Das magische Dreieck im Projektmanagement

Unser Gastautor Finn erklärt Euch die Methodik des magischen Dreieck im Projektmanagement und zeigt Euch, worauf es dabei ankommt.

Das magische Dreieck ist eine Methodik im Projektmanagement, um Zielkonflikte zu verdeutlichen. Es verkörpert vor allem die Sichtweise des traditionellen Projektmanagements, kann aber auch für das agile Projektmanagement verwendet werden.

Um mit dem magischen Dreieck arbeiten zu können und es im Projektmanagement anwenden zu können, müsst Ihr zunächst die drei Dimensionen kennen und verstehen. Bevor Ihr damit beginnt, solltet Ihr Euch jedoch darüber informieren, warum Projektmanagement wichtig ist.

Die drei Dimensionen des magischen Dreiecks

Die drei Dimensionen des magischen Dreiecks lauten Zeit, Kosten und Qualität. Diese verschiedenen Dimensionen sind dabei nur schwer gleichzeitig in hoher Erfüllung erreichbar. Und genau das ist die Quintessenz des magischen Dreiecks: Ein Projekt kann nicht in sehr kurzer Zeit zu sehr geringen Kosten, aber mit sehr hoher Qualität erfüllt werden. Die gleichzeitige Zielerreichung wäre wünschenswert, ist allerdings nur schwer umsetzbar.

Um die Ausprägungen der einzelnen Dimensionen festlegen zu können, müssen manche fixiert werden, andere bleiben variabel. Im traditionellen Projektmanagement gibt es eine Dimension, welche fixiert ist, die anderen beiden werden geschätzt bzw. sind variabel.

Das traditionelle Projektmanagement geht davon aus, dass die Qualität/ die Leistung fix ist. Dies wird beispielsweise durch Lastenhefte verdeutlicht, welche die zu leistenden Qualitätsmerkmale und Parameter dieser Merkmale spezifizieren. Die Kosten sowie die Zeit sind dabei flexibel. Ein Projekt wird zwar geplant, die fixen Kosten oder Termine sind jedoch lediglich Annahmen.

Das agile Projektmanagement – z.B. Scrum – dreht diese Perspektive um: Kosten und Zeit sind fixiert, die Leistung bzw. Qualität wird angepasst. Klingt komisch? Ist es nicht, lediglich ein anderer Ansatz: Scrum nutzt sogenannte Sprints, in welchen Leistung erbracht wird. Diese Sprints dauern üblicherweise zwei bis vier Wochen – es gibt jedoch unzählige Ausnahmen und Abwandlungen. Dadurch, dass fixiert ist, wie viele Sprints es gibt bzw. deren Dauer ist die Dimension der Zeit sowie dadurch auch die Kosten-Dimension gut abschätzbar. Die Planung wird iterativ und in sehr kleinen Schritten durchgeführt. Variiert wird hierbei die Leistung. Welche Qualitätsmerkmale werden innerhalb dieser Zeit umgesetzt? Welche Merkmale möchte der Kunde (kurzfristig) zusätzlich haben?

Welche Art des Projektmanagements besser geeignet ist, ist pauschal nur schwer zu beurteilen. Beide Arten nutzen dabei das magische Dreieck, jedoch mit einer unterschiedlichen Zielsetzung. Wenn Ihr Euch über Projektmanagement im Allgemeinen informieren möchtet, könnt Ihr Euch den Artikel über Projektmanagement erklärt – alles, was Ihr dazu wissen solltet, anschauen.

Im Allgemeinen wird das magische Dreieck vor allem zu Beginn eines Projektes genutzt, also in den ersten Projektmanagement-Phasen.

Wenn die Projektziele festgelegt werden, wird das magische Dreieck genutzt, um diese zu spezifizieren. Wie bereits erwähnt, bestehen jedoch verschiedene Zielbeziehungen zwischen den drei Dimensionen.

Es gibt drei verschiedene Arten der Zielbeziehung:

• Neutrale Zielbeziehung: Die Ziele beeinflussen sich nicht gegenseitig
• Komplementäre Zielbeziehung: Die Zielerreichung beeinflusst sich positiv. Wird ein Ziel erreicht, trägt es auch zur Erreichung des anderen Ziel bei
• Konfliktäre Zielbeziehung: Die Ziele behindern sich gegenseitig. Wird ein Ziel erreicht, erschwert es die Erfüllung des anderen Ziels

Zielbeziehungen im magischen Dreieck

Kosten-Ziele vs. Termin-Ziele: Die Zielbeziehung zwischen Termin-Zielen und Kosten-Zielen ist konfliktär. Wenn die Termin-Ziele erreicht werden sollen, werden dafür zusätzliche Mittel und Ressourcen – und damit Geld – benötigt. Im Falle einer Mittelkürzung ist das Nicht-Erreichen der Termin-Ziele wahrscheinlich.

Kosten-Ziele vs. Qualitäts-Ziele: Es handelt sich um eine konfliktäre Zielbeziehung, da eine Erhöhung der Qualität stets mit einer Erhöhung der Kosten einhergeht – getreu dem Motto Qualität hat seinen Preis.

Termin-Ziele vs. Qualitäts-Ziele: Auch die dritte Zielbeziehung ist konfliktär, da eine Qualitätssteigerung mit Aufwand (und damit Zeit) verbunden ist.

Wie Ihr seht, handelt es sich beim magischen Dreieck um drei konfliktäre Zielbeziehungen, welche Ihr zu Beginn eines Projektes miteinander vereinbaren müsst. Es ist daher ratsam, eine vollständige Zielerfassung aller Projektziele vorzunehmen und diese zu priorisieren. Im Anschluss daran können die Ziele mit dem magischen Dreieck betrachtet werden: Welche Konflikte bestehen und wie können diese aufgelöst werden?

Wenn Ihr das magische Dreieck selbst anwenden möchtet, bietet sich neben der qualitativen Anwendung auch eine quantitative Dimension an. Dabei legt ihr ein Koordinatensystem mit einer definierten Skala fest – eine Vorgabe hierbei gibt es nicht.

Individuelles Dreieck: „Je größer die Fläche des Dreiecks, desto schwieriger wird die Erreichung des Projektziels“

Für jedes Projektziel könnt Ihr nun die Bedeutung der drei verschiedenen Dimensionen festlegen und das Dreieck zeichnen. Wie „groß“ ein Projektziel ist, lässt sich an der Fläche des Dreiecks ablesen. Auch hierbei gibt es keine Normierung oder Kategorien. Dennoch gilt: Je größer die Fläche des Dreiecks, desto schwieriger wird die Erreichung des Projektziels. Das liegt daran, dass drei konfliktäre Zielbeziehungen erreicht werden sollen: Das Produkt möglichst schnell und möglichst preiswert in möglichst hoher Qualität abzuliefern.

An dieser Stelle möchten wir Euch noch darauf hinweisen, dass Termine und Kosten sehr einfach zu definieren sind. Für Termine gibt es das kalendarische System, für Kosten werden Summen und damit Geld verwendet. Für Qualität gibt es keine eindeutige und einheitliche Leistungsmessung. Qualität ist, der Grad der Erfüllung der Ansprüche – was bedeutet, dass Qualität eine individuelle Auffassung einzelner Kund:innen ist.

Einfacher gesagt: Qualität ist das, wofür Kund:innen bereit sind, Geld zu bezahlen. Entwickelt Ihr ein Produkt, welches eine höhere Qualität liefert als Eure Kund:innen gefordert haben, riskiert Ihr damit Termin-Ziele und Kosten-Ziele nicht erfüllen zu können. Und das für Qualitätsmerkmale, die Eure Kund:innen gar nicht benötigen. Daher solltet Ihr insbesondere die Anforderungen Eurer Kund:innen kennen, damit Ihr nicht unnötig Zeit und Geld aufwendet für etwas, das streng genommen keine Qualitätssteigerung darstellt.

Fazit

Das magische Dreieck im Projektmanagement wendet Ihr am besten direkt zur Festlegung Eurer Projektziele an. Es handelt sich um drei Dimensionen, die sich widersprechen, aber dennoch in Einklang gebracht werden müssen. Eine geforderte Qualität soll mit vorgegebenem Budget zu einem festen Termin geliefert werden.

Im agilen Management wird diese Sichtweise angepasst. Durch iterative Planung kurzer, sogenannter Sprints, sind Zeit- und Kosten-Dimension fixiert, nicht aber die Leistungs-Dimension. Welche Leistungen erbracht werden, wird in kurzen Abständen geplant. Dadurch kann einem Fallstrick des traditionellen Projektmanagements vorgebeugt werden, welcher durch das magische Dreieck verdeutlicht wird:

Qualität ist das, wofür Eure Kund:innen bezahlen. Darüber hinausgehende Qualitätsmerkmale verursachen Kosten und nehmen Zeit in Anspruch (wodurch sie gleichzeitig Termin-Ziele und Kosten-Ziele gefährden). Achtet darauf, dass Ihr nur jene Qualitätsmerkmale liefert, die auch gefordert werden.

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