Kollaborationstools & -software im Vergleich

Was sind Collaboration-Tools?

Grundsätzlich kann jede Software, die dazu beiträgt, die Zusammenarbeit im Team oder an speziellen Projekten zu optimieren, als Collaboration Tool bezeichnet werden. Bei vielen spezialisierten Lösungen steht die Verbesserung der Kommunikation im Vordergrund. Beispielsweise können formell oder auch informell direkte Nachrichten verschickt, in der Gruppe kommuniziert und/oder generell relevante Inhalte schnell ausgetauscht werden. Collaboration Tools bieten Benutzern:innen häufig die Möglichkeit, unkompliziert Fragen zu stellen, ihre Tasks zu erhalten sowie zu überprüfen und auf gemeinsames Wissen sowie wichtige Dateien zuzugreifen. Eine umfassende Kollaborationsplattform kann sehr viele verschiedene Features umfassen, die entsprechende Prozesse unterstützen. Collaboration Software wird dabei oftmals zusammen mit Projektmanagement-Tools, Aufgabenverwaltungssoftware oder anderen business-wichtigen Programmen eingesetzt. Zumindest dann, wenn sie derartige Funktionen nicht sowieso schon einschließt. Über die Integration mit anderen Systemen werden idealerweise durch und durch nahtlose, maximal effiziente Workflows in der Erledigung von Projekten und Aufgaben geschaffen.

Gute Kollaborationstools bringen unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:

• Sie stellen Funktionen für Chats, Diskussionen und andere interne oder auch externe Kommunikation bereit.
• Collaboration Tools ermöglichen allen betreffenden Personen eine unkomplizierte, zentrale Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten - einschließlich Versionskontrolle.
• Sie lassen Einzel- und Teamkalender nach Abteilungen oder auf Unternehmensebene verwalten.
• Sie unterstützen Benutzer:innen bei der Zusammenarbeit an Assets, Projekten, Prozessen etc. sowie beim Kommentieren oder beim Austausch von Aufgaben und Projektdetails.
• Sie bieten benutzerdefinierte Bereiche und Projektansichten für die direkte interne und externe Arbeit an diesen.
• Sie können unter anderem durch die Einstellung von Zugriffsrechten auf Dokumente, Chats, Kalender und Projektansichten individuell angepasst werden.

Wie funktionieren Collaboration Tools und welche zentralen Vorteile verschaffen sie?

Um typische Arbeitsprozesse im Unternehmen optimieren bzw. Projekte effizienter organisieren zu können, ist natürlich nicht zwangsläufig der Einsatz eines Collaboration Tools vonnöten. Kleine Teams oder generell übersichtliche Vorhaben lassen sich auch ganz ohne solche Software absolut vorteilhaft steuern. Dennoch können selbst hier spezifische Lösungen oder vielleicht einzelne Anwendungen für die Kollaboration zusätzliche Effizienzvorteile verschaffen. Je größer und vielfältiger die Teams oder Projekte werden - und wenn womöglich noch externe Kräfte eingebunden sind - desto deutlicher präsentiert sich der Wert einer spezialisierten Collaboration Platform. Tatsächlich geht bei solchen Voraussetzungen ohne entsprechende Hilfsmittel fast nichts. Es fehlt dann die Übersicht, womit zum Beispiel wichtige Aufgaben falsch bearbeitet, doppelt erledigt oder gar nicht übernommen werden. Die Collaboration Software unterstützt alle Beteiligten bei der präzisen, korrekten Umsetzung einzelner Tasks, der Einhaltung von Deadlines und vielen weiteren typischen To-dos. So sorgen beispielsweise File-Sharing-Features und Versionskontrolle dafür, dass der Dateiaustausch auch in großen Firmen zu jedem Zeitpunkt möglich ist, alle Beteiligten stets aktuelle Dokumente erhalten und keine Aufgaben an oder mit diesen doppelt erledigt werden. Zudem kann auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern:innen, welche sich über das Kollaborationstool vollkommen problemlos in die für sie relevanten Prozesse einbeziehen lassen, besonders flüssig gestaltet werden. Die Funktionsmöglichkeiten sind immens. Mit einer modernen Kollaborationsplattform oder einzelnen Tools kann tatsächlich fast jeder Aspekt der Kooperation gestützt werden. Durch die individuelle Abstimmung einer Collaboration Software auf die jeweiligen Anforderungen lassen sich gerade in großen Unternehmen wertvolle Zeit und Kosten sparen, die dann wieder in andere Bereiche des Geschäfts zu investieren sind. Mithilfe der Software besonders schnell abgewickelte Projekte oder Prozesse können nicht zuletzt einen erheblichen Branding-Effekt gegenüber (potenziellen) Kunden:innen haben.

Was sind die typischen Funktionen von Collaboration Software?

• Kommunikation: Collaboration Tools verfügen fast immer über ein Instant-Messaging-System und/oder andere Features für einen unkomplizierten Austausch. Diese Tools können die Kommunikation zwischen einzelnen Personen, aber auch über größere Teams hinweg – zum Beispiel durch die Erstellung spezifischer Gruppen – deutlich zweckdienlicher gestalten.
• File-Sharing: Die Möglichkeit, verschiedenste Dateiformate freizugeben, ist häufig in die Messaging-Komponente einer Collaboration Software integriert. Manche Lösungen lassen sich mit einem Content-Management-System oder Asset-Management-System für Unternehmen koppeln und tragen somit dazu bei, Dateien sehr effizient zu verwalten.
• Asset-Management: Collaboration Software kann Dateien, Projekte oder auch Unterhaltungen archivieren, sodass die Mitarbeiter:innen zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen können. Außerdem verfügen entsprechende Tools mitunter über intuitive Suchfunktionen und/oder Filter für solche Zwecke.
• Dokumenten-Kollaboration: Mit manchen Kollaborationstools können Benutzer:innen Dokumente verschiedenster Formate erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten. Diese Dokumente können innerhalb der Collaboration Platform oder extern in einem anderen integrierten Content-/Asset-Management-System gespeichert werden.
• Integrationen: Collaboration Tools bieten in der Regel umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, sodass Nutzer:innen deren Features oder Daten in Verbindung mit einem Content-Management-System, einer CRM-Software oder anderen Programmen, in denen entsprechende Prozesse eine Rolle spielen, verwenden können.
• VoIP und Videokonferenzen: Einige Lösungen bieten Funktionen für VoIP oder Videokonferenzen bzw. lassen sich mit Anbietern solcher Features integrieren.
• Aufgabenverwaltung: Mit Task-Management-Funktionen können Benutzer:innen Aufgaben erstellen und sie nach Status, Priorität, Abteilung etc. organisieren. Dies kann Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere Workflows umfassen.
• Versionskontrolle: Die Versionskontrolle stellt sicher, dass alle Beteiligten immer mit der zuletzt aktualisierten Version einer Datei arbeiten. Außerdem können die Benutzer:innen – wenn nötig - zurückgehen und frühere Entwürfe einsehen. Die Collaboration Software hilft ihren Nutzern:innen effektiv, Bearbeitungen sowie Änderungen zu verfolgen und die Gesamtentwicklung einer Aufgabe oder eines Projekts im Auge zu behalten.
• Kalender: Kollaborationssoftwares bieten häufig Einzel- und Teamkalender, die sich automatisch mit den in der Anwendung erstellten Aufgaben oder Projekten synchronisieren. Kalender können auch in externe E-Mail-Lösungen und in Projektmanagement-Systeme, Aufgabenverwaltungs-Software usw. übertragen werden.

Welche Typen von Kollaborationssoftware gibt es?

Tatsächlich gibt es eine große Masse an verschieden ausgerichteten Collaboration Tools. Die Angebote unterscheiden sich teilweise enorm in ihren Funktionsumfängen und auch ihren Preisen. Die Auswahl reicht von durchaus kostenintensiven Enterprise-Lösungen bzw. Kollaborationsplattformen, welche auf die Unterstützung vieler Bereiche abzielen, bis hin zu vollkommen kostenfreien Open-Source-Systeme mit spezialisierten Anwendungsbereichen. Dazwischen reihen sich zahlreiche Programme ein, die in ihren Grundversionen gratis verwendet werden können, mit erweitertem Funktionsumfang – der oftmals benötigt wird - aber zu bezahlen sind. Zudem stehen Collaboration Tools als lokale, selbst gehostete Lösungen bereit und solche, die in der Cloud von Anbietern:innen als Online-Anwendungen (SaaS) organisiert werden. Erstere haben insbesondere in puncto (Daten-)Sicherheit die Nase vorn. Sie können allerdings oftmals nur von größeren Unternehmen effizient gemanagt werden. SaaS-Optionen sind selbst in kleinsten Betrieben sehr komfortabel einsetzbar. Hier werden keinerlei Server oder Fachkräfte für die Einrichtung und Wartung benötigt.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines Collaboration Tools besonders achten?

Die Suche nach einem geeigneten Collaboration Tool gestaltet sich häufig deutlich schwieriger, als zunächst vermutet wird. Das ist insbesondere darin begründet, dass es bei den einzelnen Lösungen enorme Unterschiede im Funktionsumfang gibt. Somit sollte ganz an der Basis erst einmal festgestellt werden, welche Prozesse die Collaboration Software schließlich in welchem Maß unterstützen soll. Interessierte sollten sich insbesondere die nachfolgenden Fragen stellen.

Wofür wird die Kollaborationssoftware benötigt? Diese Frage lässt sich am besten methodisch beantworten. Am einfachsten ist es, eine Liste zu erstellen, auf welcher sämtliche Anforderungen aufgeführt und priorisiert werden. Es sind beispielsweise Kollaborationstools speziell für kreative Teams am Markt zu finden, die virtuelle Whiteboards und interaktive Ideen-Mapping-Funktionen umfassen. Andere wiederum fokussieren vornehmlich Anwender:innen, die strukturierte, automatisierte Workflows zur Verwaltung komplexer Tasks benötigen. Manche Tools eignen sich sehr gut für kunden:innen-orientierte Arbeitsumgebungen, die unter anderem dann benötigt werden, wenn in enger Zusammenarbeit mit letztendlichen Käufern:innen oder auch externen Partnern:innen zu verfahren ist. Sobald viele unterschiedliche Personen mit verschiedenem Status im Betrieb mit der Software umgehen, gilt es zudem sicherzustellen, dass das Collaboration Tool Berechtigungsstufen für die Freigabe einzelner Features, Dateien etc. hat. Die hier genannten und weitere eventuelle Anhaltspunkte sollten sehr präzise abgewogen werden. Fehlen wichtige Features oder sind andersherum viel zu viele nicht benötigte Werkzeuge an Bord, kann das der Prozessoptimierung stark entgegenwirken.

Wie groß ist das zu unterstützende Team? Wenn feststeht, welche Ausrichtung bzw. welche Funktionen benötigt werden, sollten Interessierte herausstellen, wie viele Personen das Kollaborationstool nutzen – und ebenfalls wo sich diese befinden? Es gibt auch hier Lösungen für alle möglichen Anforderungen. Nur, weil ein Team lediglich weniger Mitarbeiter hat, bedeutet das beispielsweise mitnichten, dass eine Collaboration Software keinen Sinn macht. Selbst kleinste Abteilungen, die aber vielleicht dezentral sind, können stark von einem Kollaborationstool profitieren. Viele Anbieter geben an, für welche Teamgrößen sich ihre Lösungen ideal eignen. Passen dieser Wert und die dabei bereitgestellten Funktionen, rückt die optimale Software einen großen Schritt näher.

Passt die Anwendung zu etablierten Workflows und der generellen technischen Infrastruktur? Nur in relativ seltenen Fällen stellt die Einführung eines Collaboration Tools alles auf null. Meistens gibt es bereits etablierte, zweckdienliche Workflows und eine gewisse technische Infrastruktur, die durch eine solche Software lediglich weiter optimiert werden sollen. Dann ist es natürlich wichtig, dass das neue System bestens mit entsprechenden Vorgängen harmonieren kann. Viele Kollaborationssysteme sind darauf ausgelegt, genau das zu schaffen, dennoch zeigen sich nicht alle mit allem optimal kompatibel.

Wie gestalten sich die Einrichtung, die Nutzung und die Pflege? Kann das Collaboration Tool der Wahl effizient (selbst) implementiert werden? Bietet die Anwendung ausreichend technischen Support (und wird dieser womöglich verstärkt benötigt)? Können Anwender:innen intuitiv mit der Lösung arbeiten oder sind Schulungen erforderlich/angebracht? Ist das System auf lange Sicht selbst zu warten oder braucht es dafür bzw. auch an irgendeiner anderen Stelle externe Unterstützung? Diese Fragen stehen neben der grundsätzlichen Auslotung der Kosten und des dafür zu bekommenden Nutzens normalerweise recht weit am Ende der Überlegungen für oder gegen ein Collaboration Tool.