Quinyx

1. Quinyx lässt sich hervorragend in unsere bestehende Systemlandschaft integrieren – sowohl mit internen als auch mit externen Tools funktioniert die Anbindung reibungslos und zuverlässig. 2. Dank der effizienten Planungsmöglichkeiten können wir mit nur rund 1,5 FTE die Schichtplanung für ca. 5.000 Mitarbeitende abbilden – ein enormer Hebel in Sachen Skalierbarkeit. 3. Für unsere Endnutzer:innen ist die Anwendung sehr intuitiv gestaltet, was die Akzeptanz im operativen Betrieb deutlich erleichtert und den Schulungsaufwand gering hält. 4. Innerhalb unseres bestehenden Setups bietet Quinyx umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten, mit denen wir den manuellen Aufwand in der Personalplanung erheblich reduzieren können.

1. Wir würden uns mehr individuelle Gestaltungs- und Konfigurationsmöglichkeiten wünschen, die wir als Unternehmen eigenständig in Quinyx umsetzen können, ohne auf den Support oder die Produktentwicklung angewiesen zu sein. 2. Das Rollen- und Berechtigungskonzept könnte granularer sein – aktuell fehlt uns die Möglichkeit, Bearbeitungsrechte feiner abzustufen und gezielter auf einzelne Funktionsbereiche einzuschränken. 3. Die Benutzeroberfläche ist an einigen Stellen nicht intuitiv genug gestaltet, was die Einarbeitung neuer Nutzer:innen erschwert und im Tagesgeschäft zu unnötigen Umwegen führt wie z.B. das "teilen" von Mitarbeitern zwischen Units.

1. Mit Quinyx können wir die komplette Schichtplanung für rund 5.000 Mitarbeitende mit minimalem Personaleinsatz von ca. 1,5 FTE abwickeln – das wäre ohne das Tool in diesem Umfang nicht darstellbar. 2. Durch die zahlreichen Automatisierungsfunktionen konnten wir wiederkehrende, manuelle Prozesse in der Personalplanung drastisch reduzieren und so wertvolle Kapazitäten für andere Aufgaben freisetzen. 3. Die nahtlose Integration in unsere bestehende Systemlandschaft löst das Problem isolierter Datensilos – Informationen fließen zuverlässig zwischen Quinyx und unseren internen sowie externen Systemen, was Fehlerquellen minimiert und Prozesse beschleunigt.

Am besten gefällt mir das herausragende Quinyx‑Team – vom Account Management über das Implementierungs‑Team bis hin zum Support. Die Zusammenarbeit ist jederzeit professionell, lösungsorientiert und partnerschaftlich. Anfragen werden schnell und kompetent beantwortet, und man merkt deutlich, dass das Team mit großem Engagement daran arbeitet, den Kundennutzen stetig zu erhöhen. Gleichzeitig läuft die Software äußerst stabil, zuverlässig und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Neue Funktionen und Optimierungen orientieren sich klar am praktischen Bedarf, was die Arbeit im Tagesgeschäft spürbar erleichtert.

Die Erstellung von Berichten ist aktuell noch recht umständlich und mit unnötigem Klick‑Aufwand verbunden. Einige Auswertungen lassen sich nur über mehrere Schritte abrufen, was im Alltag Zeit kostet. Hier wünsche ich mir intuitivere Reportings, klarere Filtermöglichkeiten und eine insgesamt schnellere Möglichkeit, die benötigten Daten abzuleiten

Mit Quinyx lösen wir vor allem Herausforderungen in der Dienstplanung und Zeiterfassung. Die Software ermöglicht eine gesetzeskonforme, transparente und effiziente Planung von Schichten und Arbeitszeiten. Gleichzeitig bieten wir unseren Mitarbeitenden und Führungskräften eine moderne, digitale Lösung, die Prozesse vereinfacht, Fehler reduziert und den administrativen Aufwand deutlich senkt. Durch die zentrale, digitale Abwicklung gewinnen wir mehr Übersicht, arbeiten zuverlässiger und erhöhen die Zufriedenheit im Team

Bei uns kommt es gelegentlich vor, dass Mitarbeiter an einem Tag zwei getrennte Arbeitsblöcke übernehmen, beispielsweise morgens und später noch einmal am Abend. Ich finde es gut, dass sich solche Arbeitszeiten mit Quinyx abbilden lassen, ohne dafür umständliche zusätzliche Listen führen zu müssen.

Bei geteilten Schichten könnte die Darstellung im Kalender etwas deutlicher sein. Auf den ersten Blick ist nicht immer sofort erkennbar, wie lang die Unterbrechung zwischen den beiden Arbeitsblöcken ist. Eine zusätzliche Anzeige der gesamten Anwesenheitsdauer wäre hier praktisch.

Geteilte Schichten waren bei uns früher etwas umständlich zu organisieren. Teilweise wurden die beiden Arbeitsblöcke getrennt eingetragen und anschließend musste noch einmal kontrolliert werden, ob die Zeiten insgesamt richtig berücksichtigt wurden. Besonders bei kurzfristigen Anpassungen führte das gelegentlich zu Verwirrung.

Das Quinyx nicht nur für die Personalplanung genutzt werden kann, sondern auch die interne Kommunikation unterstützt. Bei uns müssen regelmäßig Informationen an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig weitergegeben werden, beispielsweise Änderungen bei betrieblichen Abläufen oder allgemeine Hinweise. Statt dafür verschiedene Messenger Gruppen oder E-Mail Verteiler zu verwenden, können wir solche Mitteilungen zentral bereitstellen. Das ist vor allem bei Mitarbeitern hilfreich, die nicht täglich im Betrieb sind und deshalb persönliche Besprechungen verpassen.

Bei vielen Mitteilungen könnte die Übersicht etwas besser strukturiert sein. Ich würde mir wünschen, dass sich wichtige Nachrichten noch deutlicher hervorheben oder nach bestimmten Themen sortieren lassen. So könnte man ältere Informationen schneller wiederfinden, ohne mehrere Einträge durchsuchen zu müssen.

Früher war es bei uns nicht immer einfach, alle Mitarbeiter gleichzeitig über wichtige Änderungen zu informieren. Ein Teil des Teams bekam Informationen direkt vor Ort, andere erfuhren erst bei ihrer nächsten Schicht davon. Dadurch mussten manche Dinge mehrfach erklärt werden und gelegentlich entstanden Missverständnisse. Mit Quinyx haben wir einen zusätzlichen zentralen Kommunikationsweg, über den sich relevante Informationen einheitlich bereitstellen lassen.

Was ich an Quinyx besonders gut finde, ist die Möglichkeit, unterschiedliche Benutzerrollen und Berechtigungen zu verwalten. Nicht jeder Mitarbeiter muss schließlich dieselben Funktionen nutzen oder sämtliche Informationen einsehen können. Bei uns haben Teamleiter andere Aufgaben als normale Mitarbeiter, und das lässt sich im System entsprechend berücksichtigen. Dadurch bleibt die Bedienung für die einzelnen Nutzer übersichtlich und gleichzeitig können Verantwortlichkeiten klar voneinander getrennt werden.

Die Einrichtung der Berechtigungen könnte an manchen Stellen etwas verständlicher gestaltet sein. Wenn mehrere Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten benötigt werden, muss man sich zunächst etwas intensiver mit den Einstellungen beschäftigen. Eine übersichtlichere Darstellung der einzelnen Berechtigungen würde die Verwaltung erleichtern.

Früher war bei uns nicht immer eindeutig geregelt, wer bestimmte Informationen bearbeiten durfte und welche Aufgaben ausschließlich von Führungskräften übernommen werden sollten. Teilweise mussten Änderungen deshalb über einzelne Verantwortliche abgewickelt werden, obwohl andere Kollegen diese Aufgaben ebenfalls hätten übernehmen können. Mit Quinyx können wir die Zuständigkeiten besser aufteilen und den jeweiligen Personen die passenden Zugriffsrechte geben. Das erleichtert die Zusammenarbeit, verhindert unnötige Rückfragen und sorgt dafür, dass nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf sensible Personalinformationen erhält.

Was mir an Quinyx im Alltag besonders auffällt, ist, wie viele einzelne Listen wir dadurch nicht mehr benötigen. Früher hatten wir für Arbeitszeiten, Abwesenheiten und verschiedene Planungsinformationen teilweise getrennte Dateien. In Quinyx läuft vieles an einer Stelle zusammen. Dadurch muss ich deutlich seltener überlegen, in welcher Datei eine bestimmte Information zuletzt gepflegt wurde.

Beim Export von Daten könnten die Möglichkeiten für eigene Vorlagen etwas umfangreicher sein. Für bestimmte interne Auswertungen müssen wir die exportierten Daten teilweise noch etwas nachbearbeiten.

Unser größtes Problem war weniger eine einzelne Aufgabe, sondern die Menge an verschiedenen Dateien und manuellen Zwischenschritten. Änderungen mussten teilweise mehrfach eingetragen werden und bei älteren Excel Versionen war nicht immer sofort klar, welche Datei aktuell ist. Seit wir Quinyx nutzen , ist dieser Ablauf wesentlich sauberer. Informationen werden zentral gepflegt, doppelte Arbeit fällt häufiger weg und wir verbringen weniger Zeit mit administrativen Kleinigkeiten. Gerade im laufenden Tagesgeschäft merkt man diese Zeitersparnis deutlich.

Ich finde die Möglichkeit interessant, bei der Personalplanung auch Prognosen und den erwarteten Bedarf einzubeziehen. Gerade bei wechselnder Auslastung ist es schwierig, allein aus Erfahrung zu entscheiden, wie viele Mitarbeiter tatsächlich benötigt werden. Quinyx gibt uns dafür eine bessere Grundlage und hilft dabei, die Besetzung realistischer einzuschätzen.

Bei ungewöhnlichen Tagen muss man die Vorschläge natürlich trotzdem selbst hinterfragen. Sonderaktionen oder andere einmalige Ereignisse lassen sich nicht immer genauso bewerten wie ein normaler Arbeitstag. Hier ist weiterhin etwas eigene Einschätzung notwendig.

Unsere Planung basierte früher stark darauf, wie wir vergleichbare Wochen persönlich eingeschätzt haben. Das funktionierte meistens, führte aber trotzdem gelegentlich zu einer deutlich zu hohen oder zu niedrigen Besetzung. Mit Quinyx können wir zusätzliche Daten in die Entscheidung einbeziehen und müssen uns nicht ausschließlich auf Erfahrungswerte verlassen. Dadurch planen wir Personal gezielter, erkennen möglichen Mehrbedarf früher und können gleichzeitig vermeiden, unnötig viele Mitarbeiter für ruhigere Zeiten einzuplanen.

Mir gefällt, dass Mitarbeiter ihre erfassten Arbeitszeiten selbst einsehen können. Dadurch kann jeder direkt kontrollieren, ob die Zeiten für einen bestimmten Tag richtig hinterlegt sind. Falls etwas nicht stimmt, fällt es meistens zeitnah auf und nicht erst Wochen später bei der Abrechnung

Die Darstellung älterer Arbeitszeiten könnte etwas übersichtlicher sein. Wenn man gezielt einen Eintrag von vor mehreren Monaten sucht, braucht es teilweise ein paar Schritte, bis man beim richtigen Zeitraum angekommen ist.

Früher kamen bei uns immer wieder Rückfragen dazu auf, wie viele Stunden an einem bestimmten Tag erfasst wurden oder warum das Stundenkonto einen bestimmten Stand hatte. Dann musste jemand aus der Verwaltung die entsprechenden Daten heraussuchen. Mit Quinyx können Mitarbeiter vieles davon selbst nachvollziehen und Unstimmigkeiten früh melden. Das schafft mehr Transparenz, entlastet die Verwaltung und sorgt dafür, dass mögliche Fehler bei den Arbeitszeiten schneller geklärt werden.

Was mir besonders gefällt, ist die Unterstützung bei der eigentlichen Personaleinsatzplanung. Vor allem wenn viele Mitarbeiter und unterschiedliche Arbeitszeiten berücksichtigt werden müssen, ist es angenehm, nicht jede Entscheidung komplett manuell treffen zu müssen. Das System hilft dabe i, eine sinnvolle Besetzung zusammenzustellen, die anschließend nur noch geprüft und bei Bedarf angepasst werden muss.

Die vorgeschlagene Planung passt natürlich nicht in jeder Situation perfekt. Bei besonderen Tagen oder internen Absprachen ist weiterhin etwas manuelle Nacharbeit nötig. Ich sehe das aber eher als normalen Teil der Planung und nicht als großes Problem.

Früher haben wir Dienstpläne weitgehend von Grund auf erstellt und dabei Verfügbarkeiten, benötigte Besetzung und Arbeitszeiten einzeln miteinander abgeglichen. Bei einem größeren Team konnte das ziemlich viel Zeit beanspruchen. Mit Quinyx haben wir schneller eine brauchbare Grundlage und konzentrieren uns anschließend hauptsächlich auf die Ausnahmen. Dadurch ist die wöchentliche Planung schneller erledigt, gleichzeitig bleibt aber genug Kontrolle, um individuelle Besonderheiten im Team zu berücksichtigen.

Bei uns ist nicht jede Woche gleich stark ausgelastet. Deshalb finde ich es praktisch, dass wir die Personalplanung mit Quinyx relativ schnell anpassen können, wenn kurzfristig mehr oder weniger Arbeit anfällt. Wir müssen nicht den kompletten Plan neu aufbauen, sondern können gezielt dort reagieren, wo sich der Bedarf verändert hat.

Wenn mehrere Änderungen gleichzeitig vorgenommen werden, könnte die Übersicht über die zuletzt bearbeiteten Bereiche etwas besser sein. Eine kompakte Zusammenfassung der vorgenommenen Anpassungen wäre für mich hilfreich

Früher war unser Dienstplan teilweise schon mehrere Wochen im Voraus festgelegt, obwohl sich der tatsächliche Arbeitsaufwand danach noch verändert hat. Anpassungen waren dann mit vielen einzelnen Absprachen verbunden. Mit Quinyx können wir flexibler auf solche Schwankungen reagieren und die Besetzung an die aktuelle Situation anpassen. Dadurch vermeiden wir eher, dass in ruhigen Phasen unnötig viele Mitarbeiter eingeplant sind oder bei plötzlich höherem Arbeitsaufkommen Personal fehlt. Für uns macht das die gesamte Planung wesentlich beweglicher

Für uns ist die digitale Zeiterfassung eine der Funktionen, die im Alltag wirklich Arbeit abnimmt. Mitarbeiter können ihre Zeiten direkt erfassen und die Daten stehen anschließend zentral zur Verfügung. Gerade bei Kollegen, die nicht den ganzen Tag an einem festen Büroarbeitsplatz sitzen, ist das deutlich praktischer als eine separate Liste oder ein Stundenzettel.

Wenn eine Buchung vergessen wurde, könnte der Hinweis darauf etwas auffälliger sein. So würden fehlende Einträge wahrscheinlich noch schneller bemerkt und könnten direkt ergänzt werden.

Früher wurden Arbeitszeiten bei uns teilweise erst später nachgetragen. Dadurch fehlten Einträge oder es musste noch einmal nachgefragt werden, wann genau jemand angefangen oder aufgehört hatte. Mit Quinyx werden die Zeiten wesentlich zeitnaher erfasst und wir haben eine einheitliche Grundlage für die weitere Bearbeitung. Das reduziert Fehler, spart uns die Übertragung aus verschiedenen Aufzeichnungen und macht die Zeiterfassung sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Verwaltung unkomplizierter.

Bei uns gibt es immer wieder einzelne Tage, an denen deutlich mehr los ist als normalerweise, zum Beispiel bei Aktionen oder besonderen Veranstaltungen. Ich finde es hilfreich, dass wir solche Tage in Quinyx gezielt vorbereiten können und frühzeitig sehen, ob die normale Besetzung dafür ausreicht. So bleibt noch genug Zeit, zusätzliche Mitarbeiter einzuplanen.

Für besondere Ereignisse würde ich mir eine noch deutlichere Kennzeichnung innerhalb der Planung wünschen. Dann könnte man auf den ersten Blick erkennen, warum an einem bestimmten Tag eine andere Besetzung vorgesehen ist.

Sondertage wurden bei uns früher teilweise außerhalb der normalen Personalplanung organisiert. Dadurch kam es vor, dass zusätzlicher Personalbedarf erst relativ spät berücksichtigt wurde. Mit Quinyx können wir diese Tage früher in die Planung aufnehmen und direkt prüfen, welche Kapazitäten vorhanden sind. Das gibt uns mehr Vorlauf, reduziert kurzfristige Änderungen und sorgt dafür, dass wir bei außergewöhnlich hoher Auslastung nicht erst am selben Tag nach zusätzlicher Unterstützung suchen müssen.

From an HR perspective, Quinyx has been a straightforward and adaptable workforce management system. It is relatively easy to use, and its settings can be adjusted to meet different operational needs. Payroll reporting has worked reliably and supported our payroll processes well. One of Quinyx’s main strengths is its continuous development. New and useful features are introduced frequently, which means the system keeps improving over time.

The area with some room for improvement is reporting and statistics. More flexible reporting options and clearer analytics would make it easier to access, analyse and utilise workforce data effectively.

Employee scheduling, working hours, absences and payroll data in one system. The application was popular with the employees since it had some more fun elements such as badges & medals.

Das wir geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten gut miteinander vergleichen können. Wenn jemand früher angefangen hat, länger geblieben ist oder eine Abweichung entstanden ist, fällt das bei der Kontrolle schneller auf. Man muss dafür nicht erst verschiedene Aufzeichnungen miteinander abgleichen.

Bei vielen Abweichungen gleichzeitig könnte die Bearbeitung etwas übersichtlicher sein. Eine kompaktere Ansicht, in der man mehrere Fälle nacheinander prüfen kann, würde mir die Arbeit erleichtern.

Früher haben wir Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten teilweise erst bei der Vorbereitung der Abrechnung bemerkt. Dann musste oft noch geklärt werden, warum zusätzliche Stunden entstanden sind oder weshalb eine Zeit nicht mit dem ursprünglichen Plan übereinstimmt. Mit Quinyx können wir solche Fälle zeitnah prüfen und gegebenenfalls direkt klären. Dadurch sammeln sich zum Monatsende weniger offene Punkte an, die Arbeitszeitdaten sind zuverlässiger und wir sparen uns einiges an nachträglicher Recherche.

Für mich ist ein großer Vorteil, dass wir nicht erst am Monatsende sehen, wie sich unsere Personalplanung entwickelt hat. Bereits während der Planung lässt sich besser einschätzen, ob wir mit der vorgesehenen Besetzung im gewünschten Rahmen liegen.

Bei den Kostenübersichten könnte die Darstellung teilweise noch etwas einfacher gehalten sein. Für eine schnelle Kontrolle reichen die vorhandenen Informationen aus, bei detaillierteren Auswertungen muss man sich aber etwas intensiver damit beschäftigen.

Früher haben wir die Auswirkungen unserer Personalplanung häufig erst im Nachhinein richtig gesehen. Wenn zu viele Stunden eingeplant waren, ließ sich daran für den jeweiligen Monat kaum noch etwas ändern. Mit Quinyx können wir früher erkennen, wie sich die geplanten Einsätze entwickeln und bei Bedarf noch Anpassungen vornehmen.