Die besten E-Mail-Marketing Softwares im Vergleich

Was ist E-Mail-Marketing?

E-Mail-Marketing gehört zum Direct Marketing und bezeichnet das Versenden einer Werbebotschaft via E-Mail. Die Empfänger:innen sind in der Regel Kundinnen und Kunden oder Leads eines Unternehmens und werden mithilfe von E-Mail-Marketing über Produkte, Dienstleistungen oder Neuigkeiten des Unternehmens informiert. Somit ist E-Mail Marketing in vielen Unternehmen und Organisationen auch Teil des Customer Relationship Management (CRM).

Was sind Newsletter?

E-Mails, die in diesem Kontext versendet werden, sind auch unter dem Synonym Newsletter bekannt. Newsletter, wortwörtlich übersetzt "Brief mit Neuigkeiten", sind ein E-Mail-Marketing Instrument und werden häufig wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich via E-Mail an einen Verteiler verschickt. Es gibt sowohl Newsletter von Unternehmen, Organisationen oder Einzelpersonen, welche abonniert werden können. Ein Newsletter-Abbonnement hat den Vorteil, dass Abonnentinnen und Abonnenten bestimmte Informationen als erstes erhalten. Dazu zählen zum Beispiel Produktneuigkeiten, Angebote oder Rabattaktionen.

Vorteile von Newsletter- und E-Mail-Marketing auf einen Blick

• Niedrige Kosten

• Umfangreiches Tracking & Monitoring

• Interaktive Kommunikation mit Empfänger:innen

• Verweise auf Webseiten und Webshops

• Optimierung durch Testen mithilfe von Methoden wie A/B-Tests

• Pflege einer digitalen Kontaktdatenbank

• Hoher ROI

Was ist E-Mail-Marketing-Software?

E-Mail-Marketing-Software beziehungsweise Newsletter-Software wird verwendet, um das E-Mail Marketing eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Person umzusetzen. Es gibt sowohl einzelstehende Newsletter-Tools, aber auch Integrationen dieser in vollumfängliche CRM-Systeme. Welches Newsletter-Tool oder CRM-System mit E-Mail Marketing Funktion in Frage kommt, hängt stark davon ab, welche Features und Funktionen benötigt werden. Auch die monatlichen Kosten sind ein wichtiges Auswahlkriterium für das geeignete E-Mail-Marketing-Tool. Es lohnt sich daher die Vielfalt an Anbietern von E-Mail-Marketing-Lösungen zu vergleichen.

Das sind bekannte Anbieter von E-Mail-Marketing-Software:

• rapidmail

• Mailchimp

• HubSpot Marketing Hub

• Brevo

• Mailingwork

• GetResponse

• CleverReach

• ActiveCampaign

• Optimizely Campaign

• Klaviyo

Auf OMR Reviews könnt Ihr die E-Mail-Marketing-Tools und Anbieter nicht nur vergleichen, sondern Euch auch mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte und der Nutzer:innen aus der OMR Community auch die geeignete Software für Euer Unternehmen finden.

OMR Reviews Grid Übersicht mit den besten E-Mail-Marketing-Softwares (Q1 2021)

16 Tools haben sich in Q1 für die OMR Community durch die gewichtete Menge der über 500 abgegebenen Reviews für das E-Mail-Marketing-Grid im März 2021 qualifiziert. Unsere Grid-Übersicht sortiert die E-Mail-Marketing-Tools vertikal nach ihrer Relevanz und horizontal nach dem gewichteten Score. Wir haben dabei zum Zweck der besseren Differenzierung und Sichtbarkeit nur die Score-Ränge von 6–10 dargestellt. Die in den meisten Fällen guten Bewertungen der Softwares zeigen, dass es derzeit eine Große Auswahl aus sehr soliden E-Mail-Marketing-Lösungen gibt.

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Newsletter-Tools auf einen Blick:

• Funktionen zur Personalisierung des Newsletters wie die Ansprache mit Vor- und/oder Nachnamen

• Automationen wie ein Automatischer Newsletter Versand bei bestimmten Events wie dem Newsletter Sign-Up, ein automatischer Prozess für den Versand von Kaufbestätigungen oder die automatische Kategorisierung in Kund:innen-/Kontaktlisten

• Schnittstellen zu anderen Tools wie CRM-Systemen, Analytics Tools oder Webshop Software

• Layouts und Designs für professionell aussehende E-Mails und Newsletter mit einem einfach zu bedienenden Editor erstellen

• Responsive Templates zur Gestaltung des Newsletters für Desktop, Mobile und Tablet 

• Einfaches Verwalten von mehreren Kontaktlisten 

• Funktionen zur Segmentierung der und Kontakte und Empfänger:innen

• Zielgenau ausgerichtete E-Mails erhöhen die Effizienz bei der Kommunikation mit Kund:innen

• Verbesserung der Wirksamkeit des E-Mail Marketings durch Tracking, Testen (z.B. A/B-Tests) sowie Reporting & Statistik Funktion im Newsletter-Tool

• DSGVO-konformes E-Mail-Marketing-Tool ermöglicht Einhaltung der Datenschutzgesetze

Die beste E-Mail Marketing Software für Dein Unternehmen finden

Wenn Ihr erfolgreiches E-Mail Marketing betreiben möchtet, kommt Ihr um den Einsatz eines professionellen Newsletter-Tools nicht herum. Bei der Tool-Auswahl kommt es insbesondere darauf an, welche Anforderungen Ihr oder Eurer Unternehmen an das Tool stellt. Da jedes Tool andere Funktionen bietet, solltet Ihr diese auf jeden Fall vergleichen. Auf diese Faktoren solltet Ihr bei der Auswahl achten:

1. User-Interface

2. Funktionen und Schnittstellen bzw. native Integrationen (z.B. mit einem CRM)

3. Hilfsmittel und Lerninhalte

4. Kundenservice

5. Kosten pro Monat oder im Jahr

6. Nutzererfahrungen und Bewertungen

Wenn möglich empfiehlt es sich auch das Newsletter-Tool zu testen, um fehlende Funktionen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Warum sind E-Mail Marketing und Newsletter-Tools wichtig?

E-Mail-Marketing ist versatil einsetzbar und kommt deshalb im Marketing Mix häufig zum Einsatz. Neuste Untersuchungen belegen, dass derzeit innerhalb eines Tages ca. 2,3 Milliarden E-Mails potenzielle Leser:innen erreichen. Zudem ist die E-Mail für rund 95 Prozent der deutschen Webnutzer:innen ein alltägliches Medium. Und nicht zuletzt überzeugt E-Mail Marketing nach wie vor mit dem höchsten ROI (Return on Investment) aller digitalen Marketing-Maßnahmen.

Dennoch wird E-Mail Marketing immer wieder totgesagt. Stetig erstarkende soziale Netzwerke, Instant Messaging und andere moderne Marketing-Kanäle scheinen keinen Platz zu lassen für ein derart betagtes Medium. Tatsächlich sind Newsletter, Marketing E-Mails, Retargeting E-Mails und Co. heute jedoch nicht aus dem Marketing wegzudenken und erfolgsversprechender denn je.

Für viele Unternehmen und auch zum Personal Branding bietet E-Mail Marketing einen guten Einstieg in das breite Feld des Marketings. Ein Selbstläufer ist es jedoch nicht. Maximale Erfolge sind ohne passende Tools kaum zu erreichen.

Gründe die für E-Mail Marketing sprechen:

• Langfristige Erfolgschancen: Social Media und Kommunikation verändern sich. Nicht alle Kanäle sind und/oder werden zukünftig für dich und deine Zielgruppe relevant sein. Die Stichworte „MySpace“, „Vine“, „ICQ“ und sich logischerweise stetig weiterentwickelnde Nutzer:innenverhalten sowie damit verbundene Erwartungshaltungen verdeutlichen die Problematik ohne große Erklärungen. E-Mails werden auch langfristig Bestand in der digitalen Welt haben. Denn zum einen erweisen sie sich immer wieder als sehr praktisch und vielseitig und zum anderen sind sie absolut etabliert. Diese Kombination führt dazu, dass der E-Mail kein anderes digitales Medium das Wasser reichen kann.
• Flexibilität: E-Mail Marketing kann sehr unterschiedlich ausgerichtet werden und bietet verschiedenste Benefits. Ihr könnt damit beispielsweise Leads generieren, Käufe forcieren oder Euren Expert:innenstatus ausbauen, womit Ihr die Chance auf langfristige starke Geschäftsbeziehungen erhöht. Für jede Anforderung gibt es die passenden E-Mail-Marketing-Tools. Die meisten Lösungen decken gleich mehrere wichtige Bereiche ab.
• Einfache Umsetzung: E-Mail Marketing ist nicht automatisch von Erfolg gekrönt. Dennoch können nützliche Maßnahmen vergleichsweise einfach und ebenfalls kostengünstig realisiert werden. E-Mail-Marketing-Tools geben dir mitunter sogar Hinweise für den potenziell besten Weg. Die Umsetzung erfolgt dann in einfachen Schritten: Mit wenigen Klicks baust du Newsletter-Registrierungsformulare in deine Webpräsenzen ein und die Mails selbst erstellst du über nutzerfreundliche Editoren per Drag-and-Drop.

Es besteht kein Zweifel: E-Mail Marketing ist nicht von gestern und wird auch auf lange Sicht viele Vorteile verschaffen. E-Mail-Marketing-Software hat dabei mehr als eine Daseinsberechtigung. Sie ist in vielerlei Hinsicht stark erfolgsfördernd.

Für wen ist E-Mail-Marketing-Software sinnvoll?

Das schon zu Beginn dieses Abschnitts: Ein E-Mail-Marketing-Programm kann nicht nur in großen Unternehmen klare Vorteile verschaffen. Auch in KMUs, also kleinen und mittleren Unternehmen sowie Start-Ups, ermöglichen E-Mail-Marketing-Lösungen effizientere Prozesse beim Versenden von E-Mail-Kampagnen und Verwalten von Kontaktlisten.

Die gezielte Ansprache Eurer Kontakte mit dem passenden Programm ist deutlich effektiver als die manuelle Segmentierung und Kontaktaufnahme mit den Zielgruppen. Das liegt daran, dass viele Vorgänge in den Tools automatisiert ablaufen. Zudem geben viele Newsletter-Tools nützliche Tipps, wie Ihr Euer E-Mail-Marketing verbessern könnt. Insbesondere in Zeiten der DSGVO ist es überaus wichtig, dass Ihr rechtskonforme Newsletter versendet. Auch dafür bieten E-Mail-Marketing-Tools häufig bereits voreingestellt die idealen Voraussetzungen.

Für größere Unternehmen, die sehr viele Kontakte haben und entsprechend umfangreiches E-Mail Marketing planen, steht die hohe Relevanz einer E-Mail Marketing Software außer Frage. Das Management sowie die richtige Ansprache der hier oft zahlreichen Zielgruppen, das generell große Mail-Aufkommen und die langfristig vorteilhafte Ausrichtung der Aktivitäten sind ohne ein spezielles Tool faktisch unmöglich.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Newsletter-Software?

E-Mail-Marketing-Software bietet je nach Funktionsumpfang viele Vorzüge im Vergleich zum manuellen Versand von E-Mails. Um erfolgreich mit einem Newsletter-Tool im Marketing arbeiten zu können, müssen bestimmte Funktionen enthalten sein. Das sind die wichtigsten Features von Newsletter-Tools:

Personalisierung der Newsletter-Inhalte

Um Newsletter-Empfänger:innen mir Euren Inhalten zu erreichen, müssen diese Eure E-Mails erst einmal öffnen. Die Chancen, dass Euren Inhalten Aufmerksamkeit gewidmet wird, stehen besser, wenn sich die potenziellen Leser:innen persönlich angesprochen fühlen. Das erreicht Ihr durch Personalisierung. Mindestens solltet Ihr Eure Abonnent:innen mit Namen anreden. Ideal ist eine individuelle Ausrichtung des Newsletter-Contents. So profitiert Ihr von stark erhöhten Conversions. Eine moderne Newsletter-Software sollte entsprechende Personalisierungen mit wenig Aufwand ermöglichen.

Automation: Newsletter Systeme, die weitgehend eigenständig arbeiten

Durch Automationen könnt Ihr Eure Abonnent:innen vollautomatisch mit passenden Informationen versorgen. So können diese zu bestimmten Zeitpunkten oder Meilensteinen in der Kundenbeziehung kontaktiert werden. Nach dem Besuch einer Produktseite beispielsweise: Dies kann als Event definiert werden, um Interessent:innen weiterführende Informationen zu den Produkten zuzusenden. Somit erzielt ein gutes E-Mail Marketing Tool bestenfalls Conversions wie zum Beispiel Käufe.

Schnittstellen: Kontakte, Produkte und mehr einfach verwalten

Wenn Ihr zum Beispiel einen Onlineshop betreibt und über Euren Newsletter Produkte vertreiben möchtet, sollte eine passende Schnittstelle im Newsletter-Tool vorhanden sein. Mit der richtigen Anbindung platziert Ihr so schnell mit wenigen Mausklicks Produkt-Links mit Titeln, Beschreibungen und Bildern in Euren Mails. Des Weiteren sollte es möglich sein, Verknüpfungen zu anderen wichtigen Anwendungen, wie Eurem CRM und vielleicht verwendeten speziellen Analytics-Programmen, herzustellen. Je mehr Schnittstellen geboten werden, desto flexibler seid Ihr aufgestellt und desto effizienter könnt Ihr – unter der Voraussetzung der richtigen Nutzung – verfahren.

Responsive Templates und E-Mail-Editor: Professionelle Gestaltung für alle Endgeräte

Technische Fehler und damit zusammenhängende Design-Pannen sind Gift für Euer E-Mail Marketing. Eure Botschaft kommt in solchen Zusammenhängen entweder gar nicht an oder sie vermittelt nicht den zugedachten Mehrwert. Es drohen ausbleibende Klicks und ebenso Abbestellungen der Abonnent:innen. Professionelle responsive Templates, die auf allen erdenklichen Endgeräten eine optimale Darstellung liefern, schließen derartige Risiken aus und rücken deine Inhalte zugleich ins beste Licht. Gute E-Mail Marketing Anbieter stellen daher einfach zu bedienende Editoren mit Layout- und Design-Vorlagen bereit.

Empfängerverwaltung: Inhalte den richtigen Zielgruppen zuweisen

Egal, ob bei großen oder kleinen Kontaktlisten – die Empfänger:innen- bzw. Zielgruppenverwaltung kann schnell kompliziert werden. In nahezu jedem Unternehmen ergeben sich Personenkreise mit unterschiedlichen Voraussetzungen, die im E-Mail Marketing zu berücksichtigen sind. Ihr müsst Euren Newsletter also praktisch immer für verschiedene Zielgruppen anpassen. Eine flexible und leistungsstarke Empfängerverwaltung ist daher ein Muss. Nur über ein solches Feature kannst du deine Abonnent:innen zielgenau überzeugen.

Tracking, Testing und Reporting: Analyse von Öffnungsrate, Klickrate, Conversion-Rate und Co.

Einer der großen Vorteile des E-Mail Marketings ist die gegebene Möglichkeit eines genauen Trackings sowie einer Auswertung entsprechender Maßnahmen. Wer welche E-Mails öffnet, wer auf welche Links klickt und wer in welchem Zusammenhang was kauft: All das sind wertvolle Informationen, aus denen sich künftige Newsletter verbessern lassen. Überdies sind konkrete Wirkungstests verschiedener Inhalte auf spezielle Zielgruppen – A/B-Tests – hier sehr hilfreich. Über Reporting-Anwendungen werden die nackten Daten interpretiert und präsentiert. Eine Newsletter-Software sollte mindestens Öffnungsraten und Klicks erfassen.

Rechtssicherheit: DSGVO-konform Newsletter versenden

Manche Features sind empfehlenswert, um effektiv E-Mail Marketing betreiben zu können. Andere dagegen müssen vorhanden sein, um den gesetzlichen Bestimmungen zu genügen. Eine E-Mail Marketing Software hat bei einem Einsatz in Deutschland gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu verfahren. So müssen Newsletter-Abonnent:innen zunächst eine hinreichende Aufklärung zur Verwendung ihrer Daten erhalten. Im Newsletter-Anmeldeformular sollte es Hinweise auf das Widerrufsrecht der Empfänger:innen und die allgemeinen Datenschutzbestimmungen geben. Ferner sollte eine nicht vorher angeklickte Checkbox vorhanden sein, über die Interessent:innen einwilligen, dass ihre Daten zu Werbezwecken verwendet werden dürfen. Des Weiteren ist ein Double Opt-in unbedingt erforderlich. Dabei handelt es sich um eine zusätzliche Bestätigung der Anmeldung zu deinem Newsletter durch die Nutzer per E-Mail. Diese Voraussetzungen sollten innerhalb einer Newsletter Software mit wenig Aufwand zu schaffen sein.

Cloudbasierte Newsletter Tools und Newsletter Software: Welche Arten von E-Mail Marketing Programmen gibt es?

Oftmals wird nicht zwischen cloudbasierten E-Mail-Marketing-Tools und E-Mail-Marketing-Software unterschieden. Auch bei uns sind die Begriffe weitgehend synonym im Gebrauch. Die Varianten weisen jedoch Unterschiede auf, die es zu kennen gilt.

Die meisten E-Mail-Marketing-Programme im Netz sind cloudbasierte Newsletter-Tools. Sie werden nicht lokal auf Servern des Unternehmens installiert.

Vorteile von cloudbasierten E-Mail-Marketing-Tools

• Jeder beliebige Rechner verschafft Zugang zum jeweiligen Newsletter-Tool.

• Wenn Software-Updates erforderlich sind, werden diese unbemerkt im Hintergrund, automatisch aufgespielt – dadurch entsteht für Euch kein zusätzlicher Aufwand und Ihr habt keine Ausfälle zu befürchten.

• Cloudbasierte E-Mail-Marketing-Anbieter vereinen in der Regel weitere Leistungen hinter der eigentlichen Software. Hier sind insbesondere der passende Webspace und eine entsprechende technische Wartung zu nennen.

• Die Mailserver cloudbasierter Lösungen sind auf große E-Mail-Aufkommen bestens ausgelegt. Sie verfügen über Whitelistings und Zertifizierungen, wodurch die Zustellbarkeit steigt.

• Meistens profitiert Ihr bei cloudbasierten Newsletter-Systemen von einem umfangreichen Support. Dieser wird Euch zumindest bei Open-Source-Programmen nicht zuteil.

Nachteile von cloudbasierten Newsletter-Tools

• Cloudbasierte Systeme speichern die Empfängerlisten normalerweise auf einem Server außerhalb Eures Unternehmens: Das muss in puncto Sicherheit und ebenso datenschutzrechtlich einwandfrei geregelt sein.

• Außerdem ist ein cloudbasiertes E-Mail-Marketing-Tool im Regelfall teurer als eine lokal installierte E-Mail-Marketing-Software: Während für die Cloudlösung montliche Kosten für das Abonnement entstehen, muss ein lokales Tool nur einmalig gekauft werden.

Cloudbasierte Newsletter Tools sind in vielen Fällen trotz ihrer Nachteile die beste Lösung. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist der Wartungsaufwand einer im Haus installierten Software einfach zu groß. Die Kosten für ein System in der Cloud sind dagegen zumeist gut annehmbar. Es bleiben die Sicherheits- und Datenschutzbedenken: Aber auch hier kann Entwarnung gegeben werden. Denn die Anbieter:innen der Newsletter Tools achten aus Eigeninteresse penibel darauf, dass keine derartigen Risiken entstehen.

Was kostet E-Mail-Marketing-Software?

Was E-Mail-Marketing-Software kostet lässt sich pauschal gar nicht so einfach sagen. In der Regel werden monatliche oder jährliche Abonnements für Newsletter-Tools abgeschlossen. Es gibt aber auch Prepaid-Tools, die monatlich und nur wenn sie benötigt werden im Voraus bezahlt werden. 

Newsletter-Software Abonnements

Abonnements bieten günstigere Tarife als monatlich im Voraus bezahlte Prepaid-Tools. Sobald Ihr also ein oder mehrere Newsletter pro Monat versendet, lohnt sich ein solcher Abo-Tarif. Bei den meisten E-Mail-Marketing-Tools berechnen sich die Kosten pro Monat anhand der Anzahl an Kontakten bzw. Empfänger:innen in der Datenbank oder der Anzahl pro Mailings. Dafür ist es je nach Tool möglich eine unbegrenzte Anzahl an Mailings pro Monat zu versenden oder eine große Anzahl an Kontakten zu haben, die den Preis nicht weiter beeinflussen. In der Regel können diese Tools monatlich gekündigt werden.

Anbieter für Newsletter-Software Abonnements:

• CleverReach 

• Mailchimp

• Mailify

• rapidmail

• ActiveCampaign

• GetResponse

• KlickTipp

• Mailjet

Prepaid Newsletter-Tools

Prepaid E-Mail-Marketing-Tools werden monatlich bezahlt und nur dann wenn sie auch verwendet werden. In der Regel sind diese Tools lohnenswert, wenn Ihr nur plant hin und wieder Massmailings zu versenden. Zudem gibt es keine Vertragsbindung und daher muss auch die Software auch nicht gekündigt werden. Sie wird quasi bei Bedarf einfach für einen Monat hinzugebucht, um Newsletter zu versenden.

Anbieter für Prepaid E-Mail-Marketing-Tools:

• Sendinblue (ehemals Newsletter2Go)
• rapidmail

Kostenlose Newsletter-Tools

Es gibt auch kostenfreie E-Mail-Marketing Software. Zudem sind viele Tools bis zu einer geringen Anzahl an Kontakten bzw. Empfänger:innen oder E-Mails kostenlos. Dafür sind deren Funktionsumfang oft limitiert. Die meisten Anbieter stellen Ihre Tools für kostenfreie Testphasen zur Verfügung.

Anbieter von kostenfreien Newsletter-Tools

• Mailchimp (bis zu 10.000 E-Mails pro Monat & an 2000 Empfänger:innen)

• Sendinblue (bis zu 300 E-Mails an 300 Empfänger:innen täglich)

• CleverReach (monatlich bis zu 1000 E-Mails & an 250 Empfänger:innen)

• Mailjet (monatlich bis zu 6000 E-Mails bei einem Tageslimit von 250)