Kassensysteme können als moderne Registrierkassen beschrieben werden. Teilweise funktionieren sie weiterhin mit einem feststehenden Kassenapparat. Häufig handelt es sich jedoch um mobilere Lösungen. Es gibt dann mindestens ein portables Endgerät und eine damit verbundene Kassensoftware.
So kann praktisch jedes digitale Device als Kassenbasis genutzt werden – vom PC über das Tablet und das Smartphone bis hin zu speziellen Kassenterminals. Je nach Bedarf bzw. nach Betrieb und Branche haben Nutzer*innen zudem die Möglichkeit, verschiedene Zusatzgeräte an das Kassensystem anzubinden. Dazu zählen unter anderem Bondrucker, Barcodescanner, Kartenlesegerät oder auch eine Waage.
Dabei können heutige Kassensysteme für Handel, Gastronomie, Dienstleistungen oder Hotellerie sehr viel mehr, als „nur“ Transaktionen abwickeln. Sie kommen bisweilen mit einem regelrecht beeindruckenden Funktionsumfang daher, den eine althergebrachte Registerkasse niemals zu liefern vermag: So ist ein Kassensystem mit Buchhaltung, Warenwirtschaft, Report-Features und Schnittstellen zum Finanzamt oder anderen cleveren Funktionen keine Seltenheit. Es gibt aber natürlich auch deutlich kleinere Kassensysteme.
Egal, welchen Umfang eine Digital-Kasse hat, ihr Einsatz bedeutet bestenfalls einfachere und zunehmend automatisierte Verkaufsprozesse. Damit sind Kassensysteme für Kleinbetriebe wie auch größere Unternehmen ein erheblicher Faktor zum Push der Geschäftseffizienz.
Im Englischen werden digitale Kassensysteme Point-of-Sale-Software (POS) genannt. Diese Begrifflichkeit ist auch auf dem deutschen Markt immer häufiger zu lesen. Interessierte sollten sich hier also nicht verwirren lassen.
Kassenlösung für den Einzelhandel vs. Kassensystem für die Gastronomie im Vergleich Der Markt bietet zahlreiche spezialisierte Branchenlösungen, um ein Kassensystem digital zu nutzen. Kassensystem-Einzelhandel-Softwares und Kassensysteme für die Gastronomie sind im Vergleich besonders weitverbreitet. Das zeigt sich auch in der obigen Liste der besten Kassensysteme. Die Unterschiede liegen hier insbesondere in der grundsätzlichen Systemausrichtung und im Funktionsumfang.
Ein Kassensystem für die Gastronomie ist oftmals eine mobile Lösung, die mit einem zentralen Terminal zusammenarbeitet. Immer häufiger werden hier Smartphones mit entsprechender Software genutzt, um Bestellungen abzurechnen. Normalerweise werden dann auch Orders direkt mit dem mobilen Device aufgenommen und an die Küche geleitet. Menü-Building- und Sitzplan-Features sind hier ebenso zu finden.
Im Einzelhandel ist ein derartiges mobiles Zahlen direkt an den*die Kund*in irgendwo im Laden zwar ebenfalls möglich. Hier wird aber häufiger noch mit zentral aufgestellten Kassen gearbeitet. Besonders nützlich ist für Einzelhändler*innen, dass mithilfe eines spezifischen Kassensystems auch die Warenwirtschaft automatisiert werden kann. Die Programme gleichen Verkäufe mit Beständen ab, sodass schließlich sicher für ein ausreichend gefülltes Lager gesorgt werden kann.
Neben diesen beiden speziellen Varianten von Kassensystemen gibt es eigene Lösungen für Dienstleister*, wie Friseur*innen oder Kosmetiker*innen, und für Hotelbetriebe. Weiterhin kann man ein Kassensystem für einen kleinen Laden bzw. ein Kassensystem für kleine Unternehmen und digitale Kassen für größere Betriebe kaufen. Letztere bringen mehrere Terminals, entsprechend mächtige Warenwirtschaftssysteme, üppige CRM-Funktionalitäten und mehr mit.
Mit dem Verkauf von Waren, Dienstleistungen oder auch zubereiteten Speisen gehen stets vielfältige weitere Prozesse einher als die bloße Überlassung von entsprechenden Angeboten gegen Geld. Selbstverständlich müssen betreffende Transaktionen vornehmlich sicher, gesetzeskonform, unkompliziert und im Sinne der Kund*innen abgewickelt werden.
In diesem Zusammenhang oder im Nachgang dessen gilt es aber auch den Warenbestand im Auge zu behalten, gegebenenfalls Online- und Offline-Verkäufe abzugleichen, die Buchhaltung bzw. steuerliche Aspekte korrekt abzuwickeln, Käufer*innen bei Fragen zu erworbenen Produkten zielgenau zu unterstützen und gekonnt Marketing zu betreiben. All das ist klassischerweise mit einer Menge manueller Arbeit verbunden oder bedarf unterschiedlicher Programme, die womöglich kaum harmonieren.
Ein modernes Kassensystem hilft dabei, diese und weitere typische Vorgänge zu erledigen. Es zentralisiert alle Zahlungsanforderungen inklusive Steuerbelange, kommuniziert direkt mit dem Einkauf neuer Produkte bzw. stößt diesen an, speichert Daten zu vergangenen Käufen, die optimal für Support-Zwecke genutzt werden können, und hat manchmal sogar spezifische Marketing-Features an Bord.
Das macht die Verkaufsprozesse effizienter (Schnelligkeit und Automatisierung), nachhaltiger (Support und Kundenzufriedenheit) und sicherer (Transaktionen nach gängigen Standards und steuerrechtliche Verlässlichkeit).
Es gibt hauptsächlich zwei Arten von POS-Systemen: On-Premise-Lösungen und Web-Kassensysteme.
Vor Ort installierte Kassensysteme, auch bekannt als Legacy-Kassensysteme, bestehen in aller Regel aus einem Desktop-Computer bzw. einem Kassenterminal sowie anderer Hardware und entsprechender Software. Diese Systeme müssen manuell aktualisiert und regelmäßig von ihren Besitzer*innen gewartet werden. Die Sicherheitsmaßnahmen und die Datenspeicherung finden in den eigenen Räumlichkeiten statt.
Cloud-basierte POS-Systeme sind im Vergleich praktikabler. Sie werden komplett digital in der Cloud gehostet und mit Hardware, wie Smartphones oder iPads, verbunden. Letztere sind dann an der Ladentheke oder am Tisch nutzbar. Die Wartung derartiger Lösungen liegt größtenteils in den Händen des jeweiligen Providers, was für Nutzer*innen viele Sorgen weniger bedeutet.
Wie das jeweilige Kassensystem schließlich genau funktioniert, hängt natürlich maßgeblich vom gebotenen Funktionsumfang ab. Die nachfolgenden Features sind typisch.
Bestandsverwaltung: Jedes Unternehmen, das Waren verkauft, benötigt eine Art von Bestandskontrollsystem. Mit einem POS für den Einzelhandel können Benutzer*innen den Bestand in Echtzeit aktualisieren, während Transaktionen durchgeführt werden. Bei jedem Kauf werden die abgegebenen Waren vom verfügbaren Bestand abgezogen, sodass Manager*innen am Ende jedes Tages oder jeder Woche sehen können, was wieder aufgefüllt werden muss und was sich nicht so schnell verkauft. Wenn ein Unternehmen neben einem Onlineshop auch ein Ladengeschäft betreibt, kann die Software den Gesamtbestand im Auge behalten und sicherstellen, dass keine Bestellungen ohne die erforderlichen Artikel bearbeitet werden.
E-Commerce: Der Online-Einkauf von Artikeln ist zur Norm, wenn nicht gar zum Standard geworden. Somit sollte die Einrichtung eines Onlineshops zumindest auf dem Radar jedes Einzelhandelsunternehmens sein. Viele POS-Systeme für den Einzelhandel lassen sich inzwischen in E-Commerce-Plattformen integrieren. Manche bieten sogar Tools zur Erstellung eines Onlineshops. Da die Bestandsdaten in den Geschäften und im Internet an einem Ort gespeichert werden, ist ein Falschangebot auf beiden Plattformen nicht zu befürchten.
Treuemanagement: Der Aufbau und die Bindung eines Kundenstamms ist für Einzelhändler*innen wie auch Gastronom*innen von entscheidender Bedeutung. Ein spezifisches Treueprogramm ermutigt Kund*innen, wiederzukommen und lockt angesprungene Käufer*innen an, sich erneut zu engagieren. Manche Kassensysteme unterstützen das Kundenbindungsmanagement mit unterschiedlichen Features. Durch die Verknüpfung von Kundenprofilen mit der Kreditkarte und anderen Kaufinformationen kann die Lösung etwa automatisch einen Rabatt gewähren, wenn Stammkund*innen einen Einkauf tätigen. Dafür müssen jene nicht erst einen Coupon oder Ähnliches vorlegen.
Moderne Zahlungsmittel: In einer zunehmend papierlosen Welt werden digitale Transaktionen immer mehr zur Regel. Eine moderne POS-Software ermöglicht und erleichtert die Verarbeitung solcher Buchungen. Sie liefert Schnittstellen zu zielgruppenspezifischen Zahlungsmethoden – von Kreditkarten bis hin zu Apple Pay und anderen. Zwar fallen dafür fast immer Gebühren an. Doch diese sind im Vergleich zur damit erreichbaren Kundenzufriedenheit und zum Imageplus normalerweise absolut zu vernachlässigen.
Berichte und Analysen: Einblicke in das eigene Geschäft sind ein entscheidendes Puzzlestück bei der Erfolgsplanung. Viele Kassensysteme bieten entsprechende Berichts- und Analysefunktionen, sodass Geschäftsinhaber*innen einen umfassenden Überblick über ihr Business erhalten. Auf der Grundlage von Kunden- und Kaufinformationen können diese Controlling-Features Unternehmen dabei helfen, Geld für Lagerbestände zu sparen und Wachstum zu planen bzw. zu schaffen.
Marketing: Marketing ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Somit kann die Tatsache, dass einige POS-Systeme über spezifische Marketing-Funktionen verfügen, einen großen Unterschied machen. Beispielsweise ist die Möglichkeit gegeben, E-Mail-Adressen an der Kasse zu erfassen und daraufhin Newsletter oder spezielle E-Mail-Angebote für Kund*innen zu erstellen - alles innerhalb der Plattform.
Hardware: Viele Kassensysteme werden mit Hardware-Optionen, wie Kassen, Tablets, Kartenlesern und Belegdruckern, geliefert. Die Komponenten sind fast immer teuer, daher müssen sie mit der erworbenen Software ideal zusammenarbeiten. Außerdem ist es wichtig, dass die Hardware zuverlässig und langlebig ist, da sie im Idealfall viel benutzt wird. Die Kosten lohnen sich gemeinhin, da durch entsprechendes Equipment sehr viel effizienter gearbeitet werden kann.
Buchhaltung: Für jedes Unternehmen ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Geld eingeht und wie es verwendet wird. Die Buchhaltungsfunktionen eines Kassensystems machen es einfach, jede Transaktion zu überwachen, den Einkauf zu verfolgen und die allgemeinen Kosten im Auge zu behalten. Je besser die Finanzen eines Unternehmens organisiert sind, desto einfacher ist es, sich auf den täglichen Betrieb zu konzentrieren.
Es wurden oben bereits diverse klare Vorteile von Kassensystemen herausgestellt. Insbesondere die Steigerung der Effizienz sowie der Sicherheit von Zahlungen sind sehr gewichtige Argumente für derartige Lösungen. Nicht zuletzt tragen aber auch die Möglichkeit einer ganzheitlicheren Abwicklung von Zahlungsprozessen und diversen zentral damit verbundenen Vorgängen massiv dazu bei, dass sich immer mehr Verantwortliche für ein digitales Kassensystem online oder vor Ort entscheiden. Die damit verbundenen allumfassenden Vorzüge sind im Folgenden zusammengefasst.
Vorteile für Geschäftseigentümer*innen: Mit einer Kassensoftware können die Eigentümer*innen ihre Verkäufe kleinteilig steuern und überwachen. Sie ermöglicht es, das Inventar zu überprüfen und ebenso das Verhalten des Personals anhand von Daten zu verfolgen, ohne selbst vor Ort zu sein. Außerdem trägt sie mit speziellen Funktionen, wie Treueprogrammen samt Geschenkkarten oder Kundenbelohnungen sowie Marketing- und Werbeoptionen dazu bei, den Unternehmenserfolg ganzheitlich zu steigern.
Vorteile für das Personal: POS-Software hilft bei der Abwicklung von Käufen bzw. bei der Aufnahme von Bestellungen, der Übermittlung entsprechender Daten an die Bestandsverwaltung oder die Küche und lässt schnellere Kauf- oder Bedienprozesse zu. Ein Kassensystem hilft Verantwortlichen bei der Optimierung der Angebote. Sie zeigt an, welche Produkte oder Speisen nicht besonders gut gehen und welche Dauerbrenner sind. Entsprechende Programme umfassen mitunter auch Zeiterfassungsfunktionen, bei denen sich das Personal gemäß dem jeweiligen Zeitplan an einem POS-Terminal an- bzw. abmeldet. Insgesamt sorgen Kassenlösungen für mehr finanzielle Sicherheit und ein rationalisiertes (Personal-)Management.
Vorteile für die Kund*innen: Die Ergebnisse aller Aktionen, die eine POS-Software übernimmt, führen idealerweise zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Kundenbindung. Kürzere Wartezeiten, Möglichkeiten zur bargeldlosen Zahlung, die korrekte Ausführung von Bestellungen, spezielle Angebote und Rabatte sowie ein maßgeschneiderter – weil datenbasierter – Support sind einige der stärksten Vorteile, die Kund*innen durch ein gut abgestimmtes Kassensystem erhalten können.
Selbst das beste Kassensystem für Gastronomie oder Handel kann aber auch gewisse Nachteile mit sich bringen. Wobei die Bezeichnung „Nachteile“ etwas drastisch ist. Denn so lange eine grundsätzlich zum Unternehmenskontext passende Lösung gewählt wird, sollte diese betreffende Geschäftsprozesse nicht wirklich schädigen. Immerhin ist es jedoch möglich, dass bestimmte Barrieren auftreten. Typisch sind folgende Herausforderungen.
Etablierung: Vor allem dann, wenn analoge Verkaufsprozesse vielleicht über Jahrzehnte eingeschliffen sind, kann es sehr schwierig werden, eine neue Kassensoftware erfolgreich zu etablieren. Hier müssen bestenfalls schon beim Auswahlverfahren alle betreffenden Mitarbeiter*innen ins Boot geholt und deren Painpoints sowie Bedürfnisse berücksichtigt werden. Eine eingehende Schulung am neuen System ist ebenfalls sehr wichtig. Wird die Lösung nicht voll akzeptiert, kann sie ihr Potenzial niemals entfalten.
Internetanbindung: Viele POS-Systeme benötigen eine konstante Internetverbindung. Wenn das Netz plötzlich ausfällt, kann es zu Problemen bei der Annahme von Bestellungen, der Bearbeitung von Aufträgen, der Zahlungsabwicklung usw. kommen. Idealerweise setzt man auf ein Programm, dass zumindest kurzfristig auch ohne Internetverbindung funktioniert.
Betrugs-/Sicherheitsproblem: Kassensysteme ermöglichen den Kund*innen mehrere Zahlungsarten zu nutzen. Mit der zunehmenden Verwendung von bargeldlosen Optionen besteht aber leider auch eine erhöhte Gefahr von Hacks und anderen Betrugsversuchen. Daher sollten Verantwortliche unbedingt darauf achten, dass die gewählte Lösung alle gängigen Sicherheitsstandards erfüllt.
Der Markt ist voll von guten, funktionsstarken Kassensystemen – aber längst nicht jede Lösung ist für alle Unternehmenskontexte perfekt. Um sicher das passende Offline- oder Online-Kassensystem zu wählen, sollten Interessierte ganz an der Basis die folgenden Sachverhalte berücksichtigen.
Ein POS-System für die eigene Branche wählen Verantwortliche sollten vor allem darauf achten, ein Kassensystem zu wählen, das auf ihre branchenspezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die Bezahlabläufe und Prozesse um jene herum sind bei Hotels, Dienstleistungen, Einzelhandel, Restaurants und anderen Gewerben mitunter stark abweichend.
So benötigt ein Einzelhandelsgeschäft normalerweise ein leistungsfähiges Bestandsmanagement, während ein Restaurant Tische verwalten und Hotels Reservierungen organisieren müssen. Kein Programm ist für alle Bereiche ideal. Um das Maximum an Effektivität und Effizienz herausholen zu können, ist es wichtig, ein POS-System zu wählen, das auf die eigene Branche zugeschnitten wurde.
Spezifische Geschäftsbedürfnisse eingrenzen Bevor Verantwortliche ihre Optionen für Kassensysteme prüfen, sollten sie die Merkmale, Funktionen und Dienste definieren, die sie für die optimierte Verwaltung ihrer Verkaufsprozesse anpeilen.
Es gilt primär die wichtigsten Probleme, wie zum Beispiel lange Warteschlangen aufgrund einer langsamen Transaktionsverarbeitung, Schwierigkeiten bei der Bestandsverwaltung oder ungenaue Berichte, herauszufiltern. Daraus können Verantwortliche letztlich schließen, welche Aufgaben ein POS-System mit spezifischen Funktionen vereinfachen soll.
Wesentliche Integrationen bestimmen Ein Kassensystem ist bestenfalls eine elementare Stütze bei der Durchführung und Verwaltung des Tagesgeschäfts. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass es über alle Funktionen und Integrationen verfügt, die für einen reibungslosen Betrieb erforderlich sind.
Gute Kassenlösungen können vieles plattform-intern - aber sie sind eben auch nicht allmächtig. Daher ist die Fähigkeit, sich mit anderen spezialisierten Diensten zu verbinden, essenziell. Verantwortliche sollten sich vergewissern, dass die gewählte Lösung optimal mit sämtlichen benötigten externen Programmen interagiert.
Wichtige Anbindungen liegen typischerweise in den folgenden Bereichen:
Bei Kassensystemen gibt es eine große Preisspanne. Entsprechende Programme sind angefangen bei ca. 30 Euro erhältlich. Sie können mit Hardware und größeren Funktionsumfängen aber auch schnell in die Tausende gehen.
Wie viel ein Kassensystem tatsächlich kostet, ist stark von der genutzten bzw. ebenfalls erworbenen Hardware abhängig. Hier spielt die Anzahl der benötigten Geräte natürlich ebenfalls eine entscheidende Rolle. Die Frage ist also auch: Was kostet eine Kasse bzw. was kosten andere benötigte Komponenten abseits der bloßen Kassensoftware.
Je umfangreicher die Ausstattung ist, desto höher sind selbsterklärend die Kosten. Ein üppig ausgestattetes Kassensystem mit Kassenterminal und Mobilgeräten schlägt schnell mit rund 2.000 Euro zu Buche. Hinzukommen monatliche Software-Gebühren und gegebenenfalls Wartungsverträge für die Hardware. Mobile Kassen bzw. Systeme, die auf PC und Smartphone gründen, können deutlich günstiger erworben werden. Mit ca. 40 Euro monatlich sind Interessierte hier dabei.
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Nils Knäpper
31.7.2024
iPad-Kassensystem: Die beste Lösung für dein Unternehmen? 
