Teamleader Orbit

Was uns am besten gefällt, ist die Möglichkeit, mit Teamleader Orbit endlich alle zentralen Agenturprozesse in einem System abzubilden. Wir kommen aus einer Struktur mit vielen einzelnen Tools, die nicht sauber miteinander verbunden waren – entsprechend groß ist der Unterschied im Alltag. Heute haben wir einen durchgängigen Workflow vom ersten Kundenkontakt über Angebote und Projektmanagement bis hin zur Abrechnung und Buchhaltung. Besonders hervorzuheben ist dabei die Kombination aus Struktur und Flexibilität: Das System gibt klare Prozesse vor, lässt aber gleichzeitig genug Spielraum, um auch individuelle Anforderungen wie unsere retainerbasierte Abrechnung oder unsere Multi-Entity-Struktur sauber abzubilden. Auch das Onboarding und die Zusammenarbeit mit dem Teamleader-Team war für uns ein echtes Highlight. Wir wurden sehr eng begleitet und konnten selbst komplexere Themen gemeinsam lösen, was den Einstieg deutlich erleichtert hat. In Summe sorgt Teamleader bei uns für deutlich mehr Transparenz, Effizienz und Kontrolle im Tagesgeschäft – und genau das war unser Ziel beim Wechsel.

Wie bei jedem Systemwechsel ist der initiale Umstieg mit einem gewissen Aufwand verbunden. Prozesse müssen hinterfragt, Daten sauber migriert und das Team an neue Strukturen gewöhnt werden. Gerade dieser Prozess hat uns aber auch geholfen, bestehende Schwachstellen in unseren bisherigen Abläufen zu identifizieren und zu optimieren. Wir haben die Umstellung genutzt, um unsere Prozesse sauber neu aufzusetzen und klarer zu strukturieren.

Mit Teamleader Orbit lösen wir vor allem das Problem einer fragmentierten Systemlandschaft. Zuvor haben wir mit mehreren einzelnen Tools für CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung gearbeitet, die nicht sauber miteinander verbunden waren. Das hat zu Medienbrüchen, doppelter Pflege von Daten und insgesamt wenig Transparenz geführt. Heute haben wir alle zentralen Prozesse in einem System gebündelt: vom ersten Kundenkontakt über Angebots- und Projektmanagement bis hin zur Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Anbindung an DATEV. Dadurch haben wir eine durchgängige Datenbasis und jederzeit einen klaren Überblick über Projekte, Budgets, Auslastung und Umsätze. Ein großer Vorteil ist für uns die Möglichkeit, auch komplexere Setups abzubilden – beispielsweise unsere retainerbasierte Abrechnung oder die Arbeit mit mehreren Gesellschaften. .

Teamleader Orbit ist eine leistungsstarke All-in-One-Agentursoftware, die speziell für Teams ab 20 Mitarbeitern entwickelt wurde. Das Tool vereint CRM, Projektmanagement, intuitive Zeiterfassung und Abrechnung in einer Plattform und überzeugt vor allem durch Echtzeit-Rentabilitätskontrolle: Budget-Überschreitungen und Margenentwicklung sind jederzeit transparent in Dashboards einsehbar. Auch wenn wir Hubspot per Integration weiterhin nutzen, bietet das Tool ein vollwertiges CRM mit Sales-Pipeline, 360°-Kundensicht und Leadmanagement. Zeiten lassen sich direkt Kunden zuordnen und fakturieren, E-Rechnungen werden ab 2025 unterstützt. Besonders positiv: Teamleader Orbit setzt individuelle Entwicklungsanforderungen um – so lassen sich jetzt bei uns unternehmensspezifische Rentabilitätsdefinitionen direkt in der Plattform abbilden, statt sich mit Standardformeln zu behelfen. Insgesamt eine der stärksten Lösungen für Agenturen.

Als Potenzial zu nennen ist die Weiterentwicklung in Richtung rechtskonformer Zeitenbuchungen nach deutschem Arbeitsrecht – inklusive automatischer Prüfung von Pausenzeiten und maximalen Arbeitszeiten gemäß Arbeitszeitgesetz.

Die Echtzeit-Sicht auf Margen und Budgets pro Projekt und Mitarbeiter schafft die Transparenz, die für eine gezielte Projektsteuerung notwendig ist. Die integrierte Kapazitätsplanung verhindert Über- und Unterlastung im Team. Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, unsere eigene Rentabilitätsdefinition direkt in der Plattform abzubilden – ohne Workarounds.

First and foremost, the all-in-one nature of Teamleader Orbit is its biggest strength. It covers all relevant areas – from contact management and project planning to time tracking and invoicing. This integration eliminates the need to switch between different tools, which is a huge plus for an agency trying to manage all aspects of business within one platform. The user interface is also a strong point. It’s intuitive and well-organized, allowing new team members to get up to speed quickly. The learning curve is minimal, and the time saved from not having to search for features is significant. The project management tools are highly efficient. Tasks are easy to create, assign, and prioritize, and the time tracking function, directly linked to projects and invoices, is incredibly helpful. This connection ensures transparency and boosts efficiency throughout project delivery. Additionally, the built-in CRM is simple yet effective. It includes everything needed to manage client relationships, from lead generation to tracking offers. The automated invoicing feature, which allows you to generate invoices directly from project hours, is a real time-saver and reduces the chance of errors. The invoicing system is well thought out and makes payment tracking much easier. Another major advantage is the integration with other tools. Teamleader Orbit seamlessly connects with popular software, making workflows even more flexible. The integration with accounting systems and calendar apps is particularly useful.

In terms of customization, while the software offers a wide range of features, it could benefit from more flexibility in adapting to specific workflows. Some fields and processes are somewhat rigid and could offer more options for individual customization. Lastly, the mobile app, while useful, is somewhat limited compared to the web version. There’s room for improvement here to allow for even more flexibility when working on the go.

Before using Teamleader Orbit, we struggled with disconnected systems for project management, CRM, and invoicing, which led to inefficiencies, missed tasks, and occasional errors in invoicing or tracking billable hours. With Teamleader Orbit, we have everything in one place, reducing the need to manually input data across different systems. This has minimized human error, sped up our workflows, and allowed us to stay on top of deadlines more effectively. One of the biggest problems it solved for us was the lack of visibility into project progress and resource allocation. With the integrated time tracking and task assignment features, we now have real-time insights into how projects are progressing and whether we’re on track with both deadlines and budgets. This has led to better decision-making and a clearer understanding of team capacity, helping us prevent bottlenecks and ensure smoother project delivery. The automation of invoicing has also been a huge benefit. Instead of manually generating invoices and keeping track of billable hours separately, we now have everything linked, which saves time and ensures accuracy. As a result, our cash flow has improved due to faster invoicing and more efficient follow-ups on outstanding payments.

Hohe Geschwindigkeit bei Verwendung im Alltag. Moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche im Web (dadurch auch von überall erreichbar, ohne aufwendige lokale Installation). Großer Funktionsumfang, der viele unterschiedliche Prozesse abdeckt und flexibel eingesetzt werden kann. Strukturierte und ausführliche Onboarding‑Phase mit vielen Schulungen, praxisnahen Beispielen und guter Begleitung, sodass der Einstieg ins System Schritt für Schritt erfolgte.

Die Software ist nicht durchgängig sauber ins Deutsche übersetzt. Zudem lassen sich Datum‑, Zeit‑ sowie Zahlen‑ und Preisformate nicht korrekt nach deutschen Standards konfigurieren (z. B. kein Dezimalkomma bei Preisen möglich). Anpassungen an unternehmensspezifische Prozesse oder individuelle Kundenbedürfnisse sind kaum möglich. Stattdessen wird häufig auf bestehende Standardfunktionen verwiesen, auch wenn diese die Anforderungen nur unzureichend abbilden. Viele Einstellungen und Ansichten lassen sich nur global für alle Nutzer oder für niemanden festlegen. Eine differenzierte Konfiguration und Ansicht für einzelne Personen oder Nutzergruppen ist nicht möglich. Die Filtermöglichkeiten sind stark eingeschränkt. Komplexere Filterlogiken, wie z. B. Entweder‑Oder‑Filter oder Filtergruppen, können nicht abgebildet werden. Der Support ist ausschließlich auf Englisch verfügbar und nur über E‑Mail bzw. ein Ticketsystem erreichbar. Teilweise sind die Antwortzeiten lang, und ein persönlicher Ansprechpartner oder telefonischer Kontakt fehlt – insbesondere bei dringenden oder komplexen Themen.

Mit Teamleader Orbit löse ich vor allem das Problem, viele verschiedene Prozesse in einem zentralen System abzubilden. Die Software ist schnell, übersichtlich und webbasiert, sodass ich von überall darauf zugreifen kann. Durch den großen Funktionsumfang lassen sich viele tägliche Aufgaben effizient erledigen und Systemwechsel werden vermieden.

Dass ich auf einen Blick sehe, was heute zu tun ist. Rechnungen schreiben sind nicht sehr kompliziert. Arbeitszeiten können gut eingegeben werden.

Dass ich viele Dinge nicht auf Anhieb finde. Funktionen sind teilweise versteckt. Arbeitszeiten springen immer auf merkwürdige Anfangs- und Enddaten und erfordern mehrere Klicks, bis es geändert ist.

Arbeitszeiterfassung problemlos. Es werden nicht mehrere Programme benötigt.

Es gibt einige hilfreiche Funktionen wie zb. den Produktkatalog. Die Handhabung von Projekten ist nach einer anfänglichen Gewöhnungsphase recht gut, dass alles miteinander verknüpft ist und mit maximal 2 Klicks zu erreichen ist, macht es sehr einfach. Das generelle schreiben von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen ist sehr einfach gestaltet.

Ich habe häufig Performance Probleme mit Teamleader. Es dauert oft sehr lange, um zb eine Rechnung aus Teamleader heraus zu versenden oder ein Dokument aus Teamleader heraus zu drucken. Desweiteren ist Teamleader sehr kleinteilig aufgebaut. Man hat sehr viele Optionen Informationen zu hinterlegen, Zeiträume festzulegen oder Vorgänge/Events zu bestätigen, was leider dazu führt, dass man sich häufig durch viele Menüs etc. durchklicken muss, was sehr mühseelig werden kann. Auch die Sprünge bei verknüpften Modulen sind oft selstam/zu groß, man kommt zB. leicht von einem verknüpften Projekt zu einer PO, aber nicht zurück und hat dadurch wieder unnötig viele Klicks zu machen.

Der Vorteil ist, alles zusammen in einer Software zu handhaben.

Durchgängiger Prozess von Angebot, Auftragseingang bis zur Abrechnung. Projektcontrolling mit Hilfe von Meilensteinen, diverse Berichte möglich.

Da es sich um ein reines ERP-System handelt, sind die Anforderungen seitens der Finanzbuchhaltung teilweise nicht komplett abbildbar.

Komplexe Projektabwicklung, Erstellung von Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Schnittstelle zu Datev. Intuitive Bedienung.

Die Software ist sehr übersichtlich und klar strukturiert, wodurch sich Arbeitsprozesse gut organisieren lassen. Besonders die Ticket-Funktionen sind praxisnah aufgebaut und unterstützen den Arbeitsalltag effektiv. Zudem überzeugt der Support durch schnelle Reaktionszeiten und eine kompetente Einführung.

Das Time-Tracking kann zu Beginn etwas unübersichtlich sein, insbesondere bei nachträglichen Anpassungen. Die Worklines sind anfangs nicht sofort intuitiv verständlich. Auch das Verbinden der Worklines mit Projekten, To-Dos und Tickets wirkt zu Beginn etwas verwirrend. Insgesamt handelt es sich jedoch nur um kleinere Hürden, die durch den schnellen Support gut gelöst werden.

Mit Teamleader Orbit lassen sich Kundenanfragen dank des übersichtlichen Ticket-Systems einfach und effizient bearbeiten. Die Möglichkeit, Tickets mit To-Dos und Projekten zu verknüpfen, sorgt dafür, dass alle Abläufe zentral an einem Ort gebündelt sind, wodurch Verwirrungen vermieden werden. Außerdem ermöglicht der Kommentar- und Reply-Modus eine strukturierte Kommunikation sowohl mit Kunden als auch intern, sodass alle Informationen gesammelt und nachvollziehbar bleiben – ein großer Vorteil für die Zusammenarbeit.

Orbit punktet durch eine enorme Performance, die im Alltag Änderungen in Echtzeit und ohne Verzögerung überträgt. Das User Interface ist übersichtlich und in den meisten Fällen selbsterklärend. Das Tool wird ständig weiterentwickelt und mit neuen sinnvollen Features erweitert. Das gesamte Geschäftsmodell von Akquise bis Rechnungsstellung lässt sich nahtlos und unkompliziert abbilden. Der Support ist Klasse und hat uns noch nie enttäuscht.

Teilweise sind Funktionen noch nicht vollständig implementiert. Das Orbit ursprünglich nicht für den deutschen Markt entwickelt wurde, merkt man noch an der einen oder anderen Stelle (zB. Übersetzungen). Mit jedem Release sieht man jedoch eine Weiterentwicklung.

Teamleader Orbit unterstützt uns in allen Bereichen unseres Agentur-Alltags. Das gesamte Geschäftsmodell von Akquise bis Rechnungsstellung lässt sich nahtlos und unkompliziert abbilden. Grundlegende Funktionen, wie die Zeiterfassung oder Angebotserstellung sind mit durchdachten Features ausgestattet, die den Arbeitsalltag enorm erleichtern.

TL bildet den ganzen Kunden- und Projektzyklus ab. Top Kundensupport. Berücksichtigung der Kundenwünsche in der Roadmap. Prozessoptimierung bei Projektabwicklung. Mächtiges Reporting/Analytics. 

Um das volle Potential des Tools auszuschöpfen, sind interne Prozesse der TL-Prozessdefinition anzupassen. 

Zentraler Touchpoint und Single Point of Truth für alle Agenturprozesse. Software bietet Potential für Skalierung mit der Agentur.