Shiftbase

Wenn man einmal verstanden hat, wie Shiftbase funktioniert, bietet es eine gute Übersicht über Abwesenheiten, (Rest)Urlaubstage, den Dienstplan und man kann die Arbeitszeit minutengenau festhalten, wenn gewünscht. Außerdem ist der Kundenservice hervorragend. Man erreicht immer jemandem und die Hilfe ist durchweg freundlich und kompetent. Eine der besten Erfahrungen mit funktionierendem Kundenservice, die ich überhaupt gemacht habe!

Zum Zeitpunkt als unser Unternehmen angefangen hat, Shiftbase zu nutzen, war das Onboarding noch nicht so ausgereift. Die Implemetierung hat entsprechend länger gedauert. Teilweise ist auch die Nutzung nicht so intuitiv. Wenn man bestimmte Schritte nicht verinnerlicht hat, passieren schnell Fehler, sodass sich z.B. falsche Plus-Minus-Werte ergeben, die man teilweise manuell bzw. etwas umständlich korrigieren muss. Manchmal "verstecken" sich auch regelrecht Fehler, die man dann nur mit Hilfe des Supports aufdeckt. Gerade ältere Mitarbeitende tun sich mit der Handhabung von Shiftbase schwer, was aber auch mit einer allgemeinen Haltung gegenüber neuen Technologien zu tun haben kann.

Eine Übersicht aller Mitarbeitenden (als Koordinatorin) über Abwesenheiten, Krankheitsstatistiken, Dienstpläne und Arbeitszeiten. Früher mussten wir diese alle schriftlich per Zettel dokumentieren, was viel mehr Zeit und Verwaltungsaufwand bedeutete. Shiftbase ist in dieser Hinsicht eine wahnsinnige Vereinfachung und Erleichterung des gesamten Prozesses, gerade bei einem größeren Unternehmen mit vielen Angestellten. Auch persönlich finde ich super, dass ich mit einem Klick (wenn alles richtig eingetragen ist) sehen kann, z.B. wie lange jemand krankgeschrieben ist oder wie viele Resturlaubstage ich noch habe.

Ansicht und Übersicht des Dienstplans, inkl der Kalenderfunktion; einfacher und unkomplizierter Schichttausch über die App für uns ein großer Vorteil

Schön wäre es, wenn man als Arbeitgeber mehr Funktion zur Bearbeitung von Mitarbeitenden hätte, sodass man z.B. Teams und Berechtigungen über die App verwalten kann und Verträge anlegen, einsehen und ändern kann (z.B. die Laufzeit schnell ändern kann). Außerdem wäre folgende Funktion generell ein Gamechanger für uns: Der Mitarbeitende sollte die Möglichkeit haben eine Anfrage zur Änderungen der gestempelten Zeit erstellen zu können, wenn z.B. zu spät eingestempelt wurde oder die Schicht doch kürzer war und daher keine Pause notwendig war (diese aber automatisch abgezogen wurde, weil sie in der Schichtvorlage eingestellt war).

Zeitersparnis bei der Arbeitszeitkontrolle und vorbereitenden Arbeiten für die Lohnbuchhaltung durch automatische / digitale Zeiterfassung (stempeln via App oder am Arbeitsplatz vor Ort möglich); Mitarbeitende können ihre Verfügbarkeiten vorab eintragen, sodass für beide Seiten eine bessere und übersichtlichere Schichtplanung entsteht; Mitarbeitende werden nur in den Bereichen eingeplant, in denen sie schon eingearbeitet wurden (zu lösen über "Fähigkeiten und Skills"), sodass jede*r nach seinen/ihren Fähigkeiten geplant wird // Für unsere Zukunft steht noch die Anbindung an unser neues Kassensystem an, sodass die Produktivität noch erhöht werden kann, da Umsätze direkt mit dem Personaleinsatz verglichen werden können

Shiftbase ist ein herausragendes Programm, das unseren Arbeitsalltag enorm vereinfacht hat. Die intuitive Benutzeroberfläche, die zuverlässige Zeiterfassung und die übersichtliche Dienstplanung machen das Tool zu einem echten Gewinn für jedes Unternehmen. Besonders begeistert bin ich davon, wie schnell und unkompliziert sich Schichten organisieren und anpassen lassen – selbst komplexe Dienstpläne sind im Handumdrehen erstellt. Auch das Team-Management funktioniert hervorragend: Mitarbeitende können ihre Zeiten einfach eintragen, Schichten tauschen und Abwesenheiten melden. Alles läuft übersichtlich an einem zentralen Ort zusammen. Dank der Cloud-Lösung ist Shiftbase jederzeit und von überall erreichbar, was unseren Arbeitsablauf deutlich flexibler macht. Der Support ist ebenfalls erstklassig – freundlich, kompetent und unglaublich schnell. Insgesamt ist Shiftbase ein zuverlässiges, benutzerfreundliches und leistungsstarkes Tool, das wir absolut weiterempfehlen können.

Eine Kleinigkeit, die für mich noch verbessert werden könnte: Benachrichtigungen zu Dienstplanänderungen kann man nicht immer genau nachvollziehen. Da wäre es praktisch, wenn man klarer sehen könnte, wer was wann geändert hat. Aber das ist wirklich Jammern auf hohem Niveau – alles andere läuft so rund, dass dieser kleine Punkt kaum ins Gewicht fällt.

Shiftbase bringt endlich Ordnung in unsere Dienstplanung. Keine chaotischen Excel-Tabellen mehr, keine Missverständnisse – alles ist zentral, transparent und für alle sofort sichtbar. Die Planung geht viel schneller, Änderungen sind sofort klar ersichtlich und das Team kann Zeiten und Abwesenheiten selbst eintragen. Insgesamt sparen wir damit jede Menge Zeit und Nerven.

Schichtvergabe, Mitarbeitendenverwaltung ist super! Es ist eine perfekte Mischung zwischen Dienstplan und HR, vor allen Dingen für kleine Unternehmen die sich noch nicht die ganz großen Lösungen leisten können bzw. wenn die großen Lösungen einfach noch überdimensioniert sind. Der Support und das Onboarding war immer fix verfügbar, das fühlt sich sehr sicher an. Die App für die Mitarbeitenden ist als Tool super entspannt, auch für das Schichten tauschen etc.

Budgetverwaltung befindet sich aktuell noch in der Betaphase, teilweise kann man schnell den Überblick über die Ausgaben verlieren. Es können keine minimalen Schichten und maximalen Schichten pro Person festgelegt werden - wenn man zum Beispiel auf einen bestimmten Wert kommen möchte hat man hier keine Übersicht. Festgehälter haben sich auch als schwierig erwiesen. Auf Stundenbasis funktioniert dafür alles super. Es gibt unfassbar viele Filter ohne Voreinstellungen, auch hier kann man den Überblick verlieren. Filter können nicht übergreifend geteilt werden und müssen für alle Personen separat erstellt werden was den Abrechnungsaufwand im Krankheitsfall z.B. erschwert.

Für uns war ausschlaggebend dass wir uns Zeit bei der Schichtvergabe & Abrechnung sparen. Beides erfüllt Shiftbase.

Shiftbase ist für die Anwender sehr intuitiv zu bedienen und auch anfängliche Herausforderungen werden schnell gemeistert. Das Rechteprofil kann administrativ sehr fein eingestellt und auf alle Rollen im Unternehmen individuell angepasst werden. So sehen Mitarbeiter alles was sie sehen müssen und Vorgesetzte sehen je nach Verantwortungsbereich ihre eigenen Teams oder das gesamte Unternehmen. So hat auch die Geschäftsführung immer einen schnellen Überblick über den Personaleinsatz.

Die Eingabe regionaler Feiertage und auch die Berechnung von Urlaubstagen gestaltet sich teilweise als Herausforderung. Einige Begriffe kommen aus dem Arbeitsrecht der Niederlande und können nicht ausgeblendet werden. Daraus resultieren Nachfragen der Mitarbeiter (z.B. Wartestunden) Einstellungen können nur unternehmensweit oder pro Mitarbeiter, nicht aber pro Team vorgenommen werden (z.B. andere Überstundenregelung, anderer Urlaubsanspruch usw.)

Um dem Arbeitszeitenschutzgesetz in Deutschland gerecht zu werden, benötigten wir dringend eine genaue und digitale Methode die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Shiftbase bietet eine für die Mitarbeiter optimale und einfache Methode die Stempelzeiten zu erfassen und uns Vorgesetzten mit einer Vielzahl an Statistikauswertungen diese zu reporten. Gerade für die Berechnung von Zuschlägen, Arbeitsstunden der Freelancer, Auswertung genommener Urlaubstage sind die Statistiken einfach abzuspeichern und können so jederzeit für individuelle Zeiträume mit detaillierten und personalisierten Einstellungen reportet und ausgewertet werden.

Eine zentrale Plattform mit klaren Schichtplänen, zuverlässiger Zeiterfassung und geregelten Abwesenheiten. Unsere Coaches haben per App jederzeit Zugriff auf ihre Einsätze und Stunden, Schichtwechsel sind nachvollziehbar und die Lohnvorbereitung ist spürbar einfacher.

Direkte Integrationen zu unseren Kernsystemen wären top (z. B. Make/HubSpot/Virtuagym)

Von WhatsApp-Chaos zu sauberer Planung – Shiftbase im Fitness-Alltag. 1. Einführung von Shiftbase für Verfügbarkeiten, Schichtzuteilung, Zeiterfassung und Urlaubsmanagement – alles zentral, mobil per App. 2. Klare Schichtpläne, saubere Stunden, nachvollziehbare Schichtwechsel und spürbar einfachere Lohnvorbereitung. 3. Professionalisierte Abläufe, weniger Koordinationsaufwand, mehr Zeit für Mitglieder & Coaching.

Wir sind mit einem relativ kleinen Team gestartet, aber ich hatte von Anfang an das Gefühl, dass wir erstklassig betreut wurden. Der Support ist 1A vom Onboarding bis zu Rückfragen. Viele Unternehmen kürzen irgendwann beim Support bei kleineren Kunden, aber bei Shiftbase fühlt man sich trotzdem sehr wertgeschätzt. Meine Mitarbeiter schätzen vor allem die mobile App!

Das Produkt an sich ist relativ komplex - andere Anbieter sind hier aber ähnlich aufgestellt. Wenn man alle Feature wirklich gut nutzen möchte, muss man sich auf jeden Fall intensiv mit Shiftbase beschäftigen und sich einige Zeit dafür nehmen. Aber auch hier unterstützt der Support sehr gerne und es gibt sogar eine eigene Onboarding-Session, bei der man alle Fragen stellen kann.

Wir sind von einem klassischem Google Sheet umgestiegen. Mein Team schätzt vor allem die mobile App und die bessere Übersicht. Für mich ist es viel einfacher, die Schichtplanung zu machen - ich bekomme z.B. Hinweise, wenn bei der Planung Ruhezeiten nicht eingehalten werden und sehe viel, viel einfacher welche Schichten ich schon belegt habe. Die monatliche Abrechnung ist außerdem auch wesentlich einfacher für mich geworden.

Hervorzuheben ist definitiv der Support von Shiftbase: Die Mitarbeiter helfen schnell und zuverlässig. Wir arbeiten nun schon seit fast fünf Jahren erfolgreich mit Shiftbase zusammen und merken, wie auch das System kontinuierlich weiterentwickelt wird. Neue Features kommen regelmäßig hinzu – das passt perfekt zu unserem eigenen Wachstum. Shiftbase ist ein sehr detailliertes und vielseitiges Zeiterfassungssystem, das ideal zu unseren Anforderungen passt. Unser Unternehmen umfasst sowohl eine Produktion mit regelmäßiger Dienstplanerstellung als auch einen kaufmännischen Bereich mit Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten und mehr – all das lässt sich mit Shiftbase zuverlässig abbilden.

Grundsätzlich sind wir mit Shiftbase sehr zufrieden. Allerdings kommt es gelegentlich zu Systemproblemen, durch die die Zeiterfassung kurzfristig nicht funktioniert. Das führt bei uns zu manuellen Anpassungen in den Arbeitszeitprotokollen. Zudem lassen sich noch nicht alle unsere Anforderungen vollständig mit Shiftbase abbilden. In solchen Fällen ist Shiftbase aber sehr offen für Vorschläge und leitet unsere Ideen regelmäßig an das Produktteam weiter.

Shiftbase hilft uns dabei, die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter zuverlässig und übersichtlich zu erfassen – unabhängig davon, ob sie in der Produktion mit festen Schichten oder im kaufmännischen Bereich mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice tätig sind. Insbesondere die integrierte Dienstplanung ermöglicht uns eine strukturierte Schichtvergabe, was in unserem Produktionsbereich unerlässlich ist. Ein großer Vorteil ist dabei, dass unsere Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten sehr detailliert hinterlegen können. Das vereinfacht und beschleunigt die Dienstplanerstellung erheblich. Gleichzeitig behalten wir jederzeit den Überblick über Überstunden, Urlaubsansprüche und Abwesenheiten, was uns eine effiziente Personalplanung ermöglicht.

Shiftbase bietet eine sehr gute Nutzer- / Rechteverwaltung. Es ist auf eigene Bedürfnisse sehr gut anpassbar. Im Vergleich zu anderen Produkten in dieser Kategorie eignet es sich sehr gut, da es entsprechend der Nutzeranzahl recht preiswert ist. Im Fazit ist der Kosten- / Nutzenfaktor hier eindeutig am Besten.

Teilweise ist die Abwesenheitsverwaltung mit Zeitgutschriften oder Urlaubssaldo etc. nicht selbsterklärend. Hier muss man sich bei Änderungen im Betrieb wieder etwas reinarbeiten.

Unsere MItarbeiter schätzen die Möglichkeit der App-Nutzung, sowie die Transparenz bei der Stunden und Urlaubsverwaltung. Ein Diensttausch ist unter den Mitarbeitern problemlos möglich.

Was mir an Shiftbase am besten gefällt, ist die moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche, durch die sich die App intuitiv bedienen lässt. Besonders praktisch finde ich die einfache Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen, die viel Zeit spart und Fehler reduziert. Außerdem ermöglicht die mobile Zeiterfassung allen Mitarbeitenden maximale Flexibilität – egal, ob im Büro oder unterwegs.

Die Ladezeiten könnten an manchen Stellen, zum Beispiel bei großen Dienstplänen, noch optimiert werden. Bei der Anpassung von Nutzerrollen und Berechtigungen wünsche ich mir mehr Flexibilität, um individuelle Anforderungen besser abbilden zu können. Außerdem wäre eine noch umfangreichere Integration mit anderen HR Tools hilfreich, um bestehende Prozesse nahtloser zu verbinden.

Mit Shiftbase lassen sich Dienstpläne viel schneller erstellen und anpassen, wodurch wir auf kurzfristige Änderungen im Team flexibel reagieren können. Die Kommunikation mit den Mitarbeitenden wird deutlich vereinfacht, da alle Informationen wie Schichten, Urlaube und Nachrichten zentral verfügbar sind. Die Zeiterfassung ist digital, transparent und sicher, wodurch Fehler vermieden werden und alle Arbeitszeiten nachvollziehbar bleiben. Auch die Pflege von Mitarbeiterdaten ist an einem Ort gebündelt, was redundante Arbeit erspart. Besonders hilfreich finde ich die Möglichkeit, Bedarfe für weitere Filialen direkt abzubilden und so die Personaleinsatzplanung filialübergreifend zu optimieren. Durch die Echtzeitkostenanalyse haben wir immer den Überblick über die geplanten Personalkosten und können effizient wirtschaften.

schnelle Dienstplanung durch Automatisierungen, gute Mitarbeiterverwaltung zu Erfassung aller Daten inklusive Dokumente, schneller persönlicher Support

Es gibt nur spezifische Dinge die für uns nicht zu 100% passen. Wir haben beispielsweise Probleme mit unserer Datev Lodas Schnittstelle, diese kann leider nicht bedient werden. Außerdem gibt es noch etwas zu klären mit den Überstunden, dass wir diese monatlich automatisiert auszahlen können

Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist Dienstplanung sehr wichtig und gibt den MA bessere Strukturen. Genaue und präzise Zeit Erfassung macht eine korrekte Abrechnung wesentlich einfacher. Durch Digitalisierung spart man sich viel Zeit

Shiftbase erlaubt es mir, eine schnelle Planung für den Barbetrieb zu ermöglichen und mit allen Mitarbeiter*innen gleichzeitig dazu im Austausch zu sein. Ich kann besser vorplanen und schneller auf Veränderungen reagieren. Außerdem habe ich eine viel bessere Übersicht über die Arbeitszeiten.

Die Online-Version von Shiftbase ist aktuell deutlich übersichtlicher und schneller bedienbar als die App. Ich würde mich hier eine bessere und einfachere Kalenderübersicht wünschen, die auch eine monatliche und wöchtliche Übersicht umfasst - ähnlich wie eine Kalender-App.

Mein Personal hat leichteren Zugriff auf seine Arbeitszeiten und Dienste und ich kann schneller Dienste verteilen. Auch bei kurzfristigen Änderungen ist fast alles mit wenigen Klicks getan!

In der Basis eine einfache Dienstplanerstellung per Drag and Drop sowie Übersichtliche Darstellung der Dienstpläne in der Webansicht. Sehr gutes CheckIn CheckOut verhalten für Teammitglieder, übersichtliche Darstellung der Mitarbeiterstunden für Lohnabrechnungen.

Ich würde mir für die Weboberfläche wünsche das man hier selber seine Startseite definieren kann. Also nicht erst zur "Übersicht" sondern gleich den Dienstplan sieht.Auch würde ich mir eine Chat-Funktion wünschen für das Team um nicht ständig zwischen den Apps springen zu müssen. Shifbase zu Slack oder anderen Teamchats, was auch gerne etwas kosten darf. Würde mir auch eine besserer Dienstplanübersicht wünschen in der App auf dem Handy, also ein Widget welches mir sofort den Dienstplan des Teams anzeigt.

Für mich ist es wichtig das ich mich mit jedem Gerät in die App einloggen kann um schnell auf Anfragen des Teams reagieren zu können und/ oder Änderungen vorzunehmen.

Wir sind seit 5 Monaten Kunden von Shiftbase und könnten nicht zufriedener sein. Besonders die Dienstplanfunktion und Arbeitszeiterfassung haben uns geholfen, einen umfassenden und ortsunabhängigen Überblick über unsere 29 Mitarbeitenden zu behalten. Wir hatten lange mit der Implementierung gezögert, da wir Sorge hatten, dass uns das System überfordern könnte. Doch diese Bedenken waren völlig unbegründet. Das Set-up war einfach und intuitiv, und der Support war immer schnell zur Stelle, wenn wir Fragen hatten. Diese tolle Neuerung hat unseren Arbeitsalltag wirklich bereichert, und wir möchten es nicht mehr missen. Ein großes Dankeschön an Shiftbase – wir können es uneingeschränkt weiterempfehlen!

Ein kleiner Wunsch für die Zukunft wäre die Möglichkeit, Checklisten mit bestimmten Arbeitstagen zu verknüpfen, um uns an wiederkehrende Aufgaben zu erinnern, wie zum Beispiel jeden Dienstag den Glasmüll herauszustellen.

Meine Arbeit ist wesentlich übersichtlicher geworden, da ich jederzeit und von überall Zugriff auf die Stempelzeiten und Dienstpläne habe. Ich kann von unterwegs spontan Schichten umstellen, wenn sich jemand krank meldet oder auch meine Löhne am Ende des Monats aufbereiten ohne mühselig per Hand erst alle handgeschriebenen Zettel auszuwerten und dann erst zu merken, dass diese nicht geführt wurden. Auch der Mitarbeiter spürt diese Transparenz und profitiert davon. Gerade auch im Hinblick auf die Urlaubsplanung.

Shiftbase beitet einen guten Überblick über Stundenkonten, Urlaubstage und Fehlzeiten. Diese können sehr schnell und einfach ausgewertet werden. Darüber hinaus ist der Bau von Dienstplänen einfach. Neue Mitarbeiterinnen können schnell angelegt und verwaltet werden.

Super wäre wenn Shiftbase noch um Personalmanagement Tools erweitert werden würde, so dass man alles in einer App erledigen kann. Es sollte außerdem möglich sein eine Verfügbarkeit/Nicht-Verfügbarkeit genehmigen zu können (wie Urlaub). Sonst ist es in der Kommunikation mit den MA etwas schwierig wenn aufgrund von z.B. Personalmangel Nicht-Verfügbarkeiten nicht möglich sind. Außerdem wäre eine Gesamtübersicht von bereits genehmigten Urlaub für die MA sinnvoll damit man direkt sieht wo noch Urlaub möglich ist. Und ein eine allgemeine Kioskfunktion auf einem für alle nutzbaren Tablet = man kommt zur schicht, stempelt sich ein, sieht den Dienstplan für die ganze Woche (nicht auf dem eigenen Telefon).

Shiftbase bietet eine rasche Auswertung von Arbeitsstunden für die Lohnabrechnung. Gleiches gilt für das Team-Management im Bezug auf Schichten, Urlaubsanfragen, Schichttausch. Alles easy möglich auch innerhalb des Teams. Vorteile sind ganz klar, dass alles detailieert aufgezeichnet wird und abrufbar ist. So wissen auch die MA sehr gut über ihre eigenen Stundenkonten bescheid. Shiftbase erspart einem den Übertrag von Daten in Excell tabellen zur Weitergabe an das Steuerbüro (Lohnabrechnung). Durch die Wochenübersicht der tatsächlich gearbeiteten Stunden in Kombination mit Stundenlohn kann man schnell sehen, ob ein Dienstplan wirtschaftlich erstellt wurde.