Workday HCM

Dass man sein eigenes Profil darstellen kann. Die Tätigkeitshistorie, Ausbildung, Kenntnisse etc. sind sehr übersichtlich dargestellt, dass es für interne Recruiter einfacher ist. Zudem ist es auch hilfreich, um bei Arbeitskolleg:innen zu sehen, welche Fähigkeiten und Erfahrungen diese bereits gesammelt haben. Des Weiteren finde ich es sehr gut, dass die persönlichen Daten und Vergütungen für einen selbst sehr übersichtlich dargestellt sind.

Dass es nicht so intuitiv ist. Man musste vorab eine Schulung machen, um es bedienen zu können. Des Weiteren ist es sehr starr, wenn es um Performance geht, also sprich, dass man Ziele zwar definieren kann, aber diese nicht individuell darstellen kann.

Ein sehr großer Vorteil ist, dass man die organisatorischen Einheiten von Arbeitskolleg:innen sehr gut sehen kann, also wer wem untergeordnet ist und wer zu welchem Team angehört. Dass ist gerade für Genehmigungsprozesse gut, dass man sich das selbst anschauen kann und keine zusätzliche Kommunikation mit anderen braucht.

Mit Workday HCM hat man als Nutzer ein Single-Point-Of-Contact Tool dass man aufsuchen kann bei Themen wie Kompensation, Zahlungsdaten, Entwicklung oder Urlaubsbeantragung. Insbesondere der zentrale Aufbau von Workday führt dazu, dass man im Prinzip fast alle Themen mit HR-Bezug ansteuern kann. So können dort beispielsweise Daten selbstständig angepasst oder nachgereicht werden. Aber auch interne Stellenangebote - standortübergreifend - können von Workday aus angesteuert werden. Natürlich sind auch Funktionalitäten hinsichtlich Benefits & Compensation abgedeckt. Bei Krankheit können etwaige Krankschreibungen eigenständig hochgeladen werden im Portal.

Manche Datenfelder und deren Bezeichnungen muten etwas unübersichtlich an was beim Eintragen oder Hochladen verwirrt. Durch die vielen abgedeckten Funktionalitäten und HR-Unterthemen, die mit Workday abgedeckt werden, ist es manchmal schwer sich durch die Lösung zu navigieren.

Zentrale Vorteile sehe ich darin dass man sich mit dem Tool an den meisten Stellen selber helfen kann (Urlaubstage, Krankheitstage, weitere Dokumente) und ein dedizierten Funnel zu HR-Businesspartnern hat und so Dokumente einreichen kann. Wo früher ggf. Mails zum HR-Businesspartner nötig waren oder E-Mails mit großen PDF-Anhängen, kann man sich als Mitarbeiter größtenteils selber enablen.

Hier können alle wichtigen Mitarbeiter Daten von persönlich bis Vertragsdaten verwaltet werden. Die Mitarbeiter können ihren Urlaub online planen. Ein- und Austritte können leicht verwaltet werden. Auch der Personalbedarf kann leicht darüber gesteuert werden.

Ein Fehler in einem Einstellungsprozess lässt sich nur schwer und aufwendig beheben. Für ungeübte ist es schwierig sich dabei recht zu finden. Probleme bei der Urlaubseingabe , mit auftretenden minus Tagen, können nicht einfach behoben werden.

Hier werden alle wichtigen Dinge der HR Verwaltung gelöst. Einstellungen und Austritte verwaltet. Die Urlaubsplanung, genauso wie die Krankheitstage erfasst. Selbst das Recruiting im gesamten Bewerberprozess lässt sich hier einfach bedienen.

Workday bietet umfangreiche Funktionen und wirkt als Tool sehr komplex. Über das personalisierbare Dashboard kann man individuelle Präferenzen festlegen und so die Handhabung erleichtern. Man kann mit Shortcuts arbeiten (z.B. auch über die Chatfunktion) und gelangt so schnell an die gewünschte Stelle. Das Interface ist ansprechend gestaltet (hell/freundlich).

Workday wirkt an vielen Stellen nicht so intuitiv, wie man es sich wünschen würde. Dies ist sicherlich auch der Komplexität geschuldet. Man findet aber oft nicht das, was man sucht, an der Stelle, wo man es vermutet ;) Das kostet Zeit. Außerdem ist es voller Submit/Approval-Funktionen und man kann oft nicht mehr "zurückgehen" um eine Korrektur vorzunehmen, ohne HR/IT-Support zu kontaktieren, die es dann erst wieder freischalten müssen. Das finde ich sehr mühselig.

In jedem Fall ist es ein gutes Tool zur Verwaltung von Personaldaten, zum Human Resource Management, der Übersicht von Teams/Organisationsstrukturen, teilweise auch für den Bereich Talent Acquisition nutzbar (eingeschränkt). Außerdem bietet es die Möglichkeit auf Trainings zuzugreifen & diese zu absolvieren.

Bei uns wurde dieses Jahr Workday eingeführt. Als Manager/ Vorgesetzte sehen wir dort die komplette Abteilungsstruktur, können Mitarbeiter öffnen, sehen deren CVs, deren Skills, die Entwicklung, die Jahresziele, Feedbacks von anderen Kollegen, auch Gehalt etc. Als Mitarbeiter hat man natürlich alles in seiner persönlichen Sicht im Dashboard und kann Prozesse anstossen. Man wird auch an Geburtstage oder Firmenjubiläen erinnert, es gibt einen Content Bereich (zB mit Tipps und Tricks zu Feedback Gesprächen), aber auch die klassischen HR Prozesse wie Urlaubsanträge, oder Zugang zu Lern--Angeboten, usw. usf. Im Endeffekt ist das wirklich genau das was man braucht (ob als Mitarbeiter der Führungskraft). Ich hatte in meiner Karriere noch nie ein Tool zur Verfügung mit dem ich letztlich alle HR Prozesse (egal ob für mich selbst oder für meine Teams) zentral aus einer Umgebung heraus steuern kann. Dazu nutze ich noch die App auf dem IPhone die auch eine super Ergänzung ist.

Den Talent Acquisition Prozess haben wir noch nicht im Workday abgebildet, aber es wäre theoretisch wohl auch möglich. Das darf man fast nicht als Toolkritik gelten lassen. Was man noch etwas verbessern könnte ist dass einem klar angezeigt wird welche Apps das eigenen Unternehmen wirklich anbietet/ für einen vorkonfiguriert hat. Das musste ich nun eher im Trial and Error herausfinden. Der grosse Aspekt ist das Thema Datenqualität. Das tool ist nur so gut wie die Daten die eingegeben wurden. Hier könnte Workday noch besser Fehler aufzeigen (Z.b. für folgende MA wurden keine Jahresziele definiert, folgende MA haben noch kein Feedback gegeben, ...).

Mitarbeiter-Verwaltung, Führung, Management - sämtliche HR Prozesse werden an 1 Ort gebündelt. Stimmt die Datenqualität, dann ist das Tool phänomenal richtig.

Die Gestalltung der Personalakten ist meist übersichtlich. Das Tracken der Abwesenheiten je Individuum ist gut verständlich.

Das Tool ist sehr umfangreich. Die Handhabung ist teilweise sehr kompliziert. Eine Übersicht über die Abwesenheiten eines Länderteams (nicht Abteilung) ist nicht möglich. Berechnungen zu Urlaubsansprüchen, gerade bei Teilzeit, waren teilweise inkorrekt und mussten jährlich angepasst werden. Das ist möglicherweise jedoch auch ein Fehler im Firmensetup.

Wir haben damit eine konzernübergreifende Personalakte für alle Angestellten und können die länderspezifischen Besonderheiten.

Man kann eigene Daten in der Software anschauen/anpassen und man digitalisiert die HR-Prozesse wie Urlaub genehmigen/Mitarbeiter bewerten. Man kann eine Plattform, um alle Personalthemen zu koordinieren. Wenn man Personaldaten ändern will, ist es sehr simple.

Die Software könnte ein bisschen mehr flexible sein. Beim Mitarbeiter-Review, wenn man eigene Ziele aktualisiert, muss man dann auf den Vorgesetzten warten. Man kann es nicht mehr bearbeiten. Manchmal ist die Anwendung nicht selbsterklärend.

Man muss keine E-Mails mehr schreiben, wenn man sich z.B. krank melden will. Man kann alles bewerten - wie lange waren wir abwesend usw. Die Software gibt uns eine Übersicht über unsere definierten Ziele und, ob wir unsere Ziele erreichen. Es ist eine zentrale Plattform zu den Personaldaten. Alles ist dokumentiert.

Ziemlich unkompliziertes Tool, mit dem sich alle HR-bezogenen managen lassen. Urlaub einreichen, Stundenkontingent im Blick haben, Gehaltsabrechnungen einsehen und herunterladen – und so viel mehr.

Es gibt aus meiner Sicht keine negativen Aspekte, denn mit Workday hatte ich nie Probleme.

Workday spart unheimlich viel Zeit. Statt zeitraubender Kommunikation mit HR, Management, Mitarbeitenden, etc. kann man selber vieles asynchron einsehen oder erledigen. Quartalsweise können wir Kolleg*innen im gesamten Unternehmen für ihre herausragende Arbeit hervorheben. Eine sinnvolle Funktion im HR-Tool.

- verschlankte Prozesse, einfache Oberfläche, gutes Datenmanagement

- blockierende Prozesse bspw. Bei Mitarbeiterversetzung

Recruiting, Reorganisationen, gesamte Abbildung der Personal Prozesse - Vorteile: es wird nur noch in einem System gearbeitet und einfache Handhabung

Gutes Interface, alle Funktionalitäten können abgebildet werden, einfach zu bedienen, überrascht mit Features

Chatbot funktioniert mehr schlecht als recht

Alles an einem Ort, keine Tabellen in Excel zu füllen. Löst alle Belange des HR-Wahnsinns und bietet Features wie Benachrichtigungen bei Neu-Einstellungen, was vor allem in Zeiten von hybriden Arbeiten sinnvoll ist.

Vorab: Ich schreibe aus der Sicht des People Managers. Der Funktionsumfang ist sehr groß. Es lassen sich (wenn man es mal gefunden hat) jegliche Belange des People Management ausführen. Ganz gleich ob Urlaubsplanungen, Feedback, Mitarbeiterentwicklung oder auch Trainingsmaßnahmen - alles kann in Workday umgesetzt werden.

Meiner Meinung nach ist das User Interface grauenhaft. Ich finde mich nicht darin zurecht und muss praktisch immer die Suchfunktion betätigen. Leider funktioniert diese aber auch nur eingeschränkt, sodass ich schon viel Zeit damit verschwendet habe Funktionen zu suchen. Wenn dies intuitiver gestaltet werden könnte, wäre Workday mein Lieblings-HCM Tool.

Ich nutze Workday für die regelmäßigen Aufgaben des People-Management. Dadurch kann die bspw. Feedbackrunden für mein Team anfragen, gemeinsam Entwicklungspläne entwerfen und tracken oder auch einfach die Urlaubstage managen.

Ich mag an workday, das in dem Tool alle möglichen HR Themen an einem Punkt gesammelt werden können und auch darauf zugegriffen werden kann. So entstehen keine unnötigen extra Doppelarbeiten, wie zum Beispiel ein Organigramm anlegen, da jeder Mitarbeiter ein workday Account hat. Bereits vor dem offiziellen Start eines Mitarbeiters kann das Tool auch zum Onboarding genutzt werden. Auch persönliche Ziele sowie Mitarbeiter-Entwicklung und mögliche nächste Karriere. Schritte können alles abgebildet werden.

Das Tool hat viele Personalisierungsmöglichkeiten, um es für Unternehmensanforderung anzupassen. Dadurch wird das Tool aber leider auch sehr schnell unintuitiv beziehungsweise überladen.

Wir nutzen das Tool für alles, was rund um die Mitarbeiter passiert. Sei es ein Firmenregister, die Verwaltung von persönlichen Daten wie Auszahlung oder Notfall Kontakt, aber auch die persönliche Weiterentwicklung und Zielvereinbarungen. Beispielsweise mag ich sehr gerne die Funktion, dass man sehen kann, welche zukünftigen Positionen Personen mit der gleichen Stellen Bezeichnung später Angenommen haben. Man sieht es dann schön in einem Kreisdiagramm aufgeschlüsselt, wie viel Prozent meiner ehemaligen Kollegen jetzt auf welcher Position sind. Und gleichzeitig wird ein Register mit allen Personen angezeigt, die nun eine neue Position haben, die mich persönlich interessieren könnte. Das vereinfacht und macht den weiter Entwicklungsprozess beispielsweise sehr transparent.

Am besten gefällt mir am Tool die Auswertungsfunktion. Workday macht es möglich sehr akkurate Auswertungen der aktuellen Zufriedenheit zu erhalten und zeitgleich die Werte in Benchmarks einzusortieren. Ebenso haben die Mitarbeiter Dashboards um eine genaue Übersicht zu erhalten.

Mir gefällt weniger gut wie die Evaluierungen aufgebaut sind, da die Werte teilweise für Aussenstehende schwer zu verstehen sind.

Mit Workday lässt sich die Mitarbeiter Zufriedenheit und generelle Kultur des Unternehmens messen. Durch wöchentliche Umfragen bekommt man über die Zeit ein gutes Bild darüber ob Maßnahmen im Unternehmen die erwünschte Wirkung erzielen. Ebenso sieht man auf anonyme Weise ob es Teams gibt die mehr Aufmerksamkeit benötigen.

Workday ist ein super Tool um Urlaub zu planen, zu buchen und zu sehen, wer sonst im Team wann weg ist. Man kann außerdem seine eigenen Daten sehr einfach verwalten (falls man umzieht oder seinen Namen ändert). Weiterhin hat die Firma die Möglichkeit Nachrichten an die Mitarbeiter zu senden, dass bestimmte Dinge noch erledigt werden müssen, z.B. Feedbackgespräche oder ähnliches. Alles in allem, sehr einfach zu handhaben und sehr praktisch, dass es auch als App funktioniert.

Es gibt die Möglichkeit auch Gehaltsabrechungen und Bonuszahlungen in Workday anzuzeigen. Das hat unser Unternehmen (international und aus den USA geführt) leider für die regionalen Ländern noch nicht eingeführt. Wenn das zu vereinheitlichen leichter wäre, würde es das Mitarbeiter-Leben noch einfacher machen.

Urlaubsbuchung, Organisations- oder Teamstruktur nachschauen, wer macht was und arbeitet für wen, Mitarbeitertrainings

Während dem Onboarding war Workday für mich sehr nützlich. Ich habe hier all meine Informationen selbst eingetragen und konnte hier die einzelnen Steps meines Onboardings nachvollziehen. Das virtuelle Onboarding Programm hat mir den Start vereinfacht.

Der Prozess zur Urlaubsplanung ist nicht übersichtlich. Hier empfand ich die Usability und Verständlichkeit von Personio besser.

Übersicht persönlicher Informationen von Mitarbeiter, Urlaubsbuchung, Training Übersicht, Abrufung von HR Dokumenten und Anträgen