heyData

Als CEO weiß ich, dass Datenschutz nicht nur eine rechtliche Verpflichtung ist, sondern auch ein entscheidender Vertrauensfaktor für unsere Partner, Kunden und Influencer. Gerade in einer Branche, die sich mit digitaler Sichtbarkeit, E-Sport und Social Media auseinandersetzt, ist der Umgang mit sensiblen Daten von entscheidender Bedeutung. Unsere Hauptanforderung an ein Datenschutz-Tool war Klarheit und Automatisierung. Wir arbeiten mit einer Vielzahl an Content-Creatorn, Unternehmen und Sponsoren zusammen, die alle unterschiedliche Anforderungen an den Datenschutz haben. Klassische manuelle Lösungen mit Tabellen und PDFs waren für uns keine Option, zu unübersichtlich, zu fehleranfällig. Heydata wurde uns empfohlen und nach einer ersten Testphase entschied ich mich, es in unseren Arbeitsalltag zu integrieren. Heydata unterstützt uns vor allem in drei Kernbereichen: Verarbeitungsverzeichnis & Dokumentation, Mitarbeiterschulungen und Betroffenenanfragen & Datenschutz-Folgenabschätzung.

Die Entscheidung, heyData zu testen, kam aus einem ganz praktischen Bedürfnis heraus. Wir suchten eine Lösung, die nicht nur die Compliance-Prozesse standardisiert, sondern auch unser Team in diesen Bereichen besser schult. Als mittelständisches Unternehmen mit einem breiten Serviceportfolio und einer stark wachsenden Kundenzahl haben wir keine eigene Rechtsabteilung, die sich ausschließlich mit Datenschutz befasst. Daher lag es nahe, ein Tool zu finden, das uns hier entlasten kann. Wir nutzen heyData hauptsächlich, um unsere Datenschutzrichtlinien auf dem neuesten Stand zu halten, regelmäßige Audits durchzuführen und Mitarbeiterschulungen anzubieten.

Als ein Unternehmen, das sich der Cybersicherheit verschrieben hat, stehen Datenschutz und Compliance bei uns an oberster Stelle. Seit Februar 2022 nutzen wir heyData, um unsere internen Datenschutzprozesse zu optimieren und die strengen Anforderungen der DSGVO effizient umzusetzen. Als Unternehmen mit zahlreichen Dienstleistern benötigen wir ein effektives Tool, um deren DSGVO-Konformität zu überprüfen. Mit heyData können wir Risikobewertungen unserer Auftragsverarbeiter automatisieren und stets auf dem neuesten Stand bleiben. Wir setzen heyData zur Sensibilisierung unseres Teams ein. Die interaktiven Schulungen und Zertifizierungen sind ein großer Vorteil, um Cybersicherheits- und Datenschutzthemen praxisnah zu vermitteln.

Ein wesentlicher Grund für unsere Entscheidung, HeyData zu wählen, war die benutzerfreundliche Oberfläche und die Zusage, komplexe Datenschutzanforderungen in verständliche, leicht umsetzbare Schritte zu übersetzen. Die Einführung verlief weitgehend problemlos, und das Onboarding-Team von HeyData hat uns hervorragend unterstützt. Ich setze HeyData vor allem ein, um datenschutzrelevante Risiken zu erkennen und zu minimieren. Besonders im Bereich der Gesundheitsrichtlinien gibt es zahlreiche Schnittstellen zu sensiblen personenbezogenen Daten, sei es in Forschungsstudien oder in der Kommunikation mit externen Partnern. HeyData hilft uns dabei, unsere Prozesse zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle relevanten gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

Wir mussten DSGVO-Anfragen schnell bearbeiten und unseren Compliance-Status kontinuierlich auditieren. Mit heyData läuft das System im Hintergrund, während sich unser Team auf die Kerngeschäftsprioritäten konzentriert.

Enabled us to go from zero to fully complaint. Offers phenomenal customer service and a neat, organized framework.

heyData hilft uns dabei, das Thema Datenschutz von einem unübersichtlichen Berg an Einzelaufgaben in ein strukturiertes System zu überführen. Anstatt Dokumente dezentral zu verwalten, haben wir nun einen zentralen „Single Point of Truth“. Das Tool löst vor allem das Problem der operativen Umsetzung: Durch die geführten Prozesse bei der Datenpflege und die Vorlagen für AV-Verträge sparen wir uns das zeitintensive Neuerfinden des Rades. Der größte Vorteil liegt in der Professionalisierung nach außen – das Siegel und die saubere Dokumentation geben uns die nötige Sicherheit gegenüber Kunden und Partnern, ohne dass wir eine eigene Rechtsabteilung dafür aufbauen müssen. Es ist eine gute Lösung für alle, die eine effiziente Schaltzentrale für ihre Compliance-Pflichten suchen.

Wir haben das Tool eingeführt, weil wir endlich ein System wollten, das Datenschutz nicht nur erfüllt, sondern auch lebt, ohne uns dabei im Tagesgeschäft auszubremsen. Wir haben mit dem Datenschutzbeauftragten von heyData direkt unsere TOMs überarbeitet und an unsere IT-Infrastruktur angepasst. Die Kommunikation läuft unkompliziert über die Plattform, keine Mails mit Anhängen, alles zentral. Jeder neue Mitarbeiter bekommt direkt in der Onboarding-Woche Zugang zur Datenschutz-Akademie von heyData. Die Schulungen sind ehrlich gesagt überraschend gut gemacht, keine 2000er-PowerPoint-Vibes, sondern interaktive Inhalte, die sogar unsere kreativsten Köpfe bei der Stange halten. Und das Beste ist die Zertifikate landen automatisch im System.

Unser Unternehmen ist als Softwaredienstleister in unterschiedlichsten Branchen unterwegs, vom Gesundheitswesen über Energie bis zur Laborsoftware. Wir entwickeln individuell, was bedeutet, dass auch die Datenschutzanforderungen unserer Kunden extrem unterschiedlich und komplex sind. DSGVO-Konformität ist bei uns keine reine Checkbox. Sie muss integraler Bestandteil unserer Arbeitsweise sein. Nach langen Überlegungen und dem Test mehrerer Tools haben wir uns vor rund einem Jahr für heyData entschieden und um ehrlich zu sein, es war eine der besten Entscheidungen im Bereich Compliance-Management, die wir bisher getroffen haben. Früher war unsere technische Dokumentation teilweise in Word, teilweise in Confluence und für Audits ein Albtraum. HeyData generiert automatisch vollständige Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsverträge, TOMs und kann alles in einer Art Audit-Ready-Ordner bündeln.

Zunächst stand für uns die Frage im Raum, brauchen wir wirklich eine spezielle Datenschutz-Software? Die ehrliche Antwort ist Unbedingt! Gerade als wachsendes Unternehmen, das online verkauft, Kundendaten verarbeitet und enge Kooperationen mit Partnern eingeht, kann ein DSGVO-Verstoß nicht nur teuer werden, sondern vor allem das Vertrauen schädigen. HeyData hat uns direkt angesprochen, weil die Plattform das Thema Datenschutz einfach, effizient und vor allem ohne juristisches Kauderwelsch zugänglich macht. Keine endlosen Paragraphen, keine nervigen Formulare, sondern klare Prozesse, praktische Checklisten und ein richtig gutes Dashboard.

Bei uns ist Datenschutz tief in den Geschäftsprozessen verwurzelt. HeyData ist für uns dabei kein bloßes Häkchen-Setz-Tool, sondern eine strategische Lösung, die uns enorm entlastet und den Datenschutz nicht nur vereinfacht, sondern tatsächlich verbessert. HeyData bietet interaktive Schulungsmodule, die unser Team auf dem neuesten Stand halten, nicht mit langweiligen PDFs oder drögen Präsentationen, sondern mit praxisnahen Szenarien. Jeder im Unternehmen durchläuft regelmäßig Schulungen und wir können den Fortschritt live nachverfolgen. Früher mussten wir zahlreiche Dokumentationen und Risikoanalysen manuell verwalten. Mit heyData läuft das jetzt weitgehend automatisiert.

Wir arbeiten mit sensiblen Kundendaten, Zahlungsinformationen und branchenspezifischen Regularien, die nicht nur DSGVO-konform, sondern auch sicher verarbeitet werden müssen. Gerade bei der Einführung neuer Kassensysteme in Restaurants oder im Einzelhandel müssen wir garantieren, dass unsere Systeme rechtlich wasserdicht sind. HeyData erschien uns als perfekte Lösung, um diesen ganzen Bürokratie-Wahnsinn in den Griff zu bekommen. Einer der größten Pluspunkte von heyData ist die automatische Risikoanalyse. Die Plattform scannt quasi unser Unternehmen auf potenzielle Datenschutzverstöße und gibt uns eine klare Übersicht, wo wir nachbessern müssen. Das hat uns vor einigen echten Stolperfallen bewahrt.

Unser Unternehmen ist darauf spezialisiert, durch gezieltes Social Media Marketing Neukunden und qualifizierte Bewerber für unsere Kunden zu gewinnen. Dabei jonglieren wir mit einer riesigen Menge an Daten von Leads über Kundeninformationen bis hin zu internen Prozessen. Datenschutz ist also ein Riesenthema. Lange Zeit war das für uns eine echte Herausforderung, bis wir auf heyData gestoßen sind. Die Software verspricht ein vollumfängliches Datenschutz-Management auf Autopilot. Und das hat uns neugierig gemacht. Die Plattform führte uns durch einen strukturierten Fragebogen, anhand dessen unser individuelles Datenschutz-Level bestimmt wurde. Was uns sofort positiv auffiel, die Software erklärt alles in verständlicher Sprache, kein Juristen-Kauderwelsch, sondern klare, praxisnahe Anleitungen.

Als Inhaber eines Unternehmens, das sich auf IT-Sicherheit und digitale Transformation spezialisiert hat, sind Datenschutz und Compliance für uns nicht nur gesetzliche Verpflichtungen, sondern essenzielle Bestandteile unserer täglichen Arbeit. Vor der Einführung von heyData war unser Datenschutzmanagement ein Flickenteppich aus internen Prozessen und manuell gepflegten Dokumenten. Ein ineffizienter, zeitfressender und fehleranfälliger Albtraum. Dann kam heyData und plötzlich war alles anders. Die Möglichkeit, alle Dokumente zentral zu verwalten und bei Änderungen sofortige Updates zu erhalten, spart uns Stunden an Arbeit pro Monat.

Data protection is not just a legal obligation for us but also a fundamental part of the trust we share with our customers. That’s why I was looking for a solution that would help us stay DSGVO-compliant without burdening my team and me with excessive bureaucracy. What initially convinced me about heyData was its promise, a digital, intuitive and comprehensive platform that guides businesses like mine through the complexities of data protection. I wanted a solution that not only covered mandatory requirements but was also genuinely practical and heyData seemed like the right choice. Data protection is not just my responsibility as a managing director; my entire team needs to be aware of it. HeyData offers interactive and easy-to-understand training sessions that my employees could access online and at their convenience. With heyData, we were able to automatically generate and centrally manage our privacy policy, processing records, and other guidelines.