Beste Workforce Management Software: 4 Tools für die Personaleinsatzplanung
Selina Feddern14.6.2026
Mit digitalen Dienstplänen lassen sich Schichtänderungen und Abwesenheiten schneller koordinieren
Inhalt
- Workforce Management Software Deutschland: 4 Tools im Vergleich
- Welche ist die beste Workforce Management Software?
- Welche Workforce Management Software passt sonst noch zu dir?
- Fazit: Der perfekte Dienstplan existiert nur bis zur ersten Krankmeldung
POV: Du arbeitest im Personalwesen und dein Dienstplan steht. Für sagen wir mal acht Minuten. Dann flattert die erste Krankmeldung rein, ein Standort ist zu dünn besetzt, zwei Mitarbeitende wollen ihre Schichten tauschen und im Büro wartet die Lohnabrechnung auf Zeiten, die noch irgendwo zwischen App, Excel und Chatverlauf hängen.
Genau da zeigt sich, ob Personalplanung wirklich funktioniert. Workforce Management Software bringt Schichten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Verfügbarkeiten an einen Ort – als Arbeitsgrundlage für alle, die jeden Tag entscheiden, wer wann wo gebraucht wird.
In diesem Best-of vergleichen wir vier Lösungen, die auf OMR Reviews besonders gut bewertet sind: clockin, Ordio, gastromatic und Basqo. clockin passt zu Betrieben, in denen viel unterwegs passiert. Ordio sortiert Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung. gastromatic bringt vor allem Gastro- und Hospitality-Teams Struktur. Basqo schaut hingegen auf Personalkosten, Headcount und Forecasts.
Zusätzlich zeigen wir dir Alternativen für größere Schichtorganisationen, Projektteams und komplexere Einsatzplanung. So siehst du schneller, welche Lösung zu deinem Planungsalltag passt und wo ein anderes Tool die bessere Wahl ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Workforce-Management-Software bündelt Schichten, Arbeitszeiten sowie Abwesenheiten an einem Ort und ersetzt fehleranfällige manuelle Prozesse wie Excel oder Chatverläufe.
- Im OMR-Reviews-Vergleich überzeugen clockin für mobile Teams, Ordio für standortbasierte Schichtbetriebe und gastromatic für die Gastronomie und Hotellerie.
- Basqo unterscheidet sich von klassischer Schichtplanung durch seinen Fokus auf strategische Personalkostenplanung, Forecasting und Headcount Planning.
- Für größere Organisationen oder projektbasierte Teams bieten Tools wie Quinyx, Teambook oder plano spezialisierte Alternativen für komplexere Anforderungen.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Workforce Management Software Deutschland: 4 Tools im Vergleich
| Tool | Preis | Kostenlose Version | Geeignet für | Besonderheiten |
|---|---|---|---|---|
| 1. clockin | ab 3,19 € pro User*in/Monat | 14-Tage-Testversion | kleine und mittlere Betriebe mit mobilen Teams | Zeiterfassung, Dienst- und Schichtplanung, digitale Projektakte, Abwesenheiten, Schnittstellen zu DATEV, Lexware Office, sevdesk und weclapp |
| 2. Ordio | ab 89 € pro Standort/Monat | 7-Tage-Testversion | Schichtbetriebe, Gastro, Einzelhandel, Pflege, Freizeit und Kultur | Schichtplanung, Zeiterfassung, digitale Personalakte, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter-App, Checklisten |
| 3. gastromatic | ab 7 € pro Mitglied/Monat | nicht im Briefing genannt | Gastronomie, Hotellerie und Food & Beverage | Dienstplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiter-App, digitale Personalakte, Lohnschnittstellen, eAU, Dokumentenmanagement |
| 4. Basqo | auf Anfrage | nicht im Briefing genannt | HR-, Finance- und People-Teams | Personalkostenplanung, Rolling Forecast, Szenario-Planung, Headcount Planning, Integrationen mit 80+ HR-Systemen |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. clockin
clockin bezeichnet sich selbst als „Betriebssystem für deinen Betrieb“ – und genau das beschreibt den Ansatz der Software ganz gut. Statt Zeiterfassung, Schichtplanung, Projektdokumentation und Personalverwaltung auf verschiedene Tools zu verteilen, laufen die wichtigsten Informationen in einer zentralen Anwendung zusammen. Mitarbeitende können Zeiten per App erfassen, Projekte dokumentieren und Schichten einsehen, während das Büro den Überblick über Arbeitszeiten, Abwesenheiten und laufende Einsätze behält.
Besonders interessant ist clockin für Betriebe, in denen viel außerhalb des Büros passiert. Fotos, Notizen, Checklisten oder Kundenunterschriften können direkt vor Ort erfasst werden und landen automatisch in der digitalen Projektakte. Ergänzt wird das Ganze durch Funktionen für Zeiterfassung, Dienstplanung, Abwesenheitsmanagement sowie Schnittstellen zu DATEV, Lexware Office, sevdesk und weclapp.
Features
- Mobile Zeiterfassung per App, Terminal oder PC
- Dienst- und Schichtplanung mit Drag-and-Drop
- Digitale Projektakte mit Fotos, Notizen und Dokumentation
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Digitale Checklisten und Formulare
- Kundenunterschriften direkt vor Ort erfassen
- KI-gestützte Gesprächsnotizen und Videodokumentation
- Schnittstellen zu DATEV, Lexware Office, sevdesk und weclapp
Geeignet für: Unternehmen, die Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Projektdokumentation in einer Lösung bündeln möchten.
clockin Preise: kostenlose Testphase (14 Tage).
Das sagen OMR Reviews Nutzer*innen
| Stärken | Schwächen |
|---|---|
| Sehr einfache und intuitive Bedienung | Mobile App lädt vereinzelt langsam |
| Mobile Zeiterfassung funktioniert unkompliziert | Teilweise mehr Individualisierung gewünscht |
| Digitale Zeiterfassung reduziert Papieraufwand | Reporting und Auswertungen ausbaufähig |
| Projektakte und Projektdokumentation schaffen Transparenz | Einige Funktionen könnten leichter auffindbar sein |
| Schnelle Einführung und geringer Schulungsaufwand | Bei großen Datenmengen vereinzelt Wartezeiten |
„Am meisten begeistert mich die einfache und übersichtliche Bedienung von clockin. Die App ist total intuitiv gestaltet, sodass jeder im Team sofort klarkommt.“ – Niklas, CTO bei BlackNautic GmbH
2. Ordio
Ordio ist eine cloudbasierte Schichtplanungs-Software für Unternehmen, die Planung, Zeiterfassung und Personalverwaltung enger zusammenziehen wollen. Das Tool deckt den Ablauf von der Mitarbeiteranmeldung über Dienstplanung und Verfügbarkeiten bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung ab. Besonders spannend ist das Preismodell: Ordio rechnet pro Standort ab, nicht pro Mitarbeiter*in.
Im Alltag hilft Ordio vor allem dort, wo viele Schichten, Verfügbarkeiten und kurzfristige Änderungen zusammenkommen. Teams können über die App kommunizieren, Arbeitszeiten erfassen, Urlaube verwalten und Aufgaben über Checklisten organisieren. Laut Anbieter nutzen mehr als 1.500 Unternehmen Ordio.
Features
- Intelligente Schichtplanung
- Zeiterfassung inklusive Änderungsanträgen
- Urlaubs- und Abwesenheitsplaner
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung inklusive DATEV- und LODAS-Export
- Digitale Personalakte
- Automatisiertes Dokumentenmanagement
- Mitarbeiter-App für iOS und Android
- Checklisten und Aufgabenmanagement
- Reporting für Plan-Ist-Vergleiche
- Individuelle Rechte und Rollen
Geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen im Schichtbetrieb, etwa Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleistung, Gesundheit und Pflege, Freizeit oder Kultur.
Das sagen OMR Reviews Nutzer*innen
| Stärken | Schwächen |
|---|---|
| Intuitive und übersichtliche Bedienung | Admin-Funktionen in der nativen App fehlen teils |
| Schichtplanung und Verfügbarkeiten greifen gut ineinander | Kleinere Bugs werden vereinzelt erwähnt |
| Spart Zeit bei Dienstplanung und Lohnvorbereitung | Reporting-Funktionen teils ausbaufähig |
| Hilfreicher und schneller Support | Einige Einstellungen brauchen Einarbeitung |
| Gute Transparenz für Mitarbeitende | Tablet-App und Wochenwechsel teils verbesserungswürdig |
„Wir können uns in einem Betrieb mit über 130 Angestellten keine intransparente Abrechnung über Papier oder fehleranfällige Excel-Tabellen erlauben.“ – David, Gründer & Geschäftsführer bei Ninja Food GmbH
3. gastromatic
Wenn Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung auf mehrere Systeme verteilt sind, entsteht schnell zusätzlicher Aufwand. gastromatic verfolgt deshalb einen anderen Ansatz: Die Software bündelt Personalverwaltung, Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnprozesse in einer zentralen Plattform. Laut Anbieter soll so weniger Zeit in Planung und Administration fließen und mehr Zeit für das operative Geschäft bleiben.
Besonders häufig wird gastromatic in Gastronomie, Hotellerie und Hospitality eingesetzt. Dort treffen wechselnde Schichten, Wunschzeiten, Abwesenheiten, Minijobs und gesetzliche Vorgaben täglich aufeinander. Genau diese Prozesse bildet gastromatic digital ab. Über die Mitarbeiter-App können Teams Dienstpläne einsehen, Urlaubsanträge stellen oder Arbeitszeiten nachvollziehen, während Verantwortliche Dienstplanung, Zeiterfassung und Personaldaten zentral verwalten.
Features
- Dienstplanung mit Vorlagen und Schichthüllen
- Zeiterfassung stationär und mobil
- Mitarbeiter-App
- Digitale Personalakte
- Dokumentenmanagement und Dokumentenupload
- eAU-Verwaltung
- Individuelle Zeiterfassungs- und Pausenregeln
- KPIs direkt im Dienstplan
- Lohnschnittstellen
- Automatisierter Dienstplan als Add-on verfügbar
Geeignet für: Unternehmen, die Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung in einer zentralen Lösung bündeln möchten. Besonders häufig wird gastromatic daher in Gastronomie, Hotellerie und Hospitality eingesetzt.
gastromatic Preise: Starter: 7 € pro Mitglied/Monat, Professional: Preis auf Anfrage.
Das sagen OMR Reviews Nutzer*innen
| Stärken | Schwächen |
|---|---|
| Dienstplanung und Zeiterfassung in einem System | Teilweise längere Ladezeiten bei großen Datenmengen |
| Hohe Transparenz für Mitarbeitende | Mehr Flexibilität bei einzelnen Funktionen gewünscht |
| Benutzerfreundliche Mitarbeiter-App | Einige Auswertungen können vereinzelt fehlerhafte Werte anzeigen |
| Spart Zeit bei Planung und Verwaltung | Anpassungsmöglichkeiten teils ausbaufähig |
| Starke Verbindung von Personaldaten, Arbeitszeiten und Lohnprozessen | Einzelne Funktionen für Nachtschichten könnten flexibler sein |
„Das System verbindet Zeit, Geld und Daten, während man hierfür oft verschiedene Systeme braucht und das auf sehr clevere und effiziente Weise.“ – Anastasia, Head of Human Resources bei denkmalneu.gastgeber Sachsen GmbH
4. Basqo
Basqo fällt in diesem Vergleich etwas aus der klassischen Schichtplanungs-Logik heraus. Die Software fokussiert sich nicht auf Dienstpläne im Tagesgeschäft, sondern auf Personalkostenplanung, Headcount Planning, Forecasting und Controlling. Basqo bündelt Daten aus verschiedenen Quellen, führt Plandaten wie den Einstellungsplan im System und integriert sich laut Anbieter mit mehr als 80 bestehenden HR-Systemen.
Damit eignet sich Basqo vor allem für Unternehmen, in denen HR, Finance, People Operations und Hiring Manager gemeinsam auf Personalbudgets, geplante Stellen, Ist-Kosten und Forecasts schauen müssen. Statt mehrere Excel-Listen zwischen Teams abzugleichen, entsteht eine zentrale Sicht auf Personalkosten und Personalplanung.
Features:
- Personalkostenplanung
- Rolling Forecast
- Szenario-Planung
- Headcount Planning
- Echtzeit-Überblick über Personalkosten
- Stammdaten-Integration
- Freigabeprozesse im Professional-Paket
- Data-Health-Modul im Enterprise-Paket
- Benutzerdefinierte Reports im Enterprise-Paket
- Integration mit 80+ HR-Systemen
Geeignet für: HR-, Finance- und People-Teams, die Personalkosten, geplante Stellen, Forecasts und Hiring-Szenarien zentral steuern möchten.
Basqo Preise: auf Anfrage.
Das sagen OMR Reviews Nutzer*innen
| Stärken | Schwächen |
|---|---|
| Zentrale Sicht auf Personalkosten und Headcount | Oberfläche kann vereinzelt langsam sein |
| Ersetzt fehleranfällige Excel-Listen | Navigation teils noch ausbaufähig |
| Hilft bei Forecasts und Budgetplanung | Filter und Ansichten brauchen teilweise Refresh |
| Verbindet HR-, Finance- und Hiring-Daten | Einarbeitung wegen Funktionsumfang nötig |
| Support reagiert schnell und lösungsorientiert | Exporte und Views teils nicht flexibel genug |
„Basqo bringt alle relevanten Stakeholder im Headcountplanning Prozess zusammen (Hiring Manager, Talent Acquisition und Finance), sorgt für Transparenz und erhöht die Effizienz in der Planung enorm.“ – Andreas, Head of People and Culture bei Aleph Alpha GmbH
Welche ist die beste Workforce Management Software?
Die kurze Antwort: Die beste Workforce Management Software ist die, die zu deiner Art der Personalplanung passt. Denn zwischen einem Gastronomiebetrieb mit wechselnden Schichten, einem Handwerksunternehmen mit mobilen Teams und einem HR-Team, das Personalkosten über mehrere Standorte hinweg plant, liegen Welten.
Deshalb lohnt es sich, vor der Tool-Auswahl eine andere Frage zu stellen: Welches Problem kostet dich aktuell die meiste Zeit?
Geht es vor allem darum, Dienstpläne, Arbeitszeiten und Abwesenheiten endlich an einem Ort zu organisieren, sind Lösungen wie Ordio oder gastromatic interessant. Findet ein Großteil der Arbeit außerhalb des Büros statt und sollen neben Arbeitszeiten auch Projekte, Dokumentationen oder Kundeneinsätze erfasst werden, kann clockin besser passen. Steht dagegen die strategische Planung im Vordergrund und du möchtest Personalkosten, Headcount und Forecasts transparenter steuern, verfolgt Basqo einen ganz anderen Ansatz.
Die beste Workforce Management Software ist also nicht automatisch die mit den meisten Funktionen. Sie ist die Lösung, die die Komplexität aus deinem Arbeitsalltag nimmt. Denn ein weiteres Tool braucht niemand. Weniger Abstimmungsaufwand, mehr Transparenz und eine Planung, die auch nach der dritten Krankmeldung des Tages noch funktioniert, schon eher.
Software-Empfehlungsmatrix nach Anwendungsfall
Unternehmensgröße
Einsatzszenario
Unsere Empfehlung
Unternehmensgröße
Kleine bis mittlere Unternehmen
Einsatzszenario
Du möchtest Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Dienstplanung und Projektdokumentation in einer Lösung bündeln und Informationen direkt vor Ort erfassen.
Unsere Empfehlung
clockin
Unternehmensgröße
Kleine bis mittlere Unternehmen
Einsatzszenario
Du planst regelmäßig Schichten, verwaltest Verfügbarkeiten und suchst eine Lösung, die Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung zusammenführt.
Unsere Empfehlung
Ordio
Unternehmensgröße
Gastronomie & Hospitality
Einsatzszenario
Du möchtest Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalverwaltung und Lohnprozesse in einem System organisieren.
Unsere Empfehlung
gastromatic
Unternehmensgröße
Mittelstand bis Großunternehmen
Einsatzszenario
Du möchtest Personalkosten, Headcount, Einstellungsplanung und Forecasts zentral steuern und verschiedene HR-Systeme zusammenführen.
Unsere Empfehlung
Basqo
Unternehmensgröße
Große Schichtorganisationen
Einsatzszenario
Du suchst eine Workforce-Management-Lösung für komplexe Schichtplanung, Personalbedarfsplanung und Automatisierung über mehrere Standorte hinweg.
Unsere Empfehlung
Quinyx
Unternehmensgröße
Agenturen & Projektbasiert
Einsatzszenario
Du möchtest Ressourcen, Verfügbarkeiten und Auslastungen über mehrere Projekte hinweg planen und Kapazitätsengpässe früh erkennen.
Unsere Empfehlung
Teambook
Unternehmensgröße
Komplexe Anforderungen
Einsatzszenario
Du benötigst Forecasting, Qualifikationsmanagement und Personaleinsatzplanung für größere Teams.
Unsere Empfehlung
Individuell
Welche Workforce Management Software passt sonst noch zu dir?
Noch nicht die passende Lösung gefunden? Dann lohnt sich ein Blick über unsere Top-Empfehlungen hinaus. Denn Workforce Management bedeutet nicht für jedes Unternehmen dasselbe. Während einige Betriebe vor allem Dienstpläne organisieren möchten, stehen bei anderen Kapazitätsplanung, Forecasting oder Personalkosten im Mittelpunkt.
Wenn du viele Mitarbeitende, mehrere Standorte und komplexe Schichtmodelle koordinierst, kann Quinyx eine interessante Alternative sein. Die Software verbindet Schichtplanung, Zeiterfassung und Personalbedarfsplanung und richtet sich insbesondere an größere Unternehmen, die Workforce Management stärker automatisieren möchten.
Planst du dagegen weniger Schichten als Projekte, lohnt sich ein Blick auf Teambook. Die Lösung konzentriert sich auf Ressourcen- und Kapazitätsplanung und hilft Teams dabei, Auslastungen, Verfügbarkeiten und Projektbesetzungen im Blick zu behalten. Besonders für Agenturen, Beratungen und projektbasierte Organisationen verfolgt Teambook einen anderen Ansatz als klassische Dienstplanungstools.
Für Unternehmen mit komplexeren Planungsanforderungen kann außerdem plano spannend sein. Neben Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung gehören hier auch Forecasting, Qualifikationsmanagement und automatisierte Planvorschläge zum Funktionsumfang. Dadurch eignet sich die Software vor allem für größere Organisationen und Branchen mit umfangreichen Regelwerken oder Schichtmodellen.
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du schnell und einfach nachholen und deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Der perfekte Dienstplan existiert nur bis zur ersten Krankmeldung
Hand aufs Herz: Die wenigsten Unternehmen scheitern heute daran, überhaupt einen Dienstplan zu erstellen. Die Herausforderung beginnt danach. Wenn Schichten getauscht werden, Mitarbeitende ausfallen, Urlaubsanträge eingehen oder plötzlich an einem Standort Personal fehlt.
Genau deshalb ist Workforce Management längst mehr als digitale Dienstplanung. Es geht darum, Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Personalkosten so zusammenzubringen, dass Entscheidungen nicht auf Zuruf, sondern auf einer aktuellen Datengrundlage getroffen werden.
Welches Tool am Ende das richtige ist, hängt deshalb weniger von der Anzahl der Funktionen ab als von der Frage, wo bei dir heute die größte Reibung entsteht. Geht es um Schichtplanung und Zeiterfassung? Um mobile Teams? Um Personalverwaltung? Oder um die strategische Steuerung von Personalkosten und Headcount?
Die gute Nachricht: Für all diese Anwendungsfälle gibt es inzwischen Lösungen, die deutlich besser funktionieren als Excel, Papierlisten oder endlose Chatverläufe. Und wenn dieser Artikel eines zeigen soll, dann das: Workforce Management muss kein täglicher Kraftakt sein.
Disclaimer: Alle Preise, Funktionen und Bewertungen basieren auf den zum Zeitpunkt der Recherche öffentlich verfügbaren Informationen auf OMR Reviews (Stand: Juni 2026). Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich.
