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Flexopus
4.8 (116)
This is how users rate the tool
0%
Ease of use
Category average: 93 %
0%
Customer support
Category average: 94 %
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Meets requirements
Category average: 93 %
0%
Ease of setup
Category average: 92 %
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Last edited: April 2026
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Flexopus Reviews (116)
AI-generated summary
What users say about Flexopus
Based on 116 reviews
Flexopus impresses with an intuitive user interface and significantly simplifies the booking of workspaces and conference rooms. Users praise the fast support, the fair pricing model, and the good hardware integration. Additionally, Flexopus solves capacity planning problems through transparent analytics and offers helpful visitor and parking management. A partly problematic Outlook integration, a time-consuming setup, and an admin area that is not entirely self-explanatory are mentioned as drawbacks. Furthermore, users desire additional features in Flexopus, such as booking loan equipment or lockers.
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“Schnelle Arbeitsplatz- und Parkplatzreservierung mit Flexopus!”
4.5
D
Older than 12 months
Dirk
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
SOG Business-Software GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Workplace Management
What did you like?
Klare und blitzschnelle Reservierung von Arbeitsplätzen und Parkflächen. Ein zentraler Hub ermöglicht es allen Teammitgliedern auf einen Blick zu erkennen, welche Arbeitsbereiche belegt oder verfügbar sind. Zusätzliche Details zur Ausstattung der Arbeitsplätze können problemlos hinzugefügt werden, etwa die Anzahl der Monitore. Alles übersichtlich dargestellt anhand der Bürogrundrisse, so behält man spielend leicht den Überblick.
What did you not like?
Die Einarbeitung im Administrationsbereich erfordert anfänglich etwas Zeit, jedoch zeigt sich danach eine klare Struktur. Aktuell fehlt die Option, Bilder der einzelnen Konferenzräume hochzuladen, aber abgesehen davon erfüllt die Software gut unsere gegenwärtigen Anforderungen.
Which problems are you solving with the product?
Durch die Umgestaltung unserer Bürostrukturen sind feste Arbeitsplätze Geschichte. Die Einführung von Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten sorgt dafür, dass nicht mehr alle Teammitglieder zur gleichen Zeit im Büro präsent sind. Mit Flexopus lassen sich die verfügbaren Arbeitsplätze effizient reduzieren, da jeder Mitarbeiter seinen Wunschplatz auswählen kann und bereits vor der Buchung die Ausstattung im Detail betrachten kann. Die Verwaltung wird nicht nur benutzerfreundlicher, sondern auch ästhetischer im Vergleich zu herkömmlichen Methoden wie Excel. Ein Blick genügt, um sofort zu sehen, welche Plätze bereits belegt sind.
“Flexopus überzeugt auf ganzer Linie”
5.0
C
In the last 3 months
Christoph
Validated Reviewer
Systemadministrator Client Management at
Nordzucker AG
- 1001+ employees
- Industry: Food Production
Use cases:
Desk BookingMeeting Room Booking SystemsWorkplace Management
What did you like?
Flexopus überzeugt uns auf ganzer Linie. Die Anwendung ist intuitiv, zuverlässig und bietet genau die Funktionen, die für ein modernes Arbeitsplatzmanagement benötigt werden. Besonders hervorzuheben ist der hervorragende Support: Anfragen werden schnell, kompetent und stets lösungsorientiert bearbeitet.
Auch die Zusammenarbeit mit dem Flexopus-Team war jederzeit äußerst professionell, partnerschaftlich und angenehm. Unsere Mitarbeitenden haben die Lösung sehr positiv aufgenommen, die Resonanz im Unternehmen ist durchweg hervorragend und die Akzeptanz bei den Nutzern außerordentlich hoch.
Von der Einführung bis zum laufenden Betrieb hat Flexopus unsere Erwartungen übertroffen. Wir können die Lösung uneingeschränkt weiterempfehlen und sind mit dem Produkt sowie dem gesamten Team dahinter maximal zufrieden.
What did you not like?
Es fällt uns schwer, hier konkrete Kritikpunkte zu nennen. Die Lösung überzeugt uns sowohl technisch als auch organisatorisch auf ganzer Linie. Auch der Support und die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden von Flexopus sind aus unserer Sicht vorbildlich, sodass wir aktuell keine Verbesserungswünsche haben.
Which problems are you solving with the product?
Mit Flexopus schaffen wir eine zentrale, effiziente und moderne Lösung für die Arbeitsplatzbuchung. Die intuitive Benutzeroberfläche sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und vereinfacht die tägliche Planung erheblich. Darüber hinaus schaffen die transparente Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und die übersichtliche Darstellung eine optimale Auslastung der Büroflächen sowie mehr Flexibilität für hybride Arbeitsmodelle.
“Flexopus: Die TOP Workplace Management Lösung”
5.0
J
In the last 12 months
Jana
Validated Reviewer
Team Lead Office Management at
One Data GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Desk BookingWorkplace Management
What did you like?
Flexopus bietet eine sehr benutzerfreundliche, intuitive und graphisch "saubere" Lösung für Workplace Management. Es eignet sich hervorragend für die Nutzung auch bei mehreren vorhandenen Standorten. Wir schätzen die Variabilität der Software sehr: endlich ist alles von der Arbeits- über die Parkplatzbuchung bis hin zum Besuchermanagement und internen Catering-Anfragen in einem Tool abgebildet - eine große Erleichterung sowohl fürs Office Management, als auch für die User. Außerdem sind wir mit der Flexibilität des Flexopus-Teams sehr zufrieden: die Reaktionszeiten sind sehr kurz und man versucht immer, auf unsere Wünsche und Bedürfnisse einzugehen. Vielen Dank dafür! Wir arbeiten sehr gerne mit dieser Software und sind gespannt auf die weiteren technischen Entwicklungen.
What did you not like?
Wir haben an dieser Stelle nicht wirklich etwas zu bemängeln. Die Themen, bei denen wir Verbesserungspotential sehen, adressieren wir immer direkt ans Flexopus-Team, weil es sich dabei in der Regel um firmenspezifische Themen handelt und nicht um technische Software-Mängel.
Which problems are you solving with the product?
Flexopus hat uns zunächst geholfen, eine benutzerfreundliche, übersichtliche Lösung für die Arbeits- und Parkplatzbuchung zu etablieren. Sehr hilfreich ist dabei auch die App, sodass Mitarbeiter:innen auch bei kurzfristigen Änderungen schnell und bequem von zu Hause aus reagieren können. Sehr hilfreich war im nächsten Schritt auch die Einführung des digitalen Besuchermanagements - in gewohnter Flexopus-Qualität: durchdacht, benutzerfreundlich und intuitiv.
“Beste Buchungssoftware auf dem Markt”
5.0
S
Older than 12 months
Steven
Validated Reviewer
Leitung Digitalisierung & Projektmanagement at
Klinikum Oberberg GmbH
- 1001+ employees
- Industry: Health, Wellness and Fitness
Use cases:
Desk BookingMeeting Room Booking Systems
What did you like?
Flexopus setzt sich aus meiner Sicht in folgenden Punkten von den Konkurrenzprodukten auf dem Markt ab: 1) Starker Fokus auf UI/UX, sodass das Onbarding neuer User ein Kinderspiel ist 2) Insbesondere in den letzten Monaten stark zunehmende Flexibilität bezogen auf die buchbaren Ressourcen (mittlerweile auch komplett frei konfigurierbar) 3) Sehr guter Service im Hintergrund, immer hilfsbereit und zeitnah erreichbar 4) Sehr faires Lizenz-Modell (Abrechnung nach buchbaren Ressourcen), fast alle Konkurrenten rechnen nach Benutzeranzahl ab, was in unserem Fall (viele Mitarbeitende, vergleichsweise weniger buchbare Ressourcen) nicht wirtschaftlich gewesen wäre 5) Deutsches Unternehmen, deutscher Support, deutsches Datenschutzrecht etc. 6) Transparente Preispolitik, alles auf einer Seite übersichtlich zusammengefasst
What did you not like?
Das einzige, was mir einfallen würde, wären die Preise der Zusatzoptionen. Premiumpläne kosten immer 250 €, mehr oder weniger unabhängig von der Größe des Grundrisses. Hier kommt es auf die Größe des Grundrisses an, ob man eher profitiert oder draufzahlt (ist wahrscheinlich eine Mischkalkulation). Das Besuchermanagement ist bei einer größeren Anzahl von Gebäuden leider nicht wirtschaftlich. 25 Euro für eine eigene Domain ist bei den aktuellen Preisen für eine Domain auch eher hoch angesiedelt. die 250 frei konfigurierbaren Assets für 25 Euro sind dagegen ein absoluter Schnapper.
Which problems are you solving with the product?
Wir bilden aktuell die Buchung von Schreibtischen und Konferenzräumen ab, geplant ist darüber hinaus die Buchung von Parkplätzen und Dienstwagen. Auch über die Buchung weiterer Ressourcen (z.B. Laptops) wird nachgedacht. Der grundsätzliche Vorteil besteht darin, dass die Mitarbeitenden alle buchbaren Ressourcen zentral in einer App/Software buchen können.
“Hervorragendes Preis-/Leistungsverhältnis”
5.0
N
Older than 12 months
Nicolas
Validated Reviewer
CEO at
Connect Company GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Workplace Management
What did you like?
Flexopus hat uns vor allem mit seinem fairen Abrechnungsmodell überzeugt. Im Gegensatz zu den meisten anderen Anbietern erfolgt die Abrechnung nicht nach der Anzahl der Nutzer, sondern nach der Anzahl der genutzten Arbeitsplätze. Da wir deutlich mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze haben, ist das für uns eindeutig die bessere Kennzahl. Insgesamt ist Flexopus eine effiziente Lösung für moderne, hybride Arbeitsmodelle.
Übersetzt mit DeepL.com (kostenlose Version)
What did you not like?
Bisher sind wir rundum zufrieden, es gibt also nichts, was uns nicht gefällt. Der service war gut und auch die Erreichbarkeit vom Support.
Which problems are you solving with the product?
Die Lösung für Desk Sharing und wie profitieren Sie davon?
Flexopus steigert die Effizienz, reduziert unnötigen Büroraum und macht hybrides Arbeiten flexibler und handhabbar.
“Tolle Desksharing Lösung Made in Germany”
5.0
F
Older than 12 months
Florian
Validated Reviewer
CEO at
mecodia GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Workplace Management
What did you like?
Einfache & intuitive Bedienung, direkte Verknüpfung mit dem Kalender, Online Buchung oder Vor-Ort-Buchung via QR-Code möglich, SSO Integration, Mobile App, grafische Darstellung der Flächen
What did you not like?
Anpassungsmöglichkeiten an eigenes CI etwas limitiert, keine Custom URLs möglich
Which problems are you solving with the product?
Buchung von Konferenzräumen, effizientere Nutzung der verfügbaren Arbeitsplätze
Reply from Flexopus:
Hallo Florian,
vielen Dank für deinen positiven Review, über den wir uns sehr gefreut haben. Dein Lob geben wir an unser Team weiter. Solltest du Interesse an einer Custom URL haben, wende dich bitte an unser Support-Team. Standardmäßig gibt es eine individuelle Subdomain, auf Anfrage könnt ihr aber auch jederzeit eine eigene URL/Domain verwenden - ist auf jeden Fall problemlos möglich und wird von uns supportet.
“Desk Sharing einfach und übersichtlich”
3.5
N
Older than 12 months
Nico
Validated Reviewer
Online Marketing Manager at
SOG Business-Software GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Workplace Management
What did you like?
Übersichtliche und schnelle Buchung von Arbeitsplätzen oder Parkplätzen. Zentrale Möglichkeit für alle Mitarbeiter auf einen Blick zu sehen, welche Arbeitsplätze besetzt oder frei sind. Es lassen sich weitere Informationen zur Ausstattung des Arbeitsplatzes hinterlegen, z.B. Anzahl der Monitore oder Dockingstations. Übersichtliche Darstellung anhand der Grundrisse der Büros.
What did you not like?
Separate Buchung von Arbeitsplatz/Parkplatz. Einfacher wäre es, wenn beides zusammen gebucht werden kann. Termine sind nur 1 Monat im Voraus buchbar. Leider gibt es auch keine Möglichkeit, Plätze länger als 1 Monat zu buchen, wenn man z.B. das ganze ja einen festen Tag im Büro ist.
Which problems are you solving with the product?
Durch die Umgestaltung der Büros gibt es keine festen Arbeitsplätze mehr. Gerade auch das Homeoffice und flexible Arbeitszeiten sorgen dafür, dass nicht mehr alle Mitarbeiter zeitgleich im Büro sind. Durch Flexopus können die Arbeitsplätze reduziert werden und jeder wählt seinen bevorzugten Platz und kann die Ausstattung bereits vor Buchung sehen. Schönere und einfachere Verwaltung als z.B. in Excel und man sieht sofort, welche Plätze bereits belegt sind.
Reply from Flexopus:
Hallo Nico,
vielen Dank für dein nahezu positives Feedback zu unserer Desk-Sharing-App Flexopus. Laut deinem Kommentar fehlt dir einzig und allein die Möglichkeit länger als einen Monat im Voraus eine Buchung zu tätigen. Diese Möglichkeit bietet Flexopus bereits, es ist jedoch eine individuelle Einstellung deines Arbeitgebers. Dieser legt in den Admin-Einstellungen fest wie viel Tage im Voraus Mitarbeitende Arbeitsplätze und Parkplätze buchen dürfen. Von 1 bis 365 Tagen ist alles möglich, ebenso unterstützen wir Serienbuchungen. Nimm daher am besten mit dem Flexopus-Admin deines Unternehmens Kontakt auf, um dein Anliegen zu klären.
“Bestimmte Arbeitsbereiche lassen sich bewusst auswählen”
Source of review
4.5
M
In the last 30 days
Maximilian
Validated Reviewer
Mitarbeiter
- 51-1000 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Desk BookingWorkplace Management
What did you like?
Bei uns gibt es unterschiedliche Bereiche im Büro, je nachdem, ob man konzentriert arbeiten oder näher am Team sitzen möchte. Mit Flexopus kann ich mir schon vorab anschauen, welche Plätze in dem für mich passenden Bereich noch verfügbar sind und entsprechend buchen.
What did you not like?
Beliebte Bereiche sind an manchen Tagen relativ schnell ausgebucht. Wer erst am selben Morgen reserviert, muss deshalb gelegentlich auf einen anderen Bereich ausweichen.
Which problems are you solving with the product?
Ein freier Schreibtisch allein bedeutet nicht automatisch, dass er für den jeweiligen Arbeitstag gut geeignet ist. Wenn ich mehrere Stunden konzentriert an einer Aufgabe arbeiten möchte, brauche ich beispielsweise eine andere Umgebung als an einem Tag mit viel Austausch. Mit Flexopus kann ich meine Platzwahl daran anpassen. Dadurch nutze ich die verschiedenen Bereiche unseres Büros gezielter und muss nach meiner Ankunft nicht erst nach einem geeigneteren Arbeitsplatz suchen.
“Homeoffice und Büro lassen sich besser miteinander abstimmen”
Source of review
4.5
O
In the last 30 days
Oliver
Validated Reviewer
HR at
AG IT Service
- 1-50 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Desk BookingMeeting Room Booking SystemsWorkplace Management
What did you like?
Das ich schon vorab sehen kann, wie die Belegung an meinen geplanten Bürotagen aussieht. So kann ich besser entscheiden, an welchem Tag es sich für mich wirklich lohnt, vor Ort zu arbeiten.
What did you not like?
Wenn viele Kollegen erst sehr kurzfristig buchen, ist die Planung einige Tage im Voraus natürlich weniger aussagekräftig. Das hängt aber stark davon ab, wie das Unternehmen Flexopus nutzt.
Which problems are you solving with the product?
Bei uns gab es früher Tage, an denen man ins Büro gefahren ist und kaum jemand aus dem eigenen Umfeld da war. An anderen Tagen war es dagegen überraschend voll. Mit Flexopus kann ich meine Präsenz besser auf die anderen abstimmen. Dadurch nutze ich Bürotage gezielter für persönlichen Austausch und erledige Aufgaben, für die ich niemanden vor Ort brauche, eher im Homeoffice.
“Flexibles Desksharing mit einer intuitiven und übersichtlichen Lösung”
5.0
D
In the last 30 days
D
Validated Reviewer
Anwendungsbetreuer at
Stadt Münster
- 1001+ employees
- Industry: Government Administration
Use cases:
Desk BookingMeeting Room Booking SystemsWorkplace Management
What did you like?
Die intuitive und übersichtliche Bedienung macht die Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen sehr einfach. Auch die Verwaltung mehrerer Standorte und die Erweiterung um zusätzliche buchbare Objekte lassen sich unkompliziert umsetzen. Insgesamt eine flexible und praxisnahe Lösung.
What did you not like?
Bei umfangreicheren Konfigurationen kann die Einrichtung zunächst etwas Zeit in Anspruch nehmen. Ansonsten haben wir bisher keine wesentlichen Nachteile festgestellt.
Which problems are you solving with the product?
Flexopus vereinfacht die Organisation von Desksharing und die Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen. Durch die übersichtliche Verwaltung können vorhandene Flächen und Kapazitäten flexibler genutzt werden. Besonders bei mehreren Standorten ist die zentrale Verwaltung ein großer Vorteil.
“Einfach und unkompliziert”
Source of review
5.0
D
In the last 30 days
Daniela
Validated Reviewer
Senior P&O Manager at
Palmer Hargreaves GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Desk BookingMeeting Room Booking Systems
What did you like?
Flexopus ist leicht zu bedienen, man braucht praktisch keine Einarbeitung, das macht es leicht nutzbar für neue Mitarbeiter. Man kann den Grundriss individualisieren und mit weiteren Dingen wie Möbeln gut visuell darstellen. Die Einbuchung ist leicht und der CheckIn über die QR Codes ebenfalls schnell und verständlich. Unsere Mitarbeiter nutzen das wirklich gern und es macht die Büroplanung sehr viel leichter.
What did you not like?
Wir nutzen noch nicht alle Tools, die die Software bietet, aber bisher sind wir sehr zufrieden.
Which problems are you solving with the product?
Durch Corona arbeiten wir flexibler und brauchten nicht mehr so viele feste Arbeitsplätze. Mit Flexopus können wir die Bürobelegung jetzt mühelos planen und die Kollegen sehen immer, wer gerade da ist.
“Ich sehe vorher, was am Arbeitsplatz vorhanden ist”
Source of review
4.5
K
In the last 30 days
Kim
Validated Reviewer
Mitarbeiterin at
SOG Business
- 51-1000 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Workplace Management
What did you like?
Nicht jeder Arbeitsplatz bei uns ist gleich ausgestattet. Für manche Aufgaben brauche ich beispielsweise einen bestimmten Monitor oder anderes Zubehör. In Flexopus kann ich gezielter einen Platz auswählen, der zu meinem Arbeitstag passt, statt morgens einfach irgendeinen freien Tisch zu nehmen.
What did you not like?
Die Angaben bringen natürlich nur etwas, wenn Änderungen an den Arbeitsplätzen auch im System gepflegt werden. Wird beispielsweise Ausstattung ausgetauscht, sollte das zeitnah angepasst werden.
Which problems are you solving with the product?
Früher ist es mir schon passiert, dass ich einen freien Schreibtisch genommen habe und erst danach gemerkt habe, dass dort etwas fehlt, das ich für meine Arbeit brauche. Dann hieß es wieder Sachen einpacken und einen anderen Platz suchen. Mit Flexopus kann ich das bereits bei der Buchung berücksichtigen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, spart im Büroalltag aber tatsächlich Zeit und macht Desk Sharing für mich deutlich praktischer.
What did you like?
Die Übersicht der verfügbaren Desks und das man auch für Besucher Buchungen vornehmen kann. Der Wechsel zwischen User- und Admin Modus ist auch super unkompliziert.
What did you not like?
Am Anfang muss man sich wie bei jedem neuen Programm etwas einklicken, aber dann hat man schnell den Dreh raus.
Which problems are you solving with the product?
Anhand des übersichtlichen Live Plan können wir sehen, an welchen Plätzen gebucht wurde und wir haben die Möglichkeit unsere Gäste einzubuchen. Das ermöglicht einen reibungslosen Ablauf.
“Stoßzeiten im Büro werden sichtbar”
Source of review
4.5
T
In the last 30 days
Tom
Validated Reviewer
IT Administrator at
AG IT Service
- 1-50 employees
- Industry: Computer Hardware
Use cases:
Desk BookingWorkplace Management
What did you like?
An den Auswertungen gefällt mir, dass wir schnell erkennen können, an welchen Wochentagen besonders viele Buchungen zusammenkommen. Gerade bei einem hybriden Modell ist das interessant, weil die Auslastung von Tag zu Tag teilweise stark schwankt.
What did you not like?
Bei längeren Zeiträumen könnte die Darstellung für meinen Geschmack noch etwas kompakter sein. Wenn man nur einen bestimmten Zeitraum vergleichen möchte, muss man sich teilweise etwas genauer durch die Zahlen arbeiten.
Which problems are you solving with the product?
Wir hatten vorher zwar eine ungefähre Vorstellung davon, wann das Büro voll ist, wirklich belegen konnten wir das aber nicht. Durch die Auswertungen in Flexopus sehen wir solche Muster wesentlich klarer. Wenn beispielsweise bestimmte Tage regelmäßig stärker ausgelastet sind, können wir das bei internen Terminen oder der Organisation vor Ort berücksichtigen.
“Wir können besser einschätzen was wirklich genutzt wird ”
Source of review
4.5
N
In the last 30 days
Nadine
Validated Reviewer
Mitarbeiterin at
ZIEHL
- 51-1000 employees
- Industry: Machinery
Use cases:
Desk BookingWorkplace Management
What did you like?
Die Auswertungen geben uns einen guten Überblick darüber, wie stark was tatsächlich genutzt werden. Man sieht dadurch nicht nur einzelne Buchungen, sondern erkennt mit der Zeit auch, an welchen Tagen besonders viel oder eher wenig im Büro los ist.
What did you not like?
Für manche Auswertungen hätte ich gerne noch etwas mehr Möglichkeiten, die Daten nach eigenen Kriterien aufzuteilen. Für unsere wichtigsten Zahlen reicht der vorhandene Umfang aber aus.
Which problems are you solving with the product?
Früher beruhte die Einschätzung auf dem persönlichen Eindruck. Mit Flexopus haben wir dafür konkrete Daten und können beispielsweise erkennen, ob bestimmte Bereiche regelmäßig voll sind oder viele Plätze dauerhaft kaum genutzt werden. Das hilft uns vor allem bei der längerfristigen Planung.
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