Xentral ERP

Ich führe Xentral seit gut anderthalb Jahren als freier ERP-Berater bei Online-Händlern ein und betreue die Systeme danach weiter. Mein wichtigstes Werkzeug dabei ist Connect. Fast alle Customizings, die meine Kunden brauchen, setze ich darüber um: individuelle Datenflüsse, Anbindungen an Drittsysteme, Sonderlogiken im Auftragsprozess. Früher hätte das Eigenentwicklung oder teure Zusatzmodule bedeutet, heute baue ich es selbst in Connect und kann es später auch selbst pflegen. Für mich als Berater ist das ein enormer Hebel, weil ich Kundenwünsche schnell und ohne Abhängigkeit von Dritten umsetzen kann. Auch die KI-Funktionen nutze ich bei meinen Kunden intensiv. Der KI-Assistent im System senkt die Einstiegshürde gerade für Mitarbeitende, die nicht täglich tief im ERP stecken: Fragen zu Aufträgen, Beständen oder Kennzahlen lassen sich direkt stellen, statt sich durch Masken und Filter zu arbeiten. Bei der Workflow-Automatisierung und bei Auswertungen sehe ich großen praktischen Nutzen, weil Routinearbeit wegfällt und Teams schneller an Informationen kommen. Dazu kommen eine aufgeräumte, moderne Oberfläche, die sich gut schulen lässt, gute Anbindungen an Shops, Marktplätze und Versanddienstleister sowie ein Support, den ich als lösungsorientiert erlebe.

Connect baut auf der Xentral-API auf, und die ist noch nicht vollständig. Es geht sehr viel, aber nicht alles: Bei manchen Customizings stoße ich auf fehlende Endpunkte oder eingeschränkte Felder und muss dann auf Workarounds ausweichen. Das gleiche gilt für die KI, denn auch sie greift über die API auf die Daten und Funktionen im System zu und ist damit an denselben Stellen limitiert. Was die API nicht hergibt, kann auch die KI nicht lesen oder ausführen. Fairerweise muss man sagen, dass Xentral hier sehr aktiv ist. Gefühlt kommt jeden Monat ein Update, und viele Lücken, die mich vor einem Jahr noch gestört haben, sind inzwischen geschlossen. Jede Erweiterung der API macht dabei gleichzeitig Connect und die KI besser. Die Richtung stimmt also, es ist aber noch Luft nach oben.

Meine Kunden bekommen mit Xentral ein zentrales System für Auftragsabwicklung, Lager, Versand und Verkaufskanäle, statt mit vielen Insellösungen zu arbeiten. Über Connect kann ich das System an ihre individuellen Prozesse anpassen, und die KI-Funktionen sorgen dafür, dass Teams schneller an Informationen kommen und Routinearbeit automatisieren. Für mich als Berater heißt das: kürzere Einführungszeiten, weniger Support-Aufwand im laufenden Betrieb und mehr Zeit für die Themen, bei denen meine Kunden wirklich Beratung brauchen.

Die zentrale Verwaltung von Lager, Aufträgen und Kundendaten spart im Alltag viel Zeit gegenüber getrennten Excel-Listen. Die API-Anbindung funktioniert zuverlässig und lässt sich gut mit eigenen Python-Skripten für Massenänderungen kombinieren, etwa bei Preis- oder Vertreterpflege. Auch die Anbindung an externe Plattformen wie den eigenen Onlineshop läuft im Tagesgeschäft stabil.

Bei komplexeren Anpassungen ist Einarbeitungszeit nötig, die Dokumentation deckt nicht jeden Anwendungsfall ausreichend ab. Manche Standardprozesse lassen sich nur über Umwege oder zusätzliche Skripte automatisieren, was für kleinere Teams Zusatzaufwand bedeutet. Die Performance bei sehr großen Datenmengen könnte spürbar besser sein.

Vor Xentral liefen Lagerbestand, Bestellungen und Kundendaten über verschiedene Einzellösungen und Excel-Listen, was Fehlerquellen und doppelte Datenpflege bedeutete. Jetzt laufen Auftragsabwicklung über mehrere Vertriebskanäle und Lagerverwaltung an einer zentralen Stelle zusammen, was Übersicht und Nachvollziehbarkeit deutlich verbessert. Die offene API ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben wie Preis- oder Datenpflege per Skript zu automatisieren, statt sie manuell zu erledigen.

Intuitiv, browserbasiert, übersichtlich. Einfache Einrichtung/Onboarding. Mitarbeiter können sich schnell einarbeiten.

Generell kommen Einkauf und Buchhaltung oft zu kurz. Es fehlen an manchen stellen praktische Hilfsmitte. (Massenbearbeitung bei Preisen, SPEICHERN Button nur oben auf einer Seite - man muss scrollen, keine eindeutige Verbindung zwischen Auftrag und Bestellung, die sich auswerten lässt). Es wird zusätzlich noch DATEV benötigt.

Kompletter Auftragsdurchlauf von Angebot bis Rechnung/Mahnung

Die Nutzung von Xentral ERP hat die Effizienz im Unternehmenverbessert , weil Abläufe zentral gesteuert und schneller bearbeitet werden können. Xentral ERP sorgt für mehr Transparenz bei Daten, Inventur und Preisen. Dadurch hat Xentral ERP geholfen fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die Pastellfarben im Design der Xentral-Benutzeroberfläche sagen mir nicht besonders zu. Außerdem könnte die Menüleiste übersichtlicher und direkter organisiert sein, und die Shortcuts könnten häufiger verfügbar sein.

Xentral ERP löst vor allem Datenchaos, doppelte Pflege und fehlende Transparenz in Organisation und Bestand. Der größte Nutzen liegt darin, dass Aufträge, Lager, Versand, Buchhaltung und Reporting in einer zentralen Datenbasis zusammenlaufen und dadurch Prozesse klarer und fehlerärmer werden.

Xentral hat es uns ermöglicht, unsere zentralen Geschäftsprozesse in einem System abzubilden – von der Anfrage über Angebot, Auftrag und Einkauf bis hin zu Versand und Rechnungsstellung. Gerade für ein mittelständisches Handelsunternehmen ist es sehr hilfreich, alle relevanten Informationen an einer Stelle verfügbar zu haben. Besonders positiv empfinde ich die hohe Flexibilität des Systems. Viele Bereiche lassen sich individuell an die eigenen Abläufe anpassen, ohne dass man ständig an starre Prozessvorgaben stößt. Dadurch konnten wir unsere bestehenden Arbeitsweisen weitgehend übernehmen und gleichzeitig deutlich mehr Transparenz über Aufträge, Margen, Liefertermine und Kundenprojekte schaffen. Positiv hervorheben möchte ich außerdem die Offenheit von Xentral hinsichtlich Schnittstellen und Integrationen. Dadurch ergeben sich viele Möglichkeiten, eigene Prozesse weiterzuentwickeln und zu automatisieren. Insgesamt bietet Xentral eine solide Grundlage, um ein Unternehmen digital und skalierbar aufzustellen.

rotz vieler Stärken gibt es Bereiche, die aus meiner Sicht noch Verbesserungsbedarf haben. Einige Funktionen wirken nicht vollständig ausgereift oder werden über längere Zeiträume nicht konsequent weiterentwickelt. Besonders kritisch sehe ich die Outlook- bzw. Microsoft-365-Anbindung im Zusammenhang mit dem Ticketsystem. Hier hatten wir wiederholt Probleme mit der E-Mail-Kommunikation, die teilweise erhebliche Auswirkungen auf den täglichen Betrieb hatten. Gerade bei geschäftskritischen Prozessen erwarte ich eine höhere Stabilität. Auch die Preis- und Lizenzpolitik empfinde ich teilweise als schwierig nachvollziehbar. Funktionen, die während unserer Entscheidungs- und Einführungsphase als Bestandteil der Lösung wahrgenommen wurden, sind später teilweise nur gegen zusätzliche Kosten oder in anderen Paketen verfügbar gewesen. Hier würde ich mir mehr Planungssicherheit und Transparenz für Bestandskunden wünschen. Darüber hinaus war unser Start mit Xentral von verschiedenen Bugs und technischen Herausforderungen geprägt. Viele Probleme konnten zwar gelöst werden, allerdings wäre ein höherer Reifegrad einzelner Funktionen wünschenswert gewesen. Positiv hervorheben möchte ich dennoch die Unterstützung durch einzelne Ansprechpartner im Support und während des Onboardings. Gerade bei komplexeren Themen waren engagierte Mitarbeiter oft ein wichtiger Grund dafür, dass Lösungen letztlich gefunden wurden.

Mit Xentral haben wir eine zentrale Plattform geschaffen, die unsere wichtigsten Geschäftsprozesse verbindet – von der Kundenanfrage über Angebot, Auftrag, Einkauf und Versand bis hin zur Rechnungsstellung. Dadurch konnten wir zahlreiche manuelle Zwischenschritte reduzieren und arbeiten heute deutlich strukturierter und transparenter. Der größte Vorteil liegt für uns in der zentralen Datenbasis. Vertrieb, Einkauf und Auftragsabwicklung greifen auf dieselben Informationen zu, wodurch Rückfragen, Medienbrüche und Fehlerquellen reduziert werden. Gleichzeitig haben wir jederzeit einen besseren Überblick über Auftragsbestände, Margen, Liefertermine und offene Vorgänge. Besonders wichtig ist für uns die Flexibilität des Systems. Durch die vorhandenen Schnittstellen konnten wir Xentral mit unserem WooCommerce-Shop sowie eigenen Auswertungen und Dashboards verbinden. Dadurch lassen sich Prozesse schrittweise automatisieren und an die individuellen Anforderungen unseres Unternehmens anpassen. Trotz bestehender Herausforderungen in einzelnen Bereichen ist Xentral für uns heute die zentrale Plattform zur Steuerung unseres operativen Geschäfts.

Sehr modern und entwickelt sich ständig. Die Abläufe werden besser und verständlich. Logisch aufgebaut. Support ist schnell. MA sehr hilfsbereit und professionell.

Buchhaltung Modul, KI Modul, Kosten. Weiterleitung - Subunternehmer zu früh, bzw zu oft. Rechte verteilen ist fast unmöglich. Sehr kompliziert und unübersichtlich. Admin Rechte sehr oft notwendig. Rechte vergeben ist eigentlich nicht machbar.

Automatisierungen, MA Stunden sparen, Kontrolle, Abläufe

Das ERP-System Xentral gefällt mir besonders gut, weil es eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit umfangreichen Funktionen für Warenwirtschaft, Einkauf, Verkauf und Lagerverwaltung kombiniert. Die Automatisierung vieler Prozesse spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz im Arbeitsalltag. Zudem lässt sich Xentral flexibel an individuelle Unternehmensanforderungen anpassen und bietet zahlreiche Schnittstellen zu Online-Shops, Marktplätzen und Versanddienstleistern. Besonder hevorheben müchte ich die Anbindung von shopify

Was mir an Xentral derzeit weniger gefällt, ist die Umsetzung der X-Rechnung. Die Funktionen und Abläufe wirken noch nicht vollständig ausgereift und könnten hinsichtlich Bedienkomfort, Flexibilität sowie Automatisierungsmöglichkeiten weiter verbessert werden. Dadurch entsteht bei der Erstellung und Verarbeitung von X-Rechnungen teilweise zusätzlicher Aufwand.

Unsere Warenwirtschaft, unser Rechnungswesen, Verbindlichkeiten

Xentral bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Artikeln, Kunden, Bestellungen und Lagerbeständen und eignet sich besonders gut für E-Commerce-Unternehmen mit mehreren Vertriebskanälen. Die Integration mit Shopware und anderen Systemen ermöglicht eine weitgehend automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen. Besonders positiv finde ich die Möglichkeiten im Bereich Stammdatenmanagement sowie die Flexibilität bei individuellen Auswertungen über SQL-Reports. Dadurch können auch komplexe Anforderungen an Datenanalyse und Prozesssteuerung umgesetzt werden. Darüber hinaus entwickelt sich die Software kontinuierlich weiter und bietet eine breite Funktionspalette, die viele Geschäftsbereiche von Einkauf über Lager bis hin zum Vertrieb abdeckt.

Im Bereich Datenmanagement und Importfunktionen gibt es noch Verbesserungspotenzial. Viele Felder und Funktionen von Xentral stehen für Importe nicht als definierte Variablen zur Verfügung, wodurch sich bestimmte Datenänderungen nur manuell oder über Umwege durchführen lassen. Die Verwaltung von Verkaufspreisen ist bei größeren Datenmengen teilweise umständlich. Insbesondere das gezielte Entfernen oder Massenbearbeiten von Preisstrukturen könnte deutlich flexibler gestaltet werden. Auch die Massenbearbeitung insgesamt unterstützt nur einen begrenzten Umfang an Feldern. Darüber hinaus wünsche ich mir mehr Möglichkeiten zur individuellen Anpassung der Benutzeroberfläche. Frühere Ansätze wie die Next-Gen-Oberflächen boten hier mehr Flexibilität. Auch bei Belegvorlagen, Briefköpfen, Infoboxen und Textbausteinen fehlen teilweise moderne Gestaltungsmöglichkeiten, beispielsweise tabellenbasierte Layouts oder erweiterte Template-Funktionen. Die Schnittstellen zu Shopsystemen funktionieren grundsätzlich zuverlässig, jedoch besteht aus meiner Sicht noch Potenzial für ein tieferes und konsistenteres Mapping zwischen Xentral und den angebundenen E-Commerce-Plattformen. Auch die Dokumentation und die Schulungsvideos könnten praxisnäher gestaltet werden. Viele Inhalte erklären die Funktionen und deren Zweck, zeigen jedoch nur selten vollständige Arbeitsabläufe aus dem Unternehmensalltag. Besonders im Bereich Lager und Logistik wären mehr reale Anwendungsbeispiele hilfreich. Beispielsweise würde ein durchgängiges Praxisbeispiel vom Wareneingang über die Einlagerung bis zur weiteren Bearbeitung mit Scanner-Unterstützung neuen Anwendern den Einstieg deutlich erleichtern. Aktuell müssen sich viele Nutzer solche Prozesse aus verschiedenen Dokumentationen und Videos selbst zusammensuchen. Generell würde ich mir mehr End-to-End-Szenarien wünschen, die nicht nur einzelne Funktionen erklären, sondern komplette Geschäftsprozesse anhand realistischer Beispiele abbilden.

Mit Xentral zentralisieren wir die Verwaltung von Artikeldaten, Kunden, Preisen, Lagerbeständen und Aufträgen in einem System. Dadurch vermeiden wir viele manuelle Arbeitsschritte und reduzieren Fehler, die bei der Pflege von Daten in mehreren Systemen entstehen können. Im E-Commerce-Umfeld hilft uns Xentral dabei, Prozesse zwischen ERP, Onlineshop und weiteren Vertriebskanälen zu strukturieren und zu automatisieren. Bestellungen, Lagerbewegungen und Stammdaten können dadurch deutlich effizienter verwaltet werden. Für meine tägliche Arbeit im Bereich Stammdatenmanagement bietet Xentral außerdem die Möglichkeit, Datenqualität zu verbessern, Informationen systemübergreifend bereitzustellen und individuelle Auswertungen über SQL-Reports zu erstellen. Dadurch lassen sich Geschäftsprozesse transparenter gestalten und fundiertere Entscheidungen treffen. Ein weiterer Vorteil ist, dass viele Unternehmensbereiche – von Einkauf und Lager über Vertrieb bis hin zum Kundenmanagement – innerhalb einer gemeinsamen Plattform arbeiten können, wodurch Medienbrüche reduziert werden.

Xentral – unser Fazit nach acht Jahren Nutzung Wir arbeiten jetzt gut acht Jahre mit Xentral, damals hieß es noch WaWision. In dieser Zeit ist natürlich viel passiert – Grund genug, sich mal wieder umzusehen, was der Markt aktuell so bietet. Es gibt mittlerweile etliche neue ERP-Systeme für kleinere Unternehmen. Viele versprechen Großes, aber ob das im Alltag auch wirklich so funktioniert, muss sich erst zeigen. Xentral hat sich dagegen Stück für Stück weiterentwickelt. Das System läuft stabil, ist technisch auf einem guten Stand und bleibt vielen anderen nach wie vor voraus. Auch der Support hat sich spürbar verbessert. Man merkt, dass das Team gewachsen ist. Unsere Ansprechpartner waren bisher immer fachlich fit, haben zugehört und Dinge zuverlässig umgesetzt. Unterm Strich passt das Gesamterlebnis – und genau deshalb können wir Xentral weiterhin empfehlen.

Manchmal ist der Support noch zu langsam aber das hängt sicher damit zusammen, dass man gerne immer alles sofort erledigt haben will.

Die komplette Warenwirtschaft. Das Tagesgeschäft über die POS. Und die Anbindung des Online-Shops

Große Datenmengen können gut verwaltet und analysiert werden. Das Berichtemodul ist super - mit individuellen Berichten kann ich jede Art von Daten zugeschnitten aus Xentral rausziehen. Auch das Übertragungsmodul ist individuell anpassbar. Mit dem integrierten KI-Tool oder einem separaten KI-Tool ist die Xentral-Sprache auch nicht so schwer zu verstehen.

Für B2B-Business nicht ganz optimal. Starker Fokus auf D2C/B2C. Die Xentral-Sprache muss erstmal verstanden werden, aber hier hilft KI oft gut weiter.

Leichte Übertragung von Aufträgen an die Logistikpartner. Wenn ich Daten individuell verknüpft benötige kann ich diese leicht im Berichtemodul zusammenstellen.

Was mir am meisten an Xentral gefällt ist das es ein komplett cloudbasiertes ERP System ist. Das gibt uns den großen Vorteil von überall aus jederzeit zugreifen zu können, sofern ein Computer, Tablet oder Smartphone vorhanden ist.

Die Community ist oftmals sehr hilfreich, der Kundenservice muss aber auf jeden Fall optimiert werden, sowie die Lagerverwaltung. Entweder sind manche Prozesse zu kurz gedacht ( z. Beispiel Statistiken über den Versand) oder aber zu aufwendig (Retoure Bearbeitung).

Ich kann Bestände gezielt korrigieren, Mitarbeiter verwalten und den Versand jederzeit steuern.

Relativ einfach direkt zu implementieren und relativ viele Schnittstellen bzw Anbindungen bereits out of the box vorhanden

Finance / BUHA nicht ausgereift, Internationaler Ansatz fehlt fast vollständig. Pricing wurde nach 2 Jahren einfach geändert, nach oben gesetzt. Und man hat keine Wahl, nein zu sagen ...

Warehousing, Payment-ANBINDUNGEN, Shop-Anbindung

- Das Programm lässt sich einfach und intuitiv bedienen - Das Onboarding ist durch die ausführlichen Videos auch für ältere Arbeitskollegen kein Problem - Für eine Cloudanwendung sehr schnell (kurze Ladezeiten bei über 500.000 Artikeln

- Anpassung der internen Geschäftsprozesse an Xentral erfordert Zeit (was völlig normal ist) - Anpassungen auf der Roadmap, statt individuelle Anpassungen. -

Anbindung alles Verkaufsportale und auch unseres Magento2 Shops - Alle Portale in einem Tool!

Hilfreich ist auf jeden Fall die Community und auch der Support, wenn man nicht weiterkommt. Das Dashboard ist sehr übersichtlich und die Smart Search sehr hilfreich.

Die Integrationen mit Shop Systemen werden erst nach und nach vollzogen, manchmal wird etwas versprochen und dann ist es (noch) nicht möglich.

Durch die Anbindung mit den Shopsystemen bis hin zur Warenwirtschaft und Rechnungen haben wir einen kompletten Überblick über das Geschehen.

Xentral überzeugt durch eine einfache und intuitive Bedienung, die es Mitarbeitern ermöglicht, sich schnell einzuarbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Einführung im Arbeitsalltag. Besonders hilfreich ist die Xentral Academy, die mit klaren Anleitungen und Videos alle wichtigen Funktionen Schritt für Schritt erklärt. Die Berichte sind ein echtes Highlight: Sie liefern präzise und gut strukturierte Auswertungen, die eine wichtige Grundlage für strategische Unternehmensentscheidungen bilden. Ein weiterer Vorteil ist die einfache Anbindung an Shopsysteme wie Shopware oder Shopify. Diese Integration funktioniert problemlos und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Bestellungen und Daten. Xentral ist ein benutzerfreundliches und flexibles ERP-System, das sich schnell in bestehende Prozesse einfügt und einen echten Mehrwert bietet. Absolut empfehlenswert!

Ein Bereich, der ausgebaut werden könnte, ist die Lagerhaltung. Die Verwaltung von MHD, Chargen und Artikeln auf Lagerplätzen ist aktuell etwas kompliziert und nicht immer fehlerfrei. Hier kann es gelegentlich zu Differenzen kommen, die zusätzlichen Abstimmungsaufwand erfordern.

Vorteil ist die automatische Synchronisation mit verschiedenen Shopsystemen, wodurch doppelte Arbeit und potenzielle Fehlerquellen reduziert werden. Auch die Möglichkeit, Daten in Form von Berichten auszuwerten, bietet einen großen Mehrwert, da Entscheidungen datenbasiert getroffen werden können.