Das Prozessmanagement arbeitet unter der Betrachtung der jeweiligen Business-Ziele sowie der zentralen Fragestellung „Wer tut was, wann, mit wem, wie und mit welchen Mitteln?“ vornehmlich auf eine Effizienzsteigerung typischer Unternehmensvorgänge hin. Neben dem Aspekt der Optimierung der Zweckmäßigkeit werden eine Anhebung der Qualität, eine Verbesserung der Flexibilität und eine Senkung der Kosten fokussiert. Im Mittelpunkt der Praxis stehen dabei die Identifikation, die Gestaltung, die Dokumentation, die Implementierung, die langfristige Steuerung und die stetige Fortentwicklung von betreffenden Arbeitsabläufen.
All diese Bereiche können mit einer passend abgestimmten Prozessmanagement-Software (manchmal auch „Prozess-Management-Software“ geschrieben) effektiv gestützt und teilweise automatisiert werden. Der Markt bietet hier sowohl auf einzelne Segmente spezialisierte Lösungen, wie beispielsweise Prozessmodellierung-Software bzw. Prozessdarstellung-Software, Prozessplanung-Software oder Prozessanalyse-Software, als auch umfassende Prozessmanagement-Tool-Sammlungen.
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: Entsprechende Programme können in praktisch allen Abteilungen eines Unternehmens und in zahlreichen Anwendungsfällen genutzt werden: zum Beispiel in der Buchhaltung beim Rechnungswesen, im Marketing bei der Anzeigenschaltung oder im Vertrieb bei der Kundenansprache.
Im Kern stellt eine breit ausgestattete Prozess-Software Manager*innen eine grafische Oberfläche zur Visualisierung und Modellierung von Vorgängen zur Verfügung. Innerhalb des Systems können verschiedene Prozessvarianten aufgesetzt, simuliert und evaluiert werden. Die Ergebnisse sind schließlich mit zuvor definierten KPIs abzugleichen. Nach und nach wird der optimale Ablauf herausgearbeitet. Dazu muss man den Prozess nicht als lauffähige Anwendung in Betrieb nehmen. Letztlich hilft die Lösung bei der Implementierung des jeweiligen Vorgangs und lässt ihn fortlaufend überwachen.
Der gesamte geschäftliche Erfolg von Unternehmen hängt von flüssig laufenden und ideal aufeinander abgestimmten Prozessen ab. Optimalerweise funktionieren die Vorgänge sowohl innerhalb der einzelnen Abteilungen als auch bereichsübergreifend in einem perfekten Miteinander. Das ist allerdings in kaum einer Firma der Fall. Viele Betriebe kämpfen mit isolierten Prozessen. Das große Ganze haben nur die wenigsten im Blick.
Dabei sind die meisten Abläufe obendrein nur wenig flexibel. Das ist insofern ein bedeutendes Defizit, da sich Unternehmen heute nie dagewesenen Veränderungen der Märkte, der relevanten Technologien, der gesetzlichen Bestimmungen und nicht zuletzt der gesellschaftlichen bzw. kundenspezifischen Erwartungen entgegensehen. Im Kontext derartiger und weiterer Verläufe sollte für eine optimale Wettbewerbsfähigkeit prompt und mit möglichst langfristig wirkungsvollen Prozesskoordinierungen reagiert werden.
Im Idealfall besteht ein stetiger Fluss in der Prozessentwicklung. Damit bietet sich die Möglichkeit, schnellere und zielführendere Anpassungen vorzunehmen. Zudem sind die Leistungen neuer Abläufe und die Auswirkungen vorgenommener Änderungen in einem solch kontinuierlichen Vorgehen besser zu prognostizieren. So können Schwachstellen oder Engpässe bereits frühzeitig erkannt bzw. ausgeschlossen werden. Redundanzen und fehleranfällige Aufgaben lassen sich sicherer identifizieren. Auf der anderen Seite können besonders zweckdienliche Methoden und schließlich mächtige Best-Practices herausgestellt werden.
Die Mitarbeiter*innen profitieren ebenfalls von einer entsprechend intensiven bzw. ganzheitlichen und fortlaufenden Beschäftigung mit der Prozessverbesserung. Sie stehen nicht selten unter hohem Leistungsdruck. Durch die Optimierung von Vorgängen, im Zuge dessen normalerweise eine Straffung der Aufgaben, eine Automatisierung wiederkehrender Arbeiten und/oder eine eindeutige Definition von Verantwortlichkeiten erfolgt, bekommen Mitarbeiter*innen einen größeren Freiraum. Sie können sich mehr auf ihre wichtigsten Kernaufgaben konzentrieren und erleben dadurch weniger Frustration im Arbeitsalltag.
All diese Effekte können mit einer richtig abgestimmten und eingesetzten Prozessmanagement-Software bei vergleichsweise wenig Aufwand angesteuert sowie erreicht werden. Sie verschafft Firmen unter einer ganzheitlichen Sicht auf die (wichtigsten) Geschäftsvorgänge immense Chancen für die Steigerung der Prozesseffizienz auf zahlreichen Ebenen. Gleichzeitig stützt sie eine agilere Verfahrensweise, bietet Gelegenheit, Risiken massiv zu mindern bzw. große Potenziale herauszustellen und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.
Die Funktionsweise von Prozesse-Software wird selbstverständlich maßgeblich von den jeweils integrierten Features bestimmt. Die nachfolgenden Elemente sind typisch.
Visuelle Prozessdarstellung: Sehr häufig ist Prozess-Management-Software vornehmlich Software, mit der sich Prozesse darstellen lassen. Meistens können über einen Prozess- oder Workflow-Editor mit einfachen Drag-and-Drop-Funktionen Arbeitsabläufe in einer digitalen Umgebung konstruiert und visualisiert werden. Je nach Methode (zum Beispiel Kanban oder Kaizen) kann die Abbildung viele Formen annehmen.
Automatisierung von Prozessen: Mithilfe von Software für Geschäftsprozesse können Unternehmen viele Vorgänge automatisieren. Das bedeutet, dass konzipierte und optimierte Abläufe ohne menschliches Zutun ausgeführt werden. So kann enorm zu einer verbesserten Effizienz, Kosteneinsparungen und zufriedeneren Mitarbeiter*innen beitragen werden.
Modellierung und Simulation: Eine Geschäftsprozessmanagement-Software kann ihren Nutzer*innen leistungsstarke Modellierungs- und Simulationsfunktionen bieten. Damit sind Verantwortliche in der Lage, verschiedene Prozessszenarien aufzusetzen, zu simulieren und somit den optimalen Prozessablauf zu ermitteln. Nach ausgiebigen Tests kann der Vorgang schließlich implementiert werden.
Überwachung und Verfolgung: Software für die Prozessoptimierung bietet häufig verschiedene Tools, mit denen Unternehmen alle Aspekte ihrer Geschäftsprozesse überwachen und verfolgen können. So besteht die Chance, sämtliche relevanten Leistungen (in Echtzeit) zu messen und bei Bedarf notwendige Änderungen vorzunehmen.
Analysen und Berichte: Ein Prozess-Programm bietet oftmals auch Analyse- und Berichtsfunktionen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Prozessdaten effektiver auszuwerten. Bei Bedarf können kleinteilige Reports erstellt werden, die den Verantwortlichen einen optimalen Überblick ihrer Abläufe verschaffen.
Tools für die Zusammenarbeit: Prozessoptimierung ist Teamwork. Entsprechende Software enthält deshalb häufig auch Tools für die Zusammenarbeit, sodass Teams effizient und von jedem Ort aus kollaborieren können. Dadurch wird die Kommunikation zwischen den Verantwortlichen verbessert, die Teamarbeit gefördert, die Entscheidungsfindung beschleunigt und die Produktivität maximiert.
Integrationen: Moderne Software für das Geschäftsprozessmanagement lässt sich problemlos mit anderen prozessrelevanten Anwendungen integrieren. Das ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch und schließlich eine ganzheitliche technologische Unterstützung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens effizient zu optimieren und kontrollieren sind.
Sicherheitsfunktionen: Ein Prozessmanagement-Programm nutzt gerade bei der Organisation sehr geschäftskritischer Vorgänge regelmäßig überaus sensible Daten. Somit sind entsprechende Tools normalerweise so konzipiert, dass sie ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleisten. Verschlüsselungen, verschiedene Ebenen der Zugriffskontrolle und Berechtigungen sind gängige Security-Elemente. Sie sorgen zentral dafür, sensible Informationen vor unbefugten Personen und potenziellen Bedrohungen der Cyber-Kriminalität zu schützen.
Eine kleinteilige Erläuterung der Kernargumente für den Einsatz einer Prozess-Software ist oben bereits erfolgt. An dieser Stelle werden nun die wichtigsten Benefits übersichtlich zusammengefasst.
Rationalisierung von Prozessen: Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen kann zur Automatisierung und letztlich zu einer enormen Rationalisierung von Vorgängen innerhalb eines Unternehmens beitragen. Benutzer*innen können hier entsprechende Fortschritte leicht verfolgen und spezifische Aufgaben zentral verwalten. Dadurch ist vor allem der Aufwand für einfache und sich wiederholende, aber sehr zeitintensive Tasks erheblich zu verringern.
Effizientere Nutzung von Ressourcen: Durch die Rationalisierung und Automatisierung von Prozessen hilft eine Software zur Verwaltung von Geschäftsabläufen nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch (personelle) Ressourcen effizienter zu nutzen. Außerdem können Verantwortliche zentrale Aktivitäten mit dem System relativ einfach überwachen und so mögliche Probleme bzw. Potenziale erkennen. Diese Insights sind schließlich ebenfalls für ressourcensparende Vorgänge einzusetzen.
Verbesserte Zusammenarbeit: Mit Software für das Prozessmanagement können Teams effektiver an der Optimierung aller möglichen Geschäftsvorgänge zusammenarbeiten. Die großen Vorteile liegen natürlich in den vielen spezialisierten Tools, die eine solche Lösung normalerweise umfasst. Darüber hinaus bildet sie eine zentrale Plattform, auf der alle entsprechenden To-dos und Daten zusammenlaufen. Obendrein kann diese (bestenfalls) leicht von jedem Ort bzw. mit jedem internetfähigen Gerät erreicht werden.
Weniger menschliche Fehler: Eine zentralisierte Vorgehensweise und automatisierte Prozesse sorgen für eine erhebliche Verringerung der Gefahr für menschliche Fehler. Daten und Vorgehensweisen werden für alle betreffenden Personen nach vorgegebenen Standards bereitgestellt. Jeder Beteiligte arbeitet auf einer solchen Plattform an denselben Prozessen und denselben Schritten. Doppelbearbeitungen und Vorgehen abseits der Compliance werden somit praktisch ausgeschlossen.
Bessere Einhaltung von Vorschriften: Viele Unternehmen müssen bestimmte Vorschriften oder Standards in ihren Prozessen einhalten, die von Behörden oder internationalen Institutionen festgelegt wurden. Prozessmanagement-Software lässt die wichtigsten Vorgaben auf spezifische Vorgänge anwenden und bietet automatisierte Workflow-Funktionen, mit denen die Compliance-Anforderungen problemlos erfüllt werden können. Teams haben idealerweise gar keine andere Wahl, als nach den festgelegten Richtlinien zu arbeiten.
Reduzierung der Kosten: Durch die Rationalisierung auf verschiedenen Ebenen senkt eine Software für das Geschäftsprozessmanagement die Kosten für Personal und andere wichtige Ressourcen. Sie trägt auch dazu bei, die Genauigkeit zu verbessern, was zu weiteren Kosteneinsparungen führen kann. Schließlich gehen weniger Chancen verloren und Potenziale werden eher voll ausgenutzt. Strafen durch Compliance-Verstöße können ausgeschlossen werden.
Trotz dieser zahlreichen Vorteile können mit der Nutzung einer Prozessmanagement-Software auch gewisse Nachteile oder eher Schwierigkeiten einhergehen. Die nachfolgenden Probleme kommen immer wieder vor.
Return-on-Investment (ROI): Das oft größte Problem im Zusammenhang mit Prozess-Software betrifft das Verständnis des ROI. So kann zwar normalerweise erkannt werden, dass ein Effizienzgewinn durch ein solches Tool entsteht. Dessen Messung – geschweige denn eine Prognose - gestaltet sich jedoch schwierig. Somit ist die Durchsetzung oder Legitimation vor dem Management häufig aufwendig und auch die generelle interne Akzeptanz wird erschwert. Zumal ein derartiges Programm durchaus kostspielig sein kann.
Integrationsdefizite: Die Integration kann ein weiteres Problem darstellen. Für optimale Ergebnisse muss Prozessmanagement-Software in aller Regel mit einer Vielzahl von anderen Programmen zusammenarbeiten, sprich deren Daten auslesen, deren Nutzung simulieren etc. Werden neue Lösungen eingeführt, können diese eventuell nur schwierig zu integrieren sein. Besonders problematisch ist die Sache jedoch oftmals mit älteren On-Premise-Produkten. Eine Integration ruft hier mitunter hohe, zusätzliche Kosten hervor.
Der obige Prozessmanagement-Software-Vergleich fasst viele unterschiedliche Optionen mit diversen Tools und Spezialisierungen. Generell ist der Markt mittlerweile sehr groß. Um maximal von einer entsprechenden Lösung profitieren zu können, müssen Verantwortliche ein Programm wählen, das genau zu ihren Voraussetzungen bzw. Anforderungen passt.
Unter diesen Bedingungen zur perfekten Software zu gelangen, gestaltet sich schnell sehr aufwendig. Bei der Berücksichtigung der nachfolgenden Tipps können sich Interessierte die Recherchearbeit allerdings deutlich erleichtern und zudem zielsicher zur richtigen Anwendung gelangen.
Bedarfe festlegen Bevor Verantwortliche ein konkretes Prozess-Programm in Erwägung ziehen, sollten sie sich zunächst genau überlegen, was ihr Unternehmen mit den Bemühungen um die Prozessverbesserung erreichen will. Warum ist es wichtig, einzelne Vorgänge zu optimieren und was treibt die Strategie besonders an – welche umfassenden Business-Ziele sollen damit erreicht/gestützt werden?
Im Zuge dessen gilt es die aktuelle Situation und die Entwicklung des Betriebs abzugleichen: Wie werden die zentralen Prozesse heute gehandhabt und welche Ressourcen stehen zur Verfügung, um die Bemühungen zur Verbesserung voranzutreiben?
Schließlich sollte ein präziser Blick auf wahrscheinliche zukünftige Entwicklungsanforderungen geworfen werden. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass in absehbarer Zeit zusätzliche bzw. neue Prozesse und angepasste Prozessbedarfe zugrunde gelegt werden müssen.
Stehen all diese Insights bereit, kann anhand dessen nach einem Programm geschaut werden, welches den Ansprüchen am besten nachkommt.
Vereinfacht ausgedrückt gilt es, die derzeitigen Arbeitsabläufe kleinteilig zu bewerten und festzustellen, welche Prozesse optimierungswürdig sind. Zu berücksichtigen ist bei der Evaluierung potenzieller Lösungen unbedingt auch die Skalierbarkeit.
Benutzerfreundlichkeit prüfen Verantwortliche sollten überlegen, wer die Software schließlich nutzen wird und welche (technischen) Erfahrungen diese Personen haben. Wird die Lösung von technisch versierten Prozessspezialisten oder von Mitarbeiter*innen „an der Front“ verwendet? Die Benutzeroberfläche sollte unbedingt den Voraussetzungen der Nutzer*innen entsprechen. Sie müssen sich leicht mit dem Tool zurechtzufinden, damit es letztlich auch voll zum Einsatz kommt.
Außerdem gilt es auf spezifische Features zu achten, die den Benutzer*innen möglichst viel Zeit und Mühe ersparen. Dazu können etwa die automatisierte Erstellung einer Prozesslandkarte auf der Grundlage von Texteingaben und eine funktionale Suche, die Prozesse, Assets, betreffende Mitarbeiter etc. gegebenenfalls einfach auffinden lässt, gehören.
Da die meisten Vorgänge nicht statisch sind, müssen Interessierte zudem an ein einfaches Änderungsmanagement denken. So können unter anderem automatische Benachrichtigungen, die über ein Dashboard angezeigt werden, den Benutzer*innen einen Überblick über den aktuellen Stand ihrer Prozesse und eventuelle Änderungsbedarfe verschaffen. Manager*innen wird durch spezifische Ansichten Gewissheit gegeben, dass die richtigen Personen über Prozessänderungen informiert sind.
Kosten interpretieren Die Kosten sind für die meisten Unternehmen einer der wichtigsten Faktoren, wenn sie ein Prozessmanagement-Tool in Betracht ziehen. Gut ausgestattete Lösungen haben ihren Preis. Es empfiehlt sich jedoch, eher den ROI zu berechnen, anstatt den Fokus zu stark auf die bloßen Anschaffungskosten zu richten. Die Kapitalrendite sollte die Investition in das Tool rechtfertigen.
Außerdem gilt es einen Anbieter anzupeilen, der die eigenen Needs versteht und die Investition wie seine eigene behandelt. Ein flexibler, kundennaher Software-Provider geht technologisch und preislich auf die jeweiligen Anforderungen ein. Modulare oder anderswie flexibel anpassbare Programme und Preispläne sind oft der beste Weg zu einem maximalen ROI.
Die Kosten für Geschäftsprozessmanagement-Tools hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab: vor allem natürlich von der Größe des jeweiligen Unternehmens und der Komplexität der zu organisierenden Abläufe sowie von betreffenden Features.
Im Allgemeinen beginnen die Preise für solide ausgestattete Lösungen in der Cloud bei rund 50 Euro pro Benutzer*in und Monat. Sehr einfache Programme sind sogar gratis erhältlich. Wer ein Prozessmanagement-Tool kostenlos verwendet, darf aber keine umfangreichen Funktionspakete erwarten. Etwas anders sieht es mit kostenfreier Prozessmanagement-Software unter Open-Source-Lizenz aus. Hier erweist sich der Einrichtungs- und Nutzungsaufwand aber normalerweise auch als deutlich größer.
Eine On-Premise-Software schlägt schnell mit 100 bis 500 Euro monatlich zu Buche. Ein Mal gekaufte Lizenzen können bis zu 10.000 Euro und mehr kosten. Werden komplexere Anforderungen durch individuelle Lösungen bedient, sind die Aufwände sogar schnell jenseits der 100.000 Euro angesiedelt.
Prozessmanagement
Christian Deiminger
15.5.2024
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