VAULO (ehemals snaatch)

snaatch ist ein sehr einfach zu bedienendes DAM mit zahlreichen Funktionen. Im Gegensatz zu vielen anderen Systemen am Markt, fällt der Einstieg sehr leicht, da es eine Ordnerstruktur besitzt, die man bereits vom Computer kennt. Mit snaatch kann ich als Fotograf meine Fotos innerhalb von Sekunden an meine Kunden senden oder sie in Form einer Galerie präsentieren. Ich kann bereits im Vorfeld eine Galerie erstellen, in die ich Bilder direkt aus der Kamera schicke. Somit landet ein Foto innerhalb von wenigen Sekunden vom Spielfeldrand direkt in der Redaktion oder von einer Veranstaltung direkt in einer Livegalerie. Alle Galerien haben zahlreiche Einstellmöglichkeiten unter anderem einen Passwortschutz oder eine beschränkte Zugriffsdauer. Zudem sehe ich, wie viele Zugriffe es auf die jeweilige Galerie gab. Durch die umfangreiche Suche mit zahlreichen Filtermöglichkeiten finde ich aus meinem riesigen Archiv immer das entscheidende Foto – und das zu einem sehr fairen Preis!

Es fehlt noch eine Art Medienportal, auf dem meine Kunden Bilder käuflich erwerben können.

Als Sportfotograf hatte ich bislang immer das Problem, dass ich nicht wusste, wie ich meine Bilder am besten meinen Kunden zur Verfügung stelle. Die Fotos müssen unter anderem vom Spielfeldrand bereit gestellt werden und die Kunden möchten möglichst schnell eine Auswahl haben. Dieses Problem löst snaatch für mich.

Schneller und einfacher Zugriff: Vertriebspartner können sich selbstständig einloggen und jederzeit auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen. Spürbare Entlastung des Vertriebs und effizientere Kundenbetreuung: Marketing- und Vertriebsunterlagen müssen nicht mehr manuell zusammengestellt und verschickt werden. Dadurch wird Doppelarbeit vermieden und Zeit gewonnen. Individuelle Bereitstellung von Inhalten: Inhalte lassen sich gezielt auf einzelne Vertriebspartner zuschneiden und passgenau freigeben. Persönlicher und verlässlicher Support: VAULO reagiert auf Support-Anfragen schnell, individuell und betreut uns jederzeit sehr aufmerksam und lösungsorientiert.

Weiteres Potenzial sehen wir in einzelnen zusätzlichen Funktionen für die Datenanalyse und Datenbearbeitung. Positiv hervorzuheben ist jedoch, dass VAULO das Mediaportal fortlaufend gemeinsam mit uns und auf Basis unserer individuellen Anforderungen weiterentwickelt, sodass wir auch hier zukünftig weitere Möglichkeiten erwarten.

Alle relevanten Unterlagen zentral an einem Ort statt verteilt in komplexen Ordnerstrukturen. 24/7 Zugriff für interne und externe Nutzer – ohne Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden oder VPN-Verbindungen. Schnelle und einfache Bereitstellung großer Datenmengen über nur einen Link. Volle Kontrolle und Transparenz darüber, welche Partner welche Inhalte erhalten dürfen und erhalten haben.

Ich habe den Markt gründlich sondiert, bevor ich mich für VAULO entschieden habe – und ich würde die Entscheidung jederzeit wieder so treffen. Die Plattform ist durchdacht gestaltet, macht optisch einiges her und lässt sich ohne große Einarbeitung bedienen. Was mich darüber hinaus begeistert: VAULO entwickelt sich spürbar weiter. Vergangene Woche erst gab es ein größeres Update, das wieder zahlreiche neue Funktionen mitgebracht hat.

Eine native Mobile App für Android wäre für unseren Alltag ein tolles Plus – gerade auf dem Festivalgelände ist man viel unterwegs und greift häufig vom Smartphone aus zu. Die mobile Version für den Handybrowser funktioniert gut, aber eine dedizierte App würde das Erlebnis noch ein Stück komfortabler machen. Für Apple gibt es bereits eine App.

Im Bühnenbau für Konzerte und Festivals produzieren wir laufend Pläne, Fotos und Videos – für jede Phase eines Events. VAULO ist unsere gemeinsame Datenbasis: Alles landet dort, alles lässt sich gezielt teilen. Dank der Versionsfunktion sind alle Projektpartner immer auf dem neuesten Stand, ohne dass wir Dateien hin- und herschicken müssen. Der GuestPass ermöglicht kontrollierten externen Zugriff mit Login – praktisch und sicher. Ein weiterer großer Vorteil ist das eigene Event-Management-Tool von VAULO. Gerade bei größeren, mehrtägigen Veranstaltungen mit weitläufigen Geländen hilft es uns enorm bei der Abstimmung mit den Verantwortlichen vor Ort. Themen, Aufgaben oder Brennpunkte können direkt dort erfasst werden, wo sie entstehen, und anschließend schnell den passenden Ansprechpartnern zur Verfügung gestellt werden. Das spart viel Zeit und sorgt dafür, dass Lösungen schneller gefunden werden. Und mit dem PresentationStudio heben sich unsere Präsentationen deutlich von der Masse ab. Kurz: VAULO ersetzt bei uns mehrere Tools auf einmal.

Wir setzen VAULO in unserer Agentur als zentrales Redaktionssystem ein – für den Empfang, die Beschriftung und die Weitervermittlung von Video- und Fotomaterial an Fernsehsender. Was uns wirklich begeistert, ist die neue Videoanalysefunktion, die aktuell in der Beta verfügbar ist: Die KI analysiert unser Videomaterial vollautomatisch, erstellt eine Cut-Liste, liefert eine detaillierte Bildbeschreibung samt Zusammenfassung – und formuliert sogar direkt ein Angebot für unsere Kunden. Die Redaktionsarbeit ist damit komplett digitalisiert. Das spart enorm viel Zeit und gibt uns einen klaren Wettbewerbsvorteil, weil wir Angebote deutlich schneller versenden können als unsere Mitbewerber.

Wir nutzen VAULO seit mehreren Jahren täglich – und haben bislang schlicht keine negativen Erfahrungen gemacht.

In unserer Branche entscheiden Minuten darüber, wessen Material im Fernsehen läuft. Wer sein Material als Erstes bei den Sendern platziert, gewinnt. Was früher manuelle Arbeit bedeutete – Videos sichten, O-Töne tippen, Angebote formulieren – übernimmt heute die KI vollständig und fehlerfrei. Das eliminiert Fehlerquellen und beschleunigt unseren gesamten Workflow erheblich.

Als weltweit tätige Foto- und Videoagentur setzen wir VAULO für zahlreiche Kundenevents ein. Dabei bietet VAULO einen Funktionsumfang, den wir so von keinem anderen Tool kennen. Zum einen können wir Fotos und Videos direkt aus den Kameras direkt in das System pushen. Dort werden sie automatisch verschlagwortet und direkt dem Kunden zur Verfügung gestellt. Ein echter Gamechanger, wenn es um das Thema Schnelligkeit geht. Von der Aufnahme bis zur Freigabe an Medien in unter zwei Minuten! Dazu kommen die regelmäßigen Weiterentwicklungen, die wirklich sinnvoll sind!

Im System selbst ist uns nichts aufgefallen, was uns nicht gefällt. Einzig die Website hat noch nicht alle aktuellen Funktionen aufgeführt.

Wir sind für internationale Unternehmen und Ministerien tätig, die sehr viel Wert auf Sicherheit, Datenschutz und Co legen. Mit VAULO können wir uns sicher sein, dass wir alle Punkte erfüllen. Da VAULO auch von einigen unserer Kunden eingesetzt wird, ist ein Datenaustausch noch viel einfacher.

Am meisten überzeugt uns an VAULO die außergewöhnlich einfache und intuitive Bedienung. Wir haben die Bilder unserer letzten Veranstaltung über VAULO erhalten und konnten sie unmittelbar im für uns passenden Format herunterladen – ohne Umwege, ohne technische Hürden. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Download-Links unkompliziert an unsere Teilnehmer weiterzugeben. Die gesamte Präsentation der Bildergalerie wirkt dabei sehr modern, professionell und hochwertig – genau passend zu unserem eigenen Qualitätsanspruch als Veranstalter.

Bisher sind uns keinerlei negative Punkte aufgefallen. Die Nutzung verlief durchweg reibungslos und effizient.

Als Veranstalter der Munich Cyber Security Conference ist Geschwindigkeit ein entscheidender Faktor. Hochwertiger Content muss in Echtzeit verfügbar sein – insbesondere für Social Media und Pressearbeit. Mit VAULO war genau das problemlos möglich. Unser Fotograf hat die Bilder direkt aus der Kamera in VAULO hochgeladen. Dadurch standen sie uns innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung. Dank der integrierten KI wurden die Bilder automatisch korrekt verschlagwortet und beschriftet, was uns zusätzlich wertvolle Zeit in der Nachbereitung erspart hat. Im Anschluss erhielten wir eine moderne, sehr hochwertig gestaltete Galerie mit allen final editierten Bildern, die wir direkt an unsere Teilnehmer weitergeben konnten. Besonders überzeugend: Auf Wunsch lässt sich die Galerie passwortgeschützt bereitstellen – ein wichtiger Aspekt in Bezug auf Kontrolle und Professionalität. VAULO hat unseren gesamten Bild-Workflow deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Qualität der Präsentation auf ein neues Niveau gehoben.

Am besten gefällt mir die Klarheit und Struktur der Plattform. Vaulo macht es leicht, Bildmaterial effizient zu verwalten und schnell wiederzufinden – gerade im Messe- und Projektkontext, wo viele Beteiligte auf aktuelle Assets zugreifen müssen, ist das Gold wert. Besonders schätze ich die intuitive Bedienbarkeit und die Möglichkeit, Bildwelten sauber zu kuratieren und freizugeben. Für uns bedeutet das: weniger Suchaufwand, mehr Fokus auf Inhalte und Qualität.

Optimierungspotenzial sehe ich aktuell beim Uploadservice von externen Beteiligten in bestehende Ordnerstrukturen.

Wir arbeiten im Messe- und Veranstaltungsumfeld täglich mit großen Mengen an Bildmaterial und vielen unterschiedlichen Beteiligten – Ausstellern, Veranstaltern, Presse und externen Dienstleistern. Genau hier löst VAULO für uns ein zentrales Problem: Struktur, schnelle Auffindbarkeit und Rechtssicherheit in der Bildverwaltung. Doppelte Ablagen oder Unsicherheiten bei Nutzungsrechten gehören der Vergangenheit an. VAULO schafft hier Ordnung. Besonders hilfreich ist die leistungsfähige Suchfunktion, mit der auch umfangreiche Bildbestände schnell durchsuchbar sind. Die Galeriefunktion erleichtert es enorm, Bildmaterial gezielt für unterschiedliche Zielgruppen bereitzustellen, ohne ständig Dateien manuell versenden zu müssen. Sehr wertvoll ist für uns auch die Möglichkeit der sauberen Verschlagwortung – unterstützt durch KI und Serienfunktionen. Das spart Zeit und macht die Strukturierung deutlich effizienter. Gleichzeitig geben die hinterlegten Urheberrechtshinweise und Informationen zu Persönlichkeitsrechten Sicherheit im täglichen Arbeiten, was im Eventkontext essenziell ist. Für uns ist VAULO damit nicht nur ein Ablagetool, sondern eine professionelle Arbeitsgrundlage für eine klare, strukturierte und rechtssichere Bildkommunikation.

Als Phot Editor arbeite ich im Hintergrund – aber unter enormem Zeitdruck. Gerade bei großen Veranstaltungen ist es entscheidend, jederzeit zu wissen, welche Events aktuell laufen, welche Termine bereits abgeschlossen sind und wann neue Bilder eintreffen. Genau hier spielt das Eventmanagement-Add-on von VAULO seine Stärke aus. Ich sehe live, welche Programmpunkte aktiv sind, welche Fotografen im Einsatz sind und wann Daten übertragen werden. Das schafft Transparenz und Planungssicherheit. Besonders beeindruckt mich die Kombination mit dem VisionAI- und VisionFace-Addon. Personen werden automatisch erkannt, Bilder intelligent analysiert und direkt mit passenden Keywords verschlagwortet. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Statt hunderte Bilder händisch zu taggen, kann ich mich auf Auswahl, Bildlook und inhaltliche Qualität konzentrieren. Die KI liefert eine saubere Grundstruktur, auf der ich effizient weiterarbeiten kann.

Bei sehr dynamischen Events braucht es anfangs eine klare Strukturierung der Events und Zugriffsrechte, damit alles optimal ineinandergreift. Das ist weniger ein Nachteil des Tools als vielmehr eine organisatorische Voraussetzung. Ist das Setup sauber definiert, läuft der Workflow sehr stabil.

Das Tool löst für mich vor allem das Problem der fehlenden Echtzeit-Übersicht und des zeitintensiven Verschlagwortens. Ich sehe sofort, welche Events parallel laufen, wann neue Bilder hochgeladen werden und welche Inhalte priorisiert werden müssen. Durch die automatische Personen- und Motiverkennung via VisionAI und VisionFace sind Bilder bereits strukturiert, bevor ich sie öffne. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und beschleunigt die Auslieferung erheblich – ein klarer Effizienzgewinn im redaktionellen Alltag.

Als InsurtechHub sind wir der zentrale Dreh- und Angelpunkt für Start-ups in der Versicherungsbranche in München. Bei all unseren Events arbeiten wir mit professionellen Fotografen zusammen und stellen die entstandenen Bilder anschließend unseren Teilnehmern und Partnern zur Verfügung. Dafür nutzen wir snaatch. Snaatch bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten für die individuelle und sichere Weitergabe von Mediendaten – sei es über passwortgeschützte Galerien, zeitlich begrenzte Freigaben oder einfach über übersichtliche, moderne Downloads. Das größte Plus: Alle Daten werden sicher in Deutschland gehostet, was für uns und unsere Teilnehmer ein entscheidender Faktor ist.

Bislang ist mir nichts Negatives aufgefallen. Alles funktioniert richtig nahtlos

Wir organisieren jedes Jahr zahlreiche Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern vor Ort. Um ihnen die entstandenen Bilder DSGVO-konform, sicher und ohne Aufwand bereitzustellen, setzen wir auf snaatch. Die Galerien wirken professionell, sind intuitiv zu bedienen und der Download funktioniert zuverlässig und schnell. Genau so stellen wir uns eine moderne Bildbereitstellung vor.

Als Betreiber eines überregionalen Nachrichtenportals mit knapp 5 Millionen Seitenaufrufen/Monat war es für unser Team extrem wichtig ein Digital-Asset-Managementsystem zu finden, welches nicht nur einzelne Formate, sondern die komplette Bandbreite an Mediendaten unterstützt. Zudem sollte es einfach in der Handhabung sowie einfach bei der Integration in unsere tägliche Arbeitsweise sein. All diese Punkte konnte snaatch abdecken – und dies zu einem fairen Preis ohne versteckte kosten. Das junge Entwicklerteam ist stets bemüht neue Funktionen zu integrieren, um das System regelmäßig zu erweitern. Ein DSGVO-konformes Handling der Daten runden das Gesamtpaket ab.

Ich habe noch nichts festgestellt, was ich nicht brauchen kann.

Als Nachrichtenportal produzieren wir täglich Content, welcher sowohl archiviert als auch verschlagwortet werden muss um auch zukünftig wiedergefunden zu werden. Snaatch hilft uns bei diesem Prozess ungemein. Zusätzlich bietet snaatch die Möglichkeit unseren Zulieferern personalisierte Ordner für Uploads freizugeben, ohne diesen Zugriff auf das System zu gewähren. Dies ist für die tägliche Zulieferung von Mediendaten eine sehr gute Lösung.

Flexible Zugriffsmöglichkeiten vom Desktop und auch unterwegs via App auf dem Smartphone; innovative Distributionsmöglichkeiten von Content an externe Empfänger; professionelle Darstellung von Contentsammlungen (Präsentationsmodus); Option der KI-unterstützten Verschlagwortung

teilweise längere Ladezeiten von Suchergebnissen - das hängt aber auch ab und an von der Internetgeschwindigkeit im Unternehmen ab

effizientes internes und externes Handling von großen Bild- und Videodatenbeständen, professionelle Verschlagwortung neugelieferter Bildbestände

Fotos können unkompliziert hochgeladen und geteilt werden. Durch das labelling mit Keywords oder Beschreibungstext lassen sie sich über die Suchleiste schnell wieder finden.

Manchmal hat die Plattform noch kleine Bugs. Zudem ist der Speicherplatz begrenzt, wodurch wir unsere Ordner regelmäßig ausmisten müssen.

Statt großer Mailanhänge oder unseriöser Downloadlinks kann ich mit externen Personen ganz einfach die gewünschten Medien über einen VAULO-Link teilen. Ich kann verschiedene Präsentationstemplates nutzen, sodass die Empfänger direkt eine Vorschau der Assets erhalten.