Einkaufsstrategien in der Logistik: Warum der billigste Einkauf dich am Ende am meisten kostet
Lukas Petrasch7.8.2026
Warum Preis allein keine belastbare Einkaufsstrategie mehr ist
Inhalt
- Warum wird Preis als Einkaufskriterium riskanter?
- Was sind Einkaufsstrategien in der Logistik?
- Welche Einkaufsstrategien gibt es in der Logistik?
- Wie wählst du die richtige Strategie aus?
- Welche Rolle spielt das Lieferantenmanagement?
- Wie senkst du Kosten durch strategischen Einkauf?
- Welche Tools unterstützen deine Einkaufsstrategie?
- Fazit und Ausblick
Das Wichtigste in Kürze
- Ein rein preisgesteuerter Frachteinkauf führt durch Fahrermangel und hohe Insolvenzquoten rasch zu teuren Ausfällen und Folgekosten.
- Erfolgreiche Logistikstrategien setzen auf Anbieterspezialisierung und Partnernetzwerke auf Augenhöhe statt auf reine Generalisten.
- Die Total Cost of Ownership bewertet den Partner inklusive versteckter Qualitäts- und Prozesskosten statt nur nach der Frachtrate.
- Nahtlose API-Schnittstellen und digitale Datenströme reduzieren den operativen Aufwand und machen die Netzwerkleistung skalierbar.
- Lieferantenmanagement ist ein direkter Teil des Kundenerlebnisses, da Partner die eigene Servicequalität nach außen repräsentieren.
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Einkaufsstrategien entscheiden in der Logistik über deine Lieferfähigkeit. Wer Frachtkapazität rein über den Preis einkauft, zahlt am Ende zweimal: einmal auf der Frachtrechnung und einmal in den Folgekosten aus Verspätungen, Schäden und Klärfällen. Ich arbeite seit Jahren in der Speditionsbranche an der Schnittstelle von Pricing, Partnernetzwerk und Einkauf. Aus dieser Perspektive kommt es auf drei Dinge an: Wie resilient ist mein Lieferantennetz? Wie digital läuft die Zusammenarbeit? Und kenne ich die Total Cost of Ownership meiner Partner? In diesem Artikel zeige ich dir, welche Einkaufsstrategien es gibt, wie du die passende auswählst und wo ich in der Praxis die größten Fehler sehe.
Warum wird Preis als Einkaufskriterium riskanter?
Die kurze Antwort: weil Laderaum strukturell knapper wird und der Preis dadurch an Steuerungskraft verliert.
Zwei Zahlen zeigen das deutlich. Der Bundesverband Güterkraftverkehr Logistik und Entsorgung (BGL) bezifferte die Lücke beim Fahrpersonal in Deutschland Anfang 2026 auf rund 120.000 Personen. Jedes Jahr gehen 30.000 bis 35.000 Fahrer*innen in den Ruhestand, während nur 15.000 bis 20.000 nachrücken. Nach den Anfang 2025 veröffentlichten Zahlen waren 39 Prozent der Lkw-Fahrer*innen in Deutschland mindestens 55 Jahre alt. Gleichzeitig war Verkehr und Lagerei laut Statistischem Bundesamt der Wirtschaftsbereich mit der höchsten Insolvenzquote in Deutschland. Im Mai 2025 kamen dort 10,9 Unternehmensinsolvenzen auf 10.000 Unternehmen, der höchste Wert aller Wirtschaftsbereiche.
Ein günstiges Angebot sagt daher wenig darüber aus, ob der Anbieter im nächsten Quartal liefern kann und wirtschaftlich stabil bleibt. Preisdrückerei ist deshalb aus meiner Sicht die schwächste aller Einkaufsstrategien. Sie funktioniert im Käufermarkt und bricht in dem Moment zusammen, in dem Kapazität knapp wird.
Meine Konsequenz daraus ist Augenhöhe. Dauerhafter Preisdruck belastet die Partnerschaft und kann sich in Engpasssituationen rächen. Verlässliche Volumenprognosen, transparente Daten und wirtschaftlich tragfähige Konditionen erhöhen dagegen die Chance, dass Partner auch bei knappen Kapazitäten liefern. Diese Verlässlichkeit macht das Lieferantennetz widerstandsfähiger.
„Ob ein Partner im Engpass Kapazität bereitstellt, hängt auch davon ab, wie verlässlich die Zusammenarbeit vorher war.“ – Lukas Petrasch
Was sind Einkaufsstrategien in der Logistik?
Eine Einkaufsstrategie ist der langfristige Plan für deine Beschaffung. Sie legt fest, was du bei wem einkaufst, zu welchen Konditionen und mit welchem Risiko. Sie übersetzt deine Ziele bei Kosten, Qualität, Nachhaltigkeit und Versorgungssicherheit in feste Regeln für den Beschaffungsprozess.
Dabei arbeiten zwei Ebenen zusammen:
- Strategischer Einkauf: definiert Warengruppen, wählt Lieferanten aus, verhandelt Rahmenverträge, steuert Risiken. Horizont: Monate bis Jahre.
- Operativer Einkauf: löst Aufträge aus, überwacht Termine, klärt Abweichungen. Horizont: Tage bis Wochen.
Beschaffungsmanagement in der Logistik hat eine Besonderheit: Du kaufst Kapazität und Leistung ein, also Frachtraum, Lagerfläche und Personal. Kapazität lässt sich nicht lagern. Sie verfällt ungenutzt und fehlt schmerzhaft, sobald du sie brauchst. Deshalb ist deine Beschaffungsstrategie hier immer auch Lieferkettenmanagement und ein Kernstück deiner Supply-Chain-Strategie und Supply-Chain-Optimierung. Dein Lieferant ist Teil deines Produkts. Fällt sein Fahrzeug aus, bricht dein Serviceversprechen.
Welche Einkaufsstrategien gibt es in der Logistik?
Vier Ansätze nutze ich in der Praxis regelmäßig.
Single Sourcing vs. Multiple Sourcing
Single Sourcing bedeutet: Ein Anbieter übernimmt die gesamte Leistung. Das kann die Abstimmung vereinfachen und durch gebündeltes Volumen bessere Konditionen ermöglichen, erhöht aber die Abhängigkeit. Multiple Sourcing verteilt dasselbe Volumen auf mehrere Partner. Dadurch stehen Alternativen zur Verfügung, allerdings steigt auch der Steuerungsaufwand. Digitale Plattformen lösen diesen Zielkonflikt zunehmend auf: Angebote einholen, vergleichen, buchen und abrechnen kostet heute einen Bruchteil des früheren Aufwands. Multiple Sourcing wird dadurch auch für kleinere Einkaufsorganisationen praktikabel.
Meine Praxisregel: Auf kritischen Relationen schaue ich mir das Angebot meines Partners sehr genau an. Im Gespräch vereinbare ich zudem ausdrücklich Vorsorge für Engpasssituationen.
Anbieterspezialisierung
Kein Anbieter kann alles gleich gut. Paketversand, Stückgut in Deutschland und Europa, Teil- und Komplettladungen sowie Seefracht sind komplett unterschiedliche Dienstleistungen mit eigenen Netzen und eigenen Kostentreibern. Ich vergebe deshalb je Sendungsprofil, statt mein Gesamtvolumen einem Generalisten zu übergeben. Das früher stärkste Gegenargument waren Fragmentierungskosten, also der Zusatzaufwand für jeden weiteren Partner. Durch digitale Abwicklung ist dieser Aufwand stark gesunken. Wer heute drei spezialisierte Anbieter parallel steuert, hat weniger Overhead als vor fünf Jahren mit einem.
Make-or-Buy und Warengruppenstrategie
Die Make-or-Buy-Entscheidung klärt, welche Leistung du selbst erbringst und welche du zukaufst. Typische Beispiele: eigener Fuhrpark oder Frachteinkauf, eigenes Lager oder Kontraktlogistik. Die operative Ausführung lässt sich zukaufen, sofern sie kein wesentliches Differenzierungsmerkmal des eigenen Angebots ist. Bei Datenhoheit, Preislogik und Partnerbewertung sollte das Unternehmen jedoch selbst entscheidungsfähig bleiben. Andernfalls entsteht eine Abhängigkeit, die spätere Wechsel oder Nachverhandlungen erschwert.
Eine Warengruppenstrategie ergänzt das. Sie clustert deine Beschaffung, etwa in Hauptlauf, Nahverkehr, Umschlag, Verpackung und IT, und legt je Cluster eigene Regeln fest. In vielen Unternehmen sehe ich denselben Verhandlungsaufwand für Palettenpreise wie für Hauptlaufkapazität. Das bindet Zeit an der falschen Stelle.
Datenbasierter und nachhaltiger Einkauf
Wer Logistikdienstleistungen strategisch beschafft, braucht Partner, die verlässlich Daten zurückgeben: Statusmeldungen, Laufzeiten, Termintreue, Schadenquoten, Abliefernachweise, Abrechnungsdaten und Kapazitätsinformationen. Digital aufgestellte Anbieter liefern das strukturiert per Schnittstelle, statt auf Anfrage per Excel. Für nachhaltigen Einkauf gilt dasselbe Prinzip. CO₂-Emissionswerte je Sendung sind nur dann belastbar und vergleichbar, wenn Sendungsdaten, Berechnungsmethode, Systemgrenzen und Emissionsfaktoren transparent sind.
Vier Einkaufsstrategien nach Versorgungsrisiko und Kostenhebel
Wie wählst du die richtige Strategie aus?
Ich gehe in vier Schritten vor:
- Bedarfe klassifizieren und clustern. Ich gruppiere mein Volumen nach Sendungsprofil: Gewicht und Abmessungen, Frequenz, Geografie, Serviceniveau und Warenart. Eine ABC-Analyse zeigt zusätzlich, welche 20 Prozent der Positionen 80 Prozent der Kosten treiben.
- Anforderungen je Cluster festlegen. Diesen Schritt überspringen viele Unternehmen am häufigsten. Die Frage lautet je Cluster: Was ist hier das Wichtigste? Bei Standardpalettenware in hoher Frequenz dominiert der Preis. Beim Ersatzteilversand zählt die Laufzeit. Bei der Werksbelieferung geht Kapazitätssicherheit vor. Bei empfindlicher Ware entscheidet die Schadenquote. Wer überall alles gleichzeitig fordert, bekommt überall Kompromisse.
- Anbieter den Clustern zuordnen. Erst jetzt geht es um Lieferanten, und zwar je Cluster getrennt. Hier greift die Anbieterspezialisierung: Ich suche pro Cluster die Anbieter, die genau auf diese Hauptanforderung optimiert sind. Dazu gehört Einkaufsrisikomanagement: Wie viele qualifizierte Alternativen gibt es je Relation, und wie schnell könnte ich wechseln?
- Total Cost of Ownership bewerten. Die Total Cost of Ownership (TCO) umfasst alle Kosten über die gesamte Zusammenarbeit hinweg. Neben der Frachtrate umfasst die TCO auch die finanziellen Folgen schlechter Termintreue, hoher Schadenquoten und unvollständiger Daten. Dazu zählen etwa Ersatzlieferungen, Sonderfahrten, Reklamationen, manuelle Rechnungsprüfung und zusätzlicher Aufwand im Kundenservice. Ein Lieferant kann auf der Rate günstig sein und in der Gesamtrechnung teuer, sobald die Zusammenarbeit manuell und analog läuft.
Welche Rolle spielt das Lieferantenmanagement?
Für mich die zentrale. Deine Kund*innen erleben deinen Vertrag nie. Sie erleben die Logistik als sichtbaren Touchpoint in ihrer Customer Journey. Damit ist Lieferantenmanagement in der Logistik ein Teil deines Produkts.
Drei Bausteine entscheiden:
- Systematische Lieferantenauswahl: definierte Kriterien statt Bauchgefühl. Qualität, Kapazität, digitale Anbindungsfähigkeit, Finanzstabilität.
- Kontinuierliche Lieferantenbewertung: Termintreue, Schadenquote und Datenqualität, hart gemessen aus Systemdaten. Ein Partner ohne Statusdaten produziert bei dir Anrufe im Kundenservice. Diese Kosten gehören in die Bewertung.
- Echtes Supplier Relationship Management: Top-Partner behandle ich wie Schlüsselkunden. Gemeinsame Planung, faire Eskalationswege, geteilte Daten. Zusammenarbeit auf Augenhöhe liefert in meiner Erfahrung die besseren Ergebnisse.
„Eine niedrige Frachtrate lohnt sich nicht, wenn Schäden, Rückfragen und fehlende Statusdaten dauerhaft zusätzlichen Aufwand verursachen.“ – Lukas Petrasch
Zur Digitalisierung im Einkauf gehört auch eine digital angebundene Lieferantensteuerung im Lieferantenmanagement. Ohne digitale Anbindung mit Statusmeldungen, elektronischen Abliefernachweisen und automatisierter Abrechnung skaliert kein Partnernetzwerk. Manuelle Schnittstellen fressen jede Einkaufsersparnis wieder auf. Erst wenn Statusdaten, Abrechnungsdaten, Schadenquoten und Servicefälle zusammenlaufen, erkennst du die tatsächliche Lieferantenleistung.
Warum die günstigste Frachtrate nicht den besten Gesamtscore liefert
Wie senkst du Kosten durch strategischen Einkauf?
Selten durch härteres Verhandeln. Die großen Hebel liegen im Prozess:
- Prozesskosten angreifen. Einkaufsprozesse optimieren bringt oft mehr als der nächste Cent pro Kilometer. Eine manuell geprüfte Frachtrechnung kostet schnell mehr als die verhandelte Ersparnis. Automatisierte Auftragsübermittlung und Rechnungsprüfung sind für mich die Basis jeder Einkaufsoptimierung.
- Messen statt glauben. Ohne Einkaufscontrolling ist jede Strategie ein Blindflug. Die Einkaufskennzahlen, die ich zuerst anschaue, sind: Lieferantenperformance je Relation und Prozesskosten pro Auftrag.
- TCO rechnen. Wie im vorigen Abschnitt beschrieben, verliert eine niedrige Frachtrate ihren Preisvorteil schnell, wenn Schadenquote, Termintreue oder Statusdaten regelmäßig Folgekosten verursachen. Erst wenn du diese finanziellen Auswirkungen berücksichtigst, kannst du Transportpartner anhand ihrer tatsächlichen Gesamtkosten vergleichen.
Welche Tools unterstützen deine Einkaufsstrategie?
Die wichtigste Toolfrage im Logistikeinkauf lautet für mich: Sprechen dein ERP oder TMS und deine Logistikanbieter direkt miteinander?
Konkret heißt das API-Anbindung entlang der gesamten Kette: Preisabfrage, Buchung, Labelerzeugung, Statusrückmeldung, elektronischer Abliefernachweis und Rechnungsdaten. Eine API ist dabei eine Programmierschnittstelle, über die zwei Systeme automatisiert Daten austauschen. Sobald einer dieser Schritte über ein Anbieterportal, eine Excel-Liste oder eine E-Mail läuft, entstehen Prozesskosten. Sie übersteigen regelmäßig deine verhandelte Ersparnis. Deshalb gehört Integrationsfähigkeit für mich als hartes Kriterium in jede Ausschreibung: dokumentierte API, Webhooks für Statusereignisse, strukturierte Rechnungsdaten. Ein Anbieter mit Portal-Login und PDF per Mail ist im Zweifel der teurere.
Auf der Analyseseite setzt die Kategorie Logistics Intelligence an. Drei Beispiele:
- LP2: Markt- und Preisintelligenz für den Frachteinkauf. Hilft dir, Angebote gegen echte Marktdaten zu benchmarken.
- Hive: Transparenz und Analytik über die Logistikkette. Macht Performance- und Kostendaten je Partner sichtbar und damit verhandelbar.
- eDGD: digitale Gefahrgutdokumentation. Ein unterschätzter Hebel, denn Compliance-Prozesse binden im Einkauf und in der Abwicklung viel Zeit.
Als Datenbasis gehört ein sauber angebundenes Warenwirtschaftssystem dazu, je nach Reifegrad zusätzlich eine dedizierte Procurement-Lösung. Einen Überblick gibt der Procurement-Software-Vergleich. Zur Erinnerung: Hier findest du noch einmal die Procurement-Definition.
Ein Wort zu Einkauf 4.0: KI-gestützte Preisprognosen und automatisierte Vergaben sind längst Realität und setzen sich als Standard durch. Trotzdem ersetzen Tools keine Strategie. Software allein löst keine unklaren Zuständigkeiten oder uneinheitlichen Abläufe. Deshalb solltest du deine Prozesse und Anforderungen klären, bevor du eine neue Lösung auswählst.
Wie die verhandelte Frachtrate zur tatsächlichen TCO anwächst
Fazit und Ausblick
Der Einkauf in der Logistik gilt vielen noch als Kostendrücker-Abteilung. Aus meiner Sicht ist er längst eine Resilienz- und Datenfunktion. Die Unternehmen mit den belastbarsten Partnerbeziehungen und den besten Daten haben die letzten Krisenjahre aus meiner Sicht am besten überstanden.
Für die nächsten Jahre erwarte ich drei Verschiebungen. Erstens wird Resilienz zur laufend gemessenen Einkaufskennzahl: Wie schnell kann ich Alternativen aktivieren? Zweitens setzt sich Total Cost of Ownership gegen reine Frachtratenlogik durch, weil sich versteckte Prozess- und Qualitätskosten heute messen lassen. Drittens wird Datenfähigkeit zum Vergabekriterium. Logistiker*innen müssen Status-, Performance-, Abrechnungs- und Qualitätsdaten strukturiert zurückspielen können. CO₂-Werte sind dabei ein Beispiel unter mehreren.
Mein Rat zum Start: Beginne mit der Frage, welche Abhängigkeiten du dir leisten kannst und welche nicht. Danach kommen die Verhandlung und das Tool. Das ist der Kern jeder guten Einkaufsstrategie.
Werde Gastautor*in: Du hast in einem bestimmten Bereich richtig Ahnung und möchtest dein Wissen teilen? Dann schreibe uns einfach an reviews-experten@omr.com und bring deine Expertise ein. Wir freuen uns auf spannende Einblicke direkt aus der Praxis.
Autor*In
Lukas Petrasch
Lukas Petrasch ist Mitgründer und CEO von Cargoboard und gestaltet die Entwicklung der digitalen Spedition mit. Als ausgebildeter Speditionskaufmann kennt er die Logistikbranche von Grund auf, von Frachtraten über Netzwerklogiken bis zu den operativen Hürden im Tagesgeschäft. 2019 gründete er Cargoboard gemeinsam mit drei Mitstreiter*innen in Paderborn, um Transportlogistik neu zu denken. Seitdem verfolgt er das Prinzip „Open Transport“: mehr Transparenz, fairer Zugang und effizientere Prozesse für die Branche. Heute organisiert Cargoboard rund 50.000 Transporte monatlich über ein europaweites Netzwerk überwiegend familiengeführter Speditionen.
