n8n Test: Workflow-Automation mit Self-Hosting für maximale Flexibilität

1. Von Etsy zu Enterprise-Automation
2. Übersicht: Das beinhaltet n8n
3. Welche Probleme löst n8n?
4. Für wen eignet sich n8n?
5. Die wichtigsten Funktionen von n8n
6. Praxisbeispiele: So setze ich n8n ein
7. Installation und Preisgestaltung
8. Fazit und Ausblick

Von Etsy zu Enterprise-Automation

Die ersten Bestellungen trudelten in meinem Etsy-Shop ein, und ich wollte meinen Kund*innen so schnell wie möglich ihre Tracking-Links schicken. Aber ständig am Laptop sitzen und manuell kopieren? Nach der dritten Bestellung wusste ich: Das muss automatisiert werden. Mein n8n Test begann aus purer Notwendigkeit – heute ist es das Rückgrat vieler interner Geschäftsprozesse bei awork.

Ich bin Markus Ehret, Workflow Automation & Data Integration Engineer bei awork. Was als simple n8n-Automatisierung für meinen kleinen Etsy-Shop begann, hat sich zu einer umfassenden Automation-Strategie entwickelt. Mittlerweile verbringe ich ca. 70% meiner Arbeitszeit in n8n – nicht weil ich das Tool so sehr liebe (obwohl ich das tue), sondern weil es so viel für uns erledigt.

Bei meiner Suche nach einer Automation-Lösung stieß ich schnell auf Zapier. Aber das Preismodell fand ich unattraktiv. Je mehr du automatisierst, desto mehr zahlst du – das fühlte sich an wie eine Strafe für weiten Einsatz des Tools. Make.com fand ich persönlich nicht intuitiv und ästhetisch genug. Dann entdeckte ich ein neues Tool und es stellte sich mir die Frage: Was ist n8n? Die Antwort hat meine Arbeitsweise fundamental verändert.

Übersicht: Das beinhaltet n8n

n8n (ausgesprochen "n-eight-n") ist eine visuelle Workflow-Automation-Plattform, die sich grundlegend von anderen Tools unterscheidet. Das Besondere: Du kannst es komplett selbst hosten und behältst die volle Kontrolle über deine Daten.

Der Fair-Code-Ansatz bedeutet, dass der Quellcode offen ist, aber kommerzielle Nutzung bestimmten Regeln folgt – ein nachhaltiges Modell, das kontinuierliche Entwicklung sicherstellt. Was ist n8n also genau? Es ist symbolisch gesprochen dein digitaler Assistent, der verschiedene Apps und Services miteinander sprechen lässt – und du bestimmst genau, was er wann wie sagen soll.

Das Herzstück ist der visuelle n8n Workflow-Builder. Per Drag-and-drop verbindest du verschiedene Nodes (Knotenpunkte) zu einem Workflow. Jede Node repräsentiert eine Aktion: Daten abrufen, transformieren, senden. Das Praktische daran: Du kannst JavaScript-Expressions direkt in den Feldern verwenden – Code, wenn du es brauchst, No-Code wenn nicht.

n8n in deutsch zu nutzen ist übrigens kein Problem. Die Community ist international, aber es gibt einige Tutorials und Blogposts auf Deutsch. Die Plattform selbst ist auf Englisch, aber intuitiv genug, dass Sprachbarrieren selten ein Problem darstellen.

Welche Probleme löst n8n?

Als ich anfing, ging es mir nur um die nervigen Tracking-Links. Heute löst n8n Automation bei uns Probleme, von denen ich damals nicht mal wusste, dass wir sie haben werden.

• Datensilos aufbrechen: Unsere Kundenteams jonglieren täglich zwischen HubSpot, Mixpanel und Chargebee. Früher bedeutete das: mehrere Tabs aufmachen, überall Kunde suchen, hin und her springen. Heute werden relevante Daten automatisch nach HubSpot Marketing Hub synchronisiert. Dort sind dann alle relevanten Informationen auf einen Blick verfügbar.
• Technische Barrieren abbauen: Nicht jede*r in unserem Team kann oder möchte immer wieder die gleichen SQL-Queries schreiben. Unser n8n AI Support-Bot in Slack hilft bei der Verfügbarkeit spezieller Daten. Einfach den Bot taggen, eine Frage stellen und die Antwort bekommen. Die n8n KI-Features machen aus natürlicher Sprache Datenbankabfragen oder entscheiden, welche vordefinierte Abfrage für die Beantwortung relevant ist.
• Repetitive Tasks eliminieren: Bewerbungen manuell in unser Projektmanagement-Tool übertragen? Absage-E-Mails händisch verschicken? Diese Zeitfresser existieren bei uns nicht mehr. Die n8n Automatisierung übernimmt das, inklusive KI-gestützter Spracherkennung für die richtige Antwortsprache.
• Vendor Lock-in vermeiden: Der wichtigste Punkt. Während andere Anbieter dich mit usage-basierten Preismodellen “bestrafen” – je mehr du automatisierst, desto teurer wird es – bleibt n8n fair. Wenn du es selbst hostest, hast du keine Execution-Limits. Das Speichern und Verwenden von Zugangsdaten deiner Kund*innen ist allerdings lizenzpflichtig.
• Projektmanagement automatisieren: Wir nutzen n8n intensiv für automatisierte Workflows. Bewerbungen werden automatisch zu Tasks, E-Mail-Konversationen landen als Kommentare im richtigen Projekt, und bestimmte Tags triggern automatische Aktionen. Wenn ein Kunde sein Abo kündigt, erstellt n8n sofort eine Benachrichtigung für das Success-Team. Bei neuen Signups gibt es eine Benachrichtigung mit allen relevanten Infos.

Für wen eignet sich n8n?

Nach fünf Jahren intensiver Nutzung kann ich klar sagen, für wen n8n perfekt ist – und für wen nicht.

n8n ist ideal für:

• Teams, die Datenkontrolle ernst nehmen
• Unternehmen mit hohem Automatisierungsbedarf, die Kosten im Griff behalten wollen  
• Developer, die Flexibilität schätzen aber nicht alles coden wollen
• Alle, die von der n8n Community profitieren und beitragen möchten

Die n8n kostenlos Version (self-hosted Community Edition) reicht für viele Anwendungsfälle völlig aus. Du brauchst nur einen Server und etwas technisches Grundverständnis.

n8n ist weniger geeignet, wenn:

• Dein Team keine technisch versierte Person hat, die die initiale Einrichtung übernimmt
• Du eine Lösung brauchst, die komplett ohne Lernkurve funktioniert
• Du ausschließlich vorgefertigte Templates ohne Anpassungsmöglichkeiten suchst

Im Vergleich zu n8n Alternativen wie Zapier oder make (zuvor Integromat) ist meiner Meinung nach die Lernkurve steiler. Über das Item-Linking-Konzept bin ich anfangs auch mehrfach gestolpert. Aber: Die Investition lohnt sich. Du wirst mit einem Tool belohnt, das keine künstlichen Grenzen setzt.

Die wichtigsten Funktionen von n8n

Visual Workflow Builder

Der Kern von jedem n8n Workflow: Nodes per Drag-and-drop verbinden, Datenfluss visualisieren, in Echtzeit testen. Kein abstraktes Coding, du siehst genau, was passiert.

Visual Workflow Builder

JavaScript Expressions 

In jedem Feld kannst du JavaScript verwenden: `{{$json.price * 1.19}}` berechnet direkt die Mehrwertsteuer. Keine Extra-Nodes für simple Transformationen.

JavaScript Expression Field

Error Handling & Monitoring

Error-Workflows können dich via Slack benachrichtigen, inklusive Execution-Link zum Debuggen. Du kannst granular festlegen, wie mit Fehlern umgegangen wird: Workflow stoppen, einzelne Items überspringen oder alternative Pfade definieren.

Error Handling Setup

HTTP Request Node – Der Geheimtipp

Damit erschließt du dir jede API, auch wenn es (noch) keine native Integration gibt. Auch Batch-Endpoints und sehr spezifische API-Operationen lassen sich damit super umsetzen. Bei unserem HubSpot-Sync macht das den Unterschied zwischen 100 einzelnen Requests und einem einzigen.

AI Agent Capabilities

Die n8n AI Agents können auf deine Daten zugreifen, Entscheidungen treffen und Aktionen ausführen. Unser interner Support-Bot kann zum Beispiel Database-Queries verstehen und ausführen. So kann man spezielle Funktionalität bauen und über einen n8n AI Agent dem ganzen Team zur Verfügung stellen.

Self-Hosting Options

Von lokalem npm-Install bis zum Kubernetes-Cluster kannst du entscheiden, was es sein soll. Die n8n Installation ist bewusst einfach gehalten. `npm install -g n8n` und du bist startklar. Für Versionskontrolle bietet n8n Git Integration, sodass du deine Workflows wie Code verwalten kannst. Jedes n8n Template aus der Community lässt sich als Ausgangspunkt nutzen und an deine Bedürfnisse anpassen.

Praxisbeispiele: So setze ich n8n ein

HubSpot Data Sync

• Problem: Sales, Success und Support nutzen drei verschiedene Tools. Für einen vollständigen Kundenüberblick benötigt es einige gleichzeitig offene Tabs.
• Lösung: Ein n8n Workflow, der stündlich Daten aus Mixpanel (Usage-Daten) und Chargebee (Subscription-Daten) in HubSpot Custom Fields synchronisiert. Hierfür relevant: Batch-API-Endpoints. Statt 100 einzelne Updates ein einziger Call.
• Resultat: 100x schneller, 1/100 der API-Calls. Teams sparen täglich Zeit, frustrierende Tab-Wechsel für basic Informationen gehören der Vergangenheit an.

Interner Support-Bot

• Problem: "Wie ist nochmal die Task-ID für...?" Diese Fragen erreichten mich mehrmals täglich. Nicht-technische Kolleg*innen hatten keinen Datenbankzugriff.
• Lösung: Ein n8n AI Agent als Slack-Bot. Tag den Bot, stelle deine Frage in natürlicher Sprache, erhalte die Antwort. Der Agent hat eingeschränkten, sicheren Datenbankzugriff.

AI Agent Workflow

• Resultat: Keine Abhängigkeit von Tech-Kolleg*innen. Sofortige Antworten. Und ich kann mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Applicant Tracking System

• Problem: Bewerbungen manuell bearbeiten, in verschiedenen Sprachen antworten, alles im Blick behalten.
• Lösung: Bewerbungsformular → n8n Automation → Projekmanagement-Tool Task z.B awork. KI erkennt die Sprache, antwortet automatisch auf Deutsch oder Englisch. E-Mail-Threads werden als Task-Kommentare gespeichert.

Applicant Tracking Workflow

• Resultat: HR fokussiert sich auf die richtigen Kandidat*innen statt auf Admin-Tasks. Bewerber*innen erhalten schnelle Rückmeldungen. Win-win.

Installation und Preisgestaltung

Lokal testen – kostenlos und einfach

Der beste Einstieg: n8n installieren lokal via npm. 

• ```bash
• npm install -g n8n
• n8n start
• ```

Self-Hosted Community Edition

Für den Einsatz in Production: n8n auf eigenem Server. Unlimited Workflows, unlimited Executions. Du brauchst nur die Infrastruktur (ab ~20€/Monat für einen VPS) und Backups.

Cloud-Version Starter + Pro

Wenn du keine Lust auf Server-Management hast, startet die Cloud-Version bei 20€/Monat. Aber Achtung: Execution-basierte Preise. Bei hohem Volumen wird's teurer. Bestimmte Features bekommst du erst in der Pro-Version ab 50€/Monat.

Self-Hosted Business 

Wenn du Customer Credentials speichern möchtest oder spezielle Features brauchst, benötigst du eine Business-Lizenz. Der Preis richtet sich nach Executions – ironischerweise das Modell, weswegen ich Zapier gemieden habe.

ROI-Betrachtung

"Absurd hoch" – anders kann ich es nicht beschreiben. Eine Handvoll automatisierter Aufgaben sparen oft mehr Zeit, als die gesamten Infrastrukturkosten ausmachen.

n8n vs Make – Der direkte Vergleich

n8n vs Make: Für mich keine Frage. Make's Interface fand ich unintuitiv, die Entwicklungsgeschwindigkeit mit n8n ist für mich deutlich höher. Preislich nimmt sich beides nicht viel – außer du hostest n8n selbst.

Fazit und Ausblick

Nach fünf Jahren n8n bin ich an einem Punkt, wo ich nach der zweiten Wiederholung einer Aufgabe über Automatisierung nachdenke. Diese Denkweise hat meine Produktivität transformiert. Die Learnings stapeln sich: Was ich heute in einer App automatisiere, hilft mir morgen bei der nächsten Integration.

10 von 10 Sternen – keine Frage. n8n hat aus einem nervigen Tracking-Link-Problem eine umfassende Automation-Strategie gemacht. 70% meiner Arbeitszeit verbringe ich im Tool, weil es mich und das gesamte Team so viel produktiver macht.

Native Data Tables sind da, noch mehr n8n AI Features sind in Entwicklung. Die n8n Community wächst stetig, die n8n Dokumentation wird immer besser. Die n8n Templates Library macht den Einstieg leichter denn je.

Meine klare Empfehlung: Wenn du Wert auf Datenkontrolle legst, Automatisierung ernst nimmst und keine Lust auf Vendor Lock-in hast – verwende n8n. Die lokale Installation via npm ist in fünf Minuten erledigt, also baue deinen ersten Workflow! Erlebe dieses grandiose Gefühl, wenn auf einmal etwas automatisch läuft.

Trust me: Du wirst dich fragen, wie du jemals ohne ausgekommen bist.