Dies sind die 5 besten kostenlosen CRM-Tools

Wir zeigen Euch, was eine CRM-Software ist und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt.

Kund:innen-Management muss kontinuierlich, aber nicht schwierig sein. Eure Kund:innen sollen zufrieden mit Euren Produkten sein und sie gerne nutzen. Leider können To-Dos, die positiv hierauf einzahlen, im hektischen Arbeitsalltag untergehen. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass sich Eure Kund:innen vernachlässigt fühlen und zu einem Wettbewerber wechseln. Damit dies nicht passiert und Ihr ihnen die beste Betreuung bieten könnt, kann sich die Anschaffung eines kostenlosen CRM-Programmes lohnen. Dessen Ziel ist, eine enge Beziehung zu Euren Kund:innen aufzubauen und sie somit an Euer Unternehmen zu binden. Deswegen erfahrt Ihr in diesem Artikel, was eine CRM-Software ist und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt. Danach werfen wir einen Blick auf die fünf besten kostenlosen Tools und stellen Euch noch einige kostenpflichtige CRM-Tools vor.

 

Was ist eine CRM-Software?

Hinter der Abkürzung CRM verbirgt sich das Customer-Relationship-Management, also Euer Kundenbeziehungsmanagement. Dies bezeichnet Eure Strategie zur systematischen Interaktion und dem Aufbau von Beziehungen zu Euren potenziellen und bestehenden Kund:innen. Da hiervon alle Phasen der Customers Journey, von der ersten Ansprache bis zur Betreuung nach dem Kauf, betroffen sind, kann Euer CRM sehr umfangreich sein.

Eine CRM-Software kann Euch dabei unterstützen, die internen und externen Prozesse der verschiedenen Phasen umfänglich abzubilden, zu automatisieren und Optimierungspotenzial aufzuzeigen. Durch die Nutzung dieser Software könnt Ihr Eure Geschäftsbeziehungen verbessern und Eure Käufer:innen zufriedener machen. Dies gilt für alle Bereiche Eures Unternehmens, die Kontakt zu Euren Kund:innen pflegen: Vertrieb, Marketing, Kund:innen-Service und E-Commerce. Für alle Abteilungen stehen dabei die Kund:innen und ihre Bedürfnisse im Mittelpunkt. Aus diesen Anforderungen ergeben sich dann Eure individuellen Prozesse. Hierzu werden alle Informationen aus den Interaktionen mit Euren Kund:innen und zu ihren verschiedenen Präferenzen übersichtlich in einem digitalen Tool erfasst. Mit diesen Daten können Eure Kolleg:innen dann arbeiten und so einen reibungslosen Ablauf für Eure Nutzer:innen gewährleisten, da jede:r über alle wichtigen Informationen und Kontakte im Bilde ist. Das Beste daran? Viele CRM-Softwares könnt Ihr kostenlos nutzen und trotzdem von ihren Vorteilen profitieren.

Diese Vorteile und Nachteile haben kostenlose CRM-Softwares

Genug der Theorie – welche Vorteile bieten Euch kostenlose CRM-Programme in der Praxis? Und habt Ihr auch Nachteile durch ihre Nutzung?

CRM-Softwares sparen Euch Zeit und Geld

It’s all about money! Und da Zeit ja bekanntermaßen auch Geld ist, wiegt dieser Punkt gleich doppelt. Durch die strukturierte Erfassung der Kund:innen-Informationen und Interessen müsst Ihr diese nur einmal abfragen und anschließend nicht jedes Mal in einem Papierstapel oder in unterschiedlichen Systemen danach suchen. Schon einfache kostenlose CRM-Systeme bieten Euch ein Dashboard, mit dem Ihr den Überblick über alle wichtigen Informationen behalten und diese bei Bedarf direkt aufrufen könnt. Dabei ist ihre Bedienung meist sehr intuitiv. Hierdurch spart Ihr wertvolle Zeit, könnt schneller Abschlüsse erzielen und Eure Kund:innen glücklich machen.

Mit einem CRM-Programm steigert Ihr die Kund:innen-Loyalität

Glückliche Kund:innen sind loyale Kund:innen. Loyale Kund:innen werden Euer Unternehmen weiterempfehlen. Erwiesenermaßen ist es bis zu fünfmal günstiger, Bestandskund:innen zu halten, als Neukund:innen zu gewinnen. Dies wird Euch aber nur gelingen, wenn Ihr ihre Wünsche und Umstände berücksichtigt und ihnen ein positives Kauferlebnis beschert. Das gelingt Euch, indem Ihr ernsthaftes Interesse bekundet, alle gewonnenen Informationen abspeichert und sie für die am Betreuungsprozess beteiligten Kolleg:innen transparent zugänglich macht. Sonst können Eure Leads oder Bestandskund:innen schnell den Eindruck bekommen, dass die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut, wenn zuvor besprochene Themen noch einmal aufgegriffen werden. Wenn Ihr mit den Angaben Eurer Interessent:innen arbeitet und ihnen darauf abgestimmte Angebote unterbreitet, ist die Chance hoch, dass Leads zu Bestandskund:innen werden und Euch diese erhalten bleiben, da sie wissen, dass Ihr Euch gut um ihre Anliegen kümmert.

CRM-Systeme helfen Eurem Marketing bei der Zielgruppenschärfung

In einem CRM-System kann Euer Kundenservice festhalten, über welchen Weg die Interessent:innen auf Euch aufmerksam geworden sind. Haben sie Euren Onlineshop besucht oder eine Print-Anzeige gesehen? Sind sie beim Einkaufen an Eurem Geschäft vorbeigekommen oder über eine andere Website auf Euch gestoßen? Oder hat Euch ein:e zufriedene:r Kund:in weiterempfohlen? Diese Erkenntnisse helfen Euch dabei, Eure Zielgruppe einzugrenzen und Strategien für die Zukunft zu entwickeln. Wenn beispielsweise viele Leads über Eure Suchmaschinenanzeigen generiert werden, wird sich diese Investition in der Zukunft vermutlich weiterhin bewähren. In einem gut gepflegten CRM-Tool sind außerdem alle weiteren wichtigen Informationen zu den Entscheider:innen hinterlegt. Neben Branche, Name und Kontaktdaten könnt Ihr auch die Rückmeldungen Eurer Ansprechpartner:innen zu Euren Angeboten, den Schriftverkehr und persönliche Informationen erfassen. Das hilft Euch dabei, eine enge und persönliche Bindung zu Eurem Gegenüber zu erhalten. So baut Ihr Vertrauen auf und bekommt weitere Informationen.

Die Qualität Eurer Kontakte steigt durch eine CRM-Software

Dadurch, dass Ihr bereits über alle wichtigen Informationen aus der Kontakthistorie verfügt und Euch diese strukturiert vorliegen, werden Eure Kund:innen sich gut betreut fühlen. Dies stärkt ihr Vertrauen in Euch, da sie das Gefühl haben, bei Euch in guten und kompetenten Händen zu sein, wodurch sie offener mit Euch agieren. Dies hat zur Folge, dass die Qualität Eurer Kontakte steigt und Ihr neugewonnene Informationen direkt in Eurem System erfassen könnt. Auch von unterwegs könnt Ihr auf alle Informationen und Dokumente zugreifen, wodurch die Kund:innen zu jedem Zeitpunkt ideal betreut werden können. Dies wirkt sich wiederum positiv auf Ihre Loyalität und die Weiterempfehlung Eures Unternehmens aus.

Durch ein CRM-Tool könnt Ihr besser nachvollziehen, wieso Leads nicht konvertieren

Trotz guter Betreuung kann es natürlich passieren, dass Eure Leads sich gegen Euer Angebot entscheiden. Mit einer kostenlosen CRM-Software könnt Ihr im Nachgang analysieren, woran dies gelegen haben könnte, falls die Interessent:innen Euch dies nicht mitteilen. Ihr könnt prüfen, ob die angeforderten Angebote innerhalb der gesetzten Frist versendet wurden, wie hoch der Preis war oder ob die geäußerten Wünsche der Interessent:innen vollständig abgedeckt wurden. Hieraus könnt Ihr dann Optimierungen für die Zukunft ableiten und umsetzen.

Berichte Eures CRM-Systems bilden die Basis für fundierte Geschäftsentscheidungen

Wenn Ihr ein CRM-System in Eurem Unternehmen etabliert habt, wird dies Eure internen und externen Prozesse abbilden können. Für diese könnt Ihr automatische Berichte für verschiedene Fragestellungen generieren. Deren Antworten können die Basis für Entscheidungen bilden, die die zukünftige Ausrichtung Eures Unternehmens betreffen: Wie profitabel sind Kund:innen aus bestimmten Branchen? Sind unsere Angebote besser als die des Wettbewerbes? Muss sich an der Betreuung nach dem Kaufabschluss etwas verbessern? Können wir bestimmte Teilschritte automatisieren? Was wünschen sich Kund:innen von uns, was wir ihnen derzeit noch nicht bieten können? Antworten auf diese und weitere Fragen kann Euch ein Customer-Relationship-Management-Tool liefern.

CRM-Tools erleichtern die teamübergreifende Zusammenarbeit

Dadurch, dass alle kundenorientierten Bereiche mit einem Tool arbeiten, werdet Ihr mit der Zeit immer besser miteinander vernetzt werden. Dies ist ein großer Benefit, da die Arbeit von verschiedenen Organisationsteilen nicht immer reibungslos verläuft. Durch die teamübergreifende Arbeit, die Eure Kund:innen in den Mittelpunkt stellt, werdet Ihr lernen, welche Informationen nachgelagerte Bereiche benötigen, wie Eure Kolleg:innen arbeiten und wie alle Beteiligten ihr Fachwissen bestmöglich einbringen können. Dies wird sich auch positiv auf das Erlebnis Eurer Ansprechpartner:innen auswirken.

Durch eine CRM-Software könnt Ihr Eure Produktivität steigern

Viele Aufgaben im Kundenbetreuungsprozess sind sehr zeitintensiv. Ein CRM-Programm kann einfache Verwaltungsaufgaben automatisch generieren und Eure Kund:innen z. B. zu ihrer Zufriedenheit mit einer neuen Software befragen oder Eure Kolleg:innen daran erinnern, einen Anruf bezüglich des letzten Angebotes zu tätigen. Auf Dauer fressen diese kleinen Handgriffe viel Zeit, welche Ihr nun besser in andere Bereiche investieren könnt. Die Voraussetzung für die Generierung automatische E-Mails und Erinnerungen ist selbstverständlich, dass Ihr die dafür benötigten Daten zuvor korrekt erfasst habt.

Diesen „Nachteil“ hat ein CRM-System

Ok, einen winzig kleinen Zusatzaufwand habt Ihr durch ein CRM-System: Um alle Erkenntnisse über Eure Kund:innen festzuhalten, erfordert die Einrichtung des Tools ein bisschen Zeit. Aber diese Investition wird sich schnell bezahlt machen. Denn auch hier gilt: „Wissen ist Macht“. Indem Ihr zu Beginn die Zeit investiert, um Euer Wissen zur bestmöglichen Betreuung der Leads in das Tool einzupflegen, besitzt Ihr anschließend die Macht, ihre Bedürfnisse besser als vorher erfüllen zu können. Im Laufe der Customers Journey wird Euch das CRM-Programm die investierte Zeit doppelt und dreifach einsparen. Ein richtiger Nachteil ist es also auch nicht.

Dies sind die 5 besten kostenlosen CRM-Softwares

Jetzt kommen wir zum Kern der Sache: Den CRM-Tools. Im folgenden Abschnitt haben wir die fünf besten kostenlosen Tools für Euch zusammengestellt. Auf OMR Reviews findet Ihr außerdem einen Überblick über alle kostenlosen und kostenpflichtigen CRM-Tools und viele hilfreiche Nutzer:innen-Bewertungen.

1. Hubspot Sales Hub

 

 

Mit dem CRM-Tool Hubspot Sales Hub könnt Ihr Eure Leads übersichtlich managen. Eure E-Mails könnt Ihr mit Hubspot zielsicher nachverfolgen und für zwei festgelegte Zielgruppen ein Anzeigen-Retargeting betreiben. Zudem bietet Euch das Tool verschiedene vorgefertigte Formulare zur Nutzung an.

Hubspot Sales Hub Funktionen

  • Contact & Account Management
  • Opportunity & Pipeline Management
  • Kampagnenmanagement
  • E-Mail-Marketing
  • Case Management
  • Aktivitäts- & Aufgabenmanagement
  • Reportings & Analytics

Hubspot Sales Hub Kosten

Das Hubspot Sales Hub bietet eine kostenlose sowie eine zahlungspflichtige Version an, die sich im Umfang des Zugriffs unterscheiden. Die kostenlose Variante ermöglicht Euch die Erstellung einer automatisierten E-Mail und den Zugriff auf ein gemeinsames Postfach. Die Funktionen der zahlungspflichtigen Version sind eine Erweiterung der kostenlosen Version. Die Preise für die zahlungspflichtige Version schwanken je nach Paket zwischen 41 € und 2944 € pro Monat.

2. CentralStationCRM

 

 

Mit CentralStationCRM könnt Ihr Eure Aufgaben und Kontakte gezielt managen, gemeinsam an Projekten für Eure Kund:innen arbeiten und auf die Kommunikationshistorie zurückschauen. Das Tool richtet sich vor allem an Teams in kleinen und mittelständischen Unternehmen und fokussiert sich auf eine leichte Bedienung und die grundlegenden CRM-Funktionen.

CentralStationCRM Funktionen

  • Aufgaben- und Kontaktmanagement
  • Kommunikationshistorie
  • Kollaboration
  • To-Do-Listen
  • Benutzer- & Rechteverwaltung
  • Mobile-User-Support

CentralStationCRM Kosten

Ihr könnt das Starter-Paket von CentralStationCRM mit 3 Nutzer:innen und bis zu 200 Kontakten dauerhaft kostenlos nutzen. Die Kosten für die drei kostenpflichtigen Versionen, die mehr Kontakte und zusätzliche Nutzer:innen beinhalten, belaufen sich auf 18 € bis 99 € pro Monat.

3. TecArt CRM

 

 

Ein weiteres Tool, welches Ihr für Euer CRM nutzen könnt, ist TecArt CRM. TecArt CRM ist eine webbasierte CRM Software für mittelständische Unternehmen. Es bietet Euch verschiedene Module zum Kund:innen- und Projektmanagement an und kann verschiedene Aufgaben automatisieren, Verträge managen und Kontakte organisieren. Zudem kann es individuell skaliert werden und flexibel gestaltet werden.

TecArt CRM Funktionen

  • Dokumentenverwaltung
  • Integrierter E-Mail Client
  • Aufgaben mit automatischer Zeiterfassung und übersichtlichem Kanban
  • Kollaboration
  • Daten- & Zugriffssicherheit
  • Chatfunktion

TecArt CRM Kosten

Ihr könnt TecArt CRM 30 Tage kostenlos testen. Danach ergeben sich die Preise aus den von Euch gewählten System-Bestandteilen. Diese könnt Ihr über die Unternehmenswebsite anfragen.

4. Zoho CRM

 

 

Das kostenlose CRM-Tool Zoho CRM könnt Ihr unkompliziert an andere Anwendungen anknüpfen. Die kostenlose Version beinhaltet Euer Workflow-Management, die Organisation Eurer Kontakte, Verträge und Konten sowie Standard-Berichte und Marketing-Automatisierungen. Nach eigenen Unternehmensangaben wird Zoho CRM von 150.000 Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt.

Zoho CRM Funktionen

  • Angebots- & Auftragsmanagement
  • Produkt- & Preislisten-Management
  • Aktivitäts- & Aufgabenmanagement
  • Kundenservice-Portal
  • E-Mail Marketing
  • Opportunity & Pipeline Management
  • Knowledge Base
  • Reportings & Analytics

Zoho CRM Kosten

Über die Website kann Zoho CRM 15 Tage lang kostenlos getestet werden. Umfänglichere Pakete von Zoho CRM belaufen sich auf 14 USD bis 40 USD pro Monat und User. Durch die Staffelung der Services ist Zoho für jegliche Art und Größe von Unternehmen geeignet.

5. Bitrix24

 

 

Bitrix24 ist eine CRM-Software, die Euch für Euer Kund:innen-Management in der kostenlosen Version eine Kanban-Ansicht, einen Website-Live-Chat sowie die zeitliche Erfassung Eurer Aufgaben und Arbeitsgruppen mit externen Benutzer:innen bereitstellt. Es gibt eine Cloud- und eine On-Premise-Lösung, die jeweils unterschiedliche Pakete bieten. Laut Unternehmensaussage wird das Tool von mehr als acht Millionen Organisationen weltweit verwendet.

Bitrix24 Funktionen

  • Community-Forum
  • Aufgabenpriorisierung & -ranking
  • Kanban-Boards
  • Fortschritts-Monitoring
  • Benutzerdefinierte Workflows
  • File Sharing
  • Team-Scoreboard

Bitrix24 Kosten

Über die kostenlose Version hinaus bietet Bitrix24 Euch weitere umfangreiche Pakete, deren Preise zwischen 49 USD und 199 USD pro Monat und User variieren.

Weitere Anbieter von CRM-Software auf OMR Reviews

Wenn Ihr mehr über die Vielfalt von CRM-Tools erfahren möchtet, findet Ihr diese auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews. Dort haben wir über 34 CRM-Softwares für Euch unter die Lupe genommen und bewertet. Anhand dieser Bewertungen könnt Ihr die Für Euer Unternehmen passende CRM-Software auswählen:

Das Management Eurer Kund:innen-Beziehungen wird sich auszahlen

Die Investition in eine CRM-Software wird sich schnell bezahlt machen, da sie die Wünsche und Zufriedenheit Eurer Kund:innen in den Mittelpunkt stellt. Durch die transparenten Informationen und Arbeiten könnt Ihr ihnen das bestmögliche Nutzer:innen-Erlebnis bieten, was sich in der Loyalität gegenüber Eurem Unternehmen und der Weiterempfehlung niederschlagen wird.

Jetzt diese Artikel lesen