Digitale Personalakte: Pflicht ab 2027? Was Unternehmen über Entgeltunterlagen und euBP wissen müssen
Selina Feddern27.7.2026
Was ab 2027 für bestimmte Entgeltunterlagen wirklich gilt, welche Nachweise betroffen sind und wie Unternehmen die Umstellung strukturiert planen
Inhalt
- Kommt die digitale Personalakte ab 2027 wirklich zur Pflicht?
- Welche Unterlagen müssen künftig elektronisch vorliegen?
- Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
- Beispielhafter Fahrplan: Schrittweise zur digitalen Personalakte
- Checkliste für eine prüfungsfähige digitale Personalakte
- Software-Tipp: Dokumente nachhaltig verwalten mit der Digitalen Personalakte von Sage
- Fazit: Eine Betriebsprüfung sollte keine Dokumentensuche sein
Der Arbeitsvertrag liegt im Aktenschrank. Die letzte Gehaltsänderung steckt im E-Mail-Postfach. Arbeitszeitnachweise liegen im Netzwerk ab, eine Immatrikulationsbescheinigung wartet im Scan-Ordner und irgendwo gibt es noch diese eine Bescheinigung der Krankenkasse, die vor Monaten per Post kam. Solange niemand danach fragt, funktioniert dieses Nebeneinander erstaunlich gut. Bis eine Betriebsprüfung ansteht. Und genau dann werden ungeordnete Ablagen zu einer Herausforderung für dein Unternehmen. Viele HR-Abteilungen stellen sich deshalb vor allem eine entscheidende Frage: Wird die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht? Die kurze Antwort darauf? Nein. Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es auch ab 2027 nicht.
Verpflichtend wird etwas anderes: Bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen elektronisch geführt und bereitgestellt werden können. Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen noch eine Befreiung von der elektronischen Führung begleitender Entgeltunterlagen nutzen. Danach müssen die betroffenen Unterlagen elektronisch geführt, aufbewahrt und im Prüfungsfall digital bereitgestellt werden können. Für Unternehmen heißt das: Nicht die digitale Personalakte wird Pflicht, sondern der digitale Nachweis bestimmter Entgeltunterlagen. Gesetzlich vorgeschrieben ist die digitale Personalakte dafür nicht. In der Praxis ist sie aber häufig der strukturierteste Weg, um relevante Unterlagen zentral, auffindbar und zugriffsgeschützt bereitzuhalten.
Wir zeigen dir, was bis 2027 wirklich gilt, welche Dokumente betroffen sind und wie du die Einführung einer digitalen Personalakte so planst, dass daraus kein Großprojekt mit Aktenstaub und Überstunden wird.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es auch ab 2027 nicht.
- Verpflichtend wird ab dem 1. Januar 2027 die elektronische Führung, Aufbewahrung und Bereitstellung bestimmter entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen im Rahmen der euBP.
- Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen noch eine Befreiung von der elektronischen Führung begleitender Entgeltunterlagen nutzen. Danach entfällt diese Möglichkeit.
- Betroffen sind unter anderem Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, DEÜV-Meldungen, Bescheide zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, Arbeitszeitnachweise und Immatrikulationsbescheinigungen.
- Ein stufenweiser Stichtagsansatz kann Unternehmen helfen, die Umstellung planbar anzugehen. Der konkrete Zeitraum hängt von Aktenvolumen, Systemlandschaft und Abstimmungsbedarf ab.
Kommt die digitale Personalakte ab 2027 wirklich zur Pflicht?
Kaum ein HR-Thema sorgt aktuell für so viele widersprüchliche Aussagen wie die digitale Personalakte. Das liegt vor allem daran, dass zwei Dinge häufig durcheinandergeworfen werden:
- Die digitale Personalakte als praktisches Werkzeug im HR-Alltag
- Die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Bereitstellung bestimmter Entgeltunterlagen
Wer nach „digitale Personalakte Pflicht“ sucht, stößt deshalb schnell auf Aussagen, die zwar griffig klingen, rechtlich aber zu kurz greifen.
Das ändert sich ab 2027
Tatsächlich schreibt der Gesetzgeber Unternehmen nicht vor, ihre Personalakten vollständig digital zu führen. Was sich zum 1. Januar 2027 ändert, betrifft die sogenannte elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Bis Ende 2026 können Unternehmen noch beantragen, auf die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen zu verzichten. Diese Befreiungsmöglichkeit entfällt jedoch. Danach müssen Arbeitgeber die vorgeschriebenen Unterlagen elektronisch vorhalten und im Rahmen einer Betriebsprüfung digital bereitstellen können.
Für viele Unternehmen ist das ein wichtiger Unterschied. Die eigentliche Pflicht betrifft nicht die Personalakte selbst, sondern die Nachweise, die für die Sozialversicherung und die Entgeltabrechnung relevant sind. Wer diese Dokumente heute noch über Papierakten, Netzlaufwerke, E-Mails oder verschiedene Systeme verwaltet, wird spätestens bei einer Prüfung merken, wie viel Zeit allein das Zusammensuchen der Unterlagen kostet.
Besonders wirksam wird eine digitale Personalakte, wenn sie nicht isoliert neben HR- und Payroll-Systemen steht, sondern Dokumente dort verarbeitet, wo sie im Personal- und Entgeltprozess entstehen. Sie bündelt Personaldokumente an einem Ort, vermeidet Medienbrüche und macht Unterlagen schnell auffindbar. Viele Unternehmen mit bisher hybriden Ablagen nutzen die anstehenden gesetzlichen Änderungen deshalb als Anlass, ihre Prozesse gleich komplett neu aufzustellen.
Was häufig behauptet wird | Was tatsächlich gilt |
|---|---|
Die digitale Personalakte wird ab 2027 Pflicht. | Nein. Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht. |
Unternehmen müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch vorhalten. | Ja. Die gesetzlichen Anforderungen beziehen sich auf prüfungsrelevante Unterlagen. |
Papierakten reichen künftig immer aus. | Nein. Für die elektronische Betriebsprüfung müssen relevante Unterlagen digital verfügbar sein. |
Unternehmen sollten sich erst Ende 2026 mit dem Thema beschäftigen. | Nein. Wer früh startet, kann Prozesse schrittweise umstellen und muss nicht unter Zeitdruck handeln. |
Welche Unterlagen müssen künftig elektronisch vorliegen?
Die wenigsten Unternehmen führen ausschließlich Papierakten. Viel häufiger entsteht über Jahre eine Mischung aus Ordnern, Netzlaufwerken, E-Mail-Postfächern und verschiedenen HR-Systemen: Neue Arbeitsverträge werden vielleicht schon digital unterschrieben, ältere Vertragsänderungen liegen noch im Aktenschrank. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen kommen elektronisch an, andere Nachweise werden eingescannt oder manuell abgelegt.
Welche Dokumente künftig elektronisch verfügbar sein müssen, regelt nicht die digitale Personalakte selbst, sondern die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Sie legt fest, welche entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen Arbeitgeber im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung vorhalten müssen, etwa:
- Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
- DEÜV-Meldungen
- Bescheide zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
- Erklärungen geringfügig Beschäftigter
- Arbeitszeitnachweise
- Immatrikulationsbescheinigungen
In der Praxis zählen dazu je nach Fall auch Lohnscheine, Lohnkonten, DEÜV-Meldeprotokolle, Lohnsteuerbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen und weitere entgeltbezogene Nachweise. Je nach Beschäftigungsverhältnis kommen weitere Nachweise hinzu, etwa zur Elterneigenschaft oder zu sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten.
Viele dieser Dokumente entstehen nicht einmalig, sondern begleiten Mitarbeitende über das gesamte Beschäftigungsverhältnis: Neue Bescheinigungen kommen hinzu, Arbeitszeiten ändern sich, Vertragsbestandteile werden angepasst oder sozialversicherungsrechtliche Angaben müssen aktualisiert werden. Genau deshalb reicht es langfristig meist nicht aus, wenn du Dokumente lediglich digitalisierst. Entscheidend ist, dass du sie nachvollziehbar ablegst, schnell findest und dauerhaft aktuell hältst.
Eine digitale Personalakte kann dir helfen, diese Informationen an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Sie ersetzt zwar nicht die gesetzlichen Vorgaben, schafft aber die Grundlage dafür, dass Personalunterlagen nicht in verschiedenen Ablagen verschwinden, sondern dort verfügbar sind, wo HR und Payroll sie im Alltag tatsächlich benötigen.
Typische Unterlagen in der digitalen Personalakte und prüfungsrelevante Nachweise
Sozialversicherung
Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, DEÜV-Meldungen, Bescheide zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
Beschäftigung
Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Nachweise geringfügiger Beschäftigung
Arbeitszeit
Arbeitszeitnachweise, Vereinbarungen zur Arbeitszeit
Ausbildung
Immatrikulationsbescheinigungen, Ausbildungsnachweise
Weitere Nachweise
Nachweise zur Elterneigenschaft sowie weitere entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente
Nicht jedes Dokument einer Personalakte fällt automatisch unter die gesetzlichen Anforderungen. Gleichzeitig zeigt die Liste, wie eng Personalverwaltung, Payroll und Sozialversicherung miteinander verbunden sind. Je stärker diese Bereiche voneinander getrennt arbeiten, desto größer wird meist auch der Aufwand für dich, alle relevanten Unterlagen im Prüfungsfall vollständig zusammenzustellen.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Bevor du deshalb über Software oder Migration sprichst, lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme. Sie zeigt meist sehr schnell, an welchen Stellen Prozesse bereits gut funktionieren und wo Medienbrüche den Arbeitsalltag unnötig kompliziert machen.
Hilfreich sind dabei unter anderem folgende Fragen:
- Sind alle entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen zentral auffindbar?
- Gibt es eine einheitliche Struktur für die Ablage von Personaldokumenten?
- Ist klar geregelt, wer Dokumente einsehen, bearbeiten oder freigeben darf?
- Arbeiten HR, Payroll und gegebenenfalls die Lohnbuchhaltung mit denselben Informationen?
- Lassen sich Änderungen an Dokumenten nachvollziehen?
- Werden gesetzliche Aufbewahrungsfristen bereits berücksichtigt?
Sind Dokumentarten, Metadaten und Ablageregeln eindeutig definiert? Und ist klar geregelt, wer Dokumente klassifiziert, freigibt und archiviert? Die Antworten dazu fallen in vielen Unternehmen unterschiedlich aus. Manche haben ihre Payroll bereits weitgehend digitalisiert, arbeiten bei Vertragsunterlagen aber noch papierbasiert. Andere verwalten Dokumente zwar elektronisch, nutzen dafür jedoch mehrere voneinander getrennte Systeme. Beides muss nicht zwangsläufig problematisch sein. Je mehr Ablagen und Schnittstellen jedoch zusammenkommen, desto größer wird meist auch der organisatorische Aufwand.
Beispielhafter Fahrplan: Schrittweise zur digitalen Personalakte
Der folgende Ablauf ist ein Orientierungsrahmen und ersetzt keine individuelle Projektplanung: Die Vorstellung, mehrere Jahre Personalunterlagen auf einmal zu digitalisieren, schreckt viele Unternehmen zunächst ab. Verständlich. Schließlich geht es nicht nur um das Scannen einzelner Dokumente, sondern um gewachsene Prozesse. Unterschiedliche Ablagen und die Frage, wie sich HR, Payroll und Datenschutz künftig sinnvoll miteinander verbinden lassen, stehen im Raum.
Die gute Nachricht: In den meisten Fällen ist ein kompletter Neustart gar nicht notwendig. Viele Unternehmen setzen stattdessen auf einen Stichtagsansatz. Neue Dokumente werden ab einem festgelegten Zeitpunkt ausschließlich digital abgelegt, während ältere Unterlagen nach und nach ergänzt werden. So entsteht Schritt für Schritt eine digitale Personalakte, ohne den laufenden Betrieb auszubremsen. Wie ein solcher Prozess aussehen kann, haben wir für dich hier einmal skizziert:
Monat 1: Bestehende Prozesse analysieren
Am Anfang steht keine Software, sondern ein ehrlicher Blick auf die aktuelle Situation:
- Welche Dokumente werden bereits digital geführt?
- Welche liegen noch ausschließlich in Papierform vor?
- Wo entstehen Medienbrüche und welche Abläufe kosten im Alltag besonders viel Zeit?
Meist zeigt sich schon hier: Nicht die Dokumente selbst sind das Problem, sondern die Vielzahl unterschiedlicher Ablagen. Wer diese Schwachstellen kennt, plant die nächsten Schritte deutlich gezielter.
Monat 2: Datenschutz und Berechtigungen festlegen
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen eines Unternehmens. Deshalb sollte früh geklärt werden:
- Wer darf auf welche Dokumente zugreifen?
- Wie werden Zugriffe künftig dokumentiert?
- Müssen Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragte eingebunden werden?
Lege außerdem fest, wie Freigaben und Dokumentversionen protokolliert werden. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Unterlagen sehen, bearbeiten oder freigeben durfte. Eine klare Berechtigungsstruktur erleichtert nicht nur die spätere Arbeit. Sie stellt auch sicher, dass vertrauliche Informationen nur bei den Personen landen, die sie wirklich brauchen.
Monat 3: Die digitale Struktur aufbauen
Erst jetzt lohnt sich die Einrichtung des neuen Systems:
- Welche Dokumentenkategorien werden benötigt?
- Wie soll die Personalakte aufgebaut sein?
- Welche Informationen sollen automatisch übernommen werden, welche bleiben manuell?
Neben Kategorien sollten Unternehmen auch Dokumentarten, Metadaten, Aufbewahrungslogik und Zuordnungsregeln definieren. Gerade bei Payroll-Dokumenten ist wichtig, dass Unterlagen eindeutig Mitarbeitenden und Abrechnungszeiträumen zugeordnet werden. Je durchdachter diese Struktur, desto weniger Nacharbeit später im Tagesgeschäft.
Monat 4: Schrittweise digitalisieren
Nicht jede Altakte muss sofort komplett eingescannt werden. Viele Unternehmen setzen stattdessen auf einen zweistufigen Ansatz:
- Alle neuen Dokumente werden ab einem festen Stichtag direkt digital abgelegt.
- Ältere Unterlagen werden erst dann digitalisiert, wenn sie tatsächlich benötigt werden (Scan-on-Demand).
Für die Digitalisierung sollten Mindeststandards gelten: Scanqualität, Lesbarkeit, Vollständigkeit, korrekte Zuordnung, Dokumententyp und Suchbarkeit. Nur so entsteht aus digitalisierten Dokumenten eine wirklich nutzbare Personalakte. Das reduziert den Aufwand erheblich und verhindert, dass wochenlang Akten gescannt werden, die später nie wieder gebraucht werden.
Monat 5: Mitarbeitende mitnehmen
Eine digitale Personalakte verändert nicht nur die Ablage, sondern den Arbeitsalltag:
- Neue Dokumente werden anders abgelegt.
- Freigaben laufen digital.
- Informationen stehen mehreren Bereichen gleichzeitig zur Verfügung.
Spätestens jetzt entscheidet sich, ob die neuen Prozesse tatsächlich gelebt werden. Kurze Schulungen, klare Verantwortlichkeiten und verständliche Standards bauen Unsicherheiten früh ab.
Monat 6: Produktiv starten und Prozesse weiterentwickeln
Mit dem Go-live endet die Einführung nicht – erst im laufenden Betrieb zeigt sich:
- An welchen Stellen müssen Prozesse noch nachjustiert werden?
- Welche Dokumentenarten fehlen noch?
Nach dem Go-live sollten Unternehmen regelmäßig prüfen, ob Aktenstruktur, Dokumentarten und Berechtigungen noch zu den tatsächlichen Prozessen passen. Lege außerdem fest, wer die Struktur dauerhaft pflegt und notwendige Anpassungen umsetzt. Viele Unternehmen merken schnell: Sie sind nicht nur besser auf Prüfungen vorbereitet. Auch Rückfragen zu Verträgen, Gehaltsänderungen oder Bescheinigungen lassen sich schneller klären, weil die Informationen nicht mehr über verschiedene Systeme verstreut sind, sondern an einem zentralen Ort zusammenlaufen.
Checkliste für eine prüfungsfähige digitale Personalakte
Ob eine digitale Personalakte funktioniert, zeigt sich nicht an der Zahl gescannter Dokumente, sondern daran, ob Informationen vollständig, nachvollziehbar und dauerhaft verfügbar sind. Eine saubere Struktur erleichtert die Personalarbeit und sichert gleichzeitig Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und Betriebsprüfungen ab.
Die folgende Checkliste zeigt, worauf es vor der Einführung ankommt. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, macht aber sichtbar, was in der Praxis den Unterschied macht.
Checkliste: Digitale Personalakte einführen
Damit stellt sich zwangsläufig die nächste Frage: Woran erkennt man eigentlich eine digitale Personalakte, die nicht nur Dokumente verwaltet, sondern HR-Prozesse wirklich unterstützt?
Software-Tipp: Dokumente nachhaltig verwalten mit der Digitalen Personalakte von Sage
Die Einführung einer digitalen Personalakte betrifft selten nur die Personalabteilung. Personalverwaltung, Payroll, Datenschutz und IT greifen dabei eng ineinander. Genau an dieser Schnittstelle setzt Sage an: Die Digitale Personalakte bündelt Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral und verbindet sie je nach eingesetzter Sage Lösung direkt mit weiteren HR Prozessen wie der Lohnabrechnung.
In der Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus lassen sich Gehaltsabrechnungen mit den zugehörigen Mitarbeiterdokumenten verknüpfen. Relevante Informationen überträgt die Software automatisch in die Personalakte, wodurch weniger Daten manuell gepflegt werden müssen. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Lohnabrechnungen und weitere Unterlagen liegen dadurch strukturiert an einem Ort. Zugriffsrechte und Protokolle regeln, wer sensible Informationen einsehen oder bearbeiten darf.
Je nach Sage Produkt umfasst die Dokumentenverwaltung weitere Funktionen: Die Sage HR Suite unterstützt beispielsweise die automatisierte, revisionssichere Archivierung von der Bewerbung bis zum Austritt. Dokumente lassen sich über eine strukturierte Aktenansicht und eine Dokumentenvorschau prüfen. Mitarbeitende und Führungskräfte können so Unterlagen hochladen und in definierte Freigabeprozesse übergeben.
Bei der Auswahl lohnt sich deshalb ein Blick auf den gesamten Prozess statt auf einzelne Funktionen:
- Automatische und manuelle Ablage: Welche Dokumente übernimmt die Software direkt aus der Lohnabrechnung und welche Unterlagen können Teams selbst hochladen?
- Dokumentenvorschau: Lassen sich Inhalte prüfen, ohne jede Datei zunächst herunterzuladen oder in einem weiteren Programm zu öffnen?
- Rechte und Rollen: Wer darf Dokumente einsehen, ergänzen, bearbeiten oder freigeben?
- Archivierung: Werden Unterlagen strukturiert, nachvollziehbar und unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten archiviert?
- Systemverknüpfung: Fließen Daten zwischen Personalverwaltung, Payroll und digitaler Personalakte, ohne dass Teams Informationen mehrfach erfassen müssen?
So ersetzt die Digitale Personalakte von Sage nicht nur den Aktenschrank. Sie kann einen durchgängigen Dokumentenprozess schaffen, in dem Informationen dort entstehen, verarbeitet und archiviert werden, wo HR Teams sie tatsächlich benötigen.
Worauf es ankommt | Warum es wichtig ist |
|---|---|
Integration in bestehende HR-Prozesse. | Dokumente entstehen dort, wo sie gebraucht werden – nicht isoliert. |
Automatische Ablage am Entstehungsort. | Kein manuelles Übertragen zwischen Systemen. |
Gemeinsame Datenbasis für Personalverwaltung und Payroll. | Vermeidet doppelte Datenpflege und Inkonsistenzen. |
Nachvollziehbare Berechtigungen, Fristen und Versionen. | Unterstützt Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und eine bessere Vorbereitung auf Prüfungen. |
Genau an diesem Punkt trennt sich reine Ablage von echtem Prozessmanagement. Während klassische Dokumentenmanagement Lösungen vor allem Dateien speichern, bindet Sage die Digitale Personalakte direkt in bestehende HR und Payroll Abläufe ein. Für mittelständische Unternehmen heißt das: weniger Schnittstellen, klarere Verantwortlichkeiten und ein zentraler Ort für personalbezogene Dokumente. Personalverwaltung, Entgeltabrechnung und Dokumentenmanagement laufen nicht nebeneinander her, sondern greifen ineinander. Das kann den Verwaltungsaufwand spürbar reduzieren, vorausgesetzt Berechtigungen, Zuständigkeiten und Ablageregeln sind sauber definiert.
Lesetipp: Einen Überblick über verschiedene Anbieter bietet das Best-of zu digitaler Personalakte Software auf OMR Reviews.
Fazit: Eine Betriebsprüfung sollte keine Dokumentensuche sein
Mit verstreuten Ablagen stößt du langfristig an deine Grenzen. Es geht dabei nicht darum, Papier komplett zu verbannen, sondern darum, entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und elektronisch verfügbar zu halten.
Eine digitale Personalakte ist deshalb mehr als ein digitaler Ordner: Sie bündelt Informationen zentral, reduziert Suchaufwand und verbindet HR- und Payroll-Prozesse. Schrittweise geplant, muss die Umstellung kein Mammutprojekt sein – und im besten Fall bleibt eine Betriebsprüfung genau das: eine Prüfung, keine Dokumentensuche.
Autor*In
Selina Feddern
Selina ist Redakteurin bei OMR Reviews. Sie schreibt alles, was ihr in die Hände fällt. Im Job entstehen Reviews, unterwegs werden Gedanken zu Notizen in der Bahn und zu Hause zu eigenen Texten für die Schublade. Als Poetry Slammerin nimmt sie ihre Worte außerdem gerne mit auf die Bühne. Selina ist gebürtig aus Lübeck und feilt so lange an einem Satz, bis er sich richtig anfühlt. Schreiben ist für sie daher nicht nur Job, sondern Herzenssache.
Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.
