Von Pipedrive zu HubSpot: So gelingt die CRM-Migration
Daniel Erlwein23.9.2026
In diesem Artikel erfährst du, wie du eine CRM-Migration von Pipedrive zu HubSpot strukturiert vorbereitest, Daten und Prozesse sinnvoll überträgst und typische Fehler beim Wechsel vermeidest
Inhalt
- Was ist eine CRM-Migration genau?
- Pipedrive vs. HubSpot: Wo liegen die Unterschiede?
- Warum wechseln Unternehmen von Pipedrive zu HubSpot?
- Wie bereitest du die CRM-Migration richtig vor?
- Welche Daten solltest du aus Pipedrive migrieren?
- Wie gelingt das Feld-Mapping in HubSpot?
- Welche Fehler solltest du bei der Migration vermeiden?
- Wie prüfst du den Erfolg der CRM-Migration?
- Fazit: Die CRM-Migration endet nicht mit dem Go-live
Das Wichtigste in Kürze
- Eine CRM-Migration ist kein rein technischer Datenumzug, sondern eine strategische Chance, Vertriebsprozesse und Datenstrukturen vorab grundlegend zu bereinigen.
- Der Wechsel von Pipedrive zu HubSpot erfordert ein durchdachtes Feld-Mapping, da sich Datenmodelle und Funktionsumfänge beider Plattformen deutlich unterscheiden.
- Eine saubere Vorbereitung inklusive Datenbereinigung, Dublettenprüfung und Testmigration verhindert, dass Altlasten unkritisch übernommen werden.
- Frühzeitiges Team-Enablement und Change-Management sind essenziell, damit die neuen Prozesse von den Mitarbeitenden nach dem Go-live nachhaltig genutzt werden.
- Der tatsächliche Migrationserfolg zeigt sich nicht am Datenimport selbst, sondern an der Qualität und Akzeptanz der Abläufe im täglichen Arbeitsalltag.
Wissen von den Besten: Dieser Artikel stammt von sorgfältig ausgewählten Branchen-Expert*innen. Unser Anspruch: fundierte Insights und praxiserprobte Tipps, die dich und dein Projekt wirklich weiterbringen. Erfahre hier mehr über die Autor*innen.
„Pipedrive raus, HubSpot rein und die Daten einfach mitnehmen.“
So ungefähr klingt eine CRM-Migration, wenn sie noch auf einer PowerPoint-Folie geplant wird. In der Praxis steckt allerdings deutlich mehr dahinter.
Denn bei einem CRM-Wechsel geht es nicht nur darum, Kundendaten von einem System in ein anderes zu übertragen. Es geht um Vertriebsprozesse, Datenstrukturen, Schnittstellen, Automatisierungen und letztlich auch um die Menschen, die täglich mit dem CRM arbeiten. Genau deshalb lohnt es sich, vor der eigentlichen Migration einen Schritt zurückzugehen: Was soll das neue CRM leisten? Welche Daten werden wirklich benötigt? Und welche Strukturen aus dem alten System sollten vielleicht besser nicht übernommen werden?
Ich beschäftige mich aktuell selbst mit einer Migration von Pipedrive zu HubSpot Sales Hub. Dabei sehe ich sehr deutlich, wie viele Entscheidungen bereits vor dem ersten Import fallen. Eine CRM-Migration ist deshalb für mich nicht einfach ein technisches Projekt, sondern vor allem eine Chance, das eigene CRM einmal grundlegend aufzuräumen und die Prozesse für die Zukunft sauber aufzustellen.
In diesem Praxis-Guide zeige ich dir, wie du eine Migration von Pipedrive zu HubSpot sinnvoll vorbereitest und umsetzt. Außerdem erfährst du, welche Daten du berücksichtigen solltest, wie du das Feld-Mapping angehst und welche typischen Stolpersteine du vermeiden kannst. Dabei geht es nicht darum, welches CRM grundsätzlich besser ist, sondern darum, wie ein CRM-Wechsel strukturiert gelingt.
Was ist eine CRM-Migration genau?
Eine CRM-Migration ist der strukturierte Wechsel von einem bestehenden CRM-System in eine neue Lösung. Dabei exportierst und importierst du nicht nur Kundendaten. Du musst auch Datenstrukturen, Beziehungen, Vertriebsprozesse, Schnittstellen und Automatisierungen berücksichtigen.
Gerade beim Wechsel von Pipedrive zu HubSpot wird das schnell deutlich. Ein Kontakt bleibt zwar ein Kontakt und ein Deal bleibt ein Deal. Trotzdem können sich Aufbau, Felder und Beziehungen der Objekte unterscheiden.
Ich unterscheide deshalb zwischen einem technischen Datenumzug und einer echten CRM-Migration. Beim Datenumzug lautet die Frage: Wie bekomme ich die Daten von A nach B? Bei einer CRM-Migration ist die wichtigere Frage: Wie soll unser CRM-Prozess künftig aussehen und welche Daten brauchen wir dafür?
Das bedeutet auch: Nicht jede bestehende Struktur aus Pipedrive sollte automatisch in HubSpot nachgebaut werden. Wenn Felder nicht konsequent gepflegt wurden oder unterschiedliche Prozesse in einem Objekt vermischt sind, ist die Migration der richtige Zeitpunkt, diese Strukturen kritisch zu hinterfragen und sauber neu aufzusetzen.
Eine CRM-Migration besteht deshalb aus vier übergeordneten Aufgaben:
- Das bestehende CRM verstehen
- Daten und Strukturen bewerten
- Das Zielmodell und die künftigen Prozesse definieren
- Die Daten kontrolliert migrieren und testen
Welche konkreten Schritte sich daraus für die Migration von Pipedrive zu HubSpot ableiten, zeigt die folgende Checkliste.
Checkliste: CRM-Migration von Pipedrive zu HubSpot (Quelle: Vision11)
Der eigentliche Import ist damit nur ein Teil der Migration, nicht die Migration selbst. Entscheidend ist, dass du Daten, Felder, Prozesse, Automatisierungen und Integrationen vorab sauber prüfst und im Zielsystem sinnvoll neu strukturierst.
Pipedrive vs. HubSpot: Wo liegen die Unterschiede?
Pipedrive und HubSpot setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Pipedrive ist stark auf Vertriebsprozesse, Leads, Deals, Aktivitäten und Pipeline-Management ausgerichtet. HubSpot verfolgt einen stärker integrierten CRM-Ansatz und verbindet zentrale HubSpot-Funktionen mit Sales, Marketing und Service.
Auch das Datenmodell unterscheidet sich. Ein direkter Vergleich zeigt Unterschiede bei CRM-Objekten, Einsatzbereichen, Automatisierungsmöglichkeiten, Integrationen und der typischen Zielgruppe. Genau diese Unterschiede entscheiden, welche Daten, Prozesse und Strukturen du sinnvoll übernehmen kannst und welche du besser neu denkst.
Pipedrive und HubSpot im Vergleich (Quelle: Vision11)
Wie die Grafik zeigt, liegt der Fokus von Pipedrive vor allem auf einem übersichtlichen, vertriebsorientierten CRM mit klarem Pipeline-Bezug. HubSpot Sales Hub ist dagegen breiter aufgestellt und integriert neben dem Vertrieb auch Marketing-, Service- und Content-Prozesse in einer gemeinsamen Plattform. Deshalb ist eine Migration von Pipedrive zu HubSpot mehr als ein reiner Datenexport mit anschließendem Import.
Warum wechseln Unternehmen von Pipedrive zu HubSpot?
Ein CRM-Anbieterwechsel sollte für mich nicht mit einem Feature-Vergleich beginnen, sondern mit der Frage, welche Anforderungen das CRM künftig erfüllen soll.
Vor der Entscheidung würde ich deshalb fünf Fragen klären:
- Welche Teams arbeiten künftig mit dem CRM?
- Wie sollen Marketing, Vertrieb und Service zusammenarbeiten?
- Welche Prozesse sollen automatisiert werden?
- Welche Kundendaten werden an welcher Stelle benötigt?
- Wo stößt das bestehende CRM heute tatsächlich an seine Grenzen?
Ein neues CRM sollte nicht einfach mehr Funktionen bieten. Es sollte konkrete Probleme lösen und die zukünftige Arbeitsweise unterstützen.
In unserem aktuellen Projekt war deshalb nicht die Feature-Liste entscheidend. Viel wichtiger war, wie sich bestehende Anforderungen künftig sinnvoll abbilden lassen. Die Vertriebsmethoden BANT und MEDDIC (mehr dazu im Abschnitt zum Feld-Mapping) waren beispielsweise ein Anlass, die bisherige Datenstruktur und die Rolle von Pflichtfeldern neu zu betrachten.
Ein CRM-Wechsel ist für mich deshalb vor allem eine Prozessentscheidung.
Wie bereitest du die CRM-Migration richtig vor?
Die wichtigste Vorbereitung ist eine saubere Bestandsaufnahme. Bevor ich Daten aus Pipedrive exportiere, möchte ich verstehen, welche Daten, Prozesse, Schnittstellen und Abhängigkeiten tatsächlich existieren.
Ich gehe dabei in fünf Schritten vor:
1. Ziele und Anforderungen klären
Welche Vertriebsprozesse sollen abgebildet werden? Welche Informationen benötigen Sales, Marketing und Service? Welche Automatisierungen und Schnittstellen werden gebraucht?
2. Das bestehende CRM analysieren
Welche Objekte und Felder gibt es? Welche Pipelines und Automatisierungen existieren? Welche Systeme sind angebunden? Gerade bei über Jahre gewachsenen CRM-Systemen entstehen häufig Strukturen, die nicht mehr zum gewünschten Prozess passen.
3. Datenqualität prüfen
Jetzt geht es um Daten- und Dublettenbereinigung. Welche Felder werden tatsächlich gepflegt? Welche Informationen fehlen? Welche Datensätze sind veraltet? Gute Datenqualität im CRM ist dabei für die Migration entscheidend. Sie ist auch die Grundlage dafür, dass du Kundendaten später automatisiert nutzen kannst.
4. Das Zielmodell definieren
Erst jetzt lege ich fest, welche Objekte und Properties (Eigenschaftsfelder in HubSpot) HubSpot benötigt, welche Informationen Pflichtfelder werden und wie Kontakte, Unternehmen, Deals und gegebenenfalls Tickets verbunden sind.
5. Eine Testmigration durchführen
Ein kleiner Testdatensatz zeigt, ob Zuordnungen, Beziehungen und Pflichtfelder funktionieren, bevor der komplette Datenbestand importiert wird.
Fünf Schritte der Migrationsvorbereitung (Quelle: Vision11)
Mein wichtigster Tipp: Plane die Migration nicht vom Import her. Definiere zuerst, wie dein neues CRM funktionieren soll. Leite daraus ab, was du tatsächlich migrieren musst.
Insight: In unserem aktuellen Projekt haben wir bei knapp 28.700 Personendatensätzen mehr als 3.000 eindeutige Dubletten identifiziert. Das ist mehr als jeder zehnte Datensatz. Die Dublettenquote zeigt, warum eine Altdatenmigration nicht einfach mit einem Export beginnen sollte.
Welche Daten solltest du aus Pipedrive migrieren?
Bei einer CRM-Migration solltest du nicht möglichst viele Daten übernehmen, sondern die richtigen Daten.
Typischerweise gehören Kontakte, Organisationen, Deals, Aktivitäten, Notizen, benutzerdefinierte Felder und relevante Anhänge auf die Prüfliste. In unserem aktuellen Projekt betrachten wir genau diese Datenbestände. Produkte betrachten wir dagegen separat und legen sie aktuell manuell in HubSpot an.
Schwierig ist weniger die Auswahl der Daten als ihre Übertragung. Ein Kontakt mit Namen und E-Mail-Adresse lässt sich vergleichsweise einfach übertragen. Schwieriger wird es bei historischen Aktivitäten, individuellen Properties oder Anhängen.
Deshalb stelle ich mir für jeden Datenbestand drei Fragen:
- Brauchen wir die Daten künftig noch?
- Sind sie qualitativ gut genug für die Übernahme?
- Können wir sie im neuen Datenmodell sinnvoll abbilden?
Auch bei Dubletten braucht es fachlichen Kontext. Gleiche E-Mail-Adressen oder Telefonnummern können Hinweise auf einen doppelten Datensatz sein, sind aber kein automatischer Beweis. In unserem Projekt gab es beispielsweise mehrere Personen eines Unternehmens mit derselben zentralen Telefonnummer.
Datenqualität bedeutet deshalb nicht, möglichst viele Datensätze zu löschen. Sie bedeutet, den Datenbestand zu verstehen und bewusst zu entscheiden, was übernommen wird.
Wie gelingt das Feld-Mapping in HubSpot?
Beim Feld-Mapping (also der Zuordnung der Felder vom alten ins neue System) geht es nicht nur darum, welches Feld aus Pipedrive welchem Feld in HubSpot entspricht. Entscheidend ist, wie die Information im zukünftigen CRM genutzt werden soll.
Ein Feld wie „Telefonnummer“ lässt sich relativ einfach zuordnen. Schwieriger wird es bei individuellen Feldern, unterschiedlichen Auswahlwerten oder Informationen, die bisher nicht konsequent gepflegt wurden.
Ich gehe deshalb beim Mapping vom zukünftigen Prozess aus. Welche Informationen werden benötigt? Wo sollen sie gespeichert werden? Und wer braucht sie wann?
Besonders deutlich wird das bei Ansätzen wie BANT und MEDDIC. Beide Methoden strukturieren die Qualifizierung von Vertriebschancen. BANT prüft Budget, Entscheidungsbefugnis (Authority), Bedarf (Need) und Zeitrahmen (Timeline). MEDDIC betrachtet zusätzliche Kriterien:
- Metrics: messbarer Nutzen
- Economic Buyer: Entscheider*innen
- Decision Criteria: Entscheidungskriterien
- Decision Process: Entscheidungsprozess
- Identify Pain: konkrete Herausforderungen
- Champion: interne Unterstützer*innen
Im bisherigen System waren diese Anforderungen Bestandteil des Vertriebsprozesses, aber nicht konsequent als Pflichtfelder hinterlegt.
Für die Migration reicht es deshalb nicht, vorhandene Werte einfach zu kopieren. Die Anforderungen des Vertriebs können stattdessen in eigene Property-Gruppen und Pflichtfelder übersetzt werden. Damit verändert sich nicht nur die Datenstruktur, sondern auch der Prozess.
Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Im Lead-Objekt landeten alle Website- und Chatbot-Anfragen. Echte Vertriebsleads und Support-Anfragen waren dort gemischt. Im neuen Modell stellt sich deshalb zunächst die fachliche Frage: Was ist diese Anfrage eigentlich?
Je nach Ergebnis können daraus beispielsweise ein Kontakt und ein Deal für den Vertrieb oder ein Ticket für den Support entstehen.
Für mich besteht gutes Feld-Mapping deshalb aus drei Ebenen: Daten, Struktur und Prozess. Die folgende Abbildung zeigt, wie diese drei Ebenen beim Wechsel von Pipedrive zu HubSpot zusammenspielen und welche Fragen du auf jeder Ebene klären solltest.
Von Pipedrive zu HubSpot: Daten-Mapping in 3 Schritten (Quelle: Vision11)
Erst wenn Daten, Struktur und Prozess zusammenpassen, unterstützt das neue CRM die gewünschten Abläufe wirklich.
Welche Fehler solltest du bei der Migration vermeiden?
Die größten und häufigsten Fehler entstehen meiner Erfahrung nach schon in der Planung, auch wenn sie oft erst später sichtbar werden.
1. Alles migrieren, was vorhanden ist
Prüfe alte Felder, Testdaten und veraltete Datensätze kritisch.
2. Dubletten nur technisch bereinigen
Technische Regeln können mögliche Dubletten finden. Ob zwei Datensätze tatsächlich zusammengehören, muss jemand aus dem Fachbereich bewerten.
3. Alte Prozesse 1:1 übernehmen
Eine CRM-Migration sollte bestehende Prozessprobleme nicht einfach in ein neues System übertragen.
4. Schnittstellen vergessen
Ein CRM steht selten allein. Erfasse deshalb alle bestehenden CRM-Integrationen und Abhängigkeiten zu anderen Systemen, bevor du migrierst.
5. Keine Testmigration durchführen
Ein kleiner Testdatensatz reduziert das Risiko, dass Fehler erst beim vollständigen Import auffallen.
6. Nutzer*innen erst zum Go-live einbinden
Wenn sich Prozesse und Arbeitsweisen ändern, sollten die Nutzer*innen bereits während der Migration beteiligt sein.
Eine gute Migrationscheckliste berücksichtigt deshalb nicht nur Daten, sondern auch Prozesse, Schnittstellen und Nutzer*innen.
Wie gelingt das Enablement während der Migration?
Enablement (also die Befähigung der Teams) sollte während der gesamten CRM-Migration stattfinden, nicht erst nach dem Go-live.
Wenn sich Prozesse, Datenstrukturen und Arbeitsweisen verändern, sollten Nutzer*innen früh verstehen, was sich ändert und warum. Für mich ist Enablement deshalb gleichzeitig ein wichtiger Bestandteil des Change-Managements.
Das beginnt bereits bei der Konzeption. Vertreter*innen aus Sales, Marketing oder Service können frühzeitig Feedback geben: Welche Informationen werden im Alltag wirklich benötigt? Wo entstehen unnötige Arbeitsschritte? Welche Prozesse sollten anders funktionieren?
Gerade bei BANT und MEDDIC ist das relevant. Wenn diese Kriterien künftig als Pflichtfelder hinterlegt werden, verändert das nicht nur die Datenstruktur, sondern auch die Arbeitsweise im Vertrieb.
Auch beim Aufbau des neuen CRM würde ich Key User (Mitarbeitende, die das neue System früh testen und ihr Wissen ins Team tragen) einbeziehen. Sie können mit Testdaten arbeiten und frühzeitig Rückmeldung geben. So lassen sich Missverständnisse noch während der Migration korrigieren.
Ich sehe dabei drei Phasen:
- Verstehen: Warum wechseln wir das CRM?
- Mitgestalten: Wie sollen die neuen Prozesse funktionieren?
- Anwenden: Mit realistischen Anwendungsfällen arbeiten.
Enablement ist damit für mich kein Termin nach der Migration, sondern ein Bestandteil der Migration selbst.
Wie prüfst du den Erfolg der CRM-Migration?
Eine CRM-Migration ist nicht erfolgreich, wenn lediglich der letzte Datensatz in HubSpot angekommen ist. Erfolgreich ist sie erst, wenn Daten, Prozesse und Nutzer*innen wie geplant funktionieren.
Lege deshalb bereits vor dem Go-live fest, woran du den Erfolg misst.
Bei den Daten prüfe ich zunächst: Sind Kontakte und Unternehmen korrekt zugeordnet? Sind Deals richtig verknüpft? Wurden Aktivitäten, Notizen und Anhänge übernommen? Sind die vereinbarten Pflichtfelder gefüllt?
Danach kommen die Prozesse: Funktionieren die Pipelines? Werden Informationen an den richtigen Stellen erfasst? Laufen Automatisierungen und Schnittstellen wie erwartet?
Auch die Nutzung gehört dazu. Arbeiten die Teams mit den neuen Strukturen oder entstehen wieder Excel-Listen und andere Workarounds?
Meine Migrationscheckliste für die ersten Wochen würde deshalb mindestens diese Punkte enthalten:
- Datenqualität: Sind relevante Daten vollständig und korrekt?
- Datenmodell: Stimmen Objekte, Properties und Beziehungen?
- Prozesse: Funktionieren die definierten Abläufe?
- Integrationen: Werden Daten weiterhin korrekt ausgetauscht?
- Nutzung: Arbeiten die Teams mit den neuen Prozessen?
- Optimierung: Welche Punkte müssen nach dem Go-live angepasst werden?
Für mich endet eine CRM-Migration deshalb nicht mit dem Go-live. Die ersten Wochen zeigen, wo das neue System in der Praxis noch nicht so funktioniert wie geplant.
Fazit: Die CRM-Migration endet nicht mit dem Go-live
Meine langjährige Projekterfahrung hat mir immer wieder gezeigt: Die Qualität einer CRM-Migration zeigt sich nicht am Tag des Go-live, sondern Monate später im Arbeitsalltag. Gelungen ist die Migration, wenn die Teams Daten weiterhin sauber pflegen, die Prozesse funktionieren, Nutzer*innen das CRM konsequent einsetzen und keine neuen Workarounds entstehen.
Das eigentliche Ziel ist nicht der erfolgreiche Import. Das Ziel ist ein CRM, in dem Datenqualität, Prozesse und Arbeitsweise zusammenpassen. Damit entsteht zugleich eine wichtige Grundlage, um Kundenbeziehungen systematisch weiterzuentwickeln und die Kundenbindung langfristig zu stärken.
Wenn das gelingt, ist der CRM-Wechsel mehr als ein Systemwechsel: Er ist die Gelegenheit, das CRM für die nächsten Jahre sauber aufzustellen.
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Autor*In
Daniel Erlwein
Daniel Erlwein ist Experte für CRM, Customer Experience und digitale Transformation. Er bringt fast 20 Jahre Erfahrung aus Beratung und Industrie mit, in technischen, fachlichen und strategischen Rollen. Beim Beratungshaus für Customer Experience Vision11 übersetzt er komplexe Anforderungen in praxistaugliche CRM-Lösungen. Zu seinen Schwerpunkten zählen Datenmodelle, Systemintegration und die Automatisierung kundenbezogener Prozesse entlang der gesamten Customer Journey. Sein Ziel sind Lösungen, die im Arbeitsalltag funktionieren, Mitarbeitende unterstützen und die Grundlage für bessere Kundenerlebnisse schaffen.
