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poool
4.6 (113)
This is how users rate the tool
0%
Ease of use
Category average: 90 %
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Customer support
Category average: 95 %
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Meets requirements
Category average: 92 %
0%
Ease of setup
Category average: 90 %
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Last edited: June 2026
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poool Reviews (113)
AI-generated summary
What users say about poool
Based on 113 reviews
Poool is praised for streamlining agency workflows by integrating project management, time tracking, and invoicing into one platform. Many users appreciate its clear structure and user-friendly interface, while the responsive and helpful support team is also frequently highlighted. Some find certain functions complex or not fully intuitive, and there are requests for more customization options. Overall, Poool helps agencies centralize data, improve efficiency, and gain better insights into project profitability, despite some minor usability concerns and feature limitations.
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“Poool – einfach und coool :-)”
5.0
M
Older than 12 months
Michael
Validated Reviewer
Geschäftsinhaber; Leitung Kreation at
Junker.Designagentur
- 1-50 employees
- Industry: Design
Use cases:
Agency
What did you like?
Sehr gute, durchdachte Software, die es mir ermöglicht, mich auf meine eigentliche Arbeit als Designer zu konzentrieren.
In den letzten Jahren habe ich mehr als 30 Softwarelösungen getestet, davon hat als einzige Software nur Poool verstanden, wie man Zeiten flott und dennoch ausführlich erfasst.
Des Weiteren ist auch die einfache Erfassung von Eingangsrechnungen zu erwähnen. Hier ist es sogar möglich, wiederkehrende Eingangsrechnung sehr übersichtlich und ohne Aufwand zu hinterlegen.
Bisher keine gravierenden Bugs, wie ich es von anderen großen Agentursoftware gewohnt war! Kein Flickenteppich, da es eine solide Softwarelösung für alle Anwender ist und nicht für jeden Kunden zusammengeschustert wird.
Also das allerwichtigste: eine Software, die funktioniert, Und zwar die gesamte Zeit, in der ich sie nutze! Komplett DSGVO-konform und optimal für Unternehmen im deutschsprachigen Raum!
Das Team ist freundlich, authentisch und der Support einfach top! Reagiert sehr schnell auf Anfragen und kümmert sich um jedes Anliegen.
Poool beneide ich für das wohl schönste Office mit einem traumhaften Blick auf die Alpen. ;-)
What did you not like?
Vielleicht wäre es ganz gut, zusätzlich zu den hilfreichen Videos auch individuelle und persönliche Schulungen angeboten zu bekommen oder Tipps zu erhalten, wie man Abläufe noch mehr optimieren kann. Auch auf kleine, unwichtige Dinge wie Rechtschreibfehler achten, denn selbst das ist für einen kreativen Menschen etwas, über das er stolpert, weil er das ja alltäglich nicht anders kennt. Falls ihr jemanden sucht, der jeden noch so kleinen Grammatik- oder Tippfehler findet, meldet euch gern. ;-)
Which problems are you solving with the product?
Zeiten- und Materialerfassung, Projektmanagement inkl. Ticketverwaltung, Lieferantenaufträge, Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung sowie Eingangsrechnungserfassung. Läuft alles viel schneller, nichts geht verloren und sehr individuell anpassbar.
“Spannende strukturierte Einblicke in Geschäftsprozesse. Es bietet Einblicke in Geschäftsprozesse ”
Source of review
4.0
B
In the last 12 months
Bastian
Validated Reviewer
Unitleiter at
Agentur Triebwerk
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Besonders gefällt mir die einfache und schnelle Verwendung des Tools für Projekte sowie die vielseitigen Reviewmöglichkeiten, die dabei helfen, direkt und gezielt zu reagieren. Dadurch werden Abstimmungen deutlich effizienter und Feedbackschleifen verkürzen sich spürbar. Entscheidungen können schneller getroffen werden, ohne den Überblick über Inhalte und Projektstände zu verlieren.
What did you not like?
Der Bestellprozess bei Lieferanten ist nicht ganz klar, ebenso wenig die Zuordnung der Bestellung zur entsprechenden Rechnung.
Besonders bei mehreren Lieferanten fehlt eine durchgängige Transparenz im Ablauf. Eine klarere Führung durch den Prozess sowie eine eindeutigere Verknüpfung von Bestellung und Rechnungsintegration würden die Nutzung deutlich erleichtern.
Which problems are you solving with the product?
Mit Poool löse ich vor allem die saubere Trennung verschiedener Abteilungen sowie die klare Abgrenzung der jeweils erwirtschafteten Umsätze. Dadurch entsteht eine deutlich bessere Transparenz über wirtschaftliche Zusammenhänge im Unternehmen.
Zusätzlich bietet Poool eine klare Sicht auf Fremdkosten, was die Kontrolle von Budgets erleichtert und fundiertere Entscheidungen ermöglicht. Insgesamt unterstützt das Tool dabei, Verantwortung klar zuzuordnen und wirtschaftliche Entwicklungen besser nachzuvollziehen.
“Gute all-in-one-Lösung!”
Source of review
5.0
L
In the last 12 months
Luisa
Validated Reviewer
Online Marketing Managerin at
Agentur Triebwerk GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
- Am besten gefällt mir, dass Poool super übersichtlich ist und man Stundenbuchungen, Angebote und Rechnungen ohne großes Herumgeklicke erledigt.
- Besonders hilfreich ist, dass alles sauber miteinander verzahnt ist – du musst nichts doppelt eingeben und behältst jederzeit den Überblick.
- Insgesamt spart das System einfach Zeit und Nerven, weil es die typischen Bürokratiekram-Schritte schön glattzieht.
What did you not like?
- Nicht so gut ist, dass manche Abläufe etwas starr wirken – man merkt manchmal, dass das System nicht für jeden Sonderfall gebaut ist.
- Teilweise braucht man ein paar Klicks zu viel, vor allem wenn man schnell zwischen Stundenbuchung, Angebot und Rechnung hin- und herspringt.
Which problems are you solving with the product?
- Poool löst für mich vor allem das Chaos aus zig einzelnen Tools: Stunden erfassen, Angebote schreiben und Rechnungen erstellen passiert endlich an einem Ort.
- Dadurch spare ich mir doppelte Eingaben, Fehlerquellen und dieses lästige Hin- und Herkopieren von Infos.
- Der größte Vorteil: Es läuft einfach flüssiger – weniger Verwaltungsballast, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.
“Ich mag es, täglich meine Stundenerfassung über poool zu erledigen.”
Source of review
4.0
J
In the last 12 months
Jan
Validated Reviewer
Softwareentwickler at
optEnergy Consulting GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Agency
What did you like?
Die Projektzeiterfassung ist sehr übersichtlich und einfach zu handhaben. Die projektunabhängige Arbeitszeiterfassung (und Ort) ist ebenfalls sehr simpel gehalten. Die Buchhaltungsfunktionen sind praktisch, um z.B. seine Monatsstunden auf jedem Projekt schnell zu erfassen.
What did you not like?
Manchmal ist es nicht offensichtlich, warum man seine Projektzeiterfassung nicht speichern kann. Vor allem, wenn man Einträge als gelöscht markiert. Tooltips oder eine Legende für die Buttons "F", "I", "T" ,"S", "Ü" auf dem Reiter "Projektzeit" wären sehr hilfreich.
Which problems are you solving with the product?
Meine Projektzeiterfassung kann ich dank poool sehr effizient erledigen. Bevor bei meinem aktuellen Arbeitgeber poool benutzt wurde, haben wir die Erfassung manuell per Excel-Tabelle geführt. Ein weiterer Vorteil ist der einfache Login mit seinem Microsoft-Konto, was er gerade für Unternehmen, die in der O365-Cloud aktiv sind, sehr einfach macht, ihren Mitarbeitern einen Zugang zu poool bereitzustellen.
“Die Zeitersparnis durch poool ist das große Ding!”
Source of review
4.5
J
In the last 12 months
Joana
Validated Reviewer
Head of Finance Business Partnering at
SYZYGY Deutschland GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Breiter Funktionsumfang & Komplettlösung: Poool bietet Projekt- und Auftragsmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, CRM/Leadmanagement, Buchhaltung, Rechnungswesen, Reisekostenabrechnung, Controlling & Reporting und mehr — also viele Tools in einem System.
Zentralisierung statt Tool-Wucher: Alles läuft in einer Software — man braucht keine getrennten Tools mehr für Buchhaltung, Projekte, CRM etc. Dadurch gibt es weniger Datensilos und weniger Redundanzen.
Effizienz und Automatisierung: Funktionen wie automatisierte Rechnungsstellung, wiederkehrende Rechnungen, integriertes Mahnwesen oder Banking-Schnittstelle können Zeit sparen und Fehler vermeiden.
What did you not like?
Anfangs hatten wir Bedenken, ob Poool bei einer größeren Anzahl von Nutzern performant bleibt. Diese Sorge stellte sich jedoch im späteren Einsatz als unbegründet heraus. Wenn einmal etwas nicht optimal zu unseren Anforderungen passte, konnten wir jederzeit in den Austausch gehen und gemeinsam eine passende Lösung finden.
Which problems are you solving with the product?
Wir vermeiden Datensilos und unübersichtliche Excel- oder Tool-Wüsten: Statt mehrere getrennte Programme für CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung etc. zu nutzen, haben wir alle relevanten Daten und Prozesse an einem zentralen Ort.
Wir beseitigen den Stress bei Rechnungsstellung, Buchhaltung und Verwaltung: Angebote, Rechnungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, und sogar komplexere Anforderungen wie elektronische Rechnungsformate oder Banking-Schnittstellen laufen direkt über Poool — das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Wir schaffen Transparenz und eine zentrale Übersicht über Projekte, Kunden, Zeitaufwand und Finanzen — dadurch behalten wir auch bei vielen parallelen Projekten den Überblick und können besser steuern.
“Eine zuverlässige und unverzichtbare Hilfe bei der Arbeit!”
5.0
D
Older than 12 months
Daniel
Validated Reviewer
Konzeption & Gestaltung at
Shuttle Design Studio
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Wir hatten gleich zu Beginn eine sehr gute Einführung in das System und seine verschiedenen Optionen bekommen. Hierbei war es dem Poool-Team wichtig, uns nicht einfach nur die Software und ihre zahlreichen Optionen zu präsentieren, sondern uns Features und Arbeitsabläufe zu zeigen, welche speziell uns als Agentur die Arbeiten erleichtert können. Dadurch konnten wir sofort und problemlos anfangen Poool zu nutzen und mussten uns nicht erst vorsichtig an das System herantasten. Die Benutzeroberfläche ist sehr modern und schlank gestaltet. Das Dashboard lässt sich dank eines Hinzufügen und Entfernen von Widgets so organisieren, wie man es für nötig hält. Dadurch wird man nicht mit unnötigen Fenstern, Tabellen oder anderweitigen Features erschlagen und behält immer den Überblick. Und sollte es dennoch Unklarheiten geben, hilft einem das Poool-Team sofort und sehr professionell: Man bekommt sehr stark das Gefühl vermittelt, als Partner und nicht nur als "Kunde" gesehen zu verstanden zu werden. Diese Art von Support ist nicht nur extrem hilfreich, sondern auch etwas, was wir bei anderen Softwarelösungen sehr vermisst hatten.
What did you not like?
Das einzige, was ich an Poool etwas vermisse, sind zusätzliche, optische Features, um Tickets bzw. Projekte zu markieren (Farben, Symbole etc...).
Which problems are you solving with the product?
Zeiterfassung, sowie die Koordination von Aufträgen und Projekten lassen sich dank Poool sehr schnell abwickeln und bei Bedarf logisch nachvollziehen.
“Tolle All-In-One Lösung zu einem guten Preis”
4.5
L
Older than 12 months
Leon
Validated Reviewer
Producer at
Not A Machine GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Music
Use cases:
Agency
What did you like?
Poool vereint so ziemlich alle Prozesse, die wir in unserer Musikproduktionsfirma abbilden müssen in einer übersichtlichen Software. Für uns war entscheidend, eine Software zu finden, mit der wir sowohl die Buchhaltung als auch das Planning, die Zeiterfassung und die Projektplanung unter einen Hut bringen können. Die Lösungen der poool-Konkurrenten waren vor allem immer eins: Wahnsinnig unübersichtlich. Poool schafft es bei einem großen Funktionsumfang trotzdem noch clean auszusehen und intuitiv bedienbar zu sein. Funktionen wie die automatische Belegerkennung, die Aufteilung von Positionen auf Angeboten und Rechnungen in Gruppen (mit Vorlagen) und die vielen Möglichkeiten Arbeits- und Projektzeiten zu erfassen gefallen mir besonders. Außerdem mag ich das Team hinter poool. Sie haben sich um jedes Anliegen immer sehr gewissenhaft gekümmert, entwickeln die Software stetig weiter und selbst wenn es ein Feature noch nicht gab, waren sie offen für Vorschläge und Ideen unsererseits.
What did you not like?
Stand jetzt: Dass es, wenn man unterwegs ist und poool nicht offen hat, noch keine Möglichkeit gibt informiert zu werden wenn z.B. etwas auf einem Ticket passiert auf dem man erwähnt wurde. Aber das wiegt nicht so schwer denn ich weiß, dass das poool-Team sich dem in einem Update nächstes Jahr annimmt.
Which problems are you solving with the product?
Kostenkontrolle, Projektzeiten erfassen und abrechnen, Buchhaltung, Angebots- und Auftragsmanagement, Projektplanung
“Clemens Plank. Vielen Dank! (das reimt sich nicht grundlos)”
5.0
P
In the last 3 months
Philip
Validated Reviewer
Geschäftsführender Gesellschafter at
Shuttle Design Studio
- 1-50 employees
- Industry: Design
Use cases:
Agency
What did you like?
Stundenmanagement. Hier sehe ich auf einen Blick, wo, wieviel Stunden angefallen sind und wann es mal wieder Zeit für eine Rechnung wäre.
What did you not like?
Das Menü bzw. die Gedanken dahinter habe ich mittlerweile verstanden. Optisch aufgewertet habt ihr, was nicht so gut gelungen ist, dass Poool jetzt breiter ist und die Navigation auf die Seite gewandert ist. Üblicherweise habe ich Poool in zwei browser Fenstern nebeneinander genutzt. Das klappt jetzt nicht mehr so gut. Neuer Look ist gut, gerne im alten Aufbau ("Navigation"/ Menü wieder oben)
Which problems are you solving with the product?
Unsere komplette Zeiterfassung (Projekt - und Arbeitszeit) läuft über Pool. Ein- und Ausgangsrechnungen. Mahnwesen. Angebote und Urlaubsplanung. Kommendes Jahr werden wir uns noch an die DATEV Anbindung wagen.
“Sehr übersichtlich, leicht zu verstehen, individuelle Einstellungen”
5.0
M
In the last 3 months
Marisa
Validated Reviewer
Mediengestalter, Konzeption und Beratung at
Westermann GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Die Übersicht auf dem Dashboard. Persönliche Einstellungen möglich. Versenden von Angeboten und Rechnungen direkt aus Poool.
What did you not like?
Die Suche nach Aufträgen oder auch Inhalten in den Aufträgen, z. B. nach Positionen oder Leistungen ist nicht möglich. Wenn man nach alten Aufträgen sucht, kann man nicht nach den einzelnen Positionen suchen. Dass es den Kalender nicht mehr gibt.
Which problems are you solving with the product?
Rechnung direkt aus Poool schreiben. Übersicht der Aufträge. Urlaubsübersicht im Team (ursprünglich über den Kalender)
“Ich nutze auf der Arbeit Poool für die verschiedensten Aufgaben- es kann so viel!”
Source of review
4.5
A
In the last 12 months
Anita
Validated Reviewer
Projektmanagerin at
Agentur Triebwerk GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Die Rechnungsablage geht sehr viel schneller und Poool erkennt schon das meiste aus dem eingepflegten Dokument von selbst. Alles rund um die Stundenbuchung ist super intuitiv und ich liebe die Widgets, die man an seine individuellen Bedürfnisse anpassen kann.
What did you not like?
Es wäre super wenn man in Poool selber wie zwischen Tabs hin und her wechseln könnte ohne den aktuellen Vorgang abzubrechen. Wenn es für die Projektzeiten so etwas wie einen Favoriten Reiter gäbe, wo man häufig benutzte Tasks ablegen kann. Der Button für die Abwesenheitsanträge könnte etwas auffälliger positioniert werden.
Which problems are you solving with the product?
Ich kann in jedem Projekt die Zeit mit den Features genau festhalten. Die Rechnungen können direkt dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. Angebote können sehr schnell mit den Vorlagen aus bereits erstellten Angeboten erstellt werden.
“Tolles System: Stoppuhr oder gerundete Zeiten + Ticketfunktion sind super und erleichtern alles.”
Source of review
3.5
A
In the last 12 months
Annika
Validated Reviewer
Art Director at
Agentur Triebwerk GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Design
Use cases:
Agency
What did you like?
Ich mag besonders, dass man seine Zeiten einfach eintragen kann.
Sowohl über den ganzen Tag als auch gezielt für bestimmte Tickets.
Das macht Pool sehr flexibel und übersichtlich in der Nutzung.
What did you not like?
Die Startoberfläche ist schwer zu steuern.
Viele Elemente wirken altmodisch und unübersichtlich.
Nimmt dem Ganzen etwas den Spaß.
Which problems are you solving with the product?
1. Zuweisen von Aufgaben ist einfach; 2. Zeiten buchen ist übersichtlich; 3. Ticketsystem ist User freundlich
Reply from poool:
Hallo Annika,
herzlichen Dank für dein Feedback!
Wir planen für Q1/2026 den Roll-Out unseres neuen User Interfaces.
Damit sollte dann hoffentlich auch der Spaß wieder zurückkehren :)
“Ich habe inzwischen einen Workflow für mich gefunden, finde aber nicht alles ideal. ”
Source of review
2.0
C
In the last 12 months
Christina
Validated Reviewer
Projektmanagerin at
Agentur Triebwerk GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Die Tickets, anhand derer wir im Team unseren Tag mit allen anstehenden Aufgaben für unsere Kreativen planen können. Wir besprechen täglich im Daily was ansteht und neue Aufgaben können einfach und schnell zugewiesen werden.
What did you not like?
Ich habe immer noch nicht herausgefunden, wie ich einen Auftrag so in Teilrechnungen abrechnen kann, dass alle Positionen mit dem Auftrag verknüpft werden. Wenn ich eine Teilrechnung aus einem Auftrag schreiben und später die Schlussrechnung dazu erstelle erscheinen trotzdem wieder alle Positionen des Gesamtangebots in der Rechnung. Es sollte so sein, dass bereits abgerechnete Positionen in die Schlussrechnung erst gar nicht mehr übernommen werden.
Which problems are you solving with the product?
Aufgabenverteilung im Team, Urlaubsplanung, Überblick über Homeoffice- und Bürozeiten
Reply from poool:
Hallo Christina,
kennst du schon die Funktion des Abrechnungsplans nach Auftragsgruppen oder -positionen?
Damit kann die Abrechnung einzelner Gruppen und Positionen zeitlich geplant und dann auch über die bekannten Abrechnungswege durchgeführt werden.
Gerne schaut sich unser Support Team das mit dir an Hand eines Beispiels an - schreib uns einfach eine kurze Mail :)
“Sehr einfach strukturiert ”
Source of review
3.5
S
In the last 12 months
Sina
Validated Reviewer
Projektmanagerin at
Agentur Triebwerk GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Die Anwendung überzeugt durch eine einfache Handhabung. Sie ist sehr gut strukturiert und klar aufgebaut. Zudem ist alles übersichtlich an einem Ort zusammengefasst.
What did you not like?
Der Funktionsumfang für fortgeschrittene Anforderungen wirkt teilweise noch ausbaufähig. Manche Einstellungen sind nicht sofort selbsterklärend und erfordern eine kurze Einarbeitung. Zudem wären mehr individuelle Anpassungsmöglichkeiten wünschenswert.
Which problems are you solving with the product?
Unser gesamter interner Workflow ist nun digital und ich erspare mir dadurch viel Zeit und unterschiedliche Systeme. Der größte Vorteil in der Nutzung ist die Kombination aus einfacher Handhabung und klarer Struktur, wodurch Poool schnell in den Arbeitsalltag integrierbar ist. Alles ist an einem Ort organisiert, was die Zusammenarbeit effizienter macht und unnötige Reibungsverluste vermeidet.
“Arbeitszeiterfassung leicht gemacht”
Source of review
3.5
M
In the last 12 months
Matthias
Validated Reviewer
Videograf, Art Director at
Agentur Triebwerk GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Übersichtliches User-Interface, schlichtes Design. Gutes Ticketsystem. Einfache Stundenbuchung und Buchung von Urlaubs-Anträgen.
What did you not like?
Automatische Pausensetzung funktioniert teilweise nur bei bestimmten Arbeitszeiten.
Which problems are you solving with the product?
Übersicht von Urlaubstagen und Antragstellung. Überstunden Übersicht. Projekte überschauen mit Statusreporting.
Reply from poool:
Hallo Matthias,
danke für dein Feedback.
Damit Stundenbuchung für dich noch einfacher wird, würden wir uns gerne den Fall zur Automatischen Pausebuchung ansehen.
Du kannst uns dazu gerne im Support kontaktieren.
“einfache Handhabung sowie die flexible Möglichkeit, Inhalte gezielt zu steuern”
Source of review
4.0
N
In the last 12 months
Nilay
Validated Reviewer
Projektmanagerin, Onlinemarketing at
Agentur Triebwerk GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Agency
What did you like?
Sehr einfache Bedienung und schnelle Anpassungen, flexible Steuerung und verständliche Auswertungen, die bei Entscheidungen helfen
What did you not like?
Manche Detailanpassungen erfordern mehr technisches Know-how
Das Dashboard könnte an einigen Stellen übersichtlicher sein
Hin und wieder kleine Verzögerungen bei Updates oder Tests
Which problems are you solving with the product?
Poool unterstützt uns als Werbeagentur dabei, für unsere Kunden Inhalte und Zugänge gezielt zu steuern und ihren Nutzern individuelle Journeys anzubieten. So können wir Conversion-Ziele besser erreichen und datenbasiert optimieren. Besonders hilfreich ist, dass wir Kampagnen und Paywall-Varianten flexibel testen können und mithilfe klarer Auswertungen schnell sehen, welche Maßnahmen für unsere Kunden am effektivsten funktionieren.
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