poool Reviews (113)

AI-generated summary

What users say about poool

Based on 113 reviews

Poool is praised for streamlining agency workflows by integrating project management, time tracking, and invoicing into one platform. Many users appreciate its clear structure and user-friendly interface, while the responsive and helpful support team is also frequently highlighted. Some find certain functions complex or not fully intuitive, and there are requests for more customization options. Overall, Poool helps agencies centralize data, improve efficiency, and gain better insights into project profitability, despite some minor usability concerns and feature limitations.

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“Poool – einfach und coool :-)”

5.0

Older than 12 months

Michael

Validated Reviewer

Geschäftsinhaber; Leitung Kreation at

Junker.Designagentur

1-50 employees
Industry: Design

Use cases:

AgencyProject ManagementAccounting

+ 1 more

What did you like?

Sehr gute, durchdachte Software, die es mir ermöglicht, mich auf meine eigentliche Arbeit als Designer zu konzentrieren. In den letzten Jahren habe ich mehr als 30 Softwarelösungen getestet, davon hat als einzige Software nur Poool verstanden, wie man Zeiten flott und dennoch ausführlich erfasst. Des Weiteren ist auch die einfache Erfassung von Eingangsrechnungen zu erwähnen. Hier ist es sogar möglich, wiederkehrende Eingangsrechnung sehr übersichtlich und ohne Aufwand zu hinterlegen. Bisher keine gravierenden Bugs, wie ich es von anderen großen Agentursoftware gewohnt war! Kein Flickenteppich, da es eine solide Softwarelösung für alle Anwender ist und nicht für jeden Kunden zusammengeschustert wird. Also das allerwichtigste: eine Software, die funktioniert, Und zwar die gesamte Zeit, in der ich sie nutze! Komplett DSGVO-konform und optimal für Unternehmen im deutschsprachigen Raum! Das Team ist freundlich, authentisch und der Support einfach top! Reagiert sehr schnell auf Anfragen und kümmert sich um jedes Anliegen. Poool beneide ich für das wohl schönste Office mit einem traumhaften Blick auf die Alpen. ;-)

What did you not like?

Vielleicht wäre es ganz gut, zusätzlich zu den hilfreichen Videos auch individuelle und persönliche Schulungen angeboten zu bekommen oder Tipps zu erhalten, wie man Abläufe noch mehr optimieren kann. Auch auf kleine, unwichtige Dinge wie Rechtschreibfehler achten, denn selbst das ist für einen kreativen Menschen etwas, über das er stolpert, weil er das ja alltäglich nicht anders kennt. Falls ihr jemanden sucht, der jeden noch so kleinen Grammatik- oder Tippfehler findet, meldet euch gern. ;-)

Which problems are you solving with the product?

Zeiten- und Materialerfassung, Projektmanagement inkl. Ticketverwaltung, Lieferantenaufträge, Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung sowie Eingangsrechnungserfassung. Läuft alles viel schneller, nichts geht verloren und sehr individuell anpassbar.

“Spannende strukturierte Einblicke in Geschäftsprozesse. Es bietet Einblicke in Geschäftsprozesse ”

Source of review

4.0

In the last 30 days

Bastian

Validated Reviewer

Unitleiter at

Agentur Triebwerk

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingAgencyProject Management

+ 1 more

What did you like?

Besonders gefällt mir die einfache und schnelle Verwendung des Tools für Projekte sowie die vielseitigen Reviewmöglichkeiten, die dabei helfen, direkt und gezielt zu reagieren. Dadurch werden Abstimmungen deutlich effizienter und Feedbackschleifen verkürzen sich spürbar. Entscheidungen können schneller getroffen werden, ohne den Überblick über Inhalte und Projektstände zu verlieren.

What did you not like?

Der Bestellprozess bei Lieferanten ist nicht ganz klar, ebenso wenig die Zuordnung der Bestellung zur entsprechenden Rechnung. Besonders bei mehreren Lieferanten fehlt eine durchgängige Transparenz im Ablauf. Eine klarere Führung durch den Prozess sowie eine eindeutigere Verknüpfung von Bestellung und Rechnungsintegration würden die Nutzung deutlich erleichtern.

Which problems are you solving with the product?

Mit Poool löse ich vor allem die saubere Trennung verschiedener Abteilungen sowie die klare Abgrenzung der jeweils erwirtschafteten Umsätze. Dadurch entsteht eine deutlich bessere Transparenz über wirtschaftliche Zusammenhänge im Unternehmen. Zusätzlich bietet Poool eine klare Sicht auf Fremdkosten, was die Kontrolle von Budgets erleichtert und fundiertere Entscheidungen ermöglicht. Insgesamt unterstützt das Tool dabei, Verantwortung klar zuzuordnen und wirtschaftliche Entwicklungen besser nachzuvollziehen.

“Gute all-in-one-Lösung!”

Source of review

5.0

In the last 30 days

Luisa

Validated Reviewer

Online Marketing Managerin at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingAgencyProject Management

+ 1 more

What did you like?

- Am besten gefällt mir, dass Poool super übersichtlich ist und man Stundenbuchungen, Angebote und Rechnungen ohne großes Herumgeklicke erledigt. - Besonders hilfreich ist, dass alles sauber miteinander verzahnt ist – du musst nichts doppelt eingeben und behältst jederzeit den Überblick. - Insgesamt spart das System einfach Zeit und Nerven, weil es die typischen Bürokratiekram-Schritte schön glattzieht.

What did you not like?

- Nicht so gut ist, dass manche Abläufe etwas starr wirken – man merkt manchmal, dass das System nicht für jeden Sonderfall gebaut ist. - Teilweise braucht man ein paar Klicks zu viel, vor allem wenn man schnell zwischen Stundenbuchung, Angebot und Rechnung hin- und herspringt.

Which problems are you solving with the product?

- Poool löst für mich vor allem das Chaos aus zig einzelnen Tools: Stunden erfassen, Angebote schreiben und Rechnungen erstellen passiert endlich an einem Ort. - Dadurch spare ich mir doppelte Eingaben, Fehlerquellen und dieses lästige Hin- und Herkopieren von Infos. - Der größte Vorteil: Es läuft einfach flüssiger – weniger Verwaltungsballast, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

“Ich mag es, täglich meine Stundenerfassung über poool zu erledigen.”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Jan

Validated Reviewer

Softwareentwickler at

optEnergy Consulting GmbH

1-50 employees
Industry: Computer Software

Use cases:

Time Tracking

What did you like?

Die Projektzeiterfassung ist sehr übersichtlich und einfach zu handhaben. Die projektunabhängige Arbeitszeiterfassung (und Ort) ist ebenfalls sehr simpel gehalten. Die Buchhaltungsfunktionen sind praktisch, um z.B. seine Monatsstunden auf jedem Projekt schnell zu erfassen.

What did you not like?

Manchmal ist es nicht offensichtlich, warum man seine Projektzeiterfassung nicht speichern kann. Vor allem, wenn man Einträge als gelöscht markiert. Tooltips oder eine Legende für die Buttons "F", "I", "T" ,"S", "Ü" auf dem Reiter "Projektzeit" wären sehr hilfreich.

Which problems are you solving with the product?

Meine Projektzeiterfassung kann ich dank poool sehr effizient erledigen. Bevor bei meinem aktuellen Arbeitgeber poool benutzt wurde, haben wir die Erfassung manuell per Excel-Tabelle geführt. Ein weiterer Vorteil ist der einfache Login mit seinem Microsoft-Konto, was er gerade für Unternehmen, die in der O365-Cloud aktiv sind, sehr einfach macht, ihren Mitarbeitern einen Zugang zu poool bereitzustellen.

“Die Zeitersparnis durch poool ist das große Ding!”

Source of review

4.5

In the last 3 months

Joana

Validated Reviewer

Head of Finance Business Partnering at

SYZYGY Deutschland GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingAgencyBilling

+ 4 more

What did you like?

Breiter Funktionsumfang & Komplettlösung: Poool bietet Projekt- und Auftragsmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, CRM/Leadmanagement, Buchhaltung, Rechnungswesen, Reisekostenabrechnung, Controlling & Reporting und mehr — also viele Tools in einem System. Zentralisierung statt Tool-Wucher: Alles läuft in einer Software — man braucht keine getrennten Tools mehr für Buchhaltung, Projekte, CRM etc. Dadurch gibt es weniger Datensilos und weniger Redundanzen. Effizienz und Automatisierung: Funktionen wie automatisierte Rechnungsstellung, wiederkehrende Rechnungen, integriertes Mahnwesen oder Banking-Schnittstelle können Zeit sparen und Fehler vermeiden.

What did you not like?

Anfangs hatten wir Bedenken, ob Poool bei einer größeren Anzahl von Nutzern performant bleibt. Diese Sorge stellte sich jedoch im späteren Einsatz als unbegründet heraus. Wenn einmal etwas nicht optimal zu unseren Anforderungen passte, konnten wir jederzeit in den Austausch gehen und gemeinsam eine passende Lösung finden.

Which problems are you solving with the product?

Wir vermeiden Datensilos und unübersichtliche Excel- oder Tool-Wüsten: Statt mehrere getrennte Programme für CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung etc. zu nutzen, haben wir alle relevanten Daten und Prozesse an einem zentralen Ort. Wir beseitigen den Stress bei Rechnungsstellung, Buchhaltung und Verwaltung: Angebote, Rechnungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, und sogar komplexere Anforderungen wie elektronische Rechnungsformate oder Banking-Schnittstellen laufen direkt über Poool — das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Wir schaffen Transparenz und eine zentrale Übersicht über Projekte, Kunden, Zeitaufwand und Finanzen — dadurch behalten wir auch bei vielen parallelen Projekten den Überblick und können besser steuern.

“Eine zuverlässige und unverzichtbare Hilfe bei der Arbeit!”

5.0

Older than 12 months

Daniel

Validated Reviewer

Konzeption & Gestaltung at

Shuttle Design Studio

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AgencyTime Tracking

What did you like?

Wir hatten gleich zu Beginn eine sehr gute Einführung in das System und seine verschiedenen Optionen bekommen. Hierbei war es dem Poool-Team wichtig, uns nicht einfach nur die Software und ihre zahlreichen Optionen zu präsentieren, sondern uns Features und Arbeitsabläufe zu zeigen, welche speziell uns als Agentur die Arbeiten erleichtert können. Dadurch konnten wir sofort und problemlos anfangen Poool zu nutzen und mussten uns nicht erst vorsichtig an das System herantasten. Die Benutzeroberfläche ist sehr modern und schlank gestaltet. Das Dashboard lässt sich dank eines Hinzufügen und Entfernen von Widgets so organisieren, wie man es für nötig hält. Dadurch wird man nicht mit unnötigen Fenstern, Tabellen oder anderweitigen Features erschlagen und behält immer den Überblick. Und sollte es dennoch Unklarheiten geben, hilft einem das Poool-Team sofort und sehr professionell: Man bekommt sehr stark das Gefühl vermittelt, als Partner und nicht nur als "Kunde" gesehen zu verstanden zu werden. Diese Art von Support ist nicht nur extrem hilfreich, sondern auch etwas, was wir bei anderen Softwarelösungen sehr vermisst hatten.

What did you not like?

Das einzige, was ich an Poool etwas vermisse, sind zusätzliche, optische Features, um Tickets bzw. Projekte zu markieren (Farben, Symbole etc...).

Which problems are you solving with the product?

Zeiterfassung, sowie die Koordination von Aufträgen und Projekten lassen sich dank Poool sehr schnell abwickeln und bei Bedarf logisch nachvollziehen.

“Tolle All-In-One Lösung zu einem guten Preis”

4.5

Older than 12 months

Leon

Validated Reviewer

Producer at

Not A Machine GmbH

1-50 employees
Industry: Music

Use cases:

AccountingAgencyProject Management

+ 1 more

What did you like?

Poool vereint so ziemlich alle Prozesse, die wir in unserer Musikproduktionsfirma abbilden müssen in einer übersichtlichen Software. Für uns war entscheidend, eine Software zu finden, mit der wir sowohl die Buchhaltung als auch das Planning, die Zeiterfassung und die Projektplanung unter einen Hut bringen können. Die Lösungen der poool-Konkurrenten waren vor allem immer eins: Wahnsinnig unübersichtlich. Poool schafft es bei einem großen Funktionsumfang trotzdem noch clean auszusehen und intuitiv bedienbar zu sein. Funktionen wie die automatische Belegerkennung, die Aufteilung von Positionen auf Angeboten und Rechnungen in Gruppen (mit Vorlagen) und die vielen Möglichkeiten Arbeits- und Projektzeiten zu erfassen gefallen mir besonders. Außerdem mag ich das Team hinter poool. Sie haben sich um jedes Anliegen immer sehr gewissenhaft gekümmert, entwickeln die Software stetig weiter und selbst wenn es ein Feature noch nicht gab, waren sie offen für Vorschläge und Ideen unsererseits.

What did you not like?

Stand jetzt: Dass es, wenn man unterwegs ist und poool nicht offen hat, noch keine Möglichkeit gibt informiert zu werden wenn z.B. etwas auf einem Ticket passiert auf dem man erwähnt wurde. Aber das wiegt nicht so schwer denn ich weiß, dass das poool-Team sich dem in einem Update nächstes Jahr annimmt.

Which problems are you solving with the product?

Kostenkontrolle, Projektzeiten erfassen und abrechnen, Buchhaltung, Angebots- und Auftragsmanagement, Projektplanung

“Ich nutze auf der Arbeit Poool für die verschiedensten Aufgaben- es kann so viel!”

Source of review

4.5

In the last 30 days

Anita

Validated Reviewer

Projektmanagerin at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingBillingCRM

+ 2 more

What did you like?

Die Rechnungsablage geht sehr viel schneller und Poool erkennt schon das meiste aus dem eingepflegten Dokument von selbst. Alles rund um die Stundenbuchung ist super intuitiv und ich liebe die Widgets, die man an seine individuellen Bedürfnisse anpassen kann.

What did you not like?

Es wäre super wenn man in Poool selber wie zwischen Tabs hin und her wechseln könnte ohne den aktuellen Vorgang abzubrechen. Wenn es für die Projektzeiten so etwas wie einen Favoriten Reiter gäbe, wo man häufig benutzte Tasks ablegen kann. Der Button für die Abwesenheitsanträge könnte etwas auffälliger positioniert werden.

Which problems are you solving with the product?

Ich kann in jedem Projekt die Zeit mit den Features genau festhalten. Die Rechnungen können direkt dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. Angebote können sehr schnell mit den Vorlagen aus bereits erstellten Angeboten erstellt werden.

“Tolles System: Stoppuhr oder gerundete Zeiten + Ticketfunktion sind super und erleichtern alles.”

Source of review

3.5

In the last 30 days

Annika

Validated Reviewer

Art Director at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Design

Use cases:

AgencyTime Tracking

What did you like?

Ich mag besonders, dass man seine Zeiten einfach eintragen kann. Sowohl über den ganzen Tag als auch gezielt für bestimmte Tickets. Das macht Pool sehr flexibel und übersichtlich in der Nutzung.

What did you not like?

Die Startoberfläche ist schwer zu steuern. Viele Elemente wirken altmodisch und unübersichtlich. Nimmt dem Ganzen etwas den Spaß.

Which problems are you solving with the product?

1. Zuweisen von Aufgaben ist einfach; 2. Zeiten buchen ist übersichtlich; 3. Ticketsystem ist User freundlich

Reply from poool:

Hallo Annika,
herzlichen Dank für dein Feedback!
Wir planen für Q1/2026 den Roll-Out unseres neuen User Interfaces.
Damit sollte dann hoffentlich auch der Spaß wieder zurückkehren :)

“Ich habe inzwischen einen Workflow für mich gefunden, finde aber nicht alles ideal. ”

Source of review

2.0

In the last 30 days

Christina

Validated Reviewer

Projektmanagerin at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AgencyCRMProject Management

+ 1 more

What did you like?

Die Tickets, anhand derer wir im Team unseren Tag mit allen anstehenden Aufgaben für unsere Kreativen planen können. Wir besprechen täglich im Daily was ansteht und neue Aufgaben können einfach und schnell zugewiesen werden.

What did you not like?

Ich habe immer noch nicht herausgefunden, wie ich einen Auftrag so in Teilrechnungen abrechnen kann, dass alle Positionen mit dem Auftrag verknüpft werden. Wenn ich eine Teilrechnung aus einem Auftrag schreiben und später die Schlussrechnung dazu erstelle erscheinen trotzdem wieder alle Positionen des Gesamtangebots in der Rechnung. Es sollte so sein, dass bereits abgerechnete Positionen in die Schlussrechnung erst gar nicht mehr übernommen werden.

Which problems are you solving with the product?

Aufgabenverteilung im Team, Urlaubsplanung, Überblick über Homeoffice- und Bürozeiten

Reply from poool:

Hallo Christina,
kennst du schon die Funktion des Abrechnungsplans nach Auftragsgruppen oder -positionen?
Damit kann die Abrechnung einzelner Gruppen und Positionen zeitlich geplant und dann auch über die bekannten Abrechnungswege durchgeführt werden.
Gerne schaut sich unser Support Team das mit dir an Hand eines Beispiels an - schreib uns einfach eine kurze Mail :)

“Sehr einfach strukturiert ”

Source of review

3.5

In the last 30 days

Sina

Validated Reviewer

Projektmanagerin at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingAgencyTime Tracking

What did you like?

Die Anwendung überzeugt durch eine einfache Handhabung. Sie ist sehr gut strukturiert und klar aufgebaut. Zudem ist alles übersichtlich an einem Ort zusammengefasst.

What did you not like?

Der Funktionsumfang für fortgeschrittene Anforderungen wirkt teilweise noch ausbaufähig. Manche Einstellungen sind nicht sofort selbsterklärend und erfordern eine kurze Einarbeitung. Zudem wären mehr individuelle Anpassungsmöglichkeiten wünschenswert.

Which problems are you solving with the product?

Unser gesamter interner Workflow ist nun digital und ich erspare mir dadurch viel Zeit und unterschiedliche Systeme. Der größte Vorteil in der Nutzung ist die Kombination aus einfacher Handhabung und klarer Struktur, wodurch Poool schnell in den Arbeitsalltag integrierbar ist. Alles ist an einem Ort organisiert, was die Zusammenarbeit effizienter macht und unnötige Reibungsverluste vermeidet.

“Arbeitszeiterfassung leicht gemacht”

Source of review

3.5

In the last 30 days

Matthias

Validated Reviewer

Videograf, Art Director at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

Time Tracking

What did you like?

Übersichtliches User-Interface, schlichtes Design. Gutes Ticketsystem. Einfache Stundenbuchung und Buchung von Urlaubs-Anträgen.

What did you not like?

Automatische Pausensetzung funktioniert teilweise nur bei bestimmten Arbeitszeiten.

Which problems are you solving with the product?

Übersicht von Urlaubstagen und Antragstellung. Überstunden Übersicht. Projekte überschauen mit Statusreporting.

Reply from poool:

Hallo Matthias,
danke für dein Feedback.
Damit Stundenbuchung für dich noch einfacher wird, würden wir uns gerne den Fall zur Automatischen Pausebuchung ansehen.
Du kannst uns dazu gerne im Support kontaktieren.

“einfache Handhabung sowie die flexible Möglichkeit, Inhalte gezielt zu steuern”

Source of review

4.0

In the last 30 days

Nilay

Validated Reviewer

Projektmanagerin, Onlinemarketing at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingBillingProject Management

+ 1 more

What did you like?

Sehr einfache Bedienung und schnelle Anpassungen, flexible Steuerung und verständliche Auswertungen, die bei Entscheidungen helfen

What did you not like?

Manche Detailanpassungen erfordern mehr technisches Know-how Das Dashboard könnte an einigen Stellen übersichtlicher sein Hin und wieder kleine Verzögerungen bei Updates oder Tests

Which problems are you solving with the product?

Poool unterstützt uns als Werbeagentur dabei, für unsere Kunden Inhalte und Zugänge gezielt zu steuern und ihren Nutzern individuelle Journeys anzubieten. So können wir Conversion-Ziele besser erreichen und datenbasiert optimieren. Besonders hilfreich ist, dass wir Kampagnen und Paywall-Varianten flexibel testen können und mithilfe klarer Auswertungen schnell sehen, welche Maßnahmen für unsere Kunden am effektivsten funktionieren.

“Sehr übersichtliches Arbeitszeit-Tool”

Source of review

3.5

In the last 3 months

Max

Validated Reviewer

Videograf at

Agentur Treibwerk

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

Time Tracking

What did you like?

Pool hat ein super übersichtliches UX-Design und man muss sich nicht lange einarbeiten.Vor allem das Minimalisitische macht es für mich zum besten Tool.

What did you not like?

Oftmals dauert die Aktualisierung der Stunden ein paar Minuten. Wenn man also schnell was korrigieren muss, muss man etwas warten. Es könnte mal wieder neue Zitate geben.

Which problems are you solving with the product?

Poool trägt meine Zeiten selbst ein. Wenn ich also immer zur selben Zeit in die Arbeit gehe, muss ich da nichts manuell eintragen.

Reply from poool:

Hallo Max,
danke für dein Feedback!
Uns freut zu hören, dass dir die Einarbeitung in Poool leicht gefallen ist.
Die Zitate werden in unserem neuen UI vorerst durch Tiroler Landschaftsbilder ersetzt :). Auch die Ladezeit wird sich in einigen Bereichen dadurch weiter verbessern.

“Sehr übersichtlich und vor allem schnell!”

Source of review

4.5

In the last 3 months

Christian

Validated Reviewer

Art Director at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Design

Use cases:

Project ManagementTime Tracking

What did you like?

Stunden zu buchen ist super bequem und schnell. Tickets für Projekte sind fix angelegt und lassen sich individuell bearbeiten.

What did you not like?

- Stay signed in würde mir persönlich fehlen. Copy und Pasting von Zeiterfassungen (Bsp. KW40 Zeiten auf KW41 kopieren)

Which problems are you solving with the product?

Zeitmanagement, Projektübersicht und Urlaubsplanung.

“Poool ist übersichtlich und ideal für die Größe unseres Unternehmens von 10 Mitarbeitern.”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Nico

Validated Reviewer

Senior Grafik Designer at

in the Headroom GmbH

1-50 employees
Industry: Design

Use cases:

AgencyProject ManagementTime Tracking

What did you like?

Poool ist für ein Webtool optisch ansprechend gestaltet und intuitiv benutzbar. Das Dashboard, das man sich auch selbst anpassen kann, ist übersichtlich. Die übrigen Bereiche sind gut voneinander getrennt und leicht erreichbar. Das Filtersystem im Ticketbereich ist gut durchdacht.

What did you not like?

Was mir weniger gefällt, ist die Zeiterfassung. Hier wäre es super, wenn beim Erfassen der Projektzeiten die Projekte der letzten Woche ganz oben gereiht sind, anstatt, dass man diese wieder für jede Woche neu suchen muss und dass es auch nur jede Projekte anzeigt, wo ich Zeiten eintragen kann.

Which problems are you solving with the product?

Klare genaue Auflistung meiner laufenden Projekte und Aufgaben, sowie der jeweilige aktuelle Stundenaufwand pro Projekt. Genaue und übersichtliche Erfassung meiner Arbeitszeiten. Wir auch manchmal als Kommunikationsmittel eingesetzt, wobei sich da andere Tools besser dafür eignen.

“Poool erleichtert seit dem Switch vor 2 Jahren stark unsere Workflows”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Mariella

Validated Reviewer

Social Media Managerin at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingAgencyProject Management

+ 1 more

What did you like?

Userorientierter Aufbau (Sehr selbsterklärend wo man was findet) , Eigenes Dashboard mit Widgets nach Gebrauch und einen übersichtlichen Angebots- und Rechnungserstellungsbereich

What did you not like?

Die Erstellung von Teilrechnungen ist oft unüberschaubar, teilt die Originalangebote komisch auf, Der Prozess Leads zu einem Projekt umzuwandeln

Which problems are you solving with the product?

Poool hat den Workflow erheblich vereinfacht. Wir nutzen es für die tägliche Aufgabenbesprechung, Angebots- und Rechnungserstellung, Zeitbuchung etc. anstatt mehrere Tools zu nutzen wie früher

“Wir sind POOOL-Kunde der ersten Stunde und immer noch begeistert!”

5.0

In the last 3 months

Sven

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

MEDIUM Werbeagentur GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingAgencyBilling

+ 3 more

What did you like?

POOOL ist wirklich übersichtlich und gibt es die Möglichkeit, unser Projektmanagement schnell und umfassend zu steuern. Durch das klar strukturierte UX-Design ist die Bedienung nahezu selbsterklärend. Gerade in diesem Jahr (2026) sind im Bereich Reporting viele Funktionen hinzugekommen, die uns im täglichen Leben wirklich unterstützen.

What did you not like?

Die Funktionen im Bereich Ressourcen- und Projektplanung funktionieren nicht wirklich gut und sind wenig intuitiv. Wir nutzen daher auch noch Microsoft Planner, um einen besseren Überblick über Ressourcen zu haben.

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen POOOL bei der Angebotserstellung, der Zeiterfassung, der Budgetplanung und Nachkalkulation bis zum Reporting.

“Simpler Arbeiten denn je”

Source of review

5.0

In the last 3 months

Maria

Validated Reviewer

Projekt Manager at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AgencyProject Management

What did you like?

Die Oberfläche ist super clean und intuitiv – ich finde alles sofort, ohne rumzusuchen. Die Zeiterfassung geht ultraschnell und läuft einfach nebenher, ohne dass ich dran denken muss. Die ganze Struktur macht meinen Arbeitsalltag viel leichter – weniger Chaos, mehr Überblick. Ich kann alles in einem Tool erledigen: Zeiten, Ablagen, Projekte. Kein Hin- und Hermehr. Es spart mir echt Zeit, weil alles logisch aufgebaut ist und direkt funktioniert. Die Automatisierungen nehmen mir viel Kleinkram ab.

What did you not like?

Die mobile Nutzung funktioniert zwar, aber fühlt sich noch ein bisschen hakelig an und könnte insgesamt flüssiger und intuitiver laufen.

Which problems are you solving with the product?

Ich spare mir mega viel Zeit, weil ich alles an einem Ort habe statt zig Tools zu jonglieren. Außerdem bekomme ich endlich einen klaren Überblick über Zeiten, Aufgaben und Ablagen, ohne Stress oder Chaos.

“Super Tool für den Agentur-Alltag”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Maria

Validated Reviewer

Art Director at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AgencyTime Tracking

What did you like?

Super ist, dass das Dashboard durch Widgets personalisiert werden kann. Die Zeiterfassung ist visuell gut verständlich.

What did you not like?

Eine Kalenderansicht für Abwesenheiten fehlt. Bei der Auswahl der Projekte zur Projektzeitbuchung wird oft angezeigt "Zu viele Ergebnisse. Bitte spezifizieren Sie den Suchbegriff" obwohl schon ein konkretes Projekt angegeben wurde.

Which problems are you solving with the product?

Ich kann sehen, welche Kollegen wann im Urlaub oder im Homeoffice sind. Ich kann Briefings zu Projekten in den Tickets nachschauen und muss meine Kollegen nicht erneut fragen. Ich kann schnell und einfach meine Arbeitszeit buchen.

“Effiziente Projekt- und Zeiterfassung im gesamten Team”

Source of review

4.5

In the last 3 months

David

Validated Reviewer

Grafikdesigner at

in the headroom GmbH

1-50 employees
Industry: Design

Use cases:

AgencyProject ManagementTime Tracking

What did you like?

Die Übersicht über den Zeitaufwand von vielen, unterschiedlichen Projekten ganz einfach zu behalten und im Team schnell Aufgaben weitergeben zu können ist enorm praktisch und unkompliziert.

What did you not like?

1.) Bei "Arbeitszeit Reporting" fehlt eine schnelle Ansicht des aktuellen Tages (nicht nur Zeitraum-Darstellung) 2.) Die angegebenen Daten zum Gleitzeitkonto könnten regelmäßiger aktualisiert werden (wird oft nur 1x am Tag aktualisiert) 3.) Die Projekterfassung bei der Projektzeit ist etwas verwirrend – es könnte beim Hinzufügen einer Projektzeit-Erfassung eindeutiger angezeigt werden, ob es sich um ein Ticket oder die Aufgabe eines Tickets handelt

Which problems are you solving with the product?

Der Alltag wird gut und sauber strukturiert erfasst und es wird ganz klar, wie auch transparent für den Kunden erfasst, wie viel Zeit wofür eingesetzt wurde

“Perfekte Software für unsere Agentur für digitale Produkte”

Source of review

5.0

In the last 3 months

Martin

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Die Schittigs GmbH

1-50 employees
Industry: Internet

Use cases:

AccountingAgencyBilling

+ 6 more

What did you like?

Man merkt ganz deutlich, das Poool sich auf Agenturen und deren Arbeitsabläufe spezialisiert hat. Das macht uns jeden Tag das Leben etwas leicher und wir können unsere internen Prozesse wunderbar abbilden. Die Software richtet sich nach uns - nicht anders herum.

What did you not like?

Das UX-Design der Software ist aktuell etwas unübersichtlich gewoden, was dem über die Jahre doch stark gewachsenen Funktionsumfang geschuldet ist. Ein Redesign lässt aber bestimmt nicht mehr lange auf sich warten, denn Kundenanforderungen werden immer sehr ernst genommen!

Which problems are you solving with the product?

Wir organisieren unseren kompletten Agenturprozess, von der Leaderfassung und -pflege zur Angebotserstellung, Projektmanagement und Rechnungslegung.

“Sorgt für reibungslose Abläufe in unserem Unternehmen”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Andreas

Validated Reviewer

Angestellter at

Agentur Triebwerk GmbH

51-1000 employees
Industry: PR & Kommunikation

Use cases:

AgencyProject ManagementTime Tracking

What did you like?

Arbeitszeitplanung und Aufgabenzuteilung sind eine wichtige Stütze unserer Agentur. Sie werden auch aktiv in unseren täglichen Abteilungsmeetings genutzt.

What did you not like?

Manche Menüpunkte sind etwas versteckt und ungünstig platziert. Zudem kann ich als Mitarbeiter manche Sachen nicht mehr selbst korrigieren, sondern muss dies über die Verwaltung machen.

Which problems are you solving with the product?

Übersicht über die in Projekte investierte Arbeitszeit, Übersicht über Urlaube und Abwesenheiten, Urlaubsplanung.

“Gut, mit Verbesserungsmöglichkeiten in der Costumisierung”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Nicolas

Validated Reviewer

Berater at

BBA Managementberatung

1-50 employees
Industry: Politische Organisation

Use cases:

Project ManagementTime Tracking

What did you like?

Die Einfachheit und Anpassbarkeit der Applikation. Projekteongaben und Zeiterfassung kostet mich deutlich weniger Zeit als früher.

What did you not like?

Spezifische Abrechnungsmöglichkeiten können nicht selbst angepasst werden. Hier kann dem User mehr zugetraut werden

Which problems are you solving with the product?

Die Erfassung von Projektzeiten - es ist einfach und browserbasiert

“Einfach, übersichtlich und effizient”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Kimberley

Validated Reviewer

Projektmanagerin at

B&B. Markenagentur GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingAgencyBilling

What did you like?

Die Handhabung des Tools ist wirklich easy und angenehm simpel zu verstehen. Alle wichtigen Funktionen, die man im Projektmanagement benötigt, sind vorhanden, ohne dass es überladen wirkt. Besonders positiv fällt die klare und übersichtliche Struktur auf, durch die man schnell findet, was man sucht. Ein weiteres Highlight ist der integrierte Beschleuniger durch Copy-Funktionen, die viele Abläufe deutlich schneller machen.

What did you not like?

Die Handhabung von Teilabrechnungen könnte leichter sein. Derzeit ist der Split nicht ohne händisches Nachrechnen umzusetzen (..insbesondere bei großen Projekten unpraktisch). Und optionale Leistungszeilen wären super (derzeit nur auf Gruppenebene möglich).

Which problems are you solving with the product?

Angebote schreiben, Abrechnungen erstellen, Ökonomische Zielsetzungen auf Projekt, Kunden oder Gesamtumsatz ebene vergleichen. Leichtgemachter Export aller relevanten Daten.

“Super Tool aber ausbaufähig”

Source of review

3.5

In the last 3 months

David

Validated Reviewer

Social Media Manager at

Somengo GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingProject ManagementTime Tracking

What did you like?

Pool bündelt alles an einem Ort, spart mir Zeit und macht unser Social-Media-Projektmanagement endlich wirklich übersichtlich.

What did you not like?

Pool wirkt oft unübersichtlich, viele Funktionen sind versteckt und ich brauche zu lange, um alltägliche Aufgaben zu finden.

Which problems are you solving with the product?

Poool zeigt den aktuellen Projektstand für alle Beteiligten – ohne, dass jemand Informationen zusammensuchen muss. Das ist gerade in einer Agentur super nützlich.

Reply from poool:

Hallo David,
freut uns zu hören, dass ihr mit Poool eine gute Übersicht über euer Projektgeschäft bekommen habt.

Du hast völlig Recht - bei der Vielzahl an Funktionen muss man sich an ein paar Stellen Tricks bedienen um den schmalen Grad zwischen Übersicht & Einfachheit und schnellem Zugriff zu treffen.

Wir konnten hier viel aus Eurem Feedback (und dem all unserer Kunden) lernen und freuen uns auf das neue UI :)

“Bewertung Poool Software”

Source of review

4.5

In the last 3 months

Carina

Validated Reviewer

Office Management at

conlline consulting gmbh

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

AccountingBillingERP-Systeme

+ 2 more

What did you like?

Am besten gefällt mir der extrem schnelle, kompetente und immer freundliche Support sowie die übersichtliche Struktur, durch die man auf vielen Wegen zum gleichen Ergebnis kommt.

What did you not like?

Man kann Zahlungserinnerungen und Mahnungen bisher nicht direkt aus dem System versenden.

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen Poool als zentrales CRM sowie für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung. Außerdem setzen wir es für die Zeiterfassung und die Urlaubsplanung unserer Mitarbeiter ein, was viele Prozesse vereinfacht, Zeit spart und für deutlich mehr Übersicht im Arbeitsalltag sorgt.

“Viele Features, ständige Verbesserungen ”

Source of review

4.5

In the last 3 months

Lisa

Validated Reviewer

Lichtplanerin/Technikerin at

ING-B

1-50 employees
Industry: Architektur & Planung

Use cases:

Project ManagementTime Tracking

What did you like?

Praktische Features, schöne Oberfläche. Es gibt viele Möglichkeiten Informationen zu hinterlegen und Fortschritte zu tracken.

What did you not like?

Aktuell kann ich keine Nachteile nennen, da mir in der Bedienung noch nichts negatives aufgefallen ist.

Which problems are you solving with the product?

Geordnete nachvollziehbare Ticketvergabe und Ressourcenplaung. Tracking der Projektzeit.

“Ein sehr übersichtliches, verständliches Programm”

5.0

Older than 12 months

Verena

Validated Reviewer

Büroangestellte at

DerOberhammer

1-50 employees
Industry: Design

Use cases:

AccountingBillingCRM

+ 1 more

What did you like?

Kostenaufstellung, Zeitmanagemant, Buchhaltung, Rechnungswesen, Projekt abwicklung, Mahnwesen, Kunden anlegen, Zeitmanagment

What did you not like?

Mir gefällt die Software sehr gut. Mir gefällt die Software sehr gut. Mir gefällt die

Which problems are you solving with the product?

Die Vorbereitung für den Steuerberater, damit er weniger Arbeit hat, da man alles vorbereiten kann.

“Bewertung Poool 2024”

4.5

Older than 12 months

Nadja

Validated Reviewer

Senior Consultant at

RocsGrey Consulting

1-50 employees
Industry: PR & Kommunikation

Use cases:

AccountingBillingProject Management

+ 1 more

What did you like?

Vorteile: Angebote, Aufträge und Rechnungen, die miteinander verknüpft sind. Auswertung in der Zeiterfassung, klar nachvollziehbar

What did you not like?

Formatierungen in Rechnungen und Angeboten könnten besser sein, Projekterfassungen könnte einfacher sein. Nicht zuviele Filter zur Auswahl haben, so tut man sich schwer etwas zu finden.

Which problems are you solving with the product?

gar kein Probleme. Das die Rechnungen in einer ordentlichen CI rausgehen.

“Poool in unserer Agentur einzusetzen, hat die Verwaltung um Welten einfacher gemacht!”

5.0

Older than 12 months

Steven

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Bohm und Nonnen Büro für Gestaltung GmbH

1-50 employees
Industry: Design

Use cases:

AccountingAgencyBilling

+ 2 more

What did you like?

Wir setzen Poool seit 5 Jahren ein – und seitdem läuft das System stabil und ohne einen einzigen Ausfall oder andere technische Probleme.

What did you not like?

Es gibt überhaupt Nichts auszusetzen. Alle Funktionen sind da, und wenn etwas fehlt, kommt es sicher mit einem der nächsten Updates.

Which problems are you solving with the product?

Angebote schreiben, Zeit erfassen, Jobs verwalten - alles in einem Tool und schneller als jemals zuvor.

“Alles gut, wir sind sehr zufrieden damit”

4.0

Older than 12 months

Veronika

Validated Reviewer

PR Assistentin at

RocsGrey Consulting GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

Time Tracking

What did you like?

Das Zeiterfassungsprogramm überzeugt durch seine intuitive Bedienung und klare Übersichtlichkeit – selbst für Einsteiger leicht verständlich. Die vielfältigen Funktionen, wie automatische Berichte und flexible Anpassungsmöglichkeiten, sparen enorm viel Zeit und machen die Arbeitsplanung effizienter. Der freundliche und schnelle Support rundet das Gesamtpaket perfekt ab – absolut empfehlenswert!

What did you not like?

Das Programm ist grundsätzlich gut, allerdings könnte die Benutzeroberfläche an einigen Stellen moderner und übersichtlicher gestaltet werden. Einige Funktionen wirken etwas eingeschränkt, beispielsweise wäre eine erweiterte Exportmöglichkeit in unterschiedliche Formate wünschenswert

Which problems are you solving with the product?

Organisation von Aufgaben. Sehe die Vorteile insofern, indem man sich seiner eigenen Arbeitszeit bewusster wird und Verbesserungspotenziale eher sieht.

“Super Tool mit ganz vielen Möglichkeiten”

4.0

Older than 12 months

Vanessa

Validated Reviewer

Freelance Designer at

RocsGrey Consulting GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

Project ManagementTime Tracking

What did you like?

Das Ticketsystem finde ich gut, man kann es super mit Kollegen verknüpfen und Dateien hochladen. Die Breite des Angebots macht es zu einem guten Produkt.

What did you not like?

Neben allen Vorteilen vermisse ich manchmal eine App bzw. einen Weg benachrichtigt zu werden, wenn man einen Eingang hat. Dadurch kann man das manchmal übersehen. Und es ist zwar super, dass die Zeiterfassung so einfach integriert ist, jedoch ist die Handhabung für mich als Freelancer (nachher in der Abrechnung) oft nicht so selbsterklärend. Das kann aber gut auch an mir liegen ;)

Which problems are you solving with the product?

Eine Software für alles innerhalb der Firma. Zeiterfassung, Projektmanagement und Buchhaltung auf einer Plattform.

“Sehr nützliches und einfach zu verwenden”

5.0

Older than 12 months

Lea

Validated Reviewer

Social Media Manager at

RocsGrey Consulting GmbH

1-50 employees
Industry: PR & Kommunikation

Use cases:

Project ManagementTime Tracking

What did you like?

Das man den Urlaubsantrag so schnell und einfach abschicken kann. Das kommen und gehen Tool ist auch sehr praktisch. Noch dazu finde ich es praktisch, dass man angeben kann, ob man im Büro, Homeoffice etc. ist.

What did you not like?

Mit der Stopuhr finde ich mich nicht zurecht und man muss sich am Anfang in der Tool einlesen.

Which problems are you solving with the product?

Ich erspare mir so das lästige mitschreiben meiner Stunden

“Effizienz und perfekte Teamarbeit in einem Tool”

5.0

Older than 12 months

Elzbieta

Validated Reviewer

PR-Assistentin at

RocsGrey Consulting GmbH

1-50 employees
Industry: PR & Kommunikation

Use cases:

Project ManagementTime Tracking

What did you like?

Am besten gefällt mir die benutzerfreundliche Oberfläche und die effiziente Zusammenarbeit im Team, die das Projektmanagement deutlich vereinfacht.

What did you not like?

Es gibt keine wesentlichen Punkte, die mir nicht gefallen. Alles ist gut strukturiert und leicht verständlich.

Which problems are you solving with the product?

Mit Poool löse ich Probleme der Projektorganisation und Teamzusammenarbeit, indem ich Aufgaben effizient verwalte und den Fortschritt einfach überwache. Die Vorteile sind eine klare Struktur, Zeitersparnis und eine bessere Koordination im Team, was die Umsetzung komplexer Projekte deutlich erleichtert.

“Poool hat unsere Arbeitsprozesse erheblich vereinfacht und optimiert”

5.0

Older than 12 months

Jens

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Johannes Bauer

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

ERP-Systeme

What did you like?

poool hilft dabei, Projekte präzise zu planen, Ressourcen optimal zu verteilen und den Überblick über Deadlines und Budgets zu behalten – alles in Echtzeit. Alle relevanten Informationen zu Kunden und Projekten sind an einem Ort. Das erleichtert die Kommunikation im Team und sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. poool bietet detaillierte Einblicke in die Budgetverwendung und den Fortschritt der Projekte. So können wir schnell reagieren und sicherstellen, dass wir sowohl zeitlich als auch wirtschaftlich im Rahmen bleiben.

What did you not like?

Im Grunde genommen gibt es kaum Negatives zu berichten, wenn man sich erstmal in das Tool eingearbeitet hat.

Which problems are you solving with the product?

Projektplanung, Budgetplanung, Zeiterfassung

“5 Sterne: Die beste Pool-Firma westlich des Mittelmeers!”

5.0

Older than 12 months

Daniela

Validated Reviewer

Büroorganisation at

Sandruschka GmbH

1-50 employees
Industry: Design

Use cases:

AccountingBillingERP-Systeme

+ 2 more

What did you like?

Wir hätten nie gedacht das es eine Eierlegendewollmilchsau gibt – bis wir poool aus Innsbruck kennenlernen durften ! Dieses Team löst absolut jedes Problem wenn es um eine ERP-software geht. Wirklich alle sind super freundlich und bei jedem Anruf wird man wie ein VIp (Very Important pooolbesitzer) behandelt.

What did you not like?

Das wir Christoph und Co. noch nicht in Innsbruck besuchen konnten und das wir noch nie den Fellkollegen zu Gesicht bekommen haben....

Which problems are you solving with the product?

Bisher haben wir drei unterschiedliche Programme genutzt um unsere Projekte zu managen. Jetzt brauchen wir dank poool nur noch eins- und zwar poool

“Sehr einfaches Projektmanagement mit poool ”

5.0

Older than 12 months

Armin

Validated Reviewer

Geschäftsführung at

Oberhuber und Kuen Kommunikation GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AccountingAgencyProject Management

+ 1 more

What did you like?

Sehr logisch, schnell , wenig administrativer Aufwand. Im Vergleich und aus Erfahrungswerten mit anderen Softwarelösung bietet poool uns als Kommunikationsagentur die perfekte Plattform um strukturiert und effizient zu arbeiten.

What did you not like?

Im Grunde genommen gibt es wenig. Die Abrechnung über die Auftragsplanung ist manchmal noch nicht ganz klar. Aber da lernen wir täglich dazu.

Which problems are you solving with the product?

Wir haben mit poool eine ausgezeichnete Projektüberwachung. Ohne Ticket auf den Kundenprojekten darf bei uns im Haus niemand mehr Jobs erledigen. Daten sind am Server anhand der Projekt und Ticketnummern sehr klar zugeordnet.

“Zuverlässig und zuvorkommen. Bei Problemen immer erreichbar”

4.5

Older than 12 months

Vera

Validated Reviewer

Digital Marketing | Content Kreation at

Oberhuber & Kuen Kommunikation

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AgencyProject ManagementTime Tracking

What did you like?

Die Usability gefällt mir sehr gut und das einfach zu handhabende User Interface ist auch ein Pluspunkt. Das User Interface wurde passend an unsere Anforderungen und Bedürfnisse angepasst.

What did you not like?

Es gibt ein paar technische Fehlerchen, bspw. werden die Überstunden nicht richtig angezeigt.

Which problems are you solving with the product?

Zeiterfassung unserer Projekte und Organisation von Projekte. Übersichtlich, einfach handzuhaben und intuitiv.

“sehr gutes Handling, super Support, große Akzeptanz bei MitarbeiterInnen”

5.0

Older than 12 months

Thomas

Validated Reviewer

Geschäftsführung at

O&K Kommunikation, LIVI AR

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

AgencyProject ManagementTime Tracking

What did you like?

die einfache Zeiterfassung, die rudimentären, aber völlig ausreichenden Controlling-Möglichkeiten, das schnelle Erstellen von Projekten, Angeboten und Tickets.

What did you not like?

Die Leads sind bei einem Unternehmen, das zum Gutteil von Stammkunden lebt eher verwirrend als hilfreich.

Which problems are you solving with the product?

Das komplette Projektmanagement inkl. Zeiterfassung und automatischem Export ins BMD

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