Die besten Dokumentenmanagement-Systeme im Vergleich (DMS Software)

Dokumentenmanagement-System Definition: Was ist Dokumenten-Verwaltung und warum wird eine DMS Software benötigt?

In jedem Betrieb gibt es eine große Masse an Dokumenten und Akten, die gemäß spezifischer Richtlinien korrekt zu handhaben sind, die einmalig oder regelmäßig die richtigen Stellen erreichen müssen und/oder an denen im Team gearbeitet wird. Die Organisation dieser und weiterer typischer To-dos im Zusammenhang mit Dokumenten lassen sich mithilfe eines sogenannten Dokumentenmanagement-Systems, kurz DMS, vereinfachen oder teilweise sogar automatisieren. Digitale Dateien wie auch Papierdokumente können mittels Dokumenten Manager Software in einem zentralen Archiv abgespeichert, bearbeitet und über dieses verteilt werden. Ein entsprechendes Programm ist häufig in der Lage, verschiedenste Dokumente zu verarbeiten – von Standardformularen für die Qualitätssicherung über wiederkehrende Verträge bis hin zu Einzelkorrespondenzen. DMS-Software hat in der heutigen Geschäftswelt eine entscheidende Bedeutung erlangt, da sie Organisationen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und die Produktivität zu steigern. Eine zentrale Funktion dieser Software ist die revisionssichere Speicherung von Aufzeichnungen, die sicherstellt, dass einmal abgelegte Dokumente nicht unbemerkt verändert werden können. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff) von großer Bedeutung, da Unternehmen verpflichtet sind, bestimmte Dokumente und Aufzeichnungen über festgelegte Zeiträume revisionssicher vorzuhalten. Eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt demnach Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass ihre Dokumente und Aufzeichnungen den gesetzlichen und betrieblichen Kriterien entsprechen.

Dokumentenmanagement-Systeme wichtige Funktionen - folgende Komponenten sind typisch für DMS-Systeme

• Erfassung, Speicherung und Management: Dokumente können im DMS-Programm häufig aus verschiedenen Quellen zusammenlaufen. Digitale Dokumente sind genauso zu erfassen wie Scans und Drucke. Die Speicherung erfolgt in einem zentralen Archiv, in dem Dateien zum Beispiel durch Kategorisierung oder Zuweisung von Tags weiter zu organisieren sind.
• Zugriffsrechte und Sicherung: Oftmals ist es bei einer Document-Management-Lösung möglich, Regeln für Freigabeprozesse auf einzelne Dokumente oder für Archivbereiche festzulegen. Vertrauliche Dokumente werden so garantiert nur von Befugten gesichtet. Bestimmte Dokumente können außerdem zur Freigabe an andere Benutzer gesendet werden, wodurch Arbeitsabläufe gestrafft und Beschleunigt werden.
• Zeitgenau Dokumente teilen oder zuweisen: Ausgehend von der DMS-Software können Dokumente über mehrere Systeme verlustfrei und sicher geteilt werden. Eine Document-Management-Software ist dazu verwendbar, beispielsweise Verträge fristgerecht an die richtigen Stellen zu senden – mitunter automatisiert.
• Zusammenarbeit: Im Dokumentenmanagement (DMS) kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Dabei ist das typische Problem einer Bearbeitung von mehrere Versionen sicher auszuschließen, da sich jeweils ein relevantes Dokument festlegen lässt, an dem alle arbeiten müssen.
• Business-Intelligence- bzw. Analytics-Tools: Zentral abgespeicherte Dokumente können ganzheitlich analysiert werden. Anhand entsprechender Daten lassen sich zielgenaue bzw. effiziente Entscheidungen treffen.
• Integration: Viele Dokumentenmanagement-Anbieter ermöglichen es, ihre Produkte mit anderen business-relevanten Systemen, in denen Dokumente eine wichtige Rolle spielen, zu verbinden. So können ganzheitlich - auch um das konkrete Dokumentenmanagement herum - effiziente Strukturen geschaffen werden.
• Verschlagwortung und Suchfunktion: Die Metadaten-Erfassung ermöglicht eine präzise Verschlagwortung von Akten und Dokumenten. Diese Verschlagwortung, kombiniert mit einer fortschrittlichen Suchfunktion, gewährleistet, dass Dokumente schnell und einfach auffindbar sind.
• Versionierung: Sie stellt sicher, dass bei jeder Änderung eines Dokuments eine neue Version erstellt wird. Dies ermöglicht es den Nutzern, den Verlauf von Änderungen nachzuvollziehen und bei Bedarf zu älteren Versionen zurückzukehren.
• Texterkennung: Die Texterkennungsfunktion ermöglicht es, gescannte oder digitalisierte Dokumente in durchsuchbaren Text umzuwandeln. Dies erhöht die Effizienz, da Benutzer nicht manuell durch jedes Dokument blättern müssen, um bestimmte Informationen zu finden.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement-System?

Die wesentliche Aufgabe einer Dokumentenverwaltung-Software liegt in der digitalen und zentralen Archivierung von Dokumenten. Neben der Speicherung lassen sich die Dokumente in einem solchen System auf vielfältige Weise verwalten. DMS-Systeme unterstützen Unternehmen bzw. deren Abteilungen sowie schließlich die betreffenden Mitarbeiter:innen mit spezifischen Tools sowie gegebenenfalls individualisierbaren Workflows, um wichtige Prozesse rund um Dokumente schnell und zuverlässig zu gestalten. Sie bieten eine strukturierte Ordnerstruktur, die den Anforderungen der Unternehmen angepasst werden kann. Dabei spielt die Benutzeroberfläche eine entscheidende Rolle, da sie die Interaktion zwischen dem Benutzer und dem System erleichtert. Sie bietet einen klaren Überblick über den Speicherort, die Aufbewahrungsfrist und die verschiedenen Dateiformate, die unterstützt werden. Eine gute Dokumenten-Software begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments und ermöglicht es, diesen mithilfe seines Funktionsumfangs effizienter zu machen: beginnend bei der Erfassung und Bearbeitung über die zielgenaue Verteilung, bis hin zur langfristigen Archivierung, Auswertung oder Löschung. Dokumentenmanagement erfolgt dabei typischerweise in vier Schritten:

1. Erfassung von Dokumenten in digitaler Form oder von Papier
2. Strukturierung und eventuelle Bearbeitung der digitalen Dokumente
3. Verteilung mithilfe von individuellen Workflows und anschließendes Controlling
4. Langfristig sichere bzw. unveränderbare und rechtskonforme Archivierung oder Löschung

Vorteile und Nachteile von Dokumentenmanagement-Software

Das schon vorab: Dokumentenmanagement-Software bringt kaum Nachteile mit sich, die Vorteile sind dafür aber umso deutlicher. Papierkram ist in vielen Unternehmen nach wie vor an der Tagesordnung. Die korrekte Ablage, das Auffinden oder die Verteilung von Dokumenten sind dabei stets große Zeit- und Kostenfresser. Dieser ineffizienten Arbeitsweise kann mit einem Dokumentenmanagement Tool effektiv entgegengewirkt werden.

Es ergeben sich zentral folgende Vorteile.

• Weniger Papier: DMS-Programme bilden in allen Unternehmen wichtige Wegbereiter hin zu papierlosen Büros. Sie ermöglichen es, Papierdokumente effizienter zu bearbeiten oder bestenfalls ganz abzuschaffen und sorgen für eine immense Zeitersparnis. Letztere manifestiert sich insbesondere darin, dass digitale oder digitalisierte Dokumente viel einfacher zu organisieren sind, sie schneller übermittelt werden können und keine Papierkosten anfallen. Es bleibt schließlich mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
• Mehr Compliance und Sicherheit: In Dokumenten sind sogar sehr häufig unternehmenskritische Informationen verfasst, die sicher aufbewahrt bzw. vom Zugriff Unbefugter geschützt werden müssen. Dokumenten-Systeme bieten diverse Möglichkeiten, sichere Bedingungen zu schaffen. Dazu zählen insbesondere Verschlüsselungen, Rechteverwaltung, mehrfache Speicherung - eventuell sogar an unterschiedlichen Serverstandorten - oder auch Notfallwiederherstellungsoptionen. Darüber hinaus umfassen DMS-Systeme, die den deutschen und europäischen Markt fokussieren, praktisch immer spezifische Funktionen zur Einhaltung der DSGVO.
• Schnelle und einfache Integration: Idealerweise sind Dokumentenmanagement-Systeme an relevanten Stellen unkompliziert in bestehende Software-Architekturen zu integrieren. So können Anwender:innen mit der Software Dokumentenverwaltung betreiben und darüber hinaus Unternehmensprozesse, in denen entsprechende Dateien wichtig sind, ganzheitlich optimieren. Es entsteht bestenfalls eine konsistente Dokumenten-Infrastruktur mit Automatisierungen einzelner Vorgänge. Beispielsweise ist es möglich, Dokumente, finanzielle Informationen und E-Mails aus einem bestimmten Geschäftsbereich automatisiert zu archivieren, zu indexieren, auszuwerten und sicher zu teilen. Der Fantasie sind hinsichtlich der Individualisierung kaum Grenzen gesetzt.

Hat ein Dokumentenmanagementsystem Nachteile, die wirklich ins Gewicht fallen? Zwar ist die Implementierung einer solchen Lösung immer mit nicht unerheblichen fortlaufenden Kosten verbunden und die Etablierung im Betrieb kann durchaus aufwendig sein. In Anbetracht der signifikanten Vorteile sind diese (eventuellen) Nachteile jedoch hinnehmbar. Um Nachteile möglichst vollkommen auszuschließen, sollte wirklich die am besten zu den eigenen Anforderungen passende Dokumente Software ausgewählt werden.

Dokumentenmanagement-System-Vergleich: Wie wählt man den passenden DMS-Anbieter aus bzw. worauf sollte man achten?

Zur Bestimmung des optimalen Dokumenten-Management-Systems bzw. bei der Auswahl von einem passenden DMS Software Anbieter sollte vor allem auf die folgenden Aspekte geachtet werden: die Anforderungen an das System, die Funktionen sowie die Einsatzbereiche und der Aufbau.

Dokumentenmanagementsystem Anforderungen Zunächst gilt es den Ist-Zustand im Unternehmen zu analysieren und sämtliche Abteilungen, die in Zukunft mit dem Digital Document Management arbeiten sollen, festzustellen. Idealerweise werden alle betreffenden Mitarbeiter:innen einbezogen und geschaut, wo konkreter Handlungsbedarf besteht bzw. wie sich die allgemeinen Möglichkeiten gestalten. Je höher der bisherige Papierverbrauch, desto größer ist normalerweise auch das Optimierungspotenzial. Alle Beteiligten sollten insbesondere überlegen, an welchen Stellen es im Umgang mit Dokumenten typischerweise zu Problemen kommt. Diese Bereiche muss das Dokumentenmanagement-System primär beheben können. Des Weiteren ist es klug, einen Blick in die Zukunft zu wagen. Die Dokumentenmanagement-Software sollte den Anforderungen im Unternehmen langfristig zuverlässig genügen können.

Dokumentenmanagement-System Funktionen und Einsatzbereiche Interessierte sollten sich immer eine möglichst breite DMS-Systeme Übersicht verschaffen. Die ersten Fragen dabei sind: Welche DMS-Systeme gibt es und werden vielleicht ganz spezielle Lösungen für meine Bedarfe angeboten? Letztere können zum Beispiel DMS für die Buchhaltung, DMS für Personaler:innen oder DMS für Online-Marketing sein. Solche Programme sind nicht selten Teil von Suiten mit weiteren Features für den jeweiligen Geschäftsbereich. Entsprechende DMS Beispiele finden Interessierte neben vielen weiteren in der obigen Liste. In diesem Zusammenhang sind auch Integrationsmöglichkeiten immer ein wichtiges Thema. Wenn im DMS-Anbieter Vergleich kein spezialisiertes und/oder umfassendes System für die eigenen Voraussetzungen zu finden ist, sollte zumindest eine problemlose Integration in die bestehende Systemlandschaft möglich sein. Bei der Bestimmung des konkreten Funktionsumfangs können sich Verantwortliche an den oben aufgeführten ganz zentralen Features von DMS-Software orientieren.

Aufbau von Dokumentenmanagement-Systemen Es ist elementar, dass sich das DMS an das jeweilige Unternehmen bzw. dessen Anforderungen anpassen lässt und es nicht erforderlich ist, das Rad der jeweiligen Betriebsprozesse vollkommen neu zu erfinden. Ansonsten ist Unmut bei den Nutzer:innen vorprogrammiert. Ein gutes DMS ist in seinem Aufbau entsprechend flexibel. Verantwortliche sollten prüfen, wie viel Aufwand es bedeutet, die Dokumenten-Verwaltung an die eigenen Bedarfe anzupassen. Wichtig dabei ist auch, dass hier oftmals jede Menge verdeckte Kosten lauern. Viele Anbieter versprechen, dass eine individuelle Ausrichtung kein Problem ist. Sie lassen sich diese aber mitunter auch fürstlich bezahlen – besonders dann, wenn spezielle Programmierungen erforderlich sind. Manche Lösungen im DMS-Anbieter-Vergleich verfolgen dagegen direkt den Ansatz eines modularen Aufbaus und können infolgedessen sogar recht preiswert angepasst werden.

Was kosten DMS-Softwares?

Eine pauschale Beantwortung dieser Frage ist selbstverständlich nicht möglich. Es kommt vor allem auf den Funktions- und Service-Umfang an. Es gibt aber einige kostenlose Dokumentenmanagement-Systeme. Diese bieten aber in aller Regel nur Basic-Funktionen. Wer ein Open-Source-Dokumentenmanagement-System herunterlädt und auf den eigenen Servern installiert, muss dafür mitunter ebenfalls nichts bezahlen und hat deutlich mehr Möglichkeiten. Dafür muss ein solches Open-Source-Dokumentenmanagement-System aber auch komplett selbst verwaltet werden, was natürlich immer einen erheblichen Aufwand bedeutet. Die typischen Kosten für unterschiedliche Software-Arten gestalten sich wie folgt:

Kosten für DMS in der Cloud als SaaS Bei einer Cloud-Lösung zahlen DMS-Kunden normalerweise einen festen monatlichen Betrag für die DMS-Software und den Serverplatz sowie eventuelle zusätzliche Services beim jeweiligen Anbieter. Mit wie viel ein solches System monatlich zu Buche schlägt, hängt vor allem von dessen Umfang ab. Wird das Programm lediglich zum Speichern und Archivieren von Daten verwendet, kostet das logischerweise weniger, als wenn direkte Integrationen von CRM, Personal-Management, E-Mail oder anderen Programmen in Anspruch genommen werden. Je mehr Funktionen benötigt werden, desto mehr Ressourcen muss der Provider bereitstellen und desto höher sind die monatlichen Kosten. Die Features werden häufig in verschiedenen Paketen und/oder Modulen gefasst. Ein Standardpaket deckt dabei im Allgemeinen lediglich die ganz wesentlichen Funktionen ab. Es lässt sich bei Bedarf erweitern. Gute Standardpakete sind bereits für rund 30 Euro pro Benutzer:in und Monat erhältlich. All-Inclusive-Pakete kosten mindestens das Doppelte - je nachdem, wie umfangreich die individuellen Anpassungsbedarfe sind. Die Kosten für den Support, die Wartung, Updates und weitere wichtige Dienste sind meistens in den Bundles enthalten. Unternehmen müssen keine administrativen Aufgaben selbst übernehmen.

Kosten für lokale Dokumentenmanagement-Systeme (on premise)

Wenn man sich den Dokumentenmanagement-System Markt anschaut, zeigt sich, dass es durchaus zahlreiche On-Premise-DMS, also als lokal auf den hauseigenen Servern installierbare Software, gibt. Hier setzen sich die Kosten etwas anders zusammen. Die Software ist entweder open-source und kann kostenlos heruntergeladen werden, wobei ausschließlich Aufwände für Server und Wartung anfallen. Oder sie wird einmal gekauft und dann installiert sowie langfristig eigenständig verwaltet. Gerade dann, wenn ein Open-Source-Dokumentenmanagement-System genutzt wird, haben Unternehmen alle erdenklichen Freiheiten bei der Anpassung. Entsprechende Individualisierungen müssen aber auch vollkommen eigenständig geplant und realisiert werden. Das kostet schnell viel Geld. Besonders hervorzuheben sind bei dieser Variante eines Dokumentenmanagement-Systems die typischen laufenden Kosten. Der Betrieb der Server, die Schaffung von Sicherheit, die Wartung der Software wie auch der Hardware und weitere Must-Haves bedeuten regelmäßigen Aufwand. In aller Regel müssen hier personelle Ressourcen freigemacht bzw. geschaffen werden – intern oder extern. Das lohnt sich nur für relativ wenige Firmen. Die SaaS-Cloud-Option ist da schon weitaus breiter zweckdienlich einsetzbar. Die großen Vorteile der On-Premise-Variante sind in den Tatsachen zu sehen, dass Unternehmen hier mehr Freiheiten bei der Gestaltung des Systems haben und ihre Daten ausnahmslos bei ihnen liegen.