Das sind die besten Zeiterfassungssoftwares

Mit diesen 7 Tools könnt Ihr Arbeitszeiten von Euch und Euren Mitarbeiter:innen erfassen

Als Unternehmer:innen müsst Ihr spätestens seit dem EuGH-Urteil von Mai 2019 die Arbeitszeiten Eurer Mitarbeiter:innen erfassen. Der Begriff der Arbeitszeiterfassung umfasst dabei viele verschiedene Methoden, mit der Ihr die gearbeitete Zeit Eurer Kolleg:innen dokumentieren könnt. Dabei erfasst Ihr als Minimum den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende. Die exakte Ermittlung der Arbeitszeiten kann zum einen eine bedeutende Rolle für die Erstellung Eurer Entgeltabrechnungen und zum anderen für die korrekte Rechnungsstellung an Eure Kund:innen einnehmen, wenn Ihr projektbezogen arbeitet. Weiterhin gilt es, zahlreiche rechtliche Vorschriften zum Schutz Eurer Arbeitnehmer:innen einzuhalten und diese auch entsprechend zu dokumentieren.

Klingt erstmal so, als wäre das Thema Arbeitszeit ein ziemlich komplexes Thema. Das muss es aber nicht sein. Denn bei der korrekten Arbeitszeitermittlung, der Dokumentation der Pausen sowie der Planung von Urlaub oder Schichten kann Euch eine Zeiterfassungssoftware unterstützen. In diesem Beitrag erfahrt Ihr, wieso Ihr ein Zeiterfassungstool in Eurem Unternehmen implementieren solltet und welche Funktionen dieses mitbringen sollte. Außerdem haben wir die 7 besten Time-Management-Systeme mit ihren Funktionen und Kosten für Euch zusammengestellt. Los geht’s, die Zeit läuft!

Darum lohnt sich ein ein Zeiterfassungstool

Warum solltet Ihr nun Geld in ein Zeiterfassungssystem investieren? Die korrekte Dokumentation Eurer Arbeitszeiten ist nicht nur arbeitsrechtlich vorgeschrieben, sondern auch ein großer Pluspunkt für Eure Personal- und Kundenauftragsverwaltung. Mit einem Zeiterfassungstool loggen sich Eure Mitarbeiter:innen zum Arbeitsbeginn ein, registrieren Ihre Frühstücks- oder Mittagspausen online und stempeln sich zum Arbeitsende wieder aus. Dieses Tool ist also eine modernere Variante der Stempeluhr oder der Stundenzettel, die es früher in vielen Betrieben gab. So habt Ihr direkt nach Dienstschluss die korrekten Anwesenheitszeiten des Tages für Eure Personalverwaltung aufbereitet, ohne die Daten händisch eingeben oder Pausen korrigieren zu müssen. Die digitale Nachweis über die geleisteten Stunden könnt Ihr beispielsweise als Bestandteil eines Mitarbeiter:innen-Gespräches nutzen. Ihr könnt einen Soll-Ist-Vergleich der Stunden sowie entsprechende Rückschlüsse auf die Produktivität Eurer Kolleg:innen ziehen, wenn Ihr dies möchtet. Diese Erkenntnisse könnt Ihr auch zum Anlass nehmen, Prozesse und verwendete Ressourcen zu überarbeiten.

Wenn bei der Arbeit Eurer Kolleg:innen Überstunden anfallen sollten, könnt Ihr diese direkt aus der Zeiterfassungssoftware in Eure Lohnbuchhaltung übernehmen. Ebenfalls können die Nutzer:innen in vielen Tools direkt Ihren Urlaubsantrag und den Überstundenausgleich bei ihren Chef:innen zur Genehmigung einreichen. Dabei entfallen die Schritte, dass die Anträge papierhaft ausgefüllt, eingereicht, abgezeichnet und schließlich online eingetragen werden. Mit einem einfachen Klick könnt Ihr die Anträge genehmigen oder ablehnen und Eure Mitarbeiter:innen werden direkt darüber informiert.

Wenn Ihr Dienstleistungen für Kund:innen erbringt und diese auf Stundenbasis abrechnet, erfüllt die Dokumentation Eurer Arbeitszeiten noch einen zusätzlichen Faktor. Die geleistete Arbeit soll korrekt in Rechnung gestellt und von Euren Kund:innen bezahlt werden. Viele Zeiterfassungstools bieten Euch die Möglichkeit, neben der reinen Arbeitsdauer an einem Projekt auch die Art der geleisteten Arbeit zu dokumentieren. So könnt Ihr beispielsweise Eure Zeiten für Recherche, Umsetzung und Nachbereitung sauber splitten. Dadurch wird der Wert Eurer einzelnen Leistungen sowohl für Eure:n Arbeitgeber:in als auch für Eure Dienstleistungsnehmer:innen deutlich. Häufig können die kunden- und projektbezogenen Zeiten direkt in Euer Buchhaltungssystem übertragen werden, wodurch Ihr wiederum mehr Zeit für die wichtigen Dinge habt. Mobile-Time-Management-Systeme sind außerdem bei der Arbeit vor Ort praktisch. Diese könnt Ihr dann über eine App starten, sobald Ihr mit der Erbringung Eurer Dienstleistungen bei Euren Kund:innen beginnt und beendet sie durch eine erneute Betätigung der App.

Wichtige Funktionen von Zeiterfassungssoftwares

Eine moderne Zeiterfassungssoftware kann Euch einen großen Umfang an Funktionen und Schnittstellen bieten. Folgende Funktionen erhaltet Ihr in verschiedenen Zeiterfassungstools:

  • Arbeitszeit- und Pausenerfassung
  • Urlaubsplanung
  • Planung von Schichtarbeit und Dienstpläne
  • Schnittstelle zu Eurem Lohnbuchhaltungssystemen
  • Projektzeiterfassung
  • Schnittstelle zu Eurem Rechnungssystem
  • Mobiler App-Zugang
  • Elektronische Zutrittskontrolle

In welchem Umfang Ihr Euer Time-Management-System nutzen möchtet, sei Euch ganz allein überlassen. Sinnvoll ist es allerdings, die Arbeitszeiten und Pausen zu dokumentieren, Urlaubsanträge digital zu verwalten und bei Projektarbeiten die entsprechenden Stunden direkt in Eurem System zu tracken. Die entsprechenden Schnittstellen für die Entgeltabrechnung und die Kundenverwaltung nehmen Euch ebenfalls zusätzliche Arbeitsschritte ab. Am besten macht Ihr zu Beginn Eurer Suche nach dem passenden Tool eine Bestandsaufnahme, welche Funktionen Euch wichtig sind und daher unbedingt enthalten sein müssen.

Diese Zeiterfassungssoftwares unterstützen Euch bei Eurer Arbeit

Ihr seid von den Vorteilen eines Zeiterfassungstools überzeugt und brennt nun darauf zu wissen, welche Systeme es gibt? Wir haben auf OMR Reviews die 7 besten Zeiterfassungssysteme für Euch herausgesucht:

1. Crewmeister

 

Mit dem Zeiterfassungstool Crewmeister könnt Ihr die Arbeitszeiten und Urlaubstage Eurer Mitarbeiter:innen digital verwalten und bei Bedarf entsprechende Dienstpläne erstellen. Die Zeiterfassung funktioniert sowohl über Euren Computer, per App auf Eurem Smartphone oder an einem fest installierten Terminal. Ihr habt die Möglichkeit, beim Stempelvorgang die entsprechenden GPS-Daten zu erfassen, sodass Ihr die getätigte Arbeitszeit den entsprechenden Projekten und Kund:innen zuweisen könnt. Überstunden werden automatisch erkannt und ausgewiesen und die von Euch festgelegten Pausen automatisch abgezogen. Neben einer optionalen DATEV-Schnittstelle könnt Ihr Eure Daten in Excel exportieren, den Crew-Chat sowie die persönliche Beratungshotline nutzen. Das Modell „Zeiterfassung Plus“ enthält zusätzlich ein PIN-Code Terminal sowie eine erweiterte Projekterfassung und eine Kolonnenzeiterfassung. Der zusätzlich buchbare Urlaubsplaner vereint die Urlaubsverwaltung inklusive des gesamten Genehmigungsprozesses, Krankheitsverwaltung, Verknüpfung mit dem Schichtplaner und die Dokumentation von Berufsschultagen für Eure Auszubildenden. Das Tool „Schichtplaner“ ermöglicht Euch die Erstellung von Schichtplänen für verschiedene Arbeitsplätze, automatische Benachrichtigungen über neu erfasste Schichten und deren Änderungen sowie ein automatischer Abgleich mit dem Zeiterfassungstool und dem Urlaubsplaner. Dabei werden in jedem Bestandteil von Crewmeister die Daten gemäß der Dokumentationsvorschriften des EuGH-Urteils gespeichert. Das Time-Management-System ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit und eignet sich nach Entwickler:innen-Angaben am besten für eine Unternehmensgröße zwischen 2 bis 50 Mitarbeiter:innen.

Crewmeister Kosten

Die Kosten für Crewmeister sind abhängig von der Anzahl Eurer Mitarbeiter:innen. Wie hoch die Gebühren für Eure Unternehmensgröße ausfallen, könnt Ihr direkt auf der Unternehmenswebsite einsehen. Dort könnt Ihr das Tool neben der Zeiterfassung noch um Add-ons wie Zeiterfassung Plus, Urlaubsplaner, Schichtplaner und Rechnungsintervall ergänzen. Die hier aufgelisteten Preise beziehen sich auf die reine Zeiterfassung.

  • 1-5 Mitarbeiter:innen: 9,99 € pro Monat
  • 6 – 10 Mitarbeiter:innen: 17,42 € pro Monat
  • 11 – 20 Mitarbeiter:innen: 27,50 € pro Monat
  • 21 – 30 Mitarbeiter:innen: 34,83 € pro Monat
  • 31 – 50 Mitarbeiter:innen: 53,17 € pro Monat
  • 50 + Mitarbeiter:innen: Bei dieser Unternehmensgröße könnt Ihr ein individuelles Angebot anfordern

Crewmeister Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Crewmeister Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

2. Papershift

 

Papershift ist ein webbasiertes Zeiterfassungstool, mit dem Ihr Eure Dienstpläne verwalten, Arbeitszeiten dokumentieren und Lohnabrechnungen tätigen könnt. Dabei könnt Ihr für jede:n Mitarbeiter:in eine digitale Personalakte erstellen und verwalten, in der Ihr Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Verträge abspeichern könnt.

Papershift Kosten

Papershift bietet Euch drei verschiedene Modelle an. Core ist auf die Führung von Stundenkonten ausgelegt, Premium für eine einfache Dienstplanung Eures Teams und Professional für die automatische Dienstplanung Eures Teams.

  • Core: 6 € je Monat und Mitarbeiter:in
  • Premium: 8 € je Monat und Mitarbeiter:in
  • Professional: 10 € pro Monat und Mitarbeiter:in

Papershift Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Papershift Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

3. ZMI

 

ZMI Time bietet Euch umfängliche Funktionen für Eure digitale Personalverwaltung und Zeiterfassung. Mit dieser Software könnt Ihr digitale Personalakten nutzen, Euren Personaleinsatz planen sowie Aufträge – und Projekte zeitmäßig dokumentieren. Die Buchung Eurer Arbeitszeiten könnt Ihr über eine zugehörige App, das ZMI Time Webportal, stationäre oder mobile Terminals tätigen. Weiterhin kann Eure Personalabteilung in dieser Zeiterfassungssoftware Eure Urlaubs- und Gleitzeitanträge ablegen, die Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung übermitteln sowie Auswertungen und Berichte aller Art exportieren.

ZMI Kosten

Die Leistungen der Zeiterfassungssoftware ZMI laufen in der ZMI Cloud zusammen. Die Kosten für die Cloud betragen 48 € pro Monat für insgesamt 10 Mitarbeiter:innen. Für 10 weitere Mitarbeiter:innen fallen jeweils 20 € für die Nutzung an.

ZMI Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den ZMI Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

4. Clockin

 

Ein weiteres Time-Management-System ist Clockin das sich per PC, Tablet oder Smartphone bedienen lässt. Eure Arbeit könnt Ihr projektbezogen erfassen und um Checklisten, Notizen und Skizzen digital ergänzen. Dabei könnt Ihr für jedes Projekt eine digitale Projektakte erstellen, die Ihr für Eure Kund:innen auf Wunsch per Klick exportieren könnt. Clockin verfügt zudem über verschiedene Schnittstellen, über die Ihr die entsprechenden Rechnungen für Eure Kund:innen-Aufträge erstellen könnt.

Clockin Kosten

Die Kosten für Clockin sind von der Anzahl Eurer Mitarbeiter:innen abhängig. Wie hoch die Gebühren für Eure Unternehmensgröße ausfallen, könnt Ihr direkt auf der Unternehmenswebsite einsehen. Zudem schwanken die möglichen Nutzungsgebühren nach ihrer Laufzeit. Clockin bietet Euch die Laufzeiten von 1 Monat, 12 Monaten oder 24 Monaten an.

  • 7 – 10 Mitarbeiter:innen: 6,05 € – 7,73 € pro Monat und Mitarbeiter:in
  • 16 – 20 Mitarbeiter:innen: 4,79 € – 6,47 € pro Monat und Mitarbeiter:in
  • 21 – 30 Mitarbeiter:innen: 4,03 € – 5,71 € pro Monat und Mitarbeiter:in
  • 50 + Mitarbeiter:innen: Wenn die Anzahl Eurer Mitarbeiter:innen über 50 hinausgeht, könnt Ihr den Preise individuell anfragen

Clockin Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Clockin Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

5. timeBro

 

Das Zeiterfassungssystem timeBro bietet Euch eine vollautomatische Zeiterfassung für Eure Projekte, weshalb es sich über eine integrierte Schnittstelle mit Eurem Projektmanagementtool verbinden lässt. Die Dokumentation der aktiv bearbeiteten oder gelesenen Dokumente erfasst die Software während der Arbeitszeit automatisch und misst die jeweils aufgewandte Zeit. Diese Zeiten könnt Ihr per Drag and Drop zwischen timeBro und Eurer Projektmanagementsoftware übertragen, um sie mit bestimmten Projekten zu verbinden.

timeBro Kosten

timeBro bietet Euch vier Modelle für Eure Zeiterfassung. Basic beinhaltet neben der Zeiterfassung die vollautomatische Erfassung aller Computeraktivitäten sowie die Synchronisierung mit Euren Kalendern. Connect enthält neben den Basic-Inhalten zusätzlich eine nahtlose Anbindung an die Projektsoftware Eurer Wahl. Die Premium-Version beinhaltet neben den Connect-Inhalten die Anbindung an verschiedene Premium Connected Apps wie z. B. Telefonanlagen und eine Support-Priorität. Im Enterprise-Modell könnt Ihr über Individual-Anbindungen verfügen und erhaltet zudem eine SAML/SSO Authentifizierung sowie eine SCIM Provisionierung.

  • Basic: 12 € pro Monat und Mitarbeiter:in
  • Connect: 15 € pro Monat und Mitarbeiter:in
  • Premium: 25 € pro Monat und Mitarbeiter:in
  • Enterprise: Den Preis erhaltet Ihr auf Anfrage

timeBro Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den timeBro Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

6. Clockodo

 

Die Zeiterfassungssoftware Clockodo richtet ihren Fokus auf die webbasierte Arbeitszeiterfassung und Projektdokumentation. Dabei erhaltet Ihr einen umfassenden Überblick über die Soll- und Ist-Zeiten, Eure Urlaubstage sowie Abwesenheiten. Dadurch sollen Eure Abrechnungsvorgänge durch Schnittstellen zu Buchhaltungs-Softwares beschleunigt werden. Die Software legt großen Wert auf Datenschutz, weshalb die in der DSGVO und anderen Gesetzen festgelegten Richtlinien strikt eingehalten werden.

Clockodo Kosten

Die Basiskosten für 10 Mitarbeitende liegen bei 6,50 € pro Monat und Nutzer:in. Ab dem/der 11. Mitarbeiter:in kommen jeweils 3,50 € pro Monat hinzu. In diesem Preis sind alle Clockodo Funktionen, die zugehörigen Smartphone Apps sowie der persönliche Support enthalten.

Clockodo Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Clockodo Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

7. Atoss

 

Mit Atoss erhaltet Ihr wahlweise eine Cloud- oder On-Premise-Version für Eure Personalorganisation. Dabei setzt das Unternehmen auf verschiedene Pakete je nach Unternehmensgröße und deren unterschiedlich komplexen Anforderungen. Ihr könnt eine Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, detaillierte Personalbedarfsplanungen, Einsatzpläne und strategische Kapazitätsplanungen in Eure Time-Management-Software integrieren.

Atoss Kosten

Die Kosten für das Zeiterfassungstool Atoss müsst Ihr individuell beim Unternehmen anfragen.

Atoss Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Atoss Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

Weitere Zeiterfassungssoftware-Anbieter

Weitere Zeiterfassungssoftware-Anbieter könnt Ihr auf unserer Vergleichplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 20 Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftwares gelistet. Also schaut vorbei und vergleicht die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

Stempeln, aber modern und digital

Mit einem Zeiterfassungssystem könnt Ihr Eure Projektarbeiten und den Einsatz Eurer Mitarbeiter:innen verbessern. Dabei ermöglicht Ihr ihnen nicht nur eine bequeme und ortsunabhängige Dokumentation ihrer Arbeitszeiten, sondern gestaltet zudem die Abrechnungs- und Genehmigungsprozesse für Eure Personalabteilung deutlich schlanker. Bezieht Eure Kolleg:innen bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungstools mit ein, schließlich müssen sie jeden Tag damit arbeiten und zurechtkommen. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werdet Ihr die vielen Vorteile für Euch nutzen und Eure Prozesse optimieren können.