. Auch ein Implementierungspartner kann dir hierbei helfen. 

Phase 4: Roll-out

Das Roll-out ist die eigentliche Implementierung – der sogenannte Tag X der Einführung der Software. Dieser Prozess nimmt normalerweise nicht besonders viel Zeit in Anspruch. Es ist jedoch höchste Konzentration und Aufmerksamkeit gefragt, da es hier zu den meisten Fehlern kommen kann. Überprüft kurze Zeit nach der Migration die wichtigsten Funktionen der Software. Erst dann sollte sie für das gesamte Unternehmen freigeschaltet werden.

Phase 5: Analyse

In der letzten Phase der Softwareeinführung sollte das verantwortliche Team nochmals überprüfen, ob alles funktioniert und die weitere Überwachung sicherstellen. Sowohl Datenqualität als auch Leistung werden auch noch weitere Wochen nach der Einführung überwacht und etwaige Fehler behoben. Erst nachdem alle Mitarbeiter*innen mit der neuen Software vertraut sind, ist die Implementierung abgeschlossen.

Fazit: Warum die Investition in neue Software sich auszahlt

Obwohl die Einführung einer Software mit Herausforderungen verbunden ist, wie komplexen Prozessen und der Notwendigkeit einer guten Mitarbeitereinbindung, überwiegen die Vorteile für dein Unternehmen die anfänglichen Mühen bei Weitem.

Die Hürden der Umstellung, von der intensiven Vorbereitung bis zur Wahl des richtigen Anbieters mit Support, sind temporär. Der langfristige Gewinn ist jedoch enorm: Du profitierst von einer deutlichen Effizienzsteigerung durch vereinfachte Planungsabläufe. Neuere Programme sind zudem meist übersichtlicher, benutzerfreundlicher und erleichtern die Mitarbeiterschulung. 

Vor allem bleibst du durch die Modernisierung deiner Tools am Puls der Zeit und stellst sicher, dass deine digitale Marketingstrategien auch technisch umgesetzt werden können.