CAYA Document Cloud

4,4 (26 Bewertungen)

Was ist Caya Document Cloud?

Mit Caya können Nutzer:innen Ihre Post und Dokumente jederzeit und überall empfangen, organisieren und bearbeiten - inklusive Briefpost und Nachsendepost. Zudem kann Caya eine Postfachadresse für alle Personen einrichten, von denen Nutzer:innen Post digital empfangen können. Die Nutzer:innen erhalten ihre Post in der Caya Document Cockpit und werden per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert.

Eine Software, die Dokumenten-Workflows automatisiert, mit der Nutzer:innen die Kontrolle darüber behalten, wer Zugriff auf Ihre Dokumente hat. Caya bietet ein Dokumentenmanagementsystem, das sich mit über 130 Lösungen verbinden lässt, darunter Buchhaltungs-, Personal- oder Projektmanagementsoftware.

So schätzen User das Produkt ein

9.4

Benutzerfreundlichkeit

Dokumentenmanagement

Kategorie-Durchschnitt: 9.1

9

Erfüllung der Anforderungen

Dokumentenmanagement

Kategorie-Durchschnitt: 9.2

8.7

Kundensupport

Dokumentenmanagement

Kategorie-Durchschnitt: 8.5

9.5

Einfache Einrichtung

Dokumentenmanagement

Kategorie-Durchschnitt: 8.8

CAYA Document Cloud Screenshots & Videos

CAYA Document Cloud Screenshot #0
CAYA Document Cloud Screenshot #1
CAYA Document Cloud Screenshot #2
CAYA Document Cloud Screenshot #3
CAYA Document Cloud Screenshot #4
CAYA Document Cloud Screenshot #5

CAYA Document Cloud Preise

Preise im Detail
Letztes Update im September 2022

Essentials

€9,99 / User/Monat

Ideal für kleine Unternehmen, die kollaborativ arbeiten wollen.

Bis zu 5 Nutzer

Bis zu 10.000 Dokumente insgesamt

Texterkennung (OCR)

Datenerfassung

Ordner

Sharing

Mobile App

Datenexport

Nur Ausgewählte Integrationen

1 Back-up Standort

Standard

€24,99 / User/Monat

Perfekt für Unternehmen, die hohe Supportansprüche haben.

Bis zu 50 Nutzer

Bis zu 100.000 Dokumente insgesamt

Texterkennung (OCR)

Datenerfassung

Ordner

Sharing

PDF-Editor

Mobile App

Datenexport

Alle Integrationen

Individuelle Dateneinnahmen

Standard Workflows

Telefon (9 - 17 Uhr)

Support zur GoBD konformen Nutzung

3 Back-up Standorte

Professional

€79,99 / User/Monat

Erweiterte Features sowie höchste Support- und Compliancestandards.

Unbegrenzte Nutzer

Bis zu 1.000.000 Dokumente insgesamt

Texterkennung (OCR)

Datenerfassung

Ordner

Sharing

PDF-Editor

Mobile App

Datenexport

Alle Integrationen

Individuelle Dateneinnahmen

Standard Workflows

Telefon (9 - 17 Uhr)

Persönlicher Ansprechpartner

Einrichtungssupport

Support zur GoBD konformen Nutzung

Security Risk Assessment Support

3 Back-up Standorte

CAYA Document Cloud Erfahrungen & Reviews (26)

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Schlagwortsuche

“Sehr guter Kundenservice, zuverlässiger Dienst”

A
In den letzten 6 Monaten
Andre
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Lehmann & Sacher Pharma GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Cosmetics

Was gefällt Dir am besten?

Der persönliche Kundenservice war sehr bemüht und verbindlich; so wurde ich sehr gut beim Einrichten der Postweiterleitung unterstützt. Auch bei sonstigen Fragen, kamen die Antworten zuverlässig und schnell. Das System selbst funktioniert zuverlässig und ist übersichtlich.

Was gefällt Dir nicht?

Verbesserungspotenzial gibt es in der App (Android): Die Anzeige des Briefe beim reinzoomen ist sehr nervig und funktioniert nicht gut. OCR beim einscannen der Titel und Absender ist ausbaufähig. Bei manchen Briefen klappt es 1a, bei anderen gibt es eher wirre Kategorien und erkannte Absender. Die Transparenz, wie man an die Originale kommt (Sammelsendung/Sofortsendung) könnte verbessert werden - mir war nicht klar, wo ich darüber beim Anmelden des Service entschieden habe.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Auch bei längerer Abwesenheit von der eigenen Adresse kann man weltweit seine Briefpost einsehen. Perfekt, genau was ich brauche

“Weg mit dem Papierstapel im Büro!”

A
In den letzten 3 Monaten
Andre
Verifizierter Reviewer
CEO bei
Bavaria Aerial
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Luftfahrt

Was gefällt Dir am besten?

Die Post geht direkt über einen Nachsendeauftrag zu Caya. Dort wird die Post eingescannt und archiviert. Sollten wir mal einen Brief im original benötigen, wird dieser schnell und einfach per Sammelversand an uns zugesendet. Über den Datenschutz muss ich mir bei Caya keine Gedanken machen. Die Briefe werden durch Maschinen geöffnet und gescannt.

Was gefällt Dir nicht?

Leider erkennt die Software manchmal den Text nicht oder ordnet es in die falsche Kategorie ein. Kundenkarten die wir per Post erhalten werden ebenfalls eingescannt. Das ist allerdings ein allgemeines Problem und nicht von Caya. Es gibt keine Briefe versenden Funktion.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir nutzen Caya für unsere Post. Im Büro sind gerne mal wichtige Briefe verloren gegangen. Mit Caya passiert das nicht. Die Briefe werden eingescannt und können dann über die Cloud abgerufen werden. Üver die Volltestsuche finden wir die Dokumente sehr schnell. Überweisungen können mit einem Click aus der Software (vorausgefüllt) gestartet werden. Wir sparen uns hierdurch viel Zeit!

“Caya macht Post angenehmer”

M
In den letzten 6 Monaten
Martin
Verifizierter Reviewer
Inhaber
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Legal Services

Was gefällt Dir am besten?

Meine Post wird direkt zu Caya geschickt und dort eingescannt. Man kann eine Postboxnummer angeben, so dass es nicht über einen Postnachsendeauftrag laufen muss. Ich bekomme die Post dann digital in mein Postfach gestellt. Ich spare mir dadurch eine Mitarbeiterin, die die Post öffnet und einscannt. Es geht so viel einfacher und unkomplizierter. Dadurch kann ich von überall arbeiten.

Was gefällt Dir nicht?

Die Post kommst meist sehr spät Abends in mein Postfach. Da ich meine Arbeit immer tagesaktuell erledigen will, muss ich oft sehr spät noch arbeiten. Da andere Menschen aber meist entspannter mit der Post sind, ist das wohl eher mein als ein allgemeines Problem.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Der Name Document Cloud ist etwas hochtrabend. Ich bin Rechtsanwalt und betreibe meine Kanzlei digital. Die Document Cloud (man kann es auch Postfach nennen) ermöglicht es mir ohne Papier zu arbeiten. Meine Kanzlei ist komplett digital und ohne die eingescannten Briefe würde bei uns alles gescannt werden müssen. Caya ist günstiger und effektiver, als wenn wir es selber machen. So kann auch jeder immer im Homeoffice arbeiten!

“Super System mit hoher Nutzerfreundlichkeit ”

G
In den letzten 6 Monaten
Gin
Verifizierter Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung bei
LF Bardenitz Grundstücks GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Real Estate

Was gefällt Dir am besten?

Es gibt keine Wartezeiten, da die Pst noch am selben tag im System eingespielt wird. Auch die Weiterleitung und Bearbeitung der Post ist einfach und schnell möglich.

Was gefällt Dir nicht?

Einzelne Gesellschaften lassen sich leider nicht über ein gemeinsamen Account abrufen, wodurch man sich für jede Gesellschaft einzeln anmelden muss.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mit Hilfe des Systems erfolgt eine große Zeitersparnis. Außerdem können Rechnungen einfach direkt an das Rechnungssystem übertragen werden, da die Systeme miteinander verknüpft werden können.

“Homeoffice wird mit Caya möglich!”

S
In den letzten 6 Monaten
Stephan
Verifizierter Reviewer
Head of Accounting bei
KonfiDents GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Hospital & Health Care

Was gefällt Dir am besten?

Wir arbeiten nur noch vom Homeoffice. Hier hilft uns Caya die Post einfach an den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Auch die Anbindung an unser Buchhaltungssystem hilft uns Zeit zu sparen. Caya ist eine Lösung die wir schön viel früher hätten nutzen sollen :)

Was gefällt Dir nicht?

Mir gefallen die allermeisten Dinge und es gibt nur eine Major Funktion die mir fehlt. Ich würde gerne aus Caya heraus auch Briefe versenden. Ich finde das wäre eine nützliche Komplettierung des bisherigen Angebots.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Caya löst für uns das manuelle einscannen der Post. Auch haben wir so eine direkte Schnittstelle zu unsrer Buchhaltung. Mit der App kann ich auch unterwegs die Post anschauen und Dokumente an andere Mitarbeiter weiterleiten.

“Gut fürs Handwerk und den Steuerberater”

A
In den letzten 6 Monaten
Alexander
Verifizierter Reviewer
Inhaber bei
Xander Massivhaus
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Building Materials

Was gefällt Dir am besten?

Bei uns gab es oft das Problem, dass Rechnungen nicht rechtzeitig beim Steuerberater zur Buchhaltung waren. Durch Caya wird die Post abgegriffen und der Steuerberater hat immer alle Belege. Das hilft uns die richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Es ist auch praktisch, dass man über Caya bezahlen kann.

Was gefällt Dir nicht?

Ich würde gerne auch über Caya Briefe verschicken. Ab und zu müssen wir ein Original vor der Sammellieferung zu uns schicken lassen. Diese Lieferung ist etwas zu teuer. Auch kostet eine automatische Email Weiterleitung extra obwohl das ja an sich nur eine technische Einstellung ist.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

1. Keine Rechnungen gehen verloren 2. alles digital 3. rechtssicher archiviert

“Ein großer Schritt zum papierlosen Büro”

j
In den letzten 6 Monaten
jim
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Law Practice

Was gefällt Dir am besten?

Die Post wird in hervorragender Scanqualität zeitnah im digitalen Postfach zur Verfügung gestellt. Dadurch lässt sie sich schnell und komfortabel weiterverarbeiten. Der Weg zum Postfach entfällt und auch die Zeit für scannen und abheften fällt weg.

Was gefällt Dir nicht?

Die Adresse mit einer Postbox und einer Straße in Berlin führt bei manchen Kunden zu Verwirrungen und man muss öfters die neue Adresse ausführlich erklären. Die Deutsche Post hat ihre Schwierigkeiten bei einem bestehenden Postfach, die Post per Nachsendeauftrag an das CAYA Postfach nachzusenden. Das führt immer wieder zu Verzögerungen bei der Zustellung von Post.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Steigerung der Effizienz, da die Zeit für Postholen und scannen eingespart werden können. Das digitale Postfach löst darüber hinaus viele Probleme bei örtlicher Abwesenheit. Die Psot kann ortsunabhängig kontrolliert und beantwortet werden. Außerdem können mehrere Personen unabhängig voneinander die Post ansehen und bearbeiten.

“Ich bin sehr zufrieden mit der CAYA Document Cloud und werde sie gern weiterempfehlen.”

S
In den letzten 6 Monaten
Susanne
Verifizierter Reviewer
Referentin der Geschäftsfühung
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Information Technology and Services

Was gefällt Dir am besten?

- Übersichtliche Speicherung der Firmenpost, Firmenpost ist jederzeit abrufbar, die Firmenpost ist von überall auf der Welt abrufbar, hohe Speicherkapazität, bei Bedarf kann man sich einzelne Originalbriefe vorab schicken lassen, leichte und intuitive Anwendung der Cloud-Funktionen, gute Orientierung

Was gefällt Dir nicht?

Manchmal dauert es mehrere Tage, bis uns die Post zur Verfügung steht. Eventuell liegt das auch an der Umleitung durch die Deutsche Post. Im Anmeldeprozess ganz am Anfang der Cloud-Nutzung haben wie versäumt, die Funktion zur automatischen Verschickung der Post am Monatsende zu setzen. Aus unserer Sicht könnte bzw. sollte diese Funktion sichtbarer gemacht werden. Ohne Erfahrung in der Nutzung der CAYA-Cloud war uns nicht bewusst, wie wichtig es an dieser Stelle war, diese Funktion anzuklicken.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

- Zugänglichkeit der Post für mehrere Personen, Zugänglichkeit der Post zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort auf der Welt (z.B. Geschäftsreisen, Home-Office usw.), Post steht digital zur Verfügung und muss nicht mehr intern digitalisiert werden

“Caya bestens vertraut ist. Herr Riehm. Ich bin sehr begeistert von Ihnen. Weiter so !”

A
In den letzten 3 Monaten
Akin
Verifizierter Reviewer
Gesellschafter
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Investment Management

Was gefällt Dir am besten?

von überall besonders wenn man oft unterwegs ist hat man seine wichtigsten Dokumente dabei"Herr Hendrik Riehm kümmert sich bestens um seine Kunden, alle Fragen werden bis ins Detail sehr sehr kompetent beantwortet. Er hat richtig Freude , seinem Kunden insbesondere für Ihn maßgeschneiderten Tarif zu wählen. So merkt man , dass der Focus Kundenzufriedenheit ist und eben nicht den teuersten Tarif verkaufen. Herr Riehm legt wert auf langfristige Partnerschaft. Und das fühlt man. Auch nach der Beratung ist Herr Riehm schnell zu erreichen, Fragen werden sehr schnell beantwortet und zudem gibt Herr Riehm noch weitere Informationen , damit sein Kunde über die Funktionen von Caya bestens vertraut ist. Herr Riehm. Ich bin sehr begeistert von Ihnen. Weiter so !

Was gefällt Dir nicht?

ich bin noch neu Geschäftskunde ..kann ich noch nicht beantworten. Ich muss noch Erfahrung sammeln.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

überall wichtige Dokumente greifbar, somit super workflow

“Ein tolles Programm und eine super Unterstützung bei der Postdigitalisierung.”

G
In den letzten 6 Monaten
Gin
Verifizierter Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung bei
Sector Seven Investors GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Real Estate

Was gefällt Dir am besten?

Wir haben Testbriefe an Caya versendet um die Schnelligkeit zu überprüfen. In allen Gesellschaften ist der Testbrief wirklich sehr schnell im System gewesen, sodass es kaum eine Verzögerung oder Wartezeiten gibt. Es ist hilfreich, dass man Unterordner anlegen kann und somit selber entscheiden kann ob man sich die Post nur aus Caya raus zieht oder auch dort eine Struktur und eine Übersicht der Eingangspost erschaffen möchte.

Was gefällt Dir nicht?

Wenn man Fragen hat oder Unterstützung benötigt, gibt es keinen festen Ansprechpartner. Auch telefonisch hat man nicht wirklich die Möglichkeit auf kurzem und schnellem Wege jemanden zu erreichen. Wenn man verschiedene Gesellschaften bei Caya betreut, hat man leider nicht die Möglichkeit sich mit mehren Accounts anzumelden oder diese zusammen zu führen, sodass man immer eine Fehlermeldung bekommt, wenn man im falschen Postfach angemeldet ist.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Durch Caya Dokument Cloud muss bei uns im Unternehmen niemand mehr selber Briefe einscannen, wodurch gerade bei größeren Unterlagen sehr viel Arbeitszeit eingespart werden kann. Außerdem kann man sich im Caya Postfach verschiedene Mailadressen einrichten, sodass man sehr schnell die Post an verschiedene feste Personen senden kann. Wir haben uns außerdem eine direkte Verknüpfung zu unserem Rechnungssystem "Candis" eingerichtet, sodass auch die Rechnungen super schnell weitergeleitet werden können.
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