Inhalt
- Die 6 besten Prozessmanagement Softwares im Vergleich
- Welche Prozessmanagement Software passt zu deinem Unternehmen?
- Was muss eine gute Prozessmanagement Software können?
- BPM, Workflow Management oder Process Mining: Was brauchst du wirklich?
- Weitere Prozessmanagement Tools für deine Shortlist
- Fazit: Gute Prozesse fallen im Alltag kaum auf
Kleiner Klassiker aus dem Arbeitsalltag: Solange Lisa da ist, läuft der Prozess. Ist sie im Urlaub, hängt die Freigabe im Postfach und plötzlich fehlt der nächste Schritt. Diese 6 Tools bringen genau solche Abläufe aus Köpfen und Chats ins System.
Prozessmanagement Software macht genau diese unsichtbaren Abläufe sichtbar. Sie dokumentiert Prozesse, ordnet Verantwortlichkeiten zu, steuert Workflows und hilft dabei, Engpässe oder unnötige Schleifen zu erkennen. Je nach Lösung reicht das vom simplen Kanban-Board über automatisierte Geschäftsprozesse bis zur datenbasierten Analyse tatsächlich ausgeführter Abläufe.
Wer alle sechs Tools einfach unter „Prozessmanagement“ abheftet, macht es sich zu leicht. Die Unterschiede beginnen schon bei der Frage, ob du Prozesse bauen, ausführen oder erst einmal verstehen willst.
Das Wichtigste in Kürze
- Prozessmanagement-Software macht ungeschriebenes Wissen und unsichtbare Abläufe im System transparent und steuerbar.
- Die Auswahl reicht von einfachem Aufgaben-Tracking bis hin zur datenbasierten Prozessanalyse der echten IST-Abläufe.
- Tools wie Trello, Asana und monday work management fokussieren sich auf operative Workflows und flexible Team-Zusammenarbeit.
- Lösungen wie Bitrix24 und ky2help® verbinden Prozesse fest mit CRM-Daten oder ITIL-zertifizierten Regelwerken und Eskalationspfaden.
- Process.Science zeigt als Mining-Tool direkt in BI-Systemen wie Power BI, wo die Realität von der theoretischen Prozessplanung abweicht.
Best-of
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die 6 besten Prozessmanagement Softwares im Vergleich
Ein gutes Prozessmanagement Tool muss nicht alles können. Es muss an der richtigen Stelle eingreifen. Trello hält einfache Workflows übersichtlich, monday work management automatisiert operative Abläufe, ky2help® bildet stärker geregelte Prozesse ab und Process.Science setzt dort an, wo Unternehmen wissen wollen, was zwischen Soll-Prozess und Realität eigentlich passiert.
| Tool | Preis | Kostenlose Version | Geeignet für | Besonderheit |
|---|
| 1. Process.Science | Free / Enterprise auf Anfrage | Ja | Process Owner, BI-Teams, Mittelstand und Enterprise | Process Mining direkt in Power BI und Qlik Sense |
| 2. Asana | ab 10,99 € / User / Monat | Ja | Teams mit wiederkehrenden operativen Abläufen | Aufgaben, Abhängigkeiten und Automatisierungen in einer Arbeitsoberfläche |
| 3. Bitrix24 | ab 49 € / Unternehmen / Monat | Ja | Unternehmen mit CRM-nahen Prozessen | CRM, Projekte, Workflows und Automatisierung verbunden |
| 4. monday work management | ab 9 € / User / Monat | Ja | Teams mit flexiblen Workflows | anpassbare Boards plus No-Code-Automatisierungen |
| 5. ky2help® | auf Anfrage | Testversion | ITSM, ESM und strukturierte Serviceprozesse | BPMN 2.0, Eskalationen und regelbasierte Prozesse |
| 6. Trello | ab 10 € / User / Monat | Ja | kleine und mittlere Teams | einfacher Kanban-Einstieg mit sehr geringer Hürde |
Highlight Box
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Process.Science: Wenn du wissen willst, wie dein Prozess wirklich läuft
Ein Prozessdiagramm kann wunderschön aussehen und trotzdem wenig mit dem Arbeitsalltag zu tun haben.
Process.Science interessiert sich deshalb weniger für den perfekten Pfeil im Soll-Prozess und stärker für die digitalen Spuren, die reale Abläufe hinterlassen.
Die Process-Mining-Plattform analysiert Event Logs und macht sichtbar, welche Prozessvarianten tatsächlich auftreten, wo Bearbeitungen hängen bleiben, Schleifen entstehen oder einzelne Vorgänge vom vorgesehenen Weg abweichen. Besonders auffällig ist die Integration in Microsoft Power BI und Qlik Sense: Prozesspfade und bestehende Kennzahlen lassen sich dadurch in derselben Analyseumgebung betrachten.
Warum Process.Science?
Process.Science ist das Prozess-Mikroskop in dieser Liste. Asana, monday work management oder Trello helfen dir stärker dabei, Abläufe zu organisieren. Process.Science beantwortet eine andere Frage: Was passiert in unserem Prozess tatsächlich?
Das ist besonders interessant, wenn ein Unternehmen seine Abläufe bereits digital ausführt und genügend Prozessdaten besitzt, aber bei Durchlaufzeiten, Rückschleifen oder Varianten nicht mehr mit Vermutungen arbeiten möchte.
Features
- Process Mining anhand von Event Logs
- Integration in Microsoft Power BI und Qlik Sense
- Varianten-, Bottleneck- und Prozessanalyse
- Echtzeit-Prozessüberwachung
- Cloud- und On-Premise-Betrieb
Geeignet für: Prozessmanagement-, BI- und Operations-Teams, die komplexere Geschäftsprozesse anhand realer Daten untersuchen und Optimierungen gezielter priorisieren möchten.
Process.Science Preise: Kostenlose AppSource-Version für Event Logs in Power BI bis 50.000 Zeilen. Enterprise auf Anfrage. Zusätzlich steht eine 30-tägige Testversion zur Verfügung.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Schwächen |
|---|
| Prozessanalyse direkt in Power BI und Qlik Sense | Datenvorbereitung kann Aufwand verursachen |
| Reale Prozessvarianten statt reiner Soll-Darstellung | viele Varianten brauchen saubere Filterung |
| Drill-down bis auf einzelne Fälle | Einstieg verlangt teilweise Prozess- und Datenverständnis |
| starke Verbindung aus Prozesssicht und Kennzahlen | komplexe Ergebnisse könnten für Management-Zielgruppen stärker reduziert werden |
„Process.Science zeigt, welche Prozessprobleme wirklich Priorität haben.“ – Jana, Die Techniker
2. Asana: Wenn aus Prozessen konkrete Arbeit werden soll
Ein Prozess kann perfekt dokumentiert sein. Wenn danach trotzdem niemand weiß, wer die nächste Aufgabe übernimmt, hilft die schönste Prozesslandkarte wenig. Genau hier sitzt
Asana.
Asana kommt stärker aus dem Work- und Projektmanagement und übersetzt Abläufe in Aufgaben, Zuständigkeiten, Deadlines und Abhängigkeiten. Dazu kommen benutzerdefinierte Workflows, Formulare, Automatisierungen, Dashboards sowie unterschiedliche Ansichten von Liste über Board bis Gantt.
Warum Asana?
Asana macht Prozesse arbeitsfähig. Der Schwerpunkt liegt weniger darauf, einen Geschäftsprozess formal zu modellieren, sondern darauf, dass die Beteiligten ihn tatsächlich abarbeiten können.
Das passt besonders zu Marketing-, Operations-, Projekt- oder Agentur-Teams, die wiederkehrende Abläufe wie Kampagnen, Freigaben, Onboardings oder interne Anfragen standardisieren wollen, ohne dafür direkt eine ausgewachsene BPM-Plattform einzuführen.
Features
- Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten
- benutzerdefinierte Workflows
- Formulare und Automatisierungen
- Timeline-, Board-, Kalender- und Gantt-Ansichten
- Dashboards, Portfolios und Reporting
Geeignet für: Teams, die wiederkehrende Arbeitsabläufe direkt mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines verbinden möchten.
Asana Preise: Personal kostenlos für bis zu zehn Teammitglieder, Starter 10,99 Euro pro User und Monat, Advanced 24,99 Euro. Enterprise-Tarife auf Anfrage.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Schwächen |
|---|
| klare Verantwortlichkeiten und gute Aufgabenstruktur | größere Set-ups benötigen klare Standards |
| viele Ansichten für unterschiedliche Arbeitsweisen | erste Einrichtung kann Zeit brauchen |
| wiederkehrende Workflows lassen sich automatisieren | Benachrichtigungen können schnell viel werden |
| hohe Transparenz über Aufgaben und Fortschritt | manche erweiterten Funktionen liegen in höheren Tarifen |
„Unverzichtbar für unsere Projektarbeit.“ – Olaf, netkin Digital Marketing
3. Bitrix24: Wenn der Prozess beim Kundenkontakt anfängt
Ein Lead kommt rein, ein Angebot geht raus, jemand muss nachfassen, später übernimmt das Projektteam. Klingt linear. Ist es selten.
Bitrix24 verbindet CRM, Projekte, Aufgaben, Kommunikation und Automatisierungen auf einer Plattform. Dadurch lassen sich Prozesse besonders dort gut abbilden, wo Kunden- oder Vertriebsdaten direkt den nächsten Arbeitsschritt auslösen sollen. Eigene Felder, Prozessstufen, Pipelines und Automatisierungen geben Teams dabei relativ viel Spielraum.
Warum Bitrix24?
Bei Bitrix24 bleibt der Prozess näher am Datensatz. Ein CRM-Status kann Folgeaufgaben auslösen, Verantwortlichkeiten steuern oder einen Vorgang in den nächsten Bearbeitungsschritt schicken.
Damit unterscheidet sich Bitrix24 deutlich von Trello oder Asana. Wer Prozessmanagement vor allem rund um Sales, Service, Kundenprojekte oder andere
CRM-Prozesse denkt, bekommt hier mehr als ein reines Aufgabenboard.
Features
- CRM-Pipelines und Smartprozesse
- eigene Felder und Prozessstufen
- Workflow- und Vertriebsautomatisierung
- Aufgaben- und Projektmanagement
- Cloud und On-Premise
Geeignet für: Unternehmen, die Kunden-, Vertriebs- und Serviceprozesse mit Aufgaben und Automatisierungen auf einer Plattform verbinden wollen.
Bitrix24 Preise: kostenlose Free-Version, Basic 49 Euro pro Unternehmen und Monat, Standard 99 Euro, Professional 199 Euro und Enterprise 399 Euro.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Schwächen |
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| CRM, Aufgaben und Prozesse greifen ineinander | Funktionsfülle kann die Oberfläche überladen |
| flexible Pipelines und eigene Prozessstufen | komplexe Automatisierungen brauchen Einarbeitung |
| wiederkehrende Schritte lassen sich automatisieren | Rechte und Einstellungen verteilen sich auf mehrere Bereiche |
| Cloud- und On-Premise-Option | Benachrichtigungen können unübersichtlich werden |
„Mit Bitrix24 läuft unser Business nicht mehr über fünf verschiedene Baustellen.“ – Nico, BringLiesel GmbH
4. monday work management: Wenn du deinen Workflow lieber baust als übernimmst
Der eine Prozess braucht drei Status. Der nächste zwölf. Bei einem soll nach der Freigabe automatisch eine Mail rausgehen, beim anderen muss eine Aufgabe ins nächste Board wandern. Genau für diese Art von „Unser Ablauf ist ein bisschen speziell“ ist
monday work management interessant.
Die Plattform basiert auf anpassbaren Boards und kombiniert Status, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten, unterschiedliche Ansichten, Integrationen und No-Code-Automatisierungen. Dadurch lassen sich einfache Prozesse ebenso aufbauen wie umfangreichere Customer-Onboarding-, Rollout- oder interne Freigabeprozesse.
Warum monday work management?
monday work management ist der Baukasten unter den operativen Prozessmanagement Tools. Trello reduziert stärker auf Kanban, während monday zusätzliche Logiken, Dashboard-Kombinationen und Automatisierungen bietet.
Das macht die Plattform besonders interessant, wenn Teams ihre Abläufe selbst konfigurieren möchten, ohne für jede Änderung direkt Entwicklungskapazitäten einzuplanen.
Features
- anpassbare Boards und Statuslogiken
- No-Code-Automatisierungen
- Kanban-, Gantt-, Timeline- und Kalenderansichten
- Dashboards über mehrere Boards
- Integrationen und Vorlagen
Geeignet für: Teams, die operative Workflows flexibel abbilden, wiederkehrende Schritte automatisieren und Prozesse über mehrere Bereiche hinweg sichtbar machen wollen.
monday work management Preise: kostenlos für Einzelpersonen mit bis zu zwei Teammitgliedern, Basic ab 9 Euro, Standard ab 12 Euro und Pro ab 19 Euro pro User und Monat. Enterprise auf Anfrage.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Schwächen |
|---|
| flexible Boards für sehr unterschiedliche Prozesse | viele Boards können die Struktur unübersichtlich machen |
| starke No-Code-Automatisierungen | Governance wird mit wachsendem Set-up wichtiger |
| viele Visualisierungen und Dashboards | manche Automatisierungen sind nicht sofort intuitiv |
| zahlreiche Integrationen | höhere Automationsvolumen liegen in teureren Tarifen |
„Workflows super einfach und strukturiert abbilden – in einem UI, das Spaß macht.“ – Jennifer, Adference
5. ky2help®: Wenn ein Prozess nicht einfach übersprungen werden darf
Bei manchen Workflows darf „Hab ich vergessen“ keine Prozessstufe sein. Ein Incident braucht eine Priorität. Eine Änderung eine Freigabe. Eine Eskalation muss bei der richtigen Rolle landen. Und später sollte noch nachvollziehbar sein, was wann passiert ist.
ky2help® verbindet Prozessmanagement mit
IT Service Management und Enterprise Service Management. Prozesse lassen sich per Drag-and-Drop auf Basis von BPMN 2.0 gestalten. Verantwortlichkeiten, Status, Eskalationen und Freigabeschritte können dabei direkt in die Ablauflogik eingebaut werden.
Warum ky2help®?
ky2help® ist deutlich regelgetriebener als die Work-Management-Tools dieser Liste. Während Asana oder monday work management bei flexibler Zusammenarbeit punkten, eignet sich ky2help® stärker für Prozesse, bei denen Bearbeitungswege verbindlich festgelegt und nachvollzogen werden sollen.
Der Schwerpunkt liegt auf Serviceprozessen, die Plattform wird aber auch für Prozesse außerhalb der IT eingesetzt, etwa im HR-Bereich.
Features
- BPMN-2.0-Prozessdesign per Drag-and-Drop
- ITIL-zertifizierte Prozesse
- Eskalationen und Freigaben
- ITSM und Enterprise Service Management
- Private Cloud oder On-Premise
Geeignet für: IT-, Service- und Operations-Teams sowie Unternehmen, die strukturierte End-to-End-Prozesse verbindlich steuern und dokumentieren möchten.
ky2help® Preise: auf Anfrage. Eine vierwöchige Testversion und eine Demoversion sind verfügbar.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Schwächen |
|---|
| flexible, strukturierte Serviceprozesse | komplexe Konfiguration verlangt Planung |
| BPMN 2.0 und klare Verantwortlichkeiten | Administration kann mit vielen Regeln anspruchsvoll werden |
| sehr positiv bewerteter Support | Oberfläche wirkt teilweise funktionaler als modern |
| Prozesse können auch außerhalb der IT genutzt werden | individuelle Anpassungen verlangen Systemkenntnis |
„ky2help ist für uns eine solide Plattform zur Steuerung und Weiterentwicklung unserer Prozesse.“ – Fabian, Atupri Gesundheitsversicherung
6. Trello: Wenn dein Prozess keine Doktorarbeit braucht
Manchmal ist der Prozess tatsächlich nur: To do. In Arbeit. Erledigt. Dann muss daraus kein zwölfstufiges BPM-Projekt werden.
Trello basiert auf Kanban und bildet Arbeitsabläufe über Boards, Listen und Karten ab. Aufgaben lassen sich Personen zuweisen, mit Fristen und Checklisten versehen und über Automatisierungen weiterbewegen. Power-Ups erweitern die Boards um zusätzliche Dienste und Integrationen.
Warum Trello?
Trello macht wenig Zeremonie um den Prozess. Genau darin liegt seine Stärke. Ein Board ist schnell gebaut, neue Teammitglieder verstehen die Logik meist ohne langes Onboarding und einfache Abläufe sind sofort sichtbar.
Gegenüber monday work management oder Asana gibt es weniger Tiefe bei komplexeren Prozesslandschaften. Für kleine Teams oder lineare Workflows kann diese Reduktion aber genau richtig sein.
Features
- Kanban-Boards, Listen und Karten
- Aufgaben, Deadlines und Checklisten
- Verantwortlichkeiten
- automatisierte Befehle
- Power-Ups und Integrationen
Geeignet für: kleine und mittlere Teams, die einfache Prozesse, Aufgabenfolgen oder Statusabläufe schnell und visuell organisieren möchten.
Trello Preise: Free kostenlos, Business Class 10 Euro pro User und Monat, Enterprise ab 17,50 Euro pro User und Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Schwächen |
|---|
| sehr schneller Einstieg | komplexe Prozesse werden schnell unübersichtlich |
| intuitive Kanban-Darstellung | Reporting ist vergleichsweise begrenzt |
| hohe Transparenz bei einfachen Workflows | viele Boards erschweren die Übersicht |
| kostenlose Version für kleine Set-ups | tiefere Anpassungen benötigen höhere Tarife |
„Trello – das Projektmanagement-Tool, das jeder aus dem Team versteht.“ – Karsten, Produktentwicklung bei Endori
Welche Prozessmanagement Software passt zu deinem Unternehmen?
Das Tool mit den meisten Funktionen gewinnt hier keinen Pokal. Entscheidend ist, an welcher Stelle dein Prozess heute auseinanderfällt.
Wenn Zuständigkeiten und Deadlines das Problem sind, brauchst du keine Process-Mining-Plattform. Wenn dein Unternehmen wiederum Tausende Prozessinstanzen auswertet, wird ein Kanban-Board kaum erklären, warum dieselbe Freigabe regelmäßig drei Schleifen dreht.
| Unternehmensgröße / Rolle | Szenario | Unsere Empfehlung |
|---|
| kleines Team / KMU | einfache Aufgabenfolgen und Status sichtbar machen | Trello |
| Team / Agentur / Operations | wiederkehrende Abläufe mit Aufgaben und Zuständigkeiten steuern | Asana |
| KMU / Mittelstand | flexible Prozesse mit eigenen Boards und Automatisierungen bauen | monday work management |
| Vertrieb / Service / kundennahe Teams | CRM-Daten, Aufgaben und Folgeprozesse verbinden | Bitrix24 |
| IT / Service / regulierte Abläufe | klare Prozessregeln, Freigaben, Eskalationen und BPMN nutzen | ky2help® |
| Process Owner / BI / Enterprise | reale Ist-Prozesse analysieren und Engpässe datenbasiert finden | Process.Science |
Die Auswahl wird damit deutlich einfacher: Trello hält schlanke Abläufe schlank. Asana organisiert Arbeit rund um einen Prozess. monday work management gibt dir mehr Freiheit beim Aufbau. Bitrix24 zieht CRM-Daten direkt in die Prozesslogik. ky2help® macht Abläufe verbindlicher. Process.Science prüft, ob die Realität überhaupt dem entspricht, was im Prozesshandbuch steht.
Was muss eine gute Prozessmanagement Software können?
Prozessmanagement Software soll Geschäftsprozesse nicht einfach hübscher darstellen. Sie muss dafür sorgen, dass aus einem bekannten Ablauf ein nachvollziehbarer, steuerbarer und auswertbarer Prozess wird.
Zur grundlegenden Kategorie gehören deshalb Funktionen, mit denen Unternehmen Prozesse und Rollen identifizieren, Abläufe zentral dokumentieren, Verantwortlichkeiten festlegen und die Effizienz bestehender Prozessketten auswerten können.
Darüber hinaus werden je nach Einsatzgebiet andere Funktionen wichtig:
- Prozessmodellierung: Abläufe, Varianten und Abhängigkeiten visualisieren
- Workflow Management: Zuständigkeiten und Prozessschritte operativ steuern
- Prozessautomatisierung: wiederkehrende Aufgaben automatisch auslösen
- Reporting: Durchlaufzeiten und andere Prozesskennzahlen auswerten
- Integrationen: Informationen zwischen unterschiedlichen Systemen austauschen
- Zusammenarbeit: Übergaben, Kommentare und Zuständigkeiten zentral abbilden
BPM, Workflow Management oder Process Mining: Was brauchst du wirklich?
Hier wird gern alles in denselben Software-Topf geworfen. Dabei lösen die drei Ansätze unterschiedliche Probleme.
Business Process Management Software, kurz BPM Software, betrachtet den Geschäftsprozess über seinen gesamten Lebenszyklus. Prozesse werden dokumentiert, modelliert, gesteuert, überwacht und weiterentwickelt.
Workflow Management Software sitzt näher am Tagesgeschäft. Sie organisiert, wie Aufgaben von einem Schritt zum nächsten gelangen: Wer übernimmt? Welche Bedingung muss erfüllt sein? Was passiert danach?
Process Mining beginnt dagegen nicht mit einem Soll-Ablauf, sondern mit Daten über bereits ausgeführte Prozesse. Digitale Ereignisse werden genutzt, um zu rekonstruieren, welche Wege Vorgänge tatsächlich genommen haben.
Kurz gesagt:
| Ansatz | Kernfrage |
|---|
| BPM | Wie soll unser Prozess aufgebaut und gesteuert werden? |
| Workflow Management | Wie läuft die Arbeit von Schritt zu Schritt? |
| Process Mining | Wie läuft der Prozess tatsächlich? |
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Process Mining.
Die sechs Tools zeigen schon, wie breit die Kategorie ist. Wenn dein Schwerpunkt anders liegt, lohnt sich deshalb ein Blick über die Bestenliste hinaus.
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du schnell und einfach nachholen und deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Gute Prozesse fallen im Alltag kaum auf
Wenn ein Prozess gut läuft, redet niemand über ihn. Niemand fragt nach Zuständigkeiten, niemand sucht den letzten Stand und niemand schiebt eine Aufgabe mit „Kannst du mal kurz?“ weiter.
Genau da unterscheiden sich die sechs Tools. Trello hält einfache Abläufe sichtbar. Asana bringt Aufgaben und Verantwortlichkeiten zusammen. monday work management baut flexiblere Workflows. Bitrix24 verknüpft Prozesse mit CRM und Kundenarbeit. ky2help® setzt auf klare Regeln, Freigaben und Eskalationen. Process.Science zeigt dir, wo Abläufe in der Realität vom Plan abweichen.
Die beste Prozessmanagement Software merkst du deshalb nicht daran, wie oft du sie öffnest. Sondern daran, wie selten jemand noch fragen muss, was jetzt eigentlich als Nächstes passiert.
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