Die besten Onboarding Softwares im Vergleich

Onboarding Software-Definition: Was ist eine Onboarding-Plattform?

Onboarding Software unterstützt Personalverantwortliche - aber letztlich ebenfalls Abteilungsleiter*innen und künftige Kolleg*innen - bei der Integration sowie Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen. Grundsätzlich bildet sie ein Medium, über welches Verantwortliche den Onboarding-Prozess digital und zentralisiert steuern können.

Mit einer solchen Plattform sind Onboarding-Strategien aufzusetzen und umzusetzen. In aller Regel fügen sich betreffende Prozesse nahtlos in andere Personal- bzw. HR-Vorgänge ein, zu denen unter anderem das Bewerber-Management oder die Personalentwicklung gehören. Onboarding Software wird demgemäß oftmals auch als „HR-Onboarding Software“ bezeichnet.

Im Backend bekommen Verantwortliche insbesondere die Chance, für das Onboarding wichtige Dokumente sowie zentrale Informationen für die neuen Mitarbeiter*innen zu organisieren, einen Fahrplan festzulegen, diesbezügliche Workflows zu schalten und das Fortschreiten der Einarbeitung zu tracken.

Im Frontend bietet ein Onboarding-Tool zumeist ein spezielles Interface im Corporate-Design des Unternehmens, das neue Mitarbeiter*innen nutzen können. Hier werden die frisch eingestellten Kolleg*innen durch alle Stufen des Onboarding-Prozesses geleitet. Sie können zudem nach Bedarf für sie wichtige Informationen abrufen und direkt mit Verantwortlichen in Kontakt treten.

Weshalb sollten Unternehmen ein HR-Onboarding-Tool einsetzen?

Das Onboarding ist ein sehr wichtiger, aber oft verkannter Unternehmensprozess. Hier werden neue Mitarbeiter*innen an ihre Rolle, die Unternehmensphilosophie und das Angebot der jeweiligen Firma gewöhnt. Außerdem trägt es stark zur Bindung von Arbeitskräften bei und sorgt dafür, dass sich jene für den Erfolg des Unternehmens engagieren. Durch gutes Onboarding werden neue Kolleg*innen sicher und schnell Teil des Teams und fühlen sich als akzeptierte Mitglieder.

Zahlreiche Studien haben belegt, dass ein erheblicher Teil (oft zehn Prozent oder sogar noch deutlich mehr) der neuen Mitarbeiter*innen ein Unternehmen aufgrund eines schlechten Onboarding-Erlebnisses schnell wieder verlässt. Ohne angemessene Onboarding-Verfahren kommt es generell zu einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation. Auch Produktivitätsverluste sind ein kritisches Thema. Denn Fachkräfte, die nicht voll in die etablierten Workflows eines Betriebs eingebunden sind und sich zudem vielleicht nicht als Teil des Teams fühlen, arbeiten weniger effektiv und sind weniger motiviert. Diese Ineffizienz kostet vielen Unternehmen jedes Jahr große Summen.

Wenn Mitarbeiter*innen voll eingebunden und engagiert sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihr Unternehmen verlassen, tatsächlich um über 80 Prozent geringer!

Leider ist ein vorteilhaftes Onboarding jedoch alles andere als ein Selbstläufer. Es gilt eine spezifische Strategie für das eigene Unternehmen aufzustellen und zielgenau bzw. strukturiert umzusetzen. Dabei ist eine Vielzahl von offiziellen Dokumenten sowie Informationen für die neuen Kolleg*innen zusammenzutragen, die jenen dann möglichst barrierefrei zur Verfügung zu stellen sind. Idealerweise werden die Mitarbeiter*innen ab der Bestätigung der Stelle bis hin zum vollwertigen Mitglied des jeweiligen Teams bei ihrer Einarbeitung unterstützt – mit allem, was sie brauchen oder erwarten.

Die Realisierung derartiger Bedingungen erweist sich als eine überaus aufwendige und komplexe Angelegenheit. Nicht selten werden wichtige Schritte für das Onboarding übersehen oder andere Fehler gemacht. Im schlimmsten Fall werden neue Arbeitskräfte durch unstrukturierte Vorgehensweisen im Onboarding sogar besonders verstimmt. Die Abwanderungs-Wahrscheinlichkeit steigt damit erheblich.

Diese und weitere Gefahren sind mit einer passenden Onboarding Software (natürlich) in Kombination mit einer guten Strategie praktisch auszuschließen. Wer sicher von allen Benefits einer guten Mitarbeitereinführung profitieren möchte, kommt also um den Einsatz einer solchen Lösung nicht herum.

Wie funktioniert Onboarding Software?

Wie Onboarding Software letztendlich funktioniert, hängt natürlich zentral von den jeweils integrierten Features ab. Die nachfolgend gelisteten Funktionen und betreffende Prozesse sind typisch.

• Self-Service-Portal: Mit dieser Funktion können neue Mitarbeiter*innen den Onboarding-Prozess einsehen, bevor sie ihre Stelle antreten. Sie bekommen hier zudem Zugang zu wichtigen Ressourcen, sprich Regeln, Compliance, Schulungsplänen, Online-Kursen, Tutorial-Videos usw. Betreffende Personen können sich somit sicher einen umfassenden Überblick verschaffen und alle Hilfe einholen, die sie brauchen bzw. erwarten. Self-Service-Portale sind nicht in allen Onboarding-Programmen vorhanden.

• Anpassbare Workflows: Einige Onboarding-Anbieter statten ihre Lösungen mit anpassbaren Onboarding-Prozessen aus. Diese können nach Faktoren wie Stellenbezeichnungen, Abteilungen, Standorten, Sprachen und anderen flexibel gestaltet werden. Mit solchen Tools sind Einarbeitungsphasen individuell und Schritt für Schritt zu planen sowie zu vollziehen.

• Formularverwaltung: Eine Bibliothek mit Formularvorlagen für den Einstellungs- und den Einarbeitungsprozess haben viele Tools an Board. Das betrifft auch Dokumente, die die Einhaltung von Vorschriften regeln.

• Analytics und Berichterstattung: Einige Tools bieten spezifische Analytics. Diese Funktionen geben unter anderem Aufschluss darüber, wie lange es dauert, bis neu eingestellte Mitarbeiter*innen zu produktiven Teammitgliedern werden. Derartige Daten können für Unternehmen sehr nützlich sein, um ihre Onboarding-Prozesse zu verbessern. Personalverantwortliche und Manager*innen bekommen mithilfe von Berichtsfunktionen die Chance, klar darzustellen, welche Komponenten des Onboardings erfolgreich sind und welche optimiert werden müssten.

• Echtzeit-Dashboards: Über Dashboards werden Daten in Echtzeit gesammelt und angezeigt. Personalverantwortliche und Manager*innen können hier einen kurzfristigen Einblick in den Onboarding-Prozess von Mitarbeiter*innen im gesamten Unternehmen bzw. in allen Abteilungen erhalten.

• Offboarding: Einige Onboarding-Tools unterstützen die Personalabteilung auch bei der Verwaltung des Offboarding-Prozesses. Sie bieten somit eine vollständige Lösung für den Lebenszyklus der Mitarbeiter*innen.

• Integrationen: Mitarbeiter-Onboarding Software kann innerhalb eines HR-Tools geliefert werden, das auch Funktionen für die Rekrutierung, die Bewerberverfolgung und das Offboarding bietet. Alternativ dazu gibt es Stand-alone-Onboarding-Lösungen. Diese bieten dann häufig Integrationen zu HR-Tools und/oder zu anderen eng mit der Einarbeitung verbundenen Systemen. Zu letzteren zählen unter anderem Gehaltsabrechnungs-Programme oder Leistungsmanagement-Lösungen.

Welche Vor- und Nachteile bieten Onboarding-Tools?

Es gibt tatsächlich sehr viele Vorteile, die der Einsatz von Onboarding Software in einem Unternehmen mit sich bringen kann. Einige wurde oben bereits herausgestellt. Die vier Hauptgründe, warum Firmen die Implementierung eines entsprechenden Systems in Betracht ziehen sollten, sind im Folgenden zusammengefasst.

• Mitarbeitermotivation: Kein Unternehmen gibt gerne Geld für den Einstellungsprozess aus. Es lohnt sich jedoch, zu investieren. Wenn ein digital gestützter und damit effizienter Onboarding-Prozess zum Einsatz kommt, motiviert dieser die neuen Mitarbeiter*innen und erhöht die Verbleibquote. Viele Unternehmen kümmern sich nicht besonders um das Onboarding. Ein entsprechend unprofessioneller Umgang führt zu einer niedrigen Bindungsquote. Durch Onboarding mithilfe spezifischer Software stellen Unternehmen neuen Kolleg*innen hingegen optimal auf die jeweilige Position ein. Menschliche Fehler werden weitestgehend ausgeschlossen. Eine somit flüssige Einführung trägt stark zu einer erhöhten Motivation und schließlich einer größeren Produktivität bei.

• Kostensenkung: Die Digitalisierung und Zentralisierung eines Onboarding-Prozesses senkt die Kosten für die Einführung neuer Mitarbeiter*innen. Eine entsprechende Software spart einfach viel Zeit. So entfällt die Notwendigkeit, wichtige Informationen immer wieder zu vermitteln oder auch Daten händisch in unterschiedliche Formulare einzutragen. Mit einem weitgehend automatisierten Onboarding lernen die neuen Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben schnell und selbstständig kennen. Sie werden in relativ kurzer Zeit zu produktiveren Mitgliedern des Unternehmens.

• Effizienzsteigerung: Onboarding Software ersetzt nicht die Menschen, die neue Mitarbeiter*innen willkommen heißen, aber sie unterstützt die Bemühungen der Personalverantwortlichen bei der Einarbeitung enorm. Das Onboarding ist keine leichte Aufgabe. Die Personalabteilung ist dafür zuständig, E-Mails zu organisieren, die Compliance zu gewährleisten, Arbeitsplätze zuzuweisen, Rechner zu stellen, Schulungen einzuleiten und, und, und. Wenn diese Aufgaben ohne eine zentrale Management-Basis erledigt werden, entstehen schnell Fehler. Eine gute Onboarding Software unterstützt bei zentralen To-dos der Einarbeitung und erledigt diese teilweise sogar automatisiert. So bleibt viel händische Arbeit erspart und die Gefahr menschlicher Fehler sinkt.

• Kein Papierkram: Onboarding Software macht gedruckte Dokumente und die umständliche Organisation dieser nahezu überflüssig. Sie bietet alle benötigten Formulare in digitalen Formaten, die noch dazu online von jedem Ort aus einfach zugänglich sind. Sie erfasst sämtliche erforderlichen Informationen der neuen Mitarbeiter*innen in Windeseile. Es ist nicht einmal mehr nötig, den Arbeitsvertrag auf Papier zu unterschreiben. Onboarding-Tools bieten Features für elektronische Unterschriften. Alle relevanten Informationen werden an einem zentralen Ort digital gespeichert und können – wenn erforderlich - prompt abgerufen werden. Das spart Zeit und eine Menge Geld (für Papier und Lagerplatz).

Gibt es bei Onboarding Software auch Nachteile? Leider ja - bei der Verwendung entsprechender Programme können zumindest gewisse Schwierigkeiten auftreten. Die nachfolgenden Probleme sind typisch.

• Fehlende Strategie: Die Nutzung einer guten Onboarding Software macht noch lange keinen guten Onboarding-Prozess. Zwar unterstützen die besten Anbieter entsprechender Programme Verantwortliche bei vielen Must-haves rund um die Erstellung vorteilhafter digitaler Einarbeitungsvorgänge. Die wesentliche Strategie muss jedoch vom jeweiligen Unternehmen selbst kommen. Nicht wenige Firmen unterschätzen den diesbezüglichen Aufwand. Sie arbeiten ihre Herangehensweise schließlich nicht detailliert genug aus und verschenken viel Potenzial.

• Etablierungsschwierigkeiten: Personaler*innen, die seit Langem daran gewöhnt sind, bestimmte Prozesse auszuführen, sträuben sich mitunter gegen Veränderungen, wie sie die Einführung eines Onboarding-Tools mitbringen. Das kann selbst dann der Fall sein, wenn die neuen Prozesse ihnen letztlich viel Zeit und Ärger ersparen. Außerdem ist es durchaus möglich, dass digitale Onboarding-Maßnahmen nicht von allen neuen Mitarbeiter*innen gut angenommen werden. Es gibt bestimmte Gruppen, die möglicherweise deutlich weniger auf entsprechende Angebote eingehen. Das sind häufig vor allem ältere Menschen oder auch Fachkräfte, die beruflich bedingt einfach eine geringe Digitalaffinität haben. In solchen Kontexten müssen Unternehmen nicht auf die Vorzüge von Onboarding Software verzichten. Sie sollten die digitalen Kanäle dann aber nicht zur Pflicht machen, sondern eher optional anbieten (vielleicht zusätzlich zu klassischen Onboarding-Maßnahmen).

Wie wählt man die passende Software für das Onboarding aus?

Bei der Auswahl einer Onboarding Software sollten Verantwortliche insbesondere die nachfolgenden Faktoren beachten.

Die Bedarfe der Organisation Jedes Unternehmen ist anders - und dementsprechend hat auch jede Firma andere Anforderungen, wenn es um die Auswahl einer Onboarding Software geht. Der erste Schritt bei der Auswahl der richtigen Plattform besteht darin, die spezifischen Bedarfe der Organisation zu ermitteln.

Wird vielleicht in erster Linie nur eine Software für die Verwaltung von Onboarding-Dokumenten benötigt oder muss es doch eine umfangreichere Lösung für das komplette HR-Management sein? Sobald eine klare Vorstellung davon vorliegt, was das eigene Unternehmen braucht, können die Optionen schon drastisch eingegrenzt werden.

Nur dann, wenn man sich ausreichend Zeit nimmt, die jeweiligen Anforderungen des Onboardings im Betrieb zu ermitteln, können Verantwortliche sicherstellen, dass sie eine Plattform wählen, die ihnen effektiv hilft, ihre Ziele zu erreichen.

Die Größe der Firma Die Größe des Unternehmens spielt eine entscheidende Rolle bei der Wahl der richtigen Onboarding Software. Bei großen Belegschaften sind tendenziell auch mehr neue Mitarbeiter*innen zu managen. Die Onboarding-Plattform muss also eine entsprechend große Anzahl an Prozessen – mit womöglich sehr unterschiedlichen Bedingungen - umsetzen können.

Wenn hingegen nur wenige Mitarbeiter*innen vorhanden sind, kann auf ein weniger leistungsstarkes Programm zurückgegriffen werden. Dabei sollten Verantwortliche aber auch die möglichen zukünftigen Anforderungen im Blick behalten. Sie sind gut beraten, eine Lösung zu wählen, die flexibel mit dem Wachstum des Unternehmens mithalten kann. Andernfalls kann es passieren, dass die Onboarding Software früher oder später gewechselt werden muss, was natürlich ein zeitaufwendiges Unterfangen ist.

Die Bedarfe der neuen Mitarbeiter*innen Es ist wichtig, eine Onboarding Software zu wählen, die den spezifischen Anforderungen der neuen Mitarbeiter*innen entspricht. So brauchen Auszubildende womöglich eine andere Unterstützung als Fachkräfte, die schon seit Jahren in ihrem Beruf arbeiten. Auch in verschiedenen Branchen gibt es unterschiedliche Bedarfe oder ebenso spezielle gesetzliche Vorgaben.

Verantwortliche sollten darauf achten, eine Plattform zu wählen, die es ihren neuen Kolleg*innen möglichst leicht macht, sich einzuarbeiten und vom ersten Tag an produktiv zu sein. Eine gut konzipierte bzw. genau auf die Bedarfe der Mitarbeiter*innen zugeschnittene Plattform spart (auf lange Sicht) viel Zeit und Geld. Es lohnt sich also, sich die Zeit zu nehmen, um die richtige Lösung zu finden.

Die Funktionen der Onboarding Software Bei der Auswahl einer Onboarding Software ist es selbstverständlich essenziell, den Bedarf an Funktionen abzuschätzen. Je mehr Features an Bord sind, desto teurer wird die Lösung gemeinhin.

Sind wirklich individuelle Workflows erforderlich, soll die komplette Kommunikation über die Plattform erfolgen oder doch lieber per E-Mail, Telefon etc. und müssen Schulungen direkt im Onboarding-Tool geschaltet werden oder ist dies auf anderem Wege sinnvoller?

Sobald die benötigten Funktionen ermittelt wurden, sollte die Auswahl an Plattformen recht gering geworden sein. Diese verbleibenden Optionen gilt es jetzt noch hinsichtlich der folgenden Punkte zu vergleichen.

Die Benutzerfreundlichkeit Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer wichtiger Faktor, den Verantwortliche bei der Auswahl einer Onboarding Software berücksichtigen sollten. Einige Plattformen sind tatsächlich deutlich benutzerfreundlicher als andere.

Interessierte sollten sich immer vor Augen halten: Selbst die mächtigste Onboarding-Lösung kann niemals ihr ganzes Potenzial entfalten, wenn Personaler*innen oder neue Mitarbeiter*innen sie aufgrund einer unvorteilhaften Usability nicht voll ausnutzen.

Das Letzte, was Verantwortliche wollen, ist, dass neue Kollege*innen mit der Software nicht zurechtkommen und die Nutzung aufgeben. Somit gilt es sehr genau darauf zu achten, dass die Plattform höchst benutzerfreundlich und generell einfach zu bedienen ist.

Der Support des Onboarding Software-Anbieters Bei der Auswahl einer Onboarding Software sollte ebenfalls auf den Support des Anbieters geschaut werden. Einige Unternehmen bieten keinen unmittelbaren Kundendienst an. Andere punkten mit vielen Kontaktwegen und einem 24/7-Support.

Die beste Möglichkeit, sich über den Support eines Anbieters zu informieren, ist das Lesen von Online-Bewertungen. Es schadet zudem nicht, sich direkt an den Provider des Onboarding-Systems zu wenden und ihm einige (vielleicht kritische) Fragen zu stellen. Je nachdem, wie mit diesen umgegangen wird, ist der Service dann direkt zu bewerten.

Was kosten die Tools aus dem Onboarding Software-Vergleich?

Onboarding-Tools gibt es im obigen Vergleich in einer sehr breiten Preisspanne. Manche Programme sind bereits für um die zehn Euro pro Monat erhältlich. Andere können sogar mehrere tausend Euro monatlich kosten. Wie teuer eine entsprechende Lösung schließlich ist, hängt vor allem vom jeweiligen Funktionsumfang ab.

Eine ausschließliche HR-Onboarding Software, die zentral eine Management-Plattform für wichtige Dokumente und eine einfache Self-Service-Option für neue Mitarbeiter*innen bietet, gibt es schon für ca. 50 bis 100 Euro im Monat.

Umfangreichere Onboarding-Workflow-Software, die vielleicht noch in eine größere HR-Management-Lösung eingebettet ist, schlägt jedoch schnell mit mehreren hundert Euro zu Buche.