Projektzeiterfassung kostenlos: Die 6 besten Tools

Selina Feddern29.10.2026

Welche Gratisversion zu deinen Kundenprojekten passt und ab wann du für Exporte, Abrechnung oder weitere Teammitglieder zahlst

Inhalt
  1. Kostenlose Projektzeiterfassung: Die sechs Tools im Vergleich
  2. Welches kostenlose Tool passt zu deinen Projekten?
  3. Prüfe den Gratistarif mit einem vollständigen Kundenauftrag
  4. Weitere Tools für deine Projektzeiterfassung
  5. Fazit: Wähle nach dem Stundennachweis, den du brauchst
  6. Häufige Fragen zur kostenlosen Projektzeiterfassung
Wenn du Projektzeiten kostenlos erfassen willst, sollte die Gratisversion auch zu deinem Stundennachweis passen. Denn ob du deine Stunden nur im Dashboard anschaust oder als Excel-Datei an die Buchhaltung weitergibst, macht bei der Tool-Auswahl einen Unterschied. Wir vergleichen die sechs besten Tools und zeigen dir obendrein, welche kostenlosen Tarife für Solo-Projekte, kleine Teams, IT-Aufträge und Baustellen infrage kommen.
Das Wichtigste in Kürze
  • Clockodo, timr, Toggl Track, askDANTE, 123erfasst und ActivityReport.io bieten dauerhaft kostenlose Optionen zur Erfassung von Projektzeiten.
  • Die Teamgröße unterscheidet sich stark: Clockodo und timr eignen sich für Solo-Selbstständige, während Toggl Track, askDANTE, ActivityReport.io und 123erfasst auch kleine Teams gratis einbinden.
  • Entscheidend ist das Exportformat, da tabellarische Auswertungen wie CSV oder Excel nicht in jedem Gratistarif enthalten sind.
  • Achte auf funktionale Grenzen im Free-Tarif wie Deckelungen aktiver Aufgaben oder fehlende Projektmodule.
  • Die direkte Rechnungsstellung oder Anbindung externer Buchhaltungstools ist meist kostenpflichtig oder erfordert separate Software-Abonnements.
Best-of
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.

Kostenlose Projektzeiterfassung: Die sechs Tools im Vergleich

Für einen Kundenauftrag musst du erkennen können, wie viele Stunden in Recherche, Umsetzung oder Abstimmungen fließen. Eine Gesamtsumme für den Arbeitstag hilft dir bei dieser Aufteilung wenig. Die folgenden Tools ermöglichen eine Zuordnung zu Projekten, Aufgaben oder Baustellen.
ToolDauerhaft kostenlos fürDafür eignet sich die GratisversionGrenze, die du einplanen solltest
Clockodo1 PersonKunden, Projekte und Leistungen erfassen; Berichte als PDF und CSV exportierenWeitere Personen kosten extra; Exporte enthalten das Clockodo-Logo
timr1 PersonProjektzeiten mit bis zu 5 aktiven Aufgaben erfassenNur ein Funktionsbereich: Projektzeit, Arbeitszeit oder Fahrtenbuch
Toggl TrackBis zu 5 PersonenZeiten für beliebig viele Projekte und Kund*innen erfassen; PDF-Berichte exportierenStundensätze und CSV-Exporte erfordern einen kostenpflichtigen Tarif
askDANTEBis zu 5 aktive Personen in Enterprise FREEProjektzeiten und betriebliche Zeitverwaltung gemeinsam nutzenStarter FREE enthält keine Projektzeiterfassung; größere Projektteams brauchen einen bezahlten Tarif
123erfasstBis zu 10 Personen im Modul PersonalZeiten mobil auf Baustellen erfassen; ergänzend Projektdokumentation für bis zu 3 Personen nutzenExporte und Integrationen im Modul Personal erst ab Standard; jedes Modul hat eigene Grenzen
ActivityReport.ioBis zu 2 PersonenProjektzeiten mit Vorschlägen aus Entwicklungstools und Kalendern nachtragen; Excel und PDF exportiereneasybill-Anbindung und Import von Tätigkeitsnachweisen erst im Teamtarif
Highlight Box

Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.

 
 

1. Clockodo

Clockodo ordnet deine Projektstunden Kund*innen und Leistungen zu. Im kostenlosen Tarif für eine Person kannst du diese Struktur auch für die Abrechnung nutzen: Du wertest so deine Stunden aus und gibst sie als Bericht oder an eine angebundene Rechnungssoftware weiter.
Warum dieses Tool?
Clockodo passt besonders gut, wenn du allein arbeitest und bereits ein Rechnungstool nutzt.
So schätzen User das Tool einThis is how users rate the tool
0 %7 %15 %23 %31 %38 %46 %54 %62 %69 %77 %85 %93 %
BenutzerfreundlichkeitEase of use
Kategorie-Durchschnitt: 92 %Category average: 92 %
0 %7 %15 %23 %31 %38 %46 %54 %62 %69 %77 %85 %93 %
Erfüllung der AnforderungenMeets requirements
Kategorie-Durchschnitt: 93 %Category average: 93 %
0 %7 %15 %23 %31 %39 %47 %55 %63 %71 %79 %87 %95 %
KundensupportCustomer support
Kategorie-Durchschnitt: 93 %Category average: 93 %
0 %7 %15 %23 %31 %38 %46 %54 %62 %69 %77 %85 %93 %
Einfache EinrichtungEase of setup
Kategorie-Durchschnitt: 90 %Category average: 90 %
Entscheidende Funktionen im kostenlosen Tarif:
  • Kunden, Projekte und Leistungen: Trenne beispielsweise Konzept, Text und Korrekturen innerhalb eines Auftrags, um den Aufwand später nachvollziehen zu können.
  • PDF- und CSV-Berichte: Erstelle Stundennachweise oder verarbeite Buchungen in einer Tabelle weiter. Die Exporte tragen das Clockodo-Logo.
  • Anbindung an Rechnungssoftware: Übergib erfasste Leistungen beispielsweise an Lexware Office oder sevdesk. Ein möglicher Tarif der angebundenen Software kommt separat hinzu.
Geeignet für: Selbstständige in Beratung, Design, Marketing oder IT, die mehrere Kundenprojekte auswerten und ihre Leistungen nach Stunden abrechnen.
Nicht ideal für: Teams, die gemeinsam kostenlos buchen wollen, oder Selbstständige, die Rechnungen direkt in ihrer Zeiterfassung erstellen möchten.
Clockodo Preis: Free kostet dauerhaft 0 €. Für Projektzeiterfassung im Team startet Pro bei 9,50 € pro Person und Monat mit jährlicher Zahlung beziehungsweise 10 € bei monatlicher Zahlung.
Stärken und Schwächen aus den Bewertungen
StärkenSchwächen
Schnelle Zuordnung zu Kund*innen und ProjektenBerichte und Exportformate dürften flexibler sein
Übersicht über Projektaufwand und BudgetsNachträgliche Änderungen erfordern teilweise zusätzliche Klicks
Hilfreiche Verknüpfung mit RechnungstoolsFür Rechnungen bleibt eine weitere Software nötig
„Die Berichte sind klar und übersichtlich, so dass man immer genau sieht, wo man steht.“ - Marc, Marc Grießhaber.
 
 

2. timr

timr erfasst Projektzeiten im Browser und per App, auch unterwegs ohne Internetverbindung. Für eine Person bleibt die Nutzung kostenlos, wenn du dich auf Projektzeiterfassung mit höchstens fünf aktiven Aufgaben beschränkst.
Warum dieses Tool?
timr kommt besonders infrage, wenn du wenige laufende Aufgaben hast und Zeiten direkt nach einem Kundentermin oder Einsatz erfassen möchtest. Der kostenlose Tarif verlangt eine klare Entscheidung: Projektzeiterfassung, Arbeitszeiterfassung oder Fahrtenbuch. Willst du diese Bereiche kombinieren, brauchst du einen bezahlten Tarif; Clockodo bietet einer Einzelperson bereits kostenlos Arbeits- und Projektzeiten zusammen.
So schätzen User das Tool einThis is how users rate the tool
0 %7 %15 %23 %31 %39 %47 %54 %62 %70 %78 %86 %94 %
BenutzerfreundlichkeitEase of use
Kategorie-Durchschnitt: 92 %Category average: 92 %
0 %8 %16 %24 %32 %40 %48 %56 %64 %72 %80 %88 %97 %
Erfüllung der AnforderungenMeets requirements
Kategorie-Durchschnitt: 93 %Category average: 93 %
0 %7 %15 %23 %31 %39 %47 %54 %62 %70 %78 %86 %94 %
KundensupportCustomer support
Kategorie-Durchschnitt: 93 %Category average: 93 %
0 %7 %14 %21 %28 %35 %43 %50 %57 %64 %71 %78 %86 %
Einfache EinrichtungEase of setup
Kategorie-Durchschnitt: 90 %Category average: 90 %
Entscheidende Funktionen für deine Projektzeiten:
  • Buchungen auf Aufgaben: Ordne deinen Aufwand den eingerichteten Tätigkeiten zu, statt nur eine tägliche Stundensumme zu sammeln.
  • Mobile Erfassung: Buche Zeiten beim Kunden oder nach einem Einsatz über die App für iOS oder Android.
  • Offline-Nutzung: Erfasse unterwegs weiter und synchronisiere die Buchungen, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Geeignet für: Solo-Selbstständige mit wenigen aktiven Aufgaben und wechselnden Einsatzorten, zum Beispiel in technischer Beratung oder im Service.
Nicht ideal für: Viele parallel laufende Tätigkeiten, mehrere buchende Personen oder die kostenlose Kombination aus Projektzeit und Fahrtenbuch.
timr Preis: Free kostet 0 €. Der reguläre Standardpreis beträgt 8 € pro Person und Monat vor Laufzeitrabatten; abhängig vom gewählten Paket kann eine zusätzliche Pauschale pro Konto hinzukommen.
Stärken und Schwächen aus den Bewertungen
StärkenSchwächen
Projektzeiten auch unterwegs schnell erfassenAuswahl bei vielen Aufgaben und Unterprojekten aufwendiger
Klare Zuordnung zu Kund*innen und TätigkeitenIndividuelle Berichtsansichten ausbaufähig
Hilfreiche Auswertungen für die NachkalkulationZeitkorrekturen können mehrere Arbeitsschritte erfordern
„Im Projektkontext hilft timr dabei, Zeiten klar einzelnen Kunden und Aufgaben zuzuordnen.“ - Moritz, rein.content.
 
 

3. Toggl Track

Toggl Track lässt bis zu fünf Personen kostenlos Zeiten erfassen und begrenzt dabei weder die Anzahl der Projekte noch die der Kund*innen. Du kannst die Zeiterfassung direkt im Browser, auf dem Desktop oder mobil nutzen und deine Auswertungen als PDF exportieren.
Warum dieses Tool?
Wenn dein kleines Team viele Kundenprojekte betreut, ist die freie Projektanzahl praktischer als eine Begrenzung einzelner Aufgaben. Für eine spätere Weiterverarbeitung der Daten musst du allerdings genauer hinschauen: Während Clockodo und ActivityReport.io kostenlos tabellarische Exporte anbieten, bleibt Toggl Track im Gratistarif bei PDF.
Entscheidende Funktionen im kostenlosen Tarif:
  • Unbegrenzte Projekte und Kund*innen: Lege für jeden Auftrag einen eigenen Bereich an, auch wenn viele kleine Projekte parallel laufen.
  • Timer und manuelle Einträge: Stoppe die Bearbeitungszeit direkt oder trage eine vergessene Buchung nach.
  • PDF-Berichte: Stelle Projektstunden als Nachweis zusammen. Für CSV-Exporte brauchst du einen kostenpflichtigen Tarif.
Geeignet für: Kleine Agentur- oder Beratungsteams mit bis zu fünf Personen, die Projektstunden dokumentieren und PDF-Nachweise weitergeben möchten.
Nicht ideal für: Eine kostenlose Weiterverarbeitung als CSV oder eine Abrechnung mit im Tool hinterlegten Stundensätzen. Diese Funktionen gehören zu den bezahlten Tarifen.
Toggl Preis: Free kostet 0 €. Starter beginnt bei 9 € pro Lizenz und Monat mit jährlicher Zahlung beziehungsweise 12 € bei monatlicher Zahlung. Europäische Kund*innen können in Euro zahlen.
Stärken und Schwächen aus den Bewertungen
StärkenSchwächen
Verständliche Bedienung mit wenig EinarbeitungNachträgliches Bearbeiten weniger intuitiv
Flexible Nutzung über Browser und AppsVereinzelt Probleme mit App oder Browser-Erweiterung
Auswertungen für Projektstunden und KundenleistungenGewünschte Anbindungen an Buchhaltungsprogramme fehlen teilweise
„Wo andere Tools zu viele Funktionen vereinen wollen, spezialisiert sich Toggl auf die Zeiterfassung.“ - David, ARISE Onlinemarketing GmbH.
 
 

4. askDANTE

askDANTE verbindet Projektbuchungen mit der betrieblichen Zeitverwaltung. Im Tarif Enterprise FREE können bis zu fünf aktive Personen Projektzeiten erfassen und ergänzend beispielsweise Freigaben, Teamverwaltung und Abwesenheiten nutzen.
Warum dieses Tool?
askDANTE passt vor allem zu einem kleinen Büro, das Projektaufwand und die Zeitverwaltung des Teams gemeinsam organisieren möchte. Anders als timr Free erlaubt Enterprise FREE diese Kombination bereits kostenlos. Wichtig bei der Einrichtung: Der ebenfalls kostenlose Tarif Starter FREE gilt zwar für mehr Personen, enthält aber keine Projektzeiterfassung.
So schätzen User das Tool einThis is how users rate the tool
0 %7 %15 %22 %30 %37 %45 %53 %60 %68 %75 %83 %91 %
BenutzerfreundlichkeitEase of use
Kategorie-Durchschnitt: 92 %Category average: 92 %
0 %7 %15 %23 %31 %38 %46 %54 %62 %69 %77 %85 %93 %
Erfüllung der AnforderungenMeets requirements
Kategorie-Durchschnitt: 93 %Category average: 93 %
0 %8 %16 %24 %32 %40 %48 %56 %64 %72 %80 %88 %96 %
KundensupportCustomer support
Kategorie-Durchschnitt: 93 %Category average: 93 %
0 %7 %15 %22 %30 %37 %45 %52 %60 %67 %75 %82 %90 %
Einfache EinrichtungEase of setup
Kategorie-Durchschnitt: 90 %Category average: 90 %
Entscheidende Funktionen für deine Projektzeiten:
  • Stoppuhr oder manueller Eintrag: Buche Zeiten während der Arbeit oder ergänze sie nachträglich für einen Auftrag.
  • Projekte, Kund*innen und Tätigkeiten: Lege fest, welche Tätigkeiten einzelne Teammitglieder beim Buchen auswählen können.
  • Verbindung mit der Arbeitszeit: Nutze Projektbuchungen zugleich als Arbeitszeit oder ergänze sie um separat gestempelte Zeiten, je nachdem, wie dein Team arbeitet.
Geeignet für: Kleine IT-, Architektur- oder Beratungsbüros mit bis zu fünf aktiven Personen, die ihre Projektzeiten in eine gemeinsame Zeitverwaltung einbinden möchten.
Nicht ideal für: Projektteams ab sechs Personen mit einem Budget von 0 € oder einen schnellen Solo-Timer, für den du keine betriebliche Zeitverwaltung einrichten möchtest.
askDANTE Preis: Enterprise FREE kostet für bis zu fünf aktive Personen 0 €. Für größere Kontingente im regulären Enterprise-Tarif erhältst du ein individuelles Angebot. Der kostenlose Tarif enthält Support per E-Mail; ein begleitetes Onboarding ist nicht enthalten.
Stärken und Schwächen aus den Bewertungen
StärkenSchwächen
Übersichtliche Oberfläche und verständliche BedienungApp mit weniger Funktionen als die Webanwendung
Hilfreicher, schnell reagierender SupportAuswertungen teilweise zu wenig anpassbar
Nutzung im Büro und mobilWiederkehrende Sonderfälle erfordern manuelle Einrichtung
„Die Bedienung ist intuitiv und sowohl am PC als auch mobil gut nutzbar.“ - Carmen, Praxis Weller.
 
 

5. 123erfasst

123erfasst richtet sich an Bauunternehmen und ordnet mobil erfasste Zeiten den jeweiligen Baustellen zu. Das kostenlose Modul Personal umfasst bis zu zehn Personen; für Bautagebuch, Fotos und Notizen kannst du zusätzlich das Modul Projekte mit bis zu drei Personen kostenlos nutzen.
Warum dieses Tool?
Hier steht der Baustellenauftrag im Mittelpunkt. Wenn du Arbeitsstunden direkt vor Ort einer Baustelle zuordnen und die Ausführung dokumentieren möchtest, ist diese Spezialisierung hilfreicher als ein Timer für wechselnde Büroaufgaben. Die vergleichsweise hohe Zahl kostenloser Personen geht allerdings mit einer wichtigen Einschränkung einher: Exporte und Integrationen gehören im Modul Personal zum Standardtarif.
So schätzen User das Tool einThis is how users rate the tool
0 %7 %14 %21 %28 %35 %43 %50 %57 %64 %71 %78 %86 %
BenutzerfreundlichkeitEase of use
Kategorie-Durchschnitt: 92 %Category average: 92 %
0 %7 %14 %21 %28 %35 %42 %49 %56 %63 %70 %77 %85 %
Erfüllung der AnforderungenMeets requirements
Kategorie-Durchschnitt: 93 %Category average: 93 %
0 %6 %13 %20 %26 %33 %40 %46 %53 %60 %66 %73 %80 %
KundensupportCustomer support
Kategorie-Durchschnitt: 93 %Category average: 93 %
0 %6 %13 %20 %26 %33 %40 %46 %53 %60 %66 %73 %80 %
Einfache EinrichtungEase of setup
Kategorie-Durchschnitt: 90 %Category average: 90 %
Entscheidende Funktionen für deine Projekte:
  • Mobile Zuordnung zur Baustelle: Erfasse die Stunden dort, wo der Auftrag stattfindet, und mache sie im Büro verfügbar.
  • Offline-Erfassung: Speichere Buchungen auch ohne Empfang; die App überträgt sie nach der nächsten Verbindung.
  • Ergänzende Baustellendokumentation: Halte im kostenlosen Modul Projekte für bis zu drei Personen Fotos, Notizen und das Bautagebuch fest.
Geeignet für: Kleine Bauunternehmen mit bis zu zehn Personen, die Stunden unmittelbar auf Baustellen erfassen und zunächst innerhalb des Systems weiterverarbeiten möchten.
Nicht ideal für: Agenturen mit Kundenreports oder Betriebe, die bereits im Gratistarif Zeitdaten exportieren und an andere Systeme übergeben müssen.
123erfasst Preis: Personal Free kostet bis zu zehn Personen 0 €. Personal Standard mit Exporten und Integrationen kostet 7 € pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung beziehungsweise 8,40 € bei monatlicher Zahlung. Für die weiteren Module gelten eigene Tarife und Nutzerlimits.
Stärken und Schwächen aus den Bewertungen
StärkenSchwächen
Einfache mobile Erfassung auf der BaustelleGelegentliche Probleme bei der Synchronisation
Verbindung von Zeiten und ProjektdokumentationWeboberfläche nach Änderungen teils gewöhnungsbedürftig
Weniger manuelle Übertragung im BaualltagAdministration und einzelne Folgeprozesse ausbaufähig
„Selbst für technisch weniger versierte Anwender ist die Bedienung intuitiv und schnell erlernbar.“ - Marcel, KEMNA BAU Andreae GmbH & Co. KG.
 
 

6. ActivityReport.io

ActivityReport.io unterstützt vor allem IT-Dienstleister beim Erfassen und Nachtragen ihrer Projektstunden. Der kostenlose Tarif umfasst zwei Personen, Vorschläge aus Entwicklungstools und Kalendern sowie Exporte als Excel und PDF.
Warum dieses Tool?
Wenn du deine Zeiten anhand von Tickets, Commits oder Terminen rekonstruierst, helfen dir die Vorschläge aus GitLab, GitHub, Jira, Outlook und Basecamp. Dieser Schwerpunkt unterscheidet ActivityReport.io von einer rein manuellen Buchung. Gegenüber Toggl Track ist außerdem der kostenlose Excel-Export interessant, wenn du Stundennachweise tabellarisch weiterverarbeiten möchtest.
Entscheidende Funktionen im kostenlosen Tarif:
  • Vorschläge aus vorhandenen Aktivitäten: Nutze Tickets, Commits und Termine als Gedächtnisstütze beim Nachtragen deiner Stunden.
  • Projektzeiten mit Kalender und Stoppuhr: Erfasse die Arbeit für unterschiedliche Aufträge an einer Stelle.
  • Excel, PDF und API: Gib Zeitdaten als Nachweis weiter oder verarbeite sie über die Schnittstelle.
Geeignet für: Einzelne IT-Freelancer*innen oder Zweierteams, die Projektstunden anhand ihrer Entwicklungstools und Termine nachtragen und exportieren möchten.
Nicht ideal für: Eine kostenlose Übergabe an easybill oder den Import bestehender Tätigkeitsnachweise. Dafür brauchst du den Teamtarif, auch wenn du allein arbeitest.
ActivityReport.io Preis: Free kostet für bis zu zwei Personen dauerhaft 0 €. Team kostet 5 € pro Person und Monat bei monatlicher Zahlung; Enterprise mit individuellen Importformaten und weiteren Leistungen erhältst du auf Anfrage.
Stärken und Schwächen aus den Bewertungen
StärkenSchwächen
Vorschläge erleichtern das Nachtragen von ProjektstundenWunsch nach weiteren Anbindungen für die Rechnungsübergabe
Excel- und PDF-Nachweise für KundenprojekteLange Projekttitel in der Auswahl nicht vollständig lesbar
Übersicht über mehrere AufträgeWunsch nach einer eigenen App und anpassbarer Navigation
„Die Vorschläge aus GitHub, Jira oder Outlook finde ich besonders praktisch.“ - Johannes, Softwareentwickler bei Coding Maniacs UG.
 
 

Welches kostenlose Tool passt zu deinen Projekten?

Entscheide zuerst, wer buchen muss und was du anschließend mit den Stunden vorhast. Für einen PDF-Nachweis brauchst du beispielsweise andere Funktionen als für die Übergabe an eine Buchhaltungssoftware. Daraus ergibt sich für diese sechs Tools folgende Zuordnung:
Dein AnwendungsfallUnsere EmpfehlungDarauf kommt es an
Du arbeitest allein, rechnest nach Stunden ab und nutzt bereits eine Rechnungssoftware.ClockodoKunden- und Leistungszuordnung, CSV-Export und Anbindungen unterstützen deinen Weg zur Rechnung.
Du hast höchstens fünf aktive Aufgaben und erfasst häufig direkt beim Kunden.timrDie mobile Nutzung passt zu wechselnden Einsatzorten; im Gratistarif wählst du ausschließlich Projektzeiterfassung.
Bis zu fünf Personen betreuen viele Kundenprojekte, PDF-Berichte reichen als Nachweis aus.Toggl TrackDie Anzahl der Projekte und Kund*innen bleibt frei; für Stundensätze und CSV planst du ein Upgrade ein.
Ein Büro mit bis zu fünf Personen will Projektzeiten mit der übrigen Zeitverwaltung verbinden.askDANTE Enterprise FREEDer Tarif verbindet Projektbuchungen mit der Zeitverwaltung des Teams.
Bis zu zehn Personen sollen ihre Stunden unmittelbar auf Baustellen buchen.123erfasst Personal FreeDer Branchenbezug und die mobile Zuordnung helfen vor Ort; für Exporte entstehen Kosten.
Du arbeitest allein oder zu zweit in IT-Projekten und rekonstruierst Stunden aus Tickets und Terminen.ActivityReport.ioAktivitätsvorschläge und kostenlose Excel-Exporte passen zu diesem Ablauf.
 
 

Prüfe den Gratistarif mit einem vollständigen Kundenauftrag

Ein Schritt nochmal zurück! Bevor du alle Projekte überträgst, bilde einen typischen Auftrag ab: Lege den Kunden und das Projekt an, buche eine Besprechung, eine Arbeitsphase und eine Korrekturschleife. Erstelle anschließend genau den Nachweis, den deine Kund*innen oder deine Buchhaltung brauchen. So merkst du rechtzeitig, ob beispielsweise ein PDF genügt oder ob dir ein kostenpflichtiger Tabellenexport fehlt.
Behalte auch bei Pauschalprojekten den gesamten Aufwand im Blick. Bei einem Honorar von 1.000 € und zehn erfassten Stunden kommst du auf 100 € Umsatz je Projektstunde. Kommen fünf Stunden für Abstimmungen und Korrekturen hinzu, bleiben rund 66,67 €. Das ist noch keine Marge, weil deine Kosten fehlen, hilft dir aber bei der Kalkulation des nächsten Angebots.
Für diesen Vergleich brauchst du eine brauchbare Tätigkeitsstruktur: etwa Konzeption, Umsetzung und Korrektur. Wenn du alles unter „Projektarbeit“ sammelst, erkennst du später schwerer, welche Phase das zusätzliche Honorar rechtfertigt. Weitere Kennzahlen zur Auswertung findest du im Artikel über KPIs im Projektmanagement.
 
 

Weitere Tools für deine Projektzeiterfassung

Wenn du mehr Personen einbinden, Budgetfreigaben abbilden oder Projektzeiten direkt mit einer umfangreicheren Abrechnung verbinden möchtest, lohnt sich der Blick in die gesamte Kategorie Projektzeiterfassung. Über die Unterseite Kostenlose Projektzeiterfassung kannst du weitere Lösungen prüfen; achte bei jedem Produkt darauf, welche Projektfunktionen der kostenlose Tarif tatsächlich enthält.
Für die Auswahl nach Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten und Schichtplanung findest du ergänzend unseren Vergleich zur kostenlosen Arbeitszeiterfassung.
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Über das Formular zur Aufnahme deiner Software kannst du deine Anfrage einreichen.
 
 

Fazit: Wähle nach dem Stundennachweis, den du brauchst

Für Solo-Selbstständige mit Kundenabrechnung ist Clockodo besonders interessant, weil der kostenlose Tarif Projektzuordnung, Berichte und CSV-Export verbindet. Arbeitest du häufig unterwegs und kommst mit fünf aktiven Aufgaben aus, passt timr. Für ein kleines Team wählst du Toggl Track, wenn PDF-Berichte genügen, oder askDANTE Enterprise FREE, wenn du Projektzeiten und betriebliche Zeitverwaltung gemeinsam organisieren möchtest.
Bei IT-Aufträgen mit vielen Tickets und Terminen lohnt sich ActivityReport.io, für die mobile Erfassung auf Baustellen 123erfasst. Rechne dabei den nächsten Arbeitsschritt mit: Ein kostenloser Eintrag spart dir wenig, wenn du den benötigten Nachweis anschließend manuell nachbauen musst.
 
 

Häufige Fragen zur kostenlosen Projektzeiterfassung

Welche Tools erfassen Projektzeiten kostenlos im Team?

Toggl Track und askDANTE Enterprise FREE lassen bis zu fünf Personen kostenlos arbeiten, ActivityReport.io bis zu zwei. Für Baustellenteams bietet 123erfasst im Modul Personal kostenlose Zeiterfassung für bis zu zehn Personen. Clockodo und timr begrenzen ihre Gratistarife auf eine Person.

Kann ich Projektstunden kostenlos als Tabelle exportieren?

Mit Clockodo Free exportierst du Projektberichte als CSV, mit ActivityReport.io Free als Excel-Datei. Toggl Track Free enthält nur den PDF-Export. Bei 123erfasst gehört der Export von Personaldaten zum kostenpflichtigen Standardtarif.

Kann ich mit kostenlos erfassten Projektzeiten Rechnungen schreiben?

Erfasste Stunden und Leistungsnachweise liefern die Grundlage für eine Rechnung. Clockodo übergibt Leistungen an angebundene Rechnungsprogramme; deren Tarife gelten separat. ActivityReport.io enthält die easybill-Übergabe erst im kostenpflichtigen Teamtarif. Ein kostenloser Zeiterfassungstarif umfasst deshalb nicht automatisch eine kostenlose Rechnungssoftware.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: Oktober 2026). Änderungen durch die Anbieter sind möglich.
Selina Feddern

Selina ist Redakteurin bei OMR Reviews. Sie schreibt alles, was ihr in die Hände fällt. Im Job entstehen Reviews, unterwegs werden Gedanken zu Notizen in der Bahn und zu Hause zu eigenen Texten für die Schublade. Als Poetry Slammerin nimmt sie ihre Worte außerdem gerne mit auf die Bühne. Selina ist gebürtig aus Lübeck und feilt so lange an einem Satz, bis er sich richtig anfühlt. Schreiben ist für sie daher nicht nur Job, sondern Herzenssache.

Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.

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Zeiterfassung
Zeiterfassungssoftware dokumentiert, wann Mitarbeitende arbeiten, für Lohnabrechnung und Arbeitszeitgesetz. Du buchst Zeiten auf Projekte und Kundinnen? Dann ist Projektzeiterfassung deine Kategorie. Die Tools erfassen Arbeitsbeginn und -ende, Pausen, Überstunden, Schichten, Urlaub und Fehlzeiten. Sie richten sich an Personalabteilungen, kleine und mittlere Unternehmen und Betriebe mit Schichtarbeit oder Stempeluhr. So bleibt die Arbeitszeit rechtssicher dokumentiert und die Lohnabrechnung stimmt. Zeiterfassung oder Projektzeiterfassung? Zeiterfassung zeigt, wie lange Mitarbeitende gearbeitet haben. Projektzeiterfassung zeigt, wofür. Dort werten Agenturen, Beratungen und Selbstständige Aufwand und Auslastung aus und rechnen Stunden mit Kundinnen ab. Für die Kategorie Zeiterfassung braucht eine Lösung diese Funktionen: - Arbeitszeiterfassung: Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und weitere Zeitdaten aufzeichnen. - Abwesenheitsmanagement: Urlaub, Krankheitstage und andere Fehlzeiten verwalten und genehmigen. - Überstundenverwaltung: Überstunden und Zeitausgleich automatisch erfassen und berechnen. - Schichtplanung und -verwaltung: Arbeitspläne und Schichten erstellen und organisieren. - Compliance-Reporting: Berichte zu Arbeitszeitvorschriften und Dokumentationspflicht erzeugen.

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