Aufgaben priorisieren: Effizienz steigern mit diesen 8 Techniken & Methoden

Ihr kennt es sicher, dass viele Aufgaben anstehen, Ihr aber nicht wisst, in welcher Reihenfolge Ihr sie am besten abarbeiten sollt. Wir erklären Euch, warum es sinnvoll ist, Aufgaben zu priorisieren und wie Ihr das am besten vornehmt.

In einem anderen Artikel haben wir Euch bereits erklärt, was Projektmanagement ist oder warum Projektmanagement wichtig ist. In allen verschiedenen Phasen des Projektmanagements fallen verschiedene Aufgaben an, die in ihrer Bedeutung sehr unterschiedlich sind.

Beginnen wir zunächst damit, zu klären, warum Ihr Aufgaben priorisieren solltet. Im Alltag fallen viele verschiedene Aufgaben und Arbeitspakete an, die abgearbeitet werden müssen. Diese sind allerdings oft sehr unterschiedlich, was den Arbeitsaufwand, die Fristen oder die Dringlichkeit betreffen. Oft sind auch die Auswirkungen der verschiedenen Aufgaben sehr unterschiedlich: so haben manche Aufgaben, wenn sie nicht ordnungsgemäß und/oder fristgerecht erfüllt werden, rechtliche Konsequenzen, andere wirtschaftliche. Wiederum andere gar keine.

Viele Aufgaben hängen auch von Vorarbeiten ab und können erst begonnen oder abgeschlossen werden, wenn alle notwendigen vorhergehenden Aufgaben fertiggestellt sind. Daher ist es sinnvoll, die Reihenfolge der Aufgaben nicht dem Zufall zu überlassen, sondern diese – inklusive Priorisierung – selbst vorzunehmen.

Die Prioritätensetzung kann dabei verschiedene Zeitmanagement Methoden beinhalten, von welchen wir Euch einige vorstellen möchten.

Um keine Aufgaben zu vergessen oder zu übersehen ist es wichtig, alle Aufgaben zu visualisieren. Dazu können handgeschriebene To-Do-Listen verwendet werden, aber auch Microsoft Outlook, Trello oder . Hier liegt noch keine Priorisierung vor, alle anstehenden Aufgaben sind jedoch aufgelistet und man kann sich schnell einen Überblick hinsichtlich der noch anstehenden Tätigkeiten verschaffen.

Die zweite Methode zur Prioritätensetzung setzt eine Liste aller Aufgaben voraus – ob analog oder digital, ist dabei sekundär. Die Methode zielt darauf ab, die „Kröte zu schlucken“ und zwar möglichst früh. Ihr solltet die unliebsamen Aufgaben, welche gerne verschoben werden, zuerst machen. Eine Variante der Methode ist es, jeden Tag die unangenehmste Aufgabe zuerst anzugehen, um sich im Anschluss angenehmeren Aufgaben zu widmen. Dabei wird jedoch noch keine Prioritätensetzung vorgenommen. Dies könnt Ihr aber erreichen, indem ihr alle Aufgaben in der Reihenfolge der Unliebsamkeit angeht. Ihr startet mit den unbeliebtesten Aufgaben und arbeitet Euch vor, wobei die Tätigkeiten immer angenehmer werden.

Hierbei wird die vorhergehende Methode um Aufgaben zu priorisieren umgedreht. Ihr beginnt mit den angenehmsten Aufgaben und macht die unliebsamen am Ende. Der Vorteil ist, dass Ihr dabei schnell vorankommt, da die Aufgaben und Tätigkeiten zu Beginn viel Spaß machen. Der Nachteil liegt auf der Hand – das Arbeiten wird immer anstrengender, je weiter Ihr vorankommt.

Viele Aufgaben haben eine Deadline, was Ihr Euch zu Nütze machen könnt, indem Ihr alle Aufgaben nach der zeitlichen Dringlichkeit ordnet und abarbeitet. Je dringender die Aufgabe ist, desto schneller geht Ihr sie demnach an.

Wenn zwei Tätigkeiten die gleiche Deadline haben, könnt Ihr nach zwei Kriterien entscheiden:

Welche Aufgabe ist schneller erledigt? Oder aber, Ihr priorisiert die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit.

Eine Methode um Aufgaben zu priorisieren und die eine Aufgaben-Priorisieren-Matrix anzuwenden ist die sogenannte Eisenhower Matrix. Dabei nutzt Ihr eine 2×2-Matrix, wie Ihr auf dem Bild sehen könnt. Die eine Achse sagt etwas über die Bedeutung / Wichtigkeit der Tätigkeit auf, die andere über die Dringlichkeit der Aufgabe. Es gibt jeweils hoch und niedrig – also vier verschiedene Kategorien.

Die Eisenhower-Matrix könnt Ihr als Zeitmanagement Methode nutzen, indem Ihr die Aufgaben in die vier verschiedenen Kategorien einordnet und wie folgt abarbeitet:

Zuerst widmet ihr euch den dringenden Aufgaben, wobei Ihr natürlich erst die wichtigen und dann die weniger wichtigen angeht. Im Anschluss daran beginnt Ihr damit, die nicht dringenden aber wichtigen Aufgaben zu erledigen und schließt mit den nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben ab.

Ihr könnt außerdem ein Kanban-Board nutzen, um Eure Aufgaben zu visualisieren. Dabei nutzt Ihr, wie auf dem Bild dargestellt, drei Spalten (oder auch vier, dazu mehr bei Punkt 7). Links habt Ihr einen „Aufgaben-Pool“, in welchem Ihr alle Aufgaben sammelt. Beginnt Ihr mit einer Aufgabe, zieht Ihr sie in die mittlere Spalte „Doing“. Seid Ihr mit der Tätigkeit fertig, wird die Aufgabe in die rechte Spalte „Done“ verschoben.

Kanban liegt eine Annahme zugrunde, welche Ihr jedoch dabei unbedingt beachten solltet. Es wird erst „Wert“ geschaffen, wenn eine Aufgabe auch abgeschlossen ist. Das bedeutet, dass Ihr ein Maximum an Aufgaben festlegen solltet, die Ihr gleichzeitig bearbeitet. Diese schließt Ihr erst ab, bevor Ihr mit einer neuen Aufgabe beginnt. Wenn Ihr eine Aufgabe nicht weiter bearbeiten könnt, weil Euch weitere Informationen fehlen, verschiebt Ihr sie wieder in die „Doing“-Spalte und beginnt mit einer neuen Aufgabe, die Ihr bis zur Fertigstellung bearbeitet.

Wie Ihr ein digitales Kanban erstellt, haben wir Euch bereits in einem Artikel erklärt.

Da in Kanban-Boards meist keine direkte Priorisierung innerhalb des Aufgaben-Pools vorgenommen wird, könnt Ihr zwischen der ersten und zweiten Spalte eine Priorisierungs-Spalte einführen.

Um eine Priorisierung von Aufgaben mit einer geordneten Struktur zur Abarbeitung zu Verknüpfen könnt Ihr die vorhergehenden Aufgaben miteinander kombinieren:

Ihr erstellt eine Eisenhower-Matrix, in welcher Ihr all Eure Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert . Alle dringenden Aufgaben (Dringend-Wichtig und Dringend-Nicht-Wichtig) erhalten jeweils ein Kanban-Board innerhalb der Matrix.

Wenn Ihr in den Arbeitstag startet, ist die Reihenfolge selbsterklärend: Ihr beginnt mit allen dringenden und wichtigen Aufgaben, wobei Ihr darauf achtet, immer nur eine Aufgabe zu bearbeiten, bis diese auch fertig ist – denn begonnene, aber nicht fertige Aufgaben stiften keinen Mehrwert. Im Anschluss daran widmet Ihr Euch den dringenden, aber nicht so wichtigen Aufgaben, ebenfalls wieder im Kanban-Prinzip. Und zum Schluss folgen alle nicht dringenden Aufgaben – natürlich zuerst die wichtigen.

Die vorgestellten Methoden könnt Ihr analog (z.B. mit Post-Ist und/oder Whiteboards) anwenden. Ein analoges Kanban-Board jedoch aktuell zu halten, ist deutlich aufwändiger, als eine Unterstützung durch Tools zu nutzen. Positiver Nebeneffekt von digitalen Lösungen ist, dass beispielsweise Dateien, Anhänge, Informationen etc. direkt mit Aufgaben verbunden werden können. Außerdem bieten viele Tools die Möglichkeit, Rollen/ Verantwortliche zuzuweisen oder Termine zu hinterlegen. Hierbei unterstützt euch eine Software wie .

Wenn Ihr ausschließlich To-Do-Listen führen wollt und einzelne Aufgaben nach Eurer eigenen Intuition priorisiert, bietet es sich an, Microsoft Outlook oder vergleichbare E-Mail-Programme zu verwenden.

Wollt Ihr hingegen eine Prioritätensetzung vornehmen und Aufgaben sinnvoll nach einem vorgegebenen Schema priorisieren, solltet Ihr Projektmanagement-Softwares verwenden.

Ihr könnt beispielsweise mit Trello verschiedene Trello-Boards nutzen. Dabei könnt Ihr ein einfaches digitales Kanban-Board erstellen oder, wie von uns vorgeschlagen, die Verknüpfung von Eisenhower und Kanban.

Dazu erstellt Ihr vier verschiedene Kanban-Boards in Trello, welche nach den Kategorien der Eisenhower-Matrix benannt sind. Ein großer Vorteil ist, dass Ihr die Trello-Boards in Teams nutzen könnt, Rollen vergeben werden können oder aber auch Anhänge und Informationen zu einzelnen Karten angehängt werden können. Ebenso bietet Euch Trello die Möglichkeiten, kleine Automatisierungen vorzunehmen. Mit Wenn-Dann-Verknüpfungen könnt Ihr lästige Teilschritte Eures Projektmanagements automatisieren lassen, sodass Ihr Euch auf das Wesentliche konzentrieren könnt.

Auf OMR Reviews, könnt Ihr mehr über Trello erfahren. Doch nicht nur Trello, sondern auch Asana oder Meistertask bieten viele Möglichkeiten.

Wie Ihr ein digitales Kanban-Board in den unterschiedlichen Tools erstellt bzw. wie Ihr damit Euer Projektmanagement verbessern könnt, haben wir Euch bereits in dem Artikel „Das sind die 7 besten Tools für Digital-Kanban-Boards“ erklärt.

Um einen Überblick über das Universum an Projektmanagement-Software zu erhalten, solltet ihr unbedingt OMR Reviews besuchen.