Kündigungsfristen für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen einfach erklärt

Während man in vielen Ländern schnell vor die Tür gesetzt werden kann, gelten in Deutschland Kündigungsfristen. Eine dieser Aspekte, die wir allzu oft als selbstverständlich hinnehmen, aber doch dankbar für sein sollten. Nicht nur auf Seiten der Mitarbeiter:innen. Personalverantwortliche und Unternehmer:innen profitieren ebenfalls davon, dass Arbeitnehmer:innen sie nicht von heute auf morgen verlassen und urplötzlich eine Lücke im Team hinterlassen.

Doch welche Kündigungsfristen gibt es eigentlich? Was sagt das Arbeitsrecht? Welche Sonderregelungen gibt es? Diese und mehr Fragen beantworten wir in unserem Artikel. On top verraten wir allen HR-Manager:innen ein paar Tools, mit denen strukturiert und rechtssicher Kündigungen verwaltet werden können. Eine Übersicht der Tools findet Ihr auch auf OMR Reviews. 

Was ist eine Kündigungsfrist?

Trennungen sind nie leicht; genauso wenig im beruflichen wie im privaten Bezug. Während das eine keine Kündigungsfristen kennt – dafür oftmals mehr Tränen – müssen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen sich laut dem Arbeitsrecht an solche Fristen halten. Kündigungsfristen legen demnach fest, wie viel Zeit zwischen Kündigungserklärung und Vertragsbeendigung vergehen muss. Das wird im Arbeitsvertrag festgesetzt und orientiert sich an gesetzlichen Vorgaben. Doch zu Eurem Leidwesen, und zur Berufssicherung zahlreicher Jurist:innen, gibt es verschiedene Arten und Längen von Kündigungsfristen. Alle Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen in Deutschland müssen sich an die Kündigungsfristen halten. Selbst bei einer fristlosen Kündigung.

Wann beginnt eine Kündigungsfrist?

Viele gehen davon aus, dass die Kündigungsfrist beginnt, wenn Ihr das Kündigungsschreiben verfasst habt. Das stimmt nicht ganz und ist ein weitverbreiteter Irrtum. Richtig ist, dass die Kündigungsfrist – ganz gleich ob vonseiten Arbeitnehmer:in oder Arbeitgeber:in – erst am Tag nach Zustellung der Kündigung beginnt. Beispiel: Ihr müsst einem:einer Mitarbeiter:in kündigen. Dazu verfasst Ihr das Kündigungsschreiben und schickt es am selben Tag per Post los. Zwei Tage später trudelt das Dokument bei der:dem Mitarbeiter:in ein. Die Kündigungsfrist von beispielsweise einem Monat beginnt demnach erst am Tag nach der Zustellung; also drei Tage nach dem Verfassen des Schreibens. Das verrät das Bürgerliche Gesetzbuch im Abschnitt 1 des Paragrafen 187.

Wer als Personaler:in oder Chef:in dabei schnell den Überblick verliert, kann sich von einer Personalmanagement-Software unterstützen lassen. Eine Übersicht der verschiedenen HR-Softwares findet Ihr auf OMR Reviews. Einige davon stellen wir Euch weiter unten im Detail vor.

Kündigungsfristen im Arbeitsrecht, Tarifverträgen und Arbeitsverträgen

Welche Kündigungsfrist in einem Arbeitsvertrag von Gesetzes wegen stehen muss, ist von mehreren Faktoren abhängig. Dazu zählt auch, ob ein Tarifvertrag Geltung findet. Ist das der Fall, kommen in den Arbeitsvertrag die dort angegebenen Kündigungsbedingungen inklusive der Fristen. Allerdings gelten die Kündigungsfristen aus dem Tarifvertrag nur, wenn sie für den:die Mitarbeiter:in günstiger sind.

Solange mindestens die gesetzlichen Kündigungsfristen eingehalten werden, könnt Ihr auch individuelle Fristen nutzen. Sie dürfen nur eben nicht zum Nachteil Eurer Mitarbeiter:innen sein. Dazu zählt auch, dass die Kündigungsfristen für Arbeitnehmende nicht länger als die Kündigungsfristen für Arbeitgebende sein dürfen. Zudem müsst Ihr langfristige Arbeitsverhältnisse gesondert beachten. Was wir damit meinen, erklären wir im Part „Kündigungsfristen für Arbeitgeber:innen“ genauer.

Kündigungsfristen für Arbeitnehmer:innen

Als Arbeitnehmer:in entnehmt Ihr Eure Kündigungsfristen dem Arbeitsvertrag. Sofern dort nichts Spezifisches steht oder ein Tarifvertrag zum Tragen kommt, gelten immer die gesetzlichen Kündigungsfristen aus dem BGB.

Um die korrekte Berechnung der Kündigungsfristen als Arbeitnehmer:in umzusetzen, geht Ihr wie folgt vor:

• Die Grundlage ist das Datum, an dem die Kündigung beim Arbeitgeber eingeht.
• Von da an gilt erst die einzuhaltende Kündigungsfrist.
• Kündigt Ihr zum 15. eines Monats mit einer Monatsfrist, gilt der darauffolgende 15. als letzter Tag, an dem der Arbeitsvertrag seine Gültigkeit besitzt.

Zu viel Theorie? Einfache Rechner im Internet schlüsseln Euch in wenigen Minuten auf, wie es um Eure Kündigungsfrist als Arbeitnehmer:in steht.

Kündigungsfristen für Arbeitgeber:innen

Bis zu einer Vertragsdauer von zwei Jahren unterscheiden sich die Kündigungsfristen von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen nicht. Danach verlängern sich die Kündigungsfristen für den:die Arbeitgeber:in, nicht jedoch für die Mitarbeiter:innen. Entsprechend entsteht folgende Staffelung mit Stand Januar 2022 in Abhängigkeit der Dauer des Arbeitsverhältnisses:

• 2 Jahre entsprechen einem Monat Kündigungsfrist
• 5 Jahre entsprechen zwei Monate Kündigungsfrist
• 8 Jahre entsprechen drei Monate Kündigungsfrist
• 10 Jahre entsprechen vier Monate Kündigungsfrist
• 12 Jahre entsprechen fünf Monate Kündigungsfrist
• 15 Jahre entsprechen sechs Monate Kündigungsfrist
• 20 Jahre entsprechen sieben Monate Kündigungsfrist

Umso länger also ein:e Mitarbeiter:in Eurem Unternehmen zugehört, desto längere Kündigungsfristen zum Monatsende gelten für Euch als Arbeitgeber:in. Dabei könnt Ihr nach zwei Jahren lediglich zum Monatsende kündigen, während vor Ablauf der zwei Jahre zusätzlich der 15. eines Monats verwendet werden kann. Eine Ausnahme für die Staffelung besteht übrigens für Unternehmen, die weniger als 20 Mitarbeiter:innen haben. In diesem Fall dürfen die Kündigungsfristen lediglich nicht weniger als vier Wochen betragen.

Die typische Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Monatsende, die man so häufig sieht, ist entweder individuell im Arbeitsvertrag geregelt oder der:die Mitarbeiter:in ist bereits länger als 8 Jahre im Unternehmen angestellt.

Und wie berechnet sich die Kündigungsfrist für Arbeitgeber:innen nun? Unter Berücksichtigung der Zugehörigkeit des:der Mitarbeiters:in sowie des Zugangstages der Kündigung. Beispiel: Ihr müsst ein:e Mitarbeiter:in kündigen, die seit drei Jahren für Euch arbeitet. In diesem Fall gilt eine Kündigungsfrist von einem Monat und Ihr müsst die Kündigung zum Monatsende des Vormonats aussprechen. Sämtliche Kündigungsfristen ab einer Betriebszugehörigkeit von mehr als zwei Jahren dürfen ausschließlich zum Monatsende geltend gemacht werden.

Da das nicht immer einfach zu handeln ist, gibt es HR-Tools, die Euch die Sache leichter machen. Schaut dazu auf OMR Reviews vorbei und lasst Euch von Bewertungen und Erfahrungen anderer User:innen beraten.

Kündigungsfristen in der Probezeit

Die Länge der Probezeit kann bis hin zu 6 Monaten variieren, nicht jedoch die Kündigungsfrist. Die beträgt zwei Wochen. Ohne Ausnahme und für beide Parteien geltend. Zusätzlich braucht Ihr als Arbeitgeber:in oder Arbeitnehmer:in keine Gründe für die Kündigung nennen. Bis zum letzten Tag der Probezeit kann eine Kündigung ausgesprochen werden.

Allerdings gilt diese spezielle und vor allem kurze Kündigungsfrist nur, wenn die Probezeit im Vertrag auch explizit erwähnt wird. Anderenfalls gelten ab dem ersten Tag des Arbeitsverhältnisses mindestens die gesetzlichen Bestimmungen.

Gesetzliche Sonderregelungen und Ausnahmen

Das Arbeitsrecht wäre wohl kein richtiges Gesetz, wenn es nicht auch Ausnahmen geben würde. Wie heißt es so schön: Ausnahmen bestätigen die Regel.

Schwerbehinderte Arbeitnehmer:innen

Ein Unternehmen, das Beschäftigte hat, muss beispielsweise spezielle Kündigungsregeln bei schwerbehinderten Arbeitnehmer:innen beachten. Zwar gilt hier ebenfalls mindestens eine Kündigungsfrist von vier Wochen. Allerdings darf eine Kündigung erst ausgesprochen werden, wenn einem entsprechenden Antrag beim Integrationsamt zugestimmt wurde.

Arbeitgeber:in im Insolvenzverfahren

Ist ein Unternehmen in einem Insolvenzverfahren verstrickt, bedeutet das automatisch für beide Seiten eine maximale Kündigungsfrist von drei Monaten. In diesem besonderen Fall zählt die oben genannte Staffelung bezüglich der Unternehmenszugehörigkeit nicht.

Ein Unternehmen zu führen ist allein schon eine große Herausforderung, ganz gleich in welcher Branche. Ein Unternehmen mit Mitarbeiter:innen zu führen multipliziert die Herausforderung nochmal um ein Vielfaches. Vor allem die Verantwortung, die mit Mitarbeiter:innen einhergeht, unterschätzen einige Gründer:innen. Doch durch die immer stärker aufkommende New-Work- sowie Start-up-Culture ändert sich auch hier vieles zum Positiven. Die Kündigungsfristen bleiben allerdings in Stein gemeißelt!

Befristete Arbeitsverträge

Diese Art von Arbeitsvertrag ist in Deutschland (noch) sehr beliebt – ebenfalls in den meisten Branchen. Kommt jemand neu in ein Unternehmen, ohne vorherige Berührungspunkte, lediglich aufgrund einer guten Bewerbungsjourney, gehen viele Arbeitgeber:innen auf Nummer sicher. Ein befristeter Arbeitsvertrag endet meist nach einem Jahr oder zu einem anderen bestimmten Zeitpunkt. Diese Verträge dürfen nicht ordentlich gekündigt werden und haben somit auch keine Kündigungsfrist – abgesehen innerhalb der vereinbarten Probezeit. Eine vorzeitige Kündigung muss demnach einen triftigen Grund vorweisen. Läuft ein Arbeitsverhältnis über die Befristung hinaus einfach weiter, gelten automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsfristen für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen.

Fristlose Kündigungen

Ebenso triftig muss der Grund sein, wenn ein:e Angestellte:r fristlos gekündigt werden soll. Wobei eine fristlose Kündigung nicht so abläuft wie in Filmen: Sachen packen und raus! Vielmehr ist es in Deutschland Tatsache, dass eine außerordentliche Kündigung eine Frist von zwei Wochen hat. Daran müssen sich sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber:innen halten.

Und ganz so einfach sind fristlose Kündigungen nicht immer durchzubringen. Soweit die gute Nachricht aus Arbeitnehmer:innen-Sicht. Es muss ein schwerwiegender Grund vorliegen. Das kann der nachweisliche Betrug an der Arbeitszeit sein, schwere Verletzung des Datenschutzes, Diebstahl oder auch Belästigungen bzw. schwere Beleidigungen. Den:die Chef:in inkompetent zu bezeichnen, reicht also nicht aus, solltet Ihr dennoch unterlassen, da es das Arbeitsverhältnis wohl kaum nach Sonnenschein rufen lässt.

Auflösungsvertrag

Der Auflösungsvertrag kann zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in geschlossen werden, wenn sich beide darauf einige, dass das Arbeitsverhältnis in beider Interessen nicht fortgeführt werden soll. Damit können Kündigungsfristen umgangen werden. Aber wie gesagt: Es müssen beide damit einverstanden sein. Der Aufhebungsvertrag selbst muss keine Kündigungsfristen einhalten. Allerdings solltet Ihr darauf achten, dass es zu Sperrzeiten beim Arbeitslosengeld kommt, wenn Ihr einen Auflösungsvertrag unterschreibt. Meist macht man das als Angestellte:r nur, wenn bereits ein neuer Job wartet und das zukünftige Unternehmen möchte Euch lieber gestern als morgen an Bord wissen. Aus Sicht eines:einer Arbeitgeber:in offenbart sich überwiegend der Grund, dass schneller Budget für jemanden Neues vorhanden ist.

Was passiert, wenn Kündigungsfristen falsch berechnet werden?

Wo Menschen arbeiten, können auch Fehler passieren. Absolut verständlich. Ebenso im HR eines Unternehmens. Doch was sind die Konsequenzen, wenn Kündigungsfristen falsch berechnet wurden? Das kommt darauf an; genauer gesagt auf den jeweiligen Fall. Ob Ihr die Frist falsch berechnet oder eine falsche Formulierung verwendet habt, die Konsequenzen sind oftmals folgende:

• Eine Korrektur der Kündigung ist notwendig, wodurch sich auch der korrekt angestrebte Kündigungstag verschieben kann.
• Das BGB steht über der im Kündigungsschreiben falsch datierten Frist und gewinnt Gültigkeit, während Euer Datum unwirksam wird.
• Im Worst Case kann die Konsequenz auch eine Kündigungsschutzklage, gerichtet an Euer Unternehmen, sein.

Der wichtigste Tipp von uns: Gebt immer das genaue Datum an, zu dem gekündigt werden soll. Formulierungen wie „zum nächstmöglichen Termin“ sind zu wage und lassen Raum für Interpretation. Das Verfassungsdatum der Kündigung – im oberen rechten Bereich des Dokuments festgehalten – hat zudem ebenso keine rechtliche Bindung bezüglich einer Kündigungsfrist.

Welche Tools unterstützen bei der strukturierten und rechtssicheren Verwaltung von Kündigungen?

Damit Ihr nun nicht wie im Studium diesen Berg an Kündigungsfristen-Theorie auswendig lernen müsst, um alle Fristen korrekt zu beachten, gibt es eine Hand voll HR-Tools, die Euch helfen. Der Digitalität sei gedankt. Zusätzlich unterstützen Euch HR-Programme in zahlreichen anderen Bereichen der Personalverwaltung.

Ihr findet die über 35 Human-Resources-Tools samt Bewertungen auf OMR Reviews. Dort erfahrt Ihr, was User über die jeweiligen HR-Tools sagen und viele Infos, um einen Eindruck zu gewinnen, welche Software für Euch selbst geeignet ist. Hier ein Vorgeschmack:

• Personio
• rexx Systems
• Factorial
• Kenjo
• Papershift
• ZMI
• kiwiHR
• BambooHR
• HRworks
• HeavenHR

Wir empfehlen Euch eine der HR-Softwares zu nutzen, egal ob Ihr in der Personalabteilung sitzt, der:die Chef:in des Unternehmens seid oder dem Legal-Resort angehört. Alle Angestellt:innen sollten dagegen diesen Artikel bestenfalls als Lesezeichen im Browser verewigen.

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