VAT-Nummer prüfen: Die besten Tools zur Verifizierung von Umsatzsteuer-IDs
Wie du eine VAT-Nummer herausfindest, ihre Gültigkeit überprüfst und welche Tools dir den Prozess erleichtern
- Wo finde ich eine VAT-Nummer?
- VAT-Nummer prüfen: So geht’s
- Praktische VAT-Checker im Vergleich
- Fazit: VAT-Nummer prüfen leicht gemacht
Du bist selbstständig, in einem Start-up oder im Konzern tätig? Die VAT-Nummer oder USt-IdNr. ist für alle relevant. Warum? Ohne eine gültige Nummer deiner Geschäftspartner*innen kann es für dich teuer und rechtlich riskant werden. So findest du eine VAT-Nummer heraus und checkst ihre Gültigkeit – diese praktischen Tools erleichtern den Prozess.
Wo finde ich eine VAT-Nummer?
Manchmal musst du eine VAT-Nummer erst herausfinden, bevor du sie überhaupt prüfen kannst. Falls deine Geschäftspartner*innen sie dir nicht direkt geben, kannst du hier nachsehen:
Rechnungen: Unternehmen müssen ihre VAT-Nummer in der Regel auf jeder Rechnung angeben, vor allem bei internationalen Geschäften.
Impressum der Website: Viele Firmen schreiben ihre VAT-Nummer ins Impressum, besonders in Deutschland und der EU.
Verträge und AGB: Du findest die VAT-ID einer Firma oft in den Vertragsunterlagen.
Handelsregister: In manchen Ländern ist die Nummer im offiziellen Handelsregister hinterlegt, wie im deutschen Handelsregister oder bei der Companies House in Großbritannien.
Unternehmensverzeichnisse: Manche Branchenverzeichnisse listen die VAT-Nummern von Unternehmen.
Nachfragen: Falls du sie nirgendwo findest, einfach beim Unternehmen nachfragen. Es ist völlig normal, sich eine VAT-ID bestätigen zu lassen.
Lesetipp: Wichtige Informationen darüber was VAT eigentlich ist, bekommst du hier.
VAT-Nummer prüfen: So geht’s
Prüfe am besten bereits vor einer Zusammenarbeit die VAT-Nummer deiner Geschäftspartner*innen auf ihre Gültigkeit. Dafür gibt es zwei gängige Möglichkeiten:
Manuell über offizielle Datenbanken
Wenn du eine VAT-Nummer manuell prüfen möchtest, kannst du offizielle Datenbanken nutzen. Das VIES (VAT Information Exchange System) ist das zentrale EU-Portal für VAT-Checks und zeigt dir, ob eine Nummer gültig ist. Falls du eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) prüfen willst, kannst du das auch über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) tun. Diese Systeme sind kostenlos, aber auch aufwendig, weil du jede Nummer einzeln eingeben musst.
Automatisiert mit hilfreichen Tools
Deutlich einfacher geht es mit speziellen Tools. Vor allem, wenn du regelmäßig VAT-Nummern prüfen musst, sparst du Zeit und Mühen. Mit einigen Anwendungen kannst du auch die USt-Id. prüfen (mit Namen und Adresse). Das ist doppelt sicher. Oder die Tools sind direkt mit der VIES-Website verbunden. Perfekt also, wenn du steuerliche Probleme vermeiden willst.
Hinweis: Unternehmen müssen ihre zugewiesene VAT-Nummer und USt-IdNr. bei Veränderungen aktualisieren lassen. Das kann bei einer Änderung der Unternehmensadresse oder -struktur der Fall sein. Die Aktualisierung erfolgt in der Regel über das Finanzamt.
Ist eine Nummer ungültig, kann dies unterschiedliche Gründe haben. Entweder gibt es sie nicht, sie ist nicht für EU-Geschäfte freigeschaltet oder die Registrierung ist noch nicht abgeschlossen. Außerdem werden die Daten im VIES-System nicht sofort aktualisiert. Gegebenenfalls brauchst du also nur etwas Geduld.
Tipp: Falls es dringend ist, kannst du dich direkt an das Bundeszentralamt für Steuern wenden.
Praktische VAT-Checker im Vergleich
Eine VAT-Nummer manuell zu checken, muss nicht sein. Hier sind einige Tools, die das für dich übernehmen. Vielleicht hast du eins davon sogar bereits in Gebrauch:
Tool | Funktionen | USP | Zielgruppe |
|---|---|---|---|
Sovos | VAT-Validierung über SAP Add-on, Schnittstelle zu offiziellen Datenbanken | Automatisierte Prüfung innerhalb von ERP-Systemen, Steuerkonformität | Große Unternehmen mit SAP und hohem Automatisierungsbedarf |
Vertex | VAT-Prüfung über VIES, ERP-Integration, steuerliche Klassifizierung | Steuerautomatisierung, Verwaltung von VAT-Nummern | Global tätige Unternehmen, bei komplexen Steueranforderungen |
CheckVAT ID | Prüfung mit qualifizierter Bestätigung, Einzel- und Massenprüfungen, Webanwendung oder API-Integration | Automatisierte Prüfung, revisionssichere Dokumentation | Unternehmen mit hohem Prüfaufkommen und Compliance-Anforderungen |
ClearVAT | Prüfung und steuerliche Einstufung für E-Commerce, grenzüberschreitende VAT-Validierung | Berücksichtigung von Steuerpflichten | E-Commerce- und SaaS-Unternehmen, die international verkaufen |
VATify.eu | Echtzeitprüfung mit Name und Adresse, API-Integration | Detaillierte Prüfungen, integrierbar in ERP- und Buchhaltungssysteme | Mittelständische Unternehmen, die regelmäßig VAT-Nummern checken |
Vatstack | Echtzeitprüfung, Berichte zur Steuer-Compliance, API-Integration | Entwicklertool für automatische VAT-Checks | Start-ups, SaaS-Plattformen und Entwickler*innen, die eine API benötigen |
VATCheckAPI | Einzelabfragen und CSV-Upload für Massenprüfung, Anbindung an Buchhaltungs- und CRM-Software | Massenprüfungen durch Automatisierung großer Listen | Große Unternehmen oder Steuerberater*innen, die viele VAT-Nummern prüfen |
Lesetipp: Was eine VAT-Nummer ist und worauf du zu achten hast.
Welches Tool ist das richtige für mich?
Jeder VAT-Checker hat seine Stärken. Kleinere Unternehmen oder Freiberufler*innen sind mit VATify.eu gut beraten, da es eine einfache VAT-Prüfung mit Name und Adresse ermöglicht – perfekt für gelegentliche Checks und die Rechnungsstellung. Auch der manuelle Check über VIES reicht oft aus.
Mittelständische Unternehmen, die regelmäßig VAT-Nummern prüfen müssen, profitieren am ehesten von CheckVAT ID oder VATify.eu, da diese Tools eine erweiterte Validierung bieten und sich per API in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren lassen.
Wenn du beispielsweise einen Onlineshop betreust, sind ClearVAT oder Vatstack die bessere Wahl. Diese Tools prüfen nicht nur die VAT-Nummer, sondern zeigen auch gleich an, welche steuerlichen Pflichten für grenzüberschreitenden Handel im E-Commerce anfallen.
Start-ups und Entwickler*innen, die VAT-Checker in ihre Systeme einbinden wollen, sollten auf Vatstack oder VATCheckAPI setzen. Diese bieten API-Integrationen, mit denen sich Prüfungen automatisieren und direkt in bestehende Workflows einbauen lassen.
Für Steuerberater*innen oder andere Personen, die viele VAT-Nummern prüfen, lohnt sich ein Blick auf VATCheckAPI oder CheckVAT ID. Diese Lösungen ermöglichen Massenprüfungen per CSV-Upload und bieten eine revisionssichere Dokumentation.
Für große Unternehmen und Konzerne mit SAP oder ERP-Systemen sind Sovos oder Vertex ideal. Diese Tools bieten eine erweiterte ERP-Integration, unterstützen Compliance-Anforderungen und eine automatisierte Steuerverwaltung.
Fazit: VAT-Nummer prüfen leicht gemacht
Kein Stress mit ungültigen VAT-Nummern – dafür gibt es smarte Tools. Egal, ob du eine USt-Id. mit Adresse prüfen oder eine VAT-Nummer online checken willst, es gibt für jede Anforderung eine Lösung.
Rebecca Loeks ist SEO-Redakteurin bei OMR Reviews und bringt Inhalte genau dahin, wo sie hingehören – an die Spitze der Suchergebnisse. Dank ihrer langjährigen Agenturerfahrung weiß sie, welche Hebel für erfolgreiche SEO-Strategien wirklich funktionieren. Ihre Devise: datengetriebene Entscheidungen, der gezielte Einsatz smarter Tools und kontinuierliches Testing.
