Zoho One

Zoho bietet, insbesondere im Zusammenspiel mit den weiteren Apps wie SalesIQ (Livechat) oder Campaigns (E-Mail-Marketing) einen recht hohen Funktionsumfang. Das CRM kann in gewissen Grenzen und mit einem überschaubaren Aufwand an den eigenen Bedarf angepasst werden. Wer auch Printmailings nutzt, dürfte sich über die integrierte Serienbrieffunktion freuen (versandfertige PDF-Dateien direkt im CRM integrieren). Hilfreich ist zudem der "Feeds"-Bereich, hier lässt sich umfassend nachvollziehen, wer gerade welche Änderungen, Updates etc. an Datensätzen vornimmt.

Die Anpassungsmöglichkeiten sind letztendlich überschaubar. Datenfelder können noch unkompliziert angepasst/konfiguriert werden, wer aber komplexere Vertriebsprozesse abbilden möchte, stößt mit Zoho schnell an die Grenzen. Der Support ist oft nur begrenzt hilfreich (das Unternehmen sitzt in Indien, d.h. es kann zu Sprachbarrieren kommen). Letztendlich handelt es sich um ein "Do it yourself" CRM-Tool: Im Unterschied zu z.B.Salesforce sind keine größeren Anpassungen möglich. Wer komplexere Vertriebsprozesse hat, sollte sich eher nach einer anderen Lösung umschauen. Fraglich ist zudem, ob die Anforderungen der DSGVO vollumfänglich erfüllt werden (Serverstandort außerhalb der EU), weshalb ich hier eher einen Anbieter aus der EU oder mit Servern in der EU bevorzugen würde.

Gut abbilden lässt sich: Verwaltung von Kundendaten, einfache Vertriebsprozesse, Serienbrief- und Serienmail-Funktion.

Die Zeitersparnis durch das gleichzeitige Veröffentlichen der Posts auf allen Kanälen. Zudem kann die Reichweite aller Netzwerke auf einen Blick eingesehen werden. Das Tool bietet ein umfangreiches Dashboard mit vielen nützlichen Funktionen.

Das Preismodel ist wie derzeit bei fast allen Onlinetools lediglich als monatliches Abo buchbar. Zudem muss um alle Funktionen nutzen zu können der teuere Agency Account gebucht werden. Die Hilfeseiten sind ausschließlich in englischer Sprache verfügbar.

Durch Zoho social spart man sich das einloggen in den verschiedenen Netzwerken. Durch das Multiposting erhält man sehr schnell ein einheitliches Branding auf allen Kanälen. Der Terminkalender bietet die Möglichkeit die Post zu planen und termingerecht auszuspielen.

Zoho Recruit ist ein hervorragendes Application Tracking System, das meine Arbeit rationalisiert und meinen Rekrutierungsprozess sehr effizient gemacht hat. Jede Interaktion mit dem Kandidaten kann zusammen mit dem Gesprächsverlauf nachverfolgt werden. Dies ist eine enorme Hilfe, wenn sich Kandidaten erneut bewerben. Mit der Hiring Pipeline kann ich den Rekrutierungsprozess individuell gestalten und verfolgen, wie die Kandidaten den Rekrutierungsprozess durchlaufen. Die Workflow-Regeln ermöglichen es mir, E-Mail-Auslöser zu erstellen und Zeit für allgemeine regelbasierte Benachrichtigungen an Kandidaten zu sparen. Und die automatisch erstellte Seite für Stellenausschreibungen macht es mir leicht, neue Stellen auszuschreiben und Lebensläufe und Daten von Bewerbern direkt in mein System zu übernehmen, ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen.

Die Stufen von Zoho sind sehr starr, und ich würde mir wünschen, dass sie ihr Produkt modularer gestalten und den Kunden erlauben würden, Module stückweise zu kaufen. Für ein kleines Startup sind die Professional- und Enterprise-Stufen sehr teuer, und wir könnten leicht einige Funktionen, die wir nicht nutzen, gegen Funktionen tauschen, die wir gerne nutzen würden.

Die Gesamterfahrung mit Zoho Recruit ist ausgezeichnet. Ich würde es jedem empfehlen, der ernsthaft ein Team aufbauen und alle Bewerber, die das System durchlaufen, verfolgen möchte.

Unser Unternehmen nutzt Zoho seit fast 5 Jahren für zahlreiche Produkte, darunter auch dieses. Insgesamt sind wir sehr zufrieden damit und der Funktionsumfang ist sehr groß, manchmal fast zu groß. Es kann wirklich so konfiguriert werden, dass es eine Reihe von Geschäftsprozessen unterstützt. Auch die Anpassungsmöglichkeiten sind wirklich endlos.

Die Benutzeroberfläche war für mich schon immer ein wenig klobig. Man kann sich zwar schnell daran gewöhnen, aber ich habe das Gefühl, dass sie besser sein könnte. Es wird ständig versucht, sie zu verbessern, aber sie ist immer noch nicht mit anderen vergleichbaren Optionen in der Branche vergleichbar. Je nach Umfang und Größe des IT-Supportteams kann es außerdem zu viele Optionen und Funktionen geben, so dass ein Team am Ende nur etwa 10-20 % der tatsächlichen Möglichkeiten des Systems nutzt.

Wir nutzen zum einem den Help Desk als Knowledge Base und zum anderen das Ticket System, dass sehr gut an unsere Anforderungen und Prozesse angepasst werden konnte. So haben wir alle Tickets im Blick und unsere Kunden erhalten immer sehr schnell eine Rückmeldung.

Unsere HR Abteilung nutzt seit Anfang des Jahres Zoho People für die Urlaubsplanung. Die Urlaubsplanung ist seitdem sehr übersichtlich und der Urlaub einfach zu planen. Während sich vor der Nutzung des Tools der Prozess der Genehmigung relativ lang gezogen hat, geht jetzt alles schneller und einfacher. Ich kann einfach überblicken, wie viele Urlaubstage ich noch habe oder bereits in Anspruch genommen habe. Auch Krankheits- und Feiertage sind übersichtlich dargestellt.

Viele der optionalen Tools in Zoho People nutzen wir bisher noch nicht. Dennoch wirkt das Menü durch die vielen verschiedenen Optionen manchmal unübersichtlich und verwirrend. Das Tool ist auch nicht wirklich selbsterklärend und bedarf einer Einweisung.

Da wir mit anderen Zoho Tools arbeiten (CRM, Connect, Cliq, etc.) ergibt die Umstellung auf Zoho People für uns Sinn, da alles übersichtlicher wird. So sparen wir uns extra Tools und können Arbeitsprozesse optimieren. Wie bereits erwähnt sind wir von einem Extra Time Tool (nur für die Buchung des Urlaubs) auf Zoho People umgestiegen. Unsere Urlaubsprozesse sind nun automatisiert und ersparen auch der HR einiges an Arbeit.

Ich arbeite nicht nur mit dem CRM, es ist natürlich das Herz des ganzen Systems. ZOHO ist das Schweizer Taschenmesser für Unternehmen. Die Handhabung ist angenehm der Support hilft in allen Belangen. Es ist viel aber wenn man sich mal auskennt ist es die leadmachine schlechthin. Voralpen zu dem Preis!

Eigentlich gibt es wenig was mir nicht gefällt, außer dass es designtechnisch an manchen Stellen schon sehr starr ist. Aber ansonsten ist es wirklich ein all rounder und ich kann nichts schlechtes darüber sagen!

Das problem von Datenchaos löse ich. Ich habe ein Portal für meine User darüber erstellt. Das erste ist für bis zu 10000 User kostenlos Bzw. Zoho ist da extrem kulant. Der User kann sich eigene Login Daten generieren und swine Kundendaten selbst pflegen und es gibt einen dateiupload Bereich. Ich erstelle Formulare und Workflows die automatisiert emails versenden bei gewissen triggern. Ich sehe ob der User die Mail geöffnet hat und den gesamten Verlauf der Kommunikation. Wenn ich alles aufliste was für Probleme zoho löst dann sitze ich morgen noch hier. Es lohnt sich definitiv für jeden da draußen das mal genauer unter die Lupe zu nehmen!

Wir arbeiten mittlerweile seit einigen Jahren im Team mit Zoho und haben für uns einige Besonderheiten im B2B Sales Prozess umgesetzt. Die Individualisierung war einfach machbar und es gibt viel gut erklärte Support-Artikel und Videos. Bisher hat sich auch noch jeder neue Mitarbeiter sehr schnell in das System einlernen können. Ein CRM System ist aber immer nur so gut wie es auch gepflegt wird. Das Handling ist sehr einfach, z.B. nutzen wir eine Phone-Bridge zu Sipgate um direkt alle eingehenden Telefonate im System zu haben und ausgehende Calls mit einem Klick zu erledigen. E-Mail Templates lassen sich ohne jede Einschränkung frei gestalten und direkt aus dem System an einen oder als Kampagne direkt an mehrere potentielle Partner senden. Das hat uns im Sales deutlich schneller gemacht. Zuerst hatte ich Bedenken bzgl. des Supports, weil die Firma aus Indien stammt, aber wir haben von Zoho eine deutsche Support Agentur an die Hand bekommen, die super schnell reagiert und Hilfe leistet.

Theoretisch gibt einem Zoho die Möglichkeit neben dem CRM auch viele andere Unternehmensbereiche mit Addons zu bedienen, wie Webseite, Finance usw. - für meinen Geschmack wirkt das manchmal ein bisschen viel. Ich konzentriere mich auf die Stärken vom CRM und lasse die anderen Addons außen vor. Da wir viele E-Mails aus dem Tool heraus schreiben bleibt es nicht aus, dass einige von Blacklist blockiert werden, sobald eine der Versand IP-Adressen markiert ist. Die Kontakte werden dann vorübergehend im CRM gesperrt, was etwas störend ist, wenn man mit dem Kunden doch regelmäßig in Kontakt war. An der Stelle kann man als Nutzer kaum Einfluss nehmen. Im Reporting Bereich lassen sich detaillierte Dashboards erstellen, was auch sehr gut klappt! Leider gibt es nur wenig Möglichkeiten für kalkulierende Felder.

Unsere Hauptherausforderung im B2B Sales und Key Accounting ist natürlich, dass mehrere Mitarbeiter über das Feedback eines Kunden informiert sind. Mit Zoho gibt es für jeden Kunden umfangreiche Möglichkeiten individuelle Felder zu erstellen, um das Interesse an jedem Produkt abzubilden. So weiß jeder Manager beim nächsten Kundenkontakt direkt nach was er fragen muss. Wir bilden unseren kompletten Sales Prozess über die Software ab, von der Kampagnenselektion, über den ersten Anstoß, Calls und Abschluss - also der komplette Lebenszyklus für eine Verkaufschance. Das schafft klare Strukturen und macht viele Prozesse messbar, die wir vorher nur schätzen konnten.

Zoho bietet eine Fülle an sinnvollen Funktionen wie benutzerdefinierte Auswertungen und Projektmanagement Funktionen. Die usability ist durch das gestaltbare Dashboard, automatische Priorisierung, drag- and drop etc. sehr intuitiv. Auch die Plugins zur Anbindung an z.B. MS-Office sind hilfreich. Das pricing richtet sich nach gewähltem Funktionsumfang und ist damit sehr fair.

Aufgrund der hohen Anpassbarkeit ist Zoho auch entsprechend komplex, das bedeutet für die Einarbeitungszeit einen vergleichsweise erhöhten Zeitaufwand.Der Import von Daten läuft (noch) nicht problemlos und ist ebenfalls zeitintensiv aufgrund erforderlicher Vorbereitungen. Der support war bei einem Problemfall im Team nicht erreichbar bzw. responsive.

Der komplette tägliche workflow lässt sich relativ einfach und anpassbar organisieren. Der modulare Aufbau macht die Anwendung sehr intuitiv und die plausible Struktur des Interfaces ist (nach Einarbeitung) wirklich angenehm. Mit der Berichtsfunktion lassen sich Fortschritte einfach und adaptiv (jede gewünschte Auswertung ist möglich) tracken und veranschaulichen.

Die Umsatzplanung mit Zeitpunkten und Wahrscheinlichkeiten ist sehr gut, ebenso die zwar einfachen, aber hilfreichen Workflows ersparen lästige Klicks. Die Integrationen anderer Produkte von Zoho oder extern ist echt einfach. Für mich als Informatiker ist es auch interessant, eigene Skripte zu schreiben.

Die typische SAAS Preisstruktur pro Seat ist auch hier nervig. Für kleine Unternehmen mit viel Kundenkommunikation, bei denen viele Mitarbeiter einen Zugang zum CRM brauchen, wird da sehr schnell teuer. Oder man muss auf Features verzichten, die zwar richtig gut sind, aber nur von wenigen Mitarbeitern gebraucht werden. Eine flexiblere Preisstruktur pro Rolle des Seats wäre schon ein Schritt nach vorne. Der Support in Deutschland scheint nur über einen externen Partner zu laufen, deren Hilfsangebote eher nach Werbung und Verkauf klingen.

Wir machen den Forecast für den Umsatz mit dem Tool. Wir benutzen es als zentrale Kundenkommunikation, wenn die Kunden nicht mit uns in Asana unterwegs sind.

Die Anpassbarkeit ist hervorragend – von benutzerdefinierten Feldern bis zu Workflows lässt sich nahezu alles individuell konfigurieren. Die Integration mit anderen Zoho-Apps (z. B. Books, Campaigns oder Desk) funktioniert reibungslos und schafft einen echten 360°-Blick auf Kunden. Besonders schätze ich die Automatisierungsmöglichkeiten mit Deluge, mit denen ich komplexe Geschäftslogik direkt im System umsetzen kann.

Zoho CRM bietet zwar viele Möglichkeiten – aber genau diese Fülle an Einstellungen kann anfangs überwältigend sein. Man braucht Zeit, um sich im komplexen System zurechtzufinden.

Zoho CRM hilft uns dabei, alle firmenrelevanten Prozesse zentral zu steuern – von der Lead- und Kundenverwaltung über die automatisierte Buchhaltung (via Zoho Books) bis hin zum Ticket-Support mit Zoho Desk. Durch die API-Integration binden wir externe Tools nahtlos an und automatisieren wiederkehrende Abläufe. Auch das Personalmanagement sowie die Telefonie (z. B. via Aircall oder RingCentral) sind direkt angebunden, was die interne Abstimmung und Reaktionszeiten erheblich verbessert.