CPQ-System für variantenreiche Produkte: Diese Features machen den Unterschied
Chantal Seiter13.10.2026
So bildet die richtige Lösung Konfiguration, Preis und Angebot in einem Prozess ab
Inhalt
- Was ist ein CPQ-System?
- Herausforderungen ohne CPQ-System
- Für wen lohnt sich ein CPQ-System?
- Feature-Checkliste: Must-haves und Nice-to-haves eines CPQ-Systems
- Dein Weg zum Tool: Kosten, Einführung und Anbieterauswahl
- Software-Tipp: Combeenation für deine Angebote
- Fazit: Ohne CPQ-System wird es schnell chaotisch
Bevor ein Angebot für eine individuell konfigurierte Maschine rausgeht, blättern Vertrieb und Technik durch Excel-Listen und PDF-Kataloge oder sie verlassen sich auf das Wissen einzelner Kolleg*innen. Die Angebotserstellung kann so schnell mehrere Tage bis Wochen dauern. Preise unterscheiden sich außerdem oft je nach Kanal, auf dem die Produkte gelistet sind. Manchmal geht eine Konfiguration in die Fertigung, die sich so gar nicht bauen lässt. Für Herstellende modularer, variantenreicher Produkte mit technischen Abhängigkeiten und erklärungsbedürftigem Vertrieb ist das der Alltag, wenn ein CPQ-System fehlt. Was so ein System leisten muss und woran du ein gutes erkennst, erfährst du in diesem Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein CPQ-System bündelt Konfiguration, Preisberechnung und Angebotserstellung in einem Prozess und ist dafür an Tools wie CRM- und ERP-Systeme angebunden.
- Ob sich CPQ lohnt, entscheidet dein Produktprofil und nicht deine Branche. Kriterien sind z. B. ein modularer Aufbau, viele Varianten und technische Abhängigkeiten.
- Zu den Must-haves zählen regelbasierte Konfiguration mit Echtzeit-Validierung, dynamische Preise mit Rabattlogik, automatisierte Angebote, offene Schnittstellen sowie ein Rollen- und Rechtemanagement.
- Die Einführung dauert meist wenige Wochen bis Monate. Frag Anbieter konkret nach Lizenz- und Einführungskosten, weil transparente Preise im CPQ-Markt selten sind.
Was ist ein CPQ-System?
CPQ steht für Configure, Price, Quote (Konfiguration, Preis, Angebot). Eine CPQ-Software bildet alle drei Schritte in einem Prozess ab:
- Sie konfiguriert ein Produkt regelbasiert.
- Sie berechnet automatisch den Preis.
- Sie erstellt daraus ein fertiges Angebot.
CPQ arbeitet dabei nicht isoliert: Das CRM-System verwaltet Kundenbeziehungen und Vertriebschancen, das ERP-System bildet Einkauf, Produktion und Lagerhaltung ab. CPQ sitzt dazwischen: Es holt sich Kundendaten aus dem CRM, Preise und Stammdaten aus dem ERP und gibt am Ende ein valides Angebot zurück in beide Systeme.
Wichtig ist bei CPQ die Abgrenzung zum Produktkonfigurator. Ein 3D-Konfigurator zeigt, wie ein Produkt aussieht, wenn Kund*innen einzelne Optionen wählen. Viele Software-Anbieter verkaufen genau das: eine Visualisierung ohne integrierte Preis- und Angebotslogik. Umgekehrt gibt es CPQ-Systeme ganz ohne Visualisierung, die die gesamte Preis- und Angebotsseite abdecken. Wer ein CPQ-System sucht, sollte deshalb genau hinschauen, was ein Anbieter unter dem Begriff versteht.
Herausforderungen ohne CPQ-System
Ohne CPQ-System hängt die Angebotserstellung in vielen Fällen an manuellen Prozessen. Vertrieb und Technik stimmen sich bei jeder komplexeren Anfrage neu ab, bevor überhaupt ein Preis feststeht. Das dauert und die Antwort landet schlimmstenfalls erst dann bei den Interessent*innen, wenn diese schon mit dem nächsten Anbieter sprechen.
Fehlerhafte oder gar nicht produzierbare Konfigurationen sind die Folge, wenn niemand die technischen Abhängigkeiten im Blick hat. Dazu kommen Preise und Rabatte, die je nach Vertriebskanal, Region oder Mitarbeiter*in ohne feste Vorgaben unterschiedlich ausfallen.
Teuer wird es bei Änderungen, Varianten und Sonderwünschen: Jede Abweichung vom Standard bedeutet manuellen Aufwand, weil es dafür keine im System verankerten Regeln gibt. Wer den Überblick über Margen, Angebotsstatus und offene Freigaben behalten will, durchsucht gleichzeitig CRM, ERP, Excel-Tabellen und einzelne Angebotsdokumente. Fehlt die Synchronisation, erwarten dich hier schnell unterschiedliche Informationen. Letztlich hängt das Produktwissen so an einzelnen Mitarbeitenden, statt zentral und vor allem leicht anwendbar dokumentiert zu sein. Geht jemand, geht das Wissen mit.
Für wen lohnt sich ein CPQ-System?
Für den Einsatz eines CPQ-Systems ist die Branche zweitrangig. Vielmehr zählt das Produktprofil:
- modular aufgebaut
- viele Varianten
- technische Abhängigkeiten (z. B. Optionen, die andere Konfigurationen zwingend voraussetzen)
- weitere individuelle Kundenanforderungen
Wer sich darin wiedererkennt, braucht ein CPQ-System, unabhängig davon, was das Unternehmen herstellt.
In der Praxis trifft das häufig auf Industrie und Maschinenbau zu, außerdem auf Medizintechnik, Bauwesen, Möbel und Einrichtung sowie Mobilität. Innerhalb dieser Branchen sitzt die Entscheidung selten bei einer einzigen Rolle. Der Vertrieb ist praktisch immer beteiligt, aber das letzte Wort haben je nach Unternehmen genauso oft Produktmanagement oder Geschäftsführung. Die IT ist ebenfalls häufig in Prozesse involviert, entscheidet aber selten.
„Bei der Wahl eines CPQ-Systems muss es nicht immer der große Player sein. Entscheidend sind maximale Flexibilität, auch bei komplexesten Anforderungen, eine schnelle Time-to-Market und Systemunabhängigkeit. Die Lösung muss sich dem Business anpassen und nicht das Business der Lösung.“
– Walter Burgstaller, Geschäftsführer von Combeenation
Feature-Checkliste: Must-haves und Nice-to-haves eines CPQ-Systems
Jedes CPQ-System deckt Configure, Price und Quote ab, aber der Unterschied liegt im Detail. Diese Checkliste hilft dir, deinen eigenen Anforderungskatalog zu erstellen – unabhängig davon, für welchen Anbieter du dich letztlich entscheidest.
Must-haves: Das sollte dein CPQ-System können
Feature | Was es können sollte |
|---|---|
Configure | Regelbasierte Konfiguration mit Echtzeit-Validierung, sodass nur produzierbare Varianten entstehen. Eine Stücklisten- beziehungsweise BOM-Generierung („Bill of Materials“) gehört dazu, sobald physische Produkte im Spiel sind. |
Price | Dynamische Preisberechnung nach Kund*in, Region, Kanal und Währung, dazu eine Rabattlogik mit festen Grenzen und rollenbasierten Freigaben. Die Marge sollte in Echtzeit sichtbar sein. |
Quote | Automatisierte Angebotserstellung als PDF im Corporate Design, mit Versionierung, sobald sich ein Angebot ändert. Eine Anfrage sollte sich per Klick in ein Angebot verwandeln, ein Angebot per Klick in einen Auftrag. |
Betrieb und Integration | Offene Schnittstellen zu ERP-, CRM-, PIM- und Shopsystemen, mehrstufige Freigabeworkflows und eine Pflege der Regeln und Preise durch die Fachabteilung, ohne dass jede Änderung ein Ticket bei der IT braucht. Dazu gehört ein Basisreporting mit Dashboard. |
Rollen und Berechtigungen | Wer eine Konfiguration ändern, einen Preis freigeben oder ein Angebot final abschicken darf, sollte sich exakt nach Rolle und Verantwortung steuern lassen. So stellst du sicher, dass dein CPQ-System sämtliche Abläufe enthält und Mitarbeitende nicht aufgrund fehlender Berechtigungen auf den E-Mail-Weg zurückgreifen. |
CPQ-Nice-to-haves – je nach Use Case
Die oben genannten Features sollten nicht verhandelbar sein. Folgende Extras runden ein CPQ-System weiter ab:
- Eine visuelle 2D- oder 3D-Konfiguration hilft, damit sich Kund*innen das fertige Produkt besser vorstellen können.
- Guided Selling führt weniger erfahrene Vertriebsmitarbeitende oder Kund*innen selbst Schritt für Schritt zur passenden Konfiguration.
- Eine Whitelabel-Funktion und Distributorenmanagement lohnen sich vor allem, wenn der Verkauf über Händler*innen läuft.
„Jedes Business ist einzigartig. Eine CPQ-Lösung sollte es auch sein. Statt Prozesse in ein starres System zu zwängen, sollte sich die Technologie an das Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt.“
– Walter Burgstaller, Geschäftsführer von Combeenation
Lesetipp: Optimiere deine Vertriebsprozesse mit passenden Tools aus dem Software Guide Sales Tech.
Dein Weg zum Tool: Kosten, Einführung und Anbieterauswahl
Transparente Preise sind im CPQ-Markt selten. Die meisten Anbieter verweisen auf ein individuelles Angebot, das erst nach mehreren Gesprächen kommt. Frag konkret danach, was das System und was die Einführung zusätzlich kosten, und miss Angebote auch daran, wie offen die Antwort ausfällt.
Ein Mythos hält sich zudem hartnäckig: CPQ-Projekte sollen Jahre dauern. In der Praxis liegt die Einführung eher bei wenigen Wochen bis Monaten. Wie lange sie dauert, hängt davon ab, wie komplex das Produktportfolio ist und wie tief die Integration in bestehende Systeme gehen soll. Wie groß der Aufwand für das eigene Projekt ausfällt, kannst du beispielsweise beim CPQ-Software-Anbieter Combeenation grob ausrechnen.
Bei der Tool-Auswahl zählen neben dem Preis vor allem vier Dinge:
- Flexibilität für das eigene Produktprofil
- Systemunabhängigkeit statt Bindung an einen bestimmten CRM- oder ERP-Anbieter
- Offene Schnittstellen
- Die Möglichkeit, Regeln und Preise ohne Entwicklungskapazität in der Fachabteilung zu pflegen
Software-Tipp: Combeenation für deine Angebote
Ein Anbieter, der diese Kriterien erfüllt, ist Combeenation. Das österreichische Unternehmen ist seit 2009 auf CPQ-Software und Produktkonfiguratoren für Herstellende modularer Produkte spezialisiert. Die Konfiguration, die Preisberechnung und die Angebotserstellung laufen dabei in einem durchgängigen Prozess, inklusive automatisch generierter Stücklisten und Zeichnungen. Die Software läuft in der Cloud und die Server befinden sich innerhalb der EU.
Bei den Kosten setzt Combeenation auf Transparenz: Die Lizenzgebühren beginnen bei 697 Euro im Monat und richten sich unter anderem nach genutzten Modulen und Systemanbindungen. Hinzu kommt eine einmalige Implementierungsgebühr, die vom Umfang des Projekts abhängt.
So deckt Combeenation die hier aufgelisteten Must-haves und Nice-to-haves sowie weitere Kriterien ab:
Must-haves
Configure | Regelbasierte Konfiguration mit Echtzeit-Validierung, ausschließlich produzierbare Kombinationen wählbar, automatisierte Stücklisten, Maßzeichnungen und Montageanleitungen |
Price | Preis- und Rabattstrukturen in Echtzeit, Berechtigungen bis auf einzelne Mitarbeitende oder Distributor*innen, Preis- und Produktdatenpflege durch die Fachabteilung ohne Entwickler*innen |
Quote | Angebotserstellung per Knopfdruck im Corporate Design, Anfragen mit einem Klick in Angebote umwandeln, Versionskontrolle |
Betrieb und Integration | Offene Schnittstellen zu ERP, CRM, PIM und E-Commerce, darunter Shopify und Shopware 6, Auswertungen nach Artikeln und Angebotsstatus |
Rollen und Berechtigungen | Integriertes Rollen- und Rechtemanagement, das steuert, wer Konfigurationen ändern, Preise freigeben oder Angebote final abschicken darf |
Nice-to-haves
Visualisierung | 2D- und 3D-Produktkonfiguration |
Guided Selling | Geführte, schrittweise Konfiguration für weniger erfahrene Nutzer*innen |
Whitelabel | Der Konfigurator ist für alle Händler*innen im eigenen Branding verfügbar. |
Distributorenmanagement | Eigene Ansichten und Berechtigungen für Endkund*innen, Partner*innen, Distributor*innen und Vertrieb, nutzbar als B2C-Webshop, B2B-Portal oder interner Kalkulator |
„Der gemeinsame Nenner ist nicht die Branche, sondern das Produkt: Wenn es modular aufgebaut ist, viele Varianten und technische Abhängigkeiten hat und der Vertrieb dadurch aufwendig wird, sind wir der richtige Partner.“
– Walter Burgstaller, Geschäftsführer von Combeenation
Wer sich vorab einen Eindruck von den Erfahrungen anderer Nutzer*innen verschaffen will, findet Bewertungen zu Combeenation auf OMR Reviews:
Gut zu wissen: Den Einstieg in die Materie erleichtert Combeenation dir unter anderem mit einer Checkliste für Konfiguratoren und CPQ-Projekte.
Fazit: Ohne CPQ-System wird es schnell chaotisch
Je variantenreicher ein Produkt, desto komplexer wird der Vertrieb. Sobald Kund*innen zwischen hunderten oder tausenden Kombinationen wählen können, reicht eine einfache Preisliste nicht mehr aus. Die Angebotserstellung wird so schnell zum Flaschenhals. Hier setzt ein CPQ-System an, indem es Konfiguration, Preis und Angebot in einem Werkzeug bündelt, statt sie auf verschiedene Tools und Köpfe zu verteilen.
Eine Checkliste für ein solches System ersetzt dabei zwar kein Lastenheft. Aber sie gibt die Richtung vor, bevor die ersten Demos beginnen. Am Ende entscheidet nicht deine Branche, sondern dein Produktprofil, welches CPQ-System passt. Frag dich: Wie viele Varianten verkauft dein Unternehmen? Wie viele Abhängigkeiten gibt es? Wie viel Erklärungsbedarf besteht im Vertrieb? Wer diese Fragen für sich beantwortet hat, findet leichter das passende Tool fürs Daily Business.
Autor*In
Chantal Seiter
Chantal ist Redakteurin bei OMR Reviews. Wenn sie gerade mal nicht in die Tasten haut, betreibt sie Café Hopping oder erkundet neue Städte. Am liebsten beides zusammen. Vor ihrem Start bei OMR Reviews hat die Eigentlich-Kielerin in Kreativagenturen und als Freelancerin gearbeitet. 2022 hat sie außerdem eine Weiterbildung zur Fashion Stylistin abgeschlossen.
Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.
