Event Management Software & Tools im Vergleich

Event-Management-Software-Definition: Was ist Event-Software?

Event-Management-Software umfasst normalerweise verschiedene Tools, mithilfe derer sich Veranstaltungen computergestützt und teilweise sogar automatisiert planen und umsetzen lassen. Je nachdem, wie umfangreich die jeweilige Lösung ist, kann sie Veranstaltungsplaner*innen dabei helfen, spezifische Teile eines Events zu organisieren oder auch das gesamte Ereignis zu managen – samt Nachbereitung.

Im Einzelnen kann derartige Veranstaltungen-Software folgende Workflows abdecken:

• Vorplanung und Dokumentation von Events
• Teilnehmereinladung, Registrierung, Kontingentprüfung, Seating-Management
• Erstellung von Ablauf- und Projektplänen
• Event-Analyse inklusive Reporting, Teilnehmer-Anwesenheit, Gewinnübersicht etc.
• Event-Marketing
• Kundenverwaltung bzw. CRM
• Budgetplanung

Weshalb sollten Unternehmen ein Event-Management-Tool einsetzen?

Das Management von Events war schon immer eine sehr aufwendige Sache. Egal, ob unternehmensintern oder im Auftrag – Veranstaltungen lassen sich niemals on the Fly planen. Über die Jahre haben kritische Faktoren der Event-Organisation, wie Zeitdruck, Flexibilität und Preis-Leistungs-Maximierung, massiv an Relevanz gewonnen. Somit ist das Event-Management heute komplexer denn je.

Alleine die Feststellung und Organisation der benötigten Basiskomponenten, wie eine passende Location, deren Ausstattung mit Sitzgelegenheiten, Unterständen, Deko etc. und Verpflegung, kann schon bei kleineren Events zu einer Mammutaufgabe werden. Ganz zu schweigen von der Einladung von Gastredner*innen, Musik-Acts oder anderer Unterhaltung sowie der Registrierung und Information von Event-Teilnehmer*innen.

Klassischerweise werden entsprechende Management-Arbeiten von einem größeren Team durchgeführt, welches alle Prozesse manuell einleitet und überwacht sowie den Fortschritt und wichtige Ereignisse in Listen bzw. Formularen festhalten muss. Ein solches Vorgehen ist in den heutigen digitalen Zeiten nicht nur hochgradig ineffizient, sondern kann sogar schnell gefährlich werden.

Durch verschiedene Datensilos schleichen sich Fehler ein, Budgets können nicht zentral überblickt werden und Teilnehmer*innen erhalten womöglich nicht alle Informationen, die sie benötigen bzw. erwarten. Die essenziellen Workflows können, je größer das Projekt ist, umso schneller im Chaos enden.

Unter der Nutzung einer Event-Management-Software sind die elementaren Arbeiten bei der Veranstaltungsplanung hingegen von relativ wenigen Personen und dabei noch vergleichsweise schnell zu erledigen. Umfangreichere Lösungen lassen alle betreffenden Prozesse auf einer zentralen Plattform organisieren. Sämtliche Beteiligten haben hier stets Zugriff auf die aktuellen Stände des Projekts. Die wichtigsten Dokumente, To-dos sowie die Budgetauslastung sind transparent einsehbar.

Die Fehleranfälligkeit wird demzufolge stark verringert. Es kann zielgenauer – weil zentralisiert – auf eine erfolgreiche Umsetzung hingearbeitet werden. Schließlich sind die Teilnehmer*innen bzw. Kund*innen tendenziell zufriedener und das Image des ausrichtenden Unternehmens bzw. des Events steigt.

Wie funktioniert eine Event-Management-Platform?

Eine Event-Management-Software kann fast alle typischen Bereiche der Eventplanung unterstützen und hilft zudem während der laufenden Veranstaltung sowie danach. Vereinfacht lassen sich Veranstaltungen in drei Phasen einteilen.

Im Folgenden wird gezeigt, wie die einzelnen Schritte mit einer guten Event-Planner-Software abzuwickeln sind bzw. welche Tools im Allgemeinen greifen.

1. Die Event-Vorbereitung In der Vorbereitung gilt es alle benötigten Elemente für das Event zusammenzubekommen und mit dem Budget in Einklang zu bringen. Die in der Event-Planning-Platform integrierte Aufgabensteuerung ermöglicht eine zielgenaue Bearbeitung der einzelnen Schritte: von der Location-Organisation über die Beschaffung von Licht-/Ton-/Videotechnik und/oder Garderobe bis hin zur An- und Abreise, zur Betreuung von Gastredner*innen sowie zur Personalplanung.

Auf Grundlage des Event-Datums können Zeitpläne erstellt und die einzelnen To-dos effizient abgearbeitet werden. Die einzelnen Kostenstellen sind innerhalb der Lösung zu sammeln und dem Budget gegenüberzustellen. Anhand des Budgets und der zu erwartenden Anzahl der Teilnehmer*innen können Verantwortliche Ticketpreise berechnen oder bei komplett kostenfreien Veranstaltungen mögliche andere Einnahmen umrechnen.

Manche Event-Management-App erlaubt sogar das Design und das Schalten einer spezifischen Veranstaltungsseite im Internet. Diese umfasst alle wichtigen Informationen für die Teilnehmer*innen und ebenso ein Registrierungsformular mit automatisiertem Ticket-Versand. Per E-Mail-Marketing-Tools und CRM-Anbindung können direkt über die Software Einladungen an vorhandene Kontakte versendet werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die entsprechenden Informationen unmittelbar über Social-Media-Kanäle zu verbreiten und die Reichweite somit stark zu erhöhen.

Stehen sämtliche Komponenten und Teilnehmer*innen für das Event fest, kann bei vielen Event-Manager-Softwares eine Anbieterdatenbank bemüht werden, um Catering-, Deko- oder Security-Firmen prompt zu beauftragen. Alle Ausgaben werden stets mit dem Budget abgeglichen.

2. Die laufende Veranstaltung Auch während der Veranstaltung kann eine Event-Management-Software sehr nützlich sein. Das Budget und die gegenüberstehenden Einnahmen sind über die Lösung immer im Blick zu behalten. Erste Auswertungen sind binnen Stunden möglich. Sogar der zu erwartende ROI ist frühzeitig berechenbar.

Viele Event-Softwares bieten für die Ticket-Kontrolle eine Scan-Funktion an. Diese kann beispielsweise über mehrere Smartphones synchronisiert werden. Wenn noch Tickets über sind, lassen sich diese last minute zu günstigeren Preisen kalkulieren und anbieten. Zusätzlich besteht mitunter die Chance, eine App für aktuelle Informationen zum Event plus Zeitplan anzubieten.

Teilnehmer*innen sind so immer auf Stand und finden sicher genau das, was sie erwarten.

3. Die Event-Nachbereitung Selbst mit dem Abschluss der Veranstaltung ist die Arbeit der Event-Organisation-Software nicht beendet. Nun gilt es die finale Abrechnung zu machen und betreffende Rechnungen zu erfassen bzw. zu begleichen (gegebenenfalls per Schnittstelle zum Rechnungsprogramm). Über spezifische Analytics ist der wirkliche ROI zu bestimmen.

Fotos, Filme oder andere Dokumentationen des Events sind im Nachgang auf die zugehörige Webseite hochzuladen. Die Teilnehmer*innen können die Veranstaltung somit noch einmal Revue passieren lassen und sich erneut geschäftswichtige Facts einholen. Alle Beteiligten bekommen eine Dankes-E-Mail mit einer Veranstaltungszusammenfassung, einer Feedback-Option und einer Möglichkeit der direkten Registrierung für das nächste Jahr. Das Feedback bietet potenziell sehr hilfreiche Insights für die Optimierung folgender Events.

Welche Vor- und Nachteile bietet Eventplanung-Software?

Was sind die Vorteile einer Event-Management-Software? Diese Lösungen können die Back-Office-Prozesse bei der Durchführung einer Veranstaltung rationalisieren oder teilweise automatisieren. Von der Vorbereitung über die Durchführung des Events bis hin zur Nachbereitung sorgen entsprechende Programme für Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen. Im Folgenden sind nun die zentral damit zusammenhängenden Vorteile zusammengefasst.

-Vorteile-

Konsolidierung aller Beteiligten Event-Management-Software bietet eine einzige Plattform, die die Aufgaben und Aktivitäten aller Beteiligten koordinieren lässt. Sie vereinfacht es, die verschiedenen, aber miteinander verbundenen Fachkräfte und Event-Elemente zu verknüpfen.

Eine Änderung in einem Bereich kann etwa Warnmeldungen zu verwandten Bereichen auslösen, sodass jeder über die neuesten Informationen verfügt. Eine Verlegung des Veranstaltungsortes, eine Erhöhung der Teilnehmerzahl, eine Änderung des Menüs usw. – das alles sind Fälle, die eine schnelle Koordination zwischen den Teams erfordern.

Die Manager*innen haben in der Software einen Überblick aller Aspekte des Veranstaltungsbetriebs. Die weiteren Beteiligten können über die Lösung effizient und synchronisiert arbeitet. Widersprüchliche oder inkonsistente Ergebnisse sind weitgehend auszuschließen.

Geringere Gemeinkosten Mit dem zentralen Überblick und der allgemeinen Transparenz zu den Veranstaltungsabläufen ist es einfacher, die Ausgaben zu kontrollieren und die Budgetgrenzen einzuhalten. Das führt schließlich zu Einsparungen und höheren Erträgen.

Außerdem lassen sich mit einer Software für Veranstaltungen bestimmte Management-Prozesse automatisieren, sodass sie weniger Zeit und (Wo-)Manpower erfordern.

Stark vereinfachte Arbeitsabläufe Einige Softwarelösungen für das Veranstaltungsmanagement unterstützen Verantwortliche von der Planung über die Werbung bis hin zum Betrieb vor Ort und zur Auswertung nach der Veranstaltung. Sie verfügen über Tools für das Event-Management, das Event-Marketing und für die Nachbereitung mit Berichten und Umfragen.

Viele dieser Tools entlasten Event-Manager*innen enorm. Bei der Online-Registrierung etwa geben die Teilnehmer*innen ihre Daten selbstständig ein – keine manuelle Abfrage mehr. Die entstehende Datenbank kann direkt dazu verwendet werden, um gezieltes E-Mail-Marketing zu betreiben und vielleicht noch weitere Teilnehmer*innen zu werben.

Auch die Suche nach Lieferanten wird effizienter und schneller. Mit einer Softwarelösung für das Veranstaltungsmanagement können Verantwortliche schnell Anfragen an verschiedene Anbieter aus einem in der Software geführten Pool verschicken. Innerhalb von Stunden, wenn nicht sogar in Minuten stehen Angebote bereit.

Das sind nur einige der vielen Vereinfachungen, die Software für Veranstaltungsmanagement bieten kann.

Gezielteres Event-Marketing Entscheidend für die erfolgreiche Annahme einer Veranstaltung ist eine langfristige Werbung. Schon Monate vorher kann eine Event-Management-Lösung, je nach Funktionsumfang, dabei helfen, Erwähnungen in sozialen Medien, Online-Communities, Mailing-Listen, Blogs usw. auszuspielen. So werden potenzielle Teilnehmer*innen frühzeitig aufmerksam.

Einige Programme stellen Kommunikationskanäle zur Verfügung, über die Verantwortliche gezielt das Feedback oder typische Fragen potenzieller Teilnehmer*innen einholen können. Mittels Kontaktabfrage aus dem CRM sind E-Mail-Marketing-Maßnahmen zu vollziehen, die mögliche Teilnehmer*innen Schritt für Schritt auf die Veranstaltung vorbereiten.

Ein Dashboard gibt einen allgemeinen Überblick der KPIs des Event-Marketings - einschließlich des Engagements in den sozialen Medien (Erwähnungen, Likes, Shares) sowie der Anzahl der Leads und der Medienabrufe.

Anhand der aggregierten Daten zu den Event-Promotions können Verantwortliche abschätzen, ob das Event ein Erfolg wird und was vielleicht noch getan werden sollte, um die Chancen zu steigern.

-Nachteile-

Gibt es bei diesen gewichtigen Vorteilen überhaupt Nachteile? Die kurze Antwort lautet: Eigentlich nicht – das heißt, solange eine Lösung gewählt wird, die wirklich zu den Bedarfen des jeweiligen Unternehmens passt. Dennoch können immerhin gewisse Herausforderungen auftreten. Nachfolgend zusammengefasst die typischsten Probleme.

Kosteneffizienz Gut ausgestattete Lösungen für das Veranstaltungsmanagement sind häufig mit einem hohen Preis verbunden. Wenn es nur um die Organisation einer kleinen Veranstaltung geht, können die Aufwände den ROI massiv beeinträchtigt. Die Software erweist sich dann als im Verhältnis zu kostspielig.

Das gilt es natürlich, unbedingt zu vermeiden. In der Regel sollten die Kosten für eine Event-Management-Software nur einen minimalen Anteil an den gesamten Betriebskosten bzw. Eventeinnahmen ausmachen. Zu bedenken ist dabei auch, dass Event-Software häufig in einem Abo angeboten wird und somit regelmäßige Aufwände anfallen.

Integrationsprobleme Softwarelösungen für das Veranstaltungsmanagement, die nicht mit wichtigen Geschäftssystemen integriert werden können, beeinträchtigen die Flexibilität und die Sicherheit.

Beispielsweise besteht wahrscheinlich bereits eine Mailing-Liste. Kann diese dann nicht für Marketing-Zwecke genutzt werden oder ist es umgekehrt nicht möglich, die Teilnehmerliste in das CRM-System zu exportieren, entstehen vielleicht ernste Schwierigkeiten in Zusammenhang mit Datensilos und inkonsistenten Analytics.

Es gilt also immer penibel darauf zu achten, dass, wenn Drittsysteme angebunden werden sollen, diese auch wirklich kompatibel sind.

Überschneidende Funktionalitäten Veranstaltungsmanagement-Software kann alle Event-Phasen mit hilfreichen Tools abdecken. Das Problem dabei ist aber, dass möglicherweise Prozesse durch eine solche Lösung ausgeführt werden, die gleichzeitig auch andere Systeme übernehmen.

Event-Management-Programme haben unter anderem typischerweise CRM-, E-Mail-Marketing- und natürlich Projektmanagement-Werkzeuge an Bord. Nicht wenige Betriebe verfügen aber bereits über solche Systeme. Werden diese dann parallel genutzt, kann es zu erheblichen Schwierigkeiten kommen. Doppelbearbeitungen, Fehler und zu hohe Kosten sind die Regel.

Verantwortliche sollten ihren bestehenden Software-Stack also genauestens im Blick haben und überlegen, ob die etablierten Systeme ausgetauscht oder vielleicht in die Event-Management-Software zu integrieren sind.

Wie wählt man die passende Event-Organizer-Software aus dem Event-App-Vergleich aus?

Die Anschaffung einer Event-Management-Software ist kein unwesentlicher Posten. Entsprechende Programme können vielfältige Funktionen mitbringen und demzufolge recht kostenintensiv sein. Umso wichtiger ist es, eine Lösung zu wählen, die optimal zu den eigenen Bedarfen passt. Als Grundlage dafür sollten Interessierte die folgenden Faktoren bei ihrer Recherche berücksichtigen.

• Funktionsumfang: Muss der gesamte Event-Lebenszyklus einer Veranstaltung mit Management-Tools abgedeckt werden oder nur ein Teil davon? All-in-One-Event-Management-Lösungen umfassen Funktionen für die Planungs-, Veranstaltungs- und Nachbereitungsphase. Sie sind ideal für große oder wiederkehrende Veranstaltungen. Andere Event-Planning-Software kann aber durchaus nur ausgewählte Tools für bestimmte To-dos in entsprechenden Projekten mitbringen. Diese Lösungen sind häufig optimal für kleine Events. Auch eigenen sie sich, wenn bereits eine etablierte Event-Software-Architektur vorhanden ist, die vielleicht ergänzt bzw. optimiert werden soll. Der Funktionsumfang wirkt sich stark auf die Preisstufen aus. Wenn also ein knappes Budget zugrunde liegt, gilt es umso genauer zu schauen, was benötigt wird und was vielleicht nicht. Generell ist aber nicht immer die üppigste Lösung automatisch die Beste. Zu viele, vielleicht teilweise gar nicht benötigte Features können schnell Barrieren bilden.

• Integration: Event-Management-Software kann zweifelsohne sehr mächtig sein. Sie ist dennoch kein Alleskönner. Für maximal effiziente Prozesse muss sie fast immer mit anderen Systemen zusammenarbeiten. Dazu gehören gegebenenfalls das Reisemanagement, das Zimmer und Transportmittel für die Gäste bucht, das Workflow-Management, das die Erstellung von Aufgabenlisten und Genehmigungsprozessen ermöglicht, mobile Zahlungen, die für die Registrierung vor Ort hilfreich sind, ein Helpdesk zur Bearbeitung von Anfragen zum Event und die Buchhaltung für das Kosten- und Finanz-Management. Interessierte sind gut beraten, kleinteilig darauf zu achten, dass die Event-Lösung ihrer Wahl wirklich alle benötigten Tools hat oder integrieren lässt.

• Skalierbarkeit: Selbst dann, wenn keine Mehrfach-Events pro Jahr geplant sind, wird sich eine einzelne Veranstaltung wahrscheinlich entwickeln. Mit dem Erfolg kommen mehr Gäste, es müssen zusätzliche oder überhaupt Acts geplant werden, es braucht mehr Catering und, und, und. Dementsprechend sollten alle, die auf der Suche nach einer passenden Event-Management-Software sind, darauf achten, dass diese mit steigenden Anforderungen mitwachsen kann. Ein Blick auf die Preispläne sollte einen guten Anhaltspunkt für die Skalierbarkeit der jeweiligen Lösung geben.

• Soziale Medien und generell Marketing: Marketing ist ein essenzieller Aspekt für den Erfolg von Events. Ein Eventplanung-Tool sollte demnach spezifische Marketing-Werkzeuge mitbringen und/oder sich mit solchen integrieren lassen. Marketing in sozialen Medien spielt dabei eine besondere Rolle. Hier sind relativ einfach viele potenzielle Teilnehmer*innen abseits der eigenen Kontaktliste erreichbar. Neben Features für Social-Media-Posts und –Feeds kann Livestreaming über Facebook oder YouTube einer Veranstaltung eine zusätzliche Dimension verleihen. Streams sind zudem in aufgezeichnete Inhalte umzuwandeln und können dann für SEO, Imagebildung und die Promotion folgender Events hochgeladen werden.

Was kosten Event-Management-Systeme – gibt es Event-Software kostenlos?

Tatsächlich kann man einige Event-Management-Softwares kostenlos nutzen. Der Funktionsumfang ist dann aber stark eingeschränkt.

Gut ausgestattete Lösungen für kleinere Events gibt es als Online-Event-Management-Solutions (Event-Management SaaS) bereits für um die 50 Euro pro Monat. Meistens ist Online-Event-Management-Software, also solche aus der Cloud, preiswerter als On-Premise-Lösungen.

Geht es darum, umfangreichere Veranstaltungen zu planen und dabei eine kleinteilige digitale Unterstützung zu erhalten, kann der Preis schnell in die hunderte Euro gehen.