Elektronische Rechnungen empfangen und archivieren: Was Kleinunternehmer*innen 2026 gesetzlich beachten müssen

Fakturierungs- und Rechnungsprogramme werden in Unternehmen eingesetzt, um Rechnungen zu erstellen und sie an Kund:innen zu senden, um diese zur Zahlung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen aufzufordern. Mithilfe dieser Softwarelösungen können Unternehmen Zeit einsparen und den Arbeitsaufwand für die Rechnungsverwaltung verringern sowie die Genauigkeit ihrer Abrechnungsprozesse erhöhen.  Meist setzen Buchhaltungsabteilungen Rechnungssoftwares ein. Aber auch Vertriebsmitarbeiter:innen oder Projektmanager:innen können die Tools nutzen, um Kostenvoranschläge oder Pro-Forma-Rechnungen für ihre Kund:innen zu erstellen. Fakturierungssoftware hilft Unternehmen, die Fakturierung für verschiedene Arte von Dienstleistungen und Produkten zu managen. So gibt es beispielsweise Rechnungstools für Dienstleister:innen zur Projektfakturierung oder für Versorgungsunternehmen zur wiederkehrenden Fakturierung. Ein Rechnungsprogramm lässt sich in Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme oder CRM-Software integrieren, in denen alle Kundeninformationen sowie die von ihnen gekauften Produkte und Dienstleistungen gespeichert sind. Die letzte Phase des Abrechnungsprozesses, der Zahlungseingang, wird in der Regel in einer Buchhaltungssoftware oder in einem Modul einer umfangreicheren Software, wie einem ERP, abgewickelt. Um sich als Rechnungsprogramm zu qualifizieren, muss die Lösung: * dazu fähig sein, mehrere Arten von Rechnungen erstellen zu können * mehrere Rechnungen zu einer einzigen konsolidieren oder eine Rechnung aufteilen können * Rechnungs- und Dokumentenvorlagen enthalten * Funktionen zum Versand von Rechnungen in verschiedenen Dateiformaten, wie PDF und Microsoft Word, über verschiedene Kommunikationskanäle, wie E-Mail und Fax, bieten * über Reports und Analysen über den Status jeder einzelnen Rechnung verfügen * Benachrichtigungen über Zahlungseingänge versenden * Integrationsmöglichkeiten zu Softwarelösungen wie ERP-Software, CRM-Systemen oder Buchhaltungsprogrammen bieten

Ein CRM-System unterstützt Mitarbeiter:innen in großen, mittelständischen und kleinen Unternehmen beim Customer Relationship Management (CRM). Dafür erfasst es alle relevanten Informationen zu Leads, Kund:innen sowie Unternehmen und sammelt sie übersichtlich an einem Ort. Zu den erfassten Kundendaten im CRM gehören unter anderem Stammdaten, Kontaktdaten, Touchpoints, die Kundenhistorie, Transaktionsdaten und weitere Informationen. Des Weiteren können CRM-Lösungen persönliche Präferenzen der Kund:innen und Leads speichern. Diese sind essentiell für die Analyse der Kundenbindung sowie zur Lead- und Bestandskundenpflege und können von Mitarbeiter:innen aus dem Vertrieb und Marketing genutzt werden. Welche Funktionen ein CRM-System beinhaltet, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab, in dem die Software eingesetzt werden soll. CRM-Systeme können sowohl für B2C als auch B2B eingesetzt werden, es gibt cloudbasierte Software oder serverbasierte on-premise Tools sowie Best-of-Breed- oder Komplettlösungen. Doch nicht nur die Eigenschaften, auch Kosten unterscheiden sich bei den CRM-Systemen stark. CRM-Softwares werden häufig separat von anderen Software-Lösungen wie ERP-Systemen, Marketing-Automation-Software, E-Mail-Marketing-Software oder Account-Management-Software angeboten, bieten aber häufig Schnittstellen und Integrationen zu diesen Anwendungen, um eine plattformübergreifende und verbesserte Customer Experience zu ermöglichen. Die CRM-Software-Reviews und -Erfahrungen ermöglichen es Euch die Stärken und Schwächen der jeweiligen Software-Anbieter zu erkennen und das geeignete CRM-System für Euer Unternehmen zu finden. Ihr wollt echte CRM-Profis werden? Im OMR Professional Guide to CRM für B2C und B2B warten 124 Seiten geballtes Expertenwissen auf Euch.

Buchhaltungssoftware, auch Buchführungssoftware genannt, erleichtert das Alltagsgeschäft von Mitarbeiter:innen der Buchhaltungsabteilung, indem sie alle wichtigen Aufgaben und Prozesse der Buchhaltung bzw. Buchführung oder Teilbereiche dieser digital abbildet. Somit trägt sie auch zur Digitalisierung von Unternehmungen bei. Die Softwares werden in allen Teilbereichen der Buchhaltung wie beispielsweise der Finanzbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung oder auch der Lohnbuchhaltung eingesetzt und ermöglichen es, in kleinen, mittleren und großen Unternehmen, effiziente Buchhaltungsprozesse umzusetzen und die unternehmensinterne Kollaboration zu verbessern. Wichtige Funktionen von Buchhaltungssoftware sind beispielsweise die digitale Belegerfassung, die Anbindung zum Onlinebanking und Zahlungsdienstleistern, ein integriertes CRM oder eine Schnittstelle zu einem Customer-Relationship-Management-System, die Inventarverwaltung und die Auftragsübersicht sowie das Projektmanagement. Zur Buchhaltung gehört auch die Rechnungserstellung. Während einige Buchhaltungssoftwares diese integriert haben, gibt es auch spezialisierte Rechnungsprogramme. Buchhaltung kann auch ein Modul eines ERP-Systems sein oder in ein solches integriert sein. Da die Buchhaltung mitunter sehr aufwendig und komplex ist, unterstützen Buchhaltungsprogramme Unternehmen dabei, immer alle Finanzen im Blick zu haben, womit schwerwiegende Fehler wie falsche Buchungen schneller erkannt und behoben werden können. Dadurch können Probleme mit Finanzbehörden häufig abgewendet werden, bevor sie entstehen. Zu den größten Vorteilen der Softwares zählen außerdem mögliche Kosten- und Zeitersparnisse.

Zeiterfassung Software ermöglicht die präzise und systematische Erfassung der Arbeits- und Anwesenheitszeiten von Mitarbeiter*innen. Sie dokumentiert Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Überstunden, Schichten sowie Urlaubs- und Abwesenheitszeiten. Diese Lösungen sind essenziell für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften. Die Hauptzielgruppe sind Personalabteilungen, kleine und mittlere Unternehmen sowie Betriebe mit Schichtarbeit oder manuellem Stempelbedarf. Der Hauptnutzen liegt in der Optimierung von HR-Prozessen, der Sicherstellung der Compliance und der Schaffung von Transparenz bei der Arbeitszeitdokumentation. Um in der Kategorie Zeiterfassung aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features aufweisen: - Arbeitszeiterfassung: Präzise Aufzeichnung von Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und anderen relevanten Zeitdaten. - Abwesenheitsmanagement: Verwaltung und Genehmigung von Urlaub, Krankheitstagen und anderen Fehlzeiten. - Überstundenverwaltung: Automatische Erfassung und Berechnung von Überstunden und Zeitausgleich. - Schichtplanung und -verwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Organisation von Arbeitsplänen und Schichten. - Compliance-Reporting: Generierung von Berichten zur Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften und zur Dokumentationspflicht.

Onlineshop-Buchhaltungssoftwares bieten alle Funktionen, die E-Commerce Unternehmen benötigen, um ihre Buchhaltung durchzuführen.

Payment Software, oft auch als Zahlungssoftware bezeichnet, umfasst alle möglichen Arten von Tools, die Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt, Transaktionen und andere Zahlungsprozesse effizient zu handhaben. Diese Art von Software ist ein zentraler Bestandteil des Finanzmanagements sowohl in kleinen als auch in großen Organisationen und richtet sich an eine breite Palette von Nutzer*innen, darunter Händler*innen, Dienstleister*innen, Non-Profit-Organisationen sowie öffentliche und private Institutionen. Durch den Einsatz von Payment Software können diese Akteure die Geschwindigkeit, Sicherheit und Genauigkeit ihrer Zahlungsabwicklungsprozesse signifikant verbessern. Die Anwendungsbereiche von Payment Software sind vielseitig. Sie reichen von der einfachen Rechnungsstellung und dem Zahlungseinzug über die Verarbeitung von Online-Zahlungen bis hin zur Automatisierung wiederkehrender Zahlungen und der Integration in Buchhaltungssysteme. Darüber hinaus können durch den Einsatz von Payment Software Berichte und Analysen erstellt werden, die wertvolle Einblicke in die Zahlungsaktivitäten und die finanzielle Performance bieten. Des Weiteren wird Payment Software in unterschiedlichen Branchen eingesetzt, darunter im Einzelhandel, in der Gastronomie, im E-Commerce, in der Gesundheitsbranche und in vielen anderen Sektoren, in denen Transaktionen und Zahlungsströme eine zentrale Rolle spielen. Die Kategorie Payment Software umfasst verschiedene Unterkategorien, welche speziell auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer*innen abgestimmt sind. Hierzu gehören unter anderem Zahlungsdienstleister, Payment Processing, Payment Analytics und Zahlungsmethoden. Jede dieser Unterkategorien bietet spezifische Funktionen und Vorteile, die den Zahlungsabwicklungsprozess optimieren und an die jeweiligen Anforderungen der User*innen anpassen. Um in der Kategorie Payment Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: * Zahlungsabwicklung: Die Fähigkeit, verschiedene Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Debitkarten, Banküberweisungen und mobile Zahlungen sicher und effizient abzuwickeln. * Sicherheitsstandards: Ein hohes Maß an Sicherheit durch die Einhaltung gängiger Sicherheitsstandards wie PCI DSS, um die Sicherheit der Zahlungsdaten zu gewährleisten. * Integration: Die Möglichkeit zur nahtlosen Integration in bestehende Systeme wie Buchhaltungssoftware, CRM-Systeme und E-Commerce-Plattformen. * Berichterstattung und Analyse: Tools für die Erstellung von Berichten und die Analyse von Zahlungsdaten, um Transparenz und Einblicke in die Zahlungsaktivitäten zu bieten.

Software zur Angebotserstllung dient dazu, den Prozess der Angebotserstellung und Angebotsverwaltung für Unternehmen effizienter zu gestalten. Diese Lösungen ermöglichen es, Angebotsdokumente schnell zu generieren, in verschiedenen Formaten bereitzustellen und über verschiedene Kanäle zu teilen. Vertriebsteams profitieren von der Möglichkeit, den Erfolg versendeter Angebote zu analysieren und nachzuverfolgen. Da Angebote oft den ersten Schritt in einer geschäftlichen Zusammenarbeit darstellen, ist es essenziell, dass sie professionell aufbereitet und auf die individuellen Bedürfnisse der Kundinnen zugeschnitten sind. Angebotssoftware wird daher häufig in den Bereichen Vertrieb, Business Development und Kundenmanagement eingesetzt. Die Integration mit CRM-, CPQ-, E-Signatur- und Buchhaltungssystemen sorgt für eine nahtlose Einbindung in bestehende Geschäftsprozesse. Um in der Kategorie Angebotssoftware aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Schnelle und flexible Angebotserstellung in verschiedenen Formaten - Integration mit CRM-, CPQ-, E-Signatur- und Buchhaltungssoftware - *Personalisierte Inhalte basierend auf Kundinnenprofilen* - Verwaltung und Nachverfolgung versendeter Angebote - Automatisierte Workflows zur Angebotsfreigabe und -verwaltung

Rechnungsmanagement Software ist ein wesentliches Tool für Unternehmen, um ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Diese Art von Software richtet sich an Organisationen jeder Größe und Branche, die ihre Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten wollen. Sie ist besonders nützlich für Buchhaltungsabteilungen, die eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten und verwalten müssen. Rechnungsmanagement Software bietet Funktionen wie die Automatisierung von Rechnungserstellung, -versand und -verfolgung, die Integration in Buchhaltungssysteme und die Unterstützung bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Um in der Kategorie Rechnungsmanagement Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Automatisierte Rechnungserstellung und -versand: Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Routinetätigkeiten. - Integration in Buchhaltungssoftware: Nahtlose Verbindung mit bestehenden Finanzsystemen. - Compliance-Management: Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Standards. - Detaillierte Berichterstattung und Analyse: Umfassende Einblicke in Rechnungs- und Zahlungsdaten. - Benutzerfreundliche Oberfläche: Einfache Bedienbarkeit und Anpassbarkeit an spezifische Bedürfnisse.

Steuersoftware ist eine spezialisierte Softwarelösung, die Privatpersonen, Selbstständigen und Unternehmen dabei hilft, ihre Steuererklärungen effizient zu erstellen und einzureichen. Diese Anwendungen automatisieren komplexe Steuerberechnungen, vereinfachen den Umgang mit steuerrechtlichen Vorschriften und bieten Nutzerinnen eine strukturierte Plattform, um Einnahmen, Ausgaben und weitere steuerrelevante Daten zu verwalten. Die Einsatzbereiche reichen von der persönlichen Steuererklärung bis hin zur Buchhaltung und Steuerplanung in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die Zielgruppe von Steuersoftware sind Einzelunternehmerinnen, Freelancerinnen, Steuerberaterinnen sowie größere Organisationen, die eine einfache und rechtssichere Lösung für Steueraufgaben suchen. Oft wird Steuersoftware auch von Personen genutzt, die ihre Steuererklärung eigenständig durchführen möchten, ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein. Einige Steuersoftware-Lösungen bieten darüber hinaus erweiterte Funktionen für Unternehmen. Sie ermöglichen es, Steuerdaten für firmenspezifische Transaktionen zu berechnen, Steuerformulare digital zu speichern und Rückerstattungen elektronisch einzureichen. Zusätzlich können Unternehmen durch integrierte Funktionen zur Steuerplanung Abzüge, Freibeträge und Gutschriften effizient berechnen, Steuerlasten prognostizieren und Strategien entwickeln, um diese zu optimieren. Um in der Kategorie Steuersoftware aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Automatisierte Steuerberechnungen und -optimierungen - Aktualisierung gemäß aktueller Steuerrechtsprechung - Intuitive Benutzeroberfläche und Anleitungen - Integration mit Buchhaltungssystemen und anderen Finanztools - Sichere Datenübertragung und Datenschutzkonformität

Softwarelösungen für Kredit- & Forderungsmanagement (auch Debitorenmanagement) unterstützen Unternehmen dabei, Zahlungsausfälle zu vermeiden, offene Forderungen effizient zu verwalten und die Liquidität nachhaltig zu sichern. Sie automatisieren zentrale Prozesse wie Bonitätsprüfungen, Mahnwesen und das Inkassoverfahren – und bieten damit eine wichtige Grundlage für ein professionelles Debitorenmanagement. Besonders relevant sind diese Tools für Finanzabteilungen, Buchhalterinnen, CFOs und Inkassodienstleisterinnen in Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen oder langen Zahlungszielen. Eingesetzt werden sie branchenübergreifend in kleinen wie großen Organisationen, häufig in Verbindung mit ERP- und Buchhaltungssystemen. Neben der operativen Entlastung sorgen moderne Lösungen für mehr Transparenz in der Risikobewertung und eine schnellere Reaktion auf Zahlungsausfälle. Um in der Kategorie Kredit- & Forderungsmanagement (auch Debitorenmanagement) aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Automatisierte Bonitätsprüfungen und Kreditlimits - Zentrales Forderungsmanagement inkl. Mahnwesen - Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen - Reporting- und Analysefunktionen zur Risikobewertung - Schnittstellen zu Inkassodienstleistern und Auskunfteien

Freelance Tax Software ist speziell für Selbständige, Freiberufler*innen und Solopreneure entwickelt worden, um ihre Steuerangelegenheiten effizient zu organisieren. Sie hilft dabei, steuerlich relevante Ausgaben zu erfassen, diese abzusetzen und die nötigen Rücklagen für künftige Steuerzahlungen zu bilden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Berechnung von vierteljährlichen Steuervorauszahlungen sowie die Unterstützung beim pünktlichen Begleichen von Steuerverpflichtungen. Ein zentrales Merkmal dieser Software ist die Integration mit Bankkonten, wodurch Einnahmen und Ausgaben automatisch nachverfolgt werden können. Dadurch wird es Nutzer*innen ermöglicht, steuerliche Abzüge zu maximieren und den Überblick über ihre Finanzen zu behalten. Diese Funktionen erleichtern es erheblich, die eigene Steuerlast zu managen und sorgen für eine vorausschauende Planung. Wichtig zu wissen: Freelance Tax Software unterscheidet sich von Freelancer Management Systemen, die primär dazu dienen, Beziehungen zu Freelancern zu verwalten, Projekte zu organisieren und Zahlungen abzuwickeln. Um in der Kategorie Freelance Tax aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Erfassung und Identifikation steuerlich absetzbarer Ausgaben - Unterstützung bei der Bildung von Rücklagen für Steuerzahlungen - Schätzung vierteljährlicher Steuern - Erleichterung des Steuerzahlungsprozesses - Integration mit Bankkonten zur automatischen Erfassung von Einnahmen und Ausgaben

E-Rechnung Software ermöglicht die digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Rechnungen gemäß gesetzlicher Anforderungen. Sie richtet sich an Unternehmen jeder Größe, die ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten und gesetzeskonform digitalisieren möchten. Besonders relevant ist sie für Buchhaltungsabteilungen, Steuerkanzleien sowie kleine und mittelständische Unternehmen, die häufig mit wiederkehrenden Rechnungsprozessen arbeiten. Der Einsatzbereich erstreckt sich über die gesamte Rechnungsabwicklung – von der Erstellung bis zur Archivierung. Durch die Automatisierung manueller Schritte lassen sich Fehler minimieren, Prozesse beschleunigen und Kosten senken. Zudem sorgt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD oder der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung für rechtliche Sicherheit. Um in der Kategorie E-Rechnung Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Erstellung und Versand von E-Rechnungen in standardisierten Formaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) - GoBD- und DSGVO-Konformität - Automatisierter Abgleich von Eingangs- und Ausgangsrechnungen - Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen - Langfristige, revisionssichere Archivierung

Projektzeiterfassung Software ermöglicht die präzise Erfassung von Arbeitszeiten, die auf spezifische Projekte, Aufgaben oder Kund*innen entfallen. Sie dient dazu, den tatsächlichen Aufwand und die Auslastung von Teams und Einzelpersonen zu dokumentieren und zu analysieren. Dies ist essenziell für ein effektives Projektcontrolling und die transparente Abrechnung von Leistungen. Die Hauptzielgruppe sind Dienstleistungsunternehmen wie Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister, Kanzleien und Freelancer, die ihre Leistungen projekt- oder kundenbezogen fakturieren müssen. Der Nutzen liegt in der Optimierung der Projektabwicklung, der Steigerung der Rentabilität und der Schaffung einer verlässlichen Datengrundlage für zukünftige Planungen. Um in der Kategorie Projektzeiterfassung aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features aufweisen: - Projekt- und aufgabenbezogene Zeiterfassung: Möglichkeit, Arbeitszeiten direkt spezifischen Projekten, Subprojekten und einzelnen Aufgaben zuzuordnen. - Kunden- und abrechenbare Zeiterfassung: Funktion zur Markierung von Zeiten als abrechenbar oder nicht abrechenbar, oft mit Zuordnung zu Kund*innen für die Fakturierung. - Reporting und Analyse: Umfassende Berichtsfunktionen zur Auswertung von Aufwänden, Auslastung, Rentabilität und Projektfortschritt. - Integrationen: Anbindung an Projektmanagement-Tools, Buchhaltungssoftware, CRM-Systeme oder ERP-Lösungen für einen nahtlosen Datenfluss. - Mobile Zeiterfassung: Apps oder responsive Web-Interfaces, die es Nutzer*innen ermöglichen, Zeiten auch unterwegs oder remote zu erfassen.