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Stammdaten checken, Testrechnung raus: So führen KMU E-Rechnungen ein
Selina Feddern11.8.2026
Die erste E-Rechnung klingt komplizierter, als sie ist: Dieser Leitfaden zeigt KMU, wie sie ihre Daten vorbereiten, typische Rechnungen testen und das neue Format ohne großes Einführungsprojekt in den Arbeitsalltag holen.
Inhalt
- E-Rechnung einführen: Was du wirklich vorbereiten musst
- In fünf Schritten zur ersten funktionierenden E-Rechnung
- Was tun, wenn eine E-Rechnung nicht durchläuft?
- Wie orgaMAX die E-Rechnung in den Büroalltag einbindet
- Fazit: Erst testen, dann Rechnung raus
Der Auftrag ist abgeschlossen, das Material verbaut und die Rechnung kann raus. Beim ersten Mal wirken XML-Dateien, Validierung und neue Formate komplizierter, als der Ablauf im Arbeitsalltag sein muss. Für kleine und mittlere Unternehmen reichen zum Start vier Dinge: aktuelle Stammdaten, eine passende Software, ein klarer Rechnungseingang und ein Test mit typischen Rechnungen aus dem eigenen Betrieb.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt rechtlich bereits ein E-Mail-Postfach. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können diese Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen. Die aktuellen Details und Ausnahmen erklärt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.
Dieser Leitfaden zur E-Rechnung zeigt dir, wie du den neuen Rechnungsweg in fünf überschaubaren Schritten einführst. Wie das in einer konkreten Lösung funktioniert, erklären wir am Beispiel von orgaMAX. Die Businesssoftware verbindet die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen mit Angeboten, Belegen, Buchhaltung, Banking und Mahnwesen. Dadurch bleibt die E-Rechnung kein einzelner Arbeitsschritt, der neben dem restlichen Büroalltag herläuft.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Einführung der E-Rechnung gelingt am besten schrittweise über die Phasen Vorbereitung, Einrichtung und einen gezielten Testlauf.
- Klare Verantwortlichkeiten, saubere Stammdaten und die richtige Software bilden das Fundament für einen funktionierenden Ein- und Ausgangsprozess.
- Eine erfolgreiche technische Validierung ersetzt nicht die inhaltliche, sachliche und steuerliche Prüfung der Rechnungen.
- Erst nach dem vollständigen Durchspielen aller typischen Test- und Fehlerfälle sollte der Prozess in den Regelbetrieb übergehen.
E-Rechnung einführen: Was du wirklich vorbereiten musst
Eine E-Rechnung ist keine per E-Mail versandte PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die eine Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann. Zu den in Deutschland üblichen Formaten gehören die XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung aus einer XML-Datei besteht, verbindet ZUGFeRD die strukturierten Daten mit einer lesbaren PDF-Ansicht.
Für den Start musst du noch nicht jeden denkbaren Sonderfall lösen. Kläre zunächst diese vier Fragen:
- Wo gehen E-Rechnungen ein? Lege ein zentrales E-Mail-Postfach oder einen anderen verbindlichen Empfangsweg fest.
- Wer prüft sie? Benenne eine Person und eine Vertretung. In einem kleinen Betrieb können Empfang, Prüfung und Buchung bei derselben Person liegen.
- Welche Software verarbeitet die Dateien? Sie sollte XRechnung und ZUGFeRD erstellen, empfangen, darstellen und technisch validieren können.
- Welche Rechnungen testest du zuerst? Beginne mit einer typischen Ausgangsrechnung und einer typischen Eingangsrechnung aus deinem Betrieb.
Mehr braucht es für den ersten Testlauf nicht. Komplexere Rechnungen, weitere Geschäftspartner und seltene Sonderfälle kannst du anschließend ergänzen.
„Mein wichtigster Tipp: Nicht warten. Fangen Sie jetzt an, sich mit dem Thema zu beschäftigen, auch wenn Sie glauben, noch Zeit zu haben. Jede frühere Vorbereitung erspart später Stress, Rückfragen und mögliche Fehler bei der Umsetzung.“Tobias Meschede, Partner, Diplom-Betriebswirt (FH), Steuerberater und Fachberater für Online-Handel und E-Commerce bei Steuerberatung Meschede & Partner
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In unserem Featurama erfährst du, welche Funktionen eine E-Rechnungssoftware für KMU wirklich braucht, welche Extras vom Geschäftsmodell abhängen und wann ein Spezialtool ausreicht.
E-Rechnungssoftware für KMU prüfen
In unserem Featurama erfährst du, welche Funktionen eine E-Rechnungssoftware für KMU wirklich braucht, welche Extras vom Geschäftsmodell abhängen und wann ein Spezialtool ausreicht.
E-Rechnungssoftware für KMU prüfen
In fünf Schritten zur ersten funktionierenden E-Rechnung
1. Prüfe, welche Regeln für deinen Betrieb gelten
Ob und ab wann dein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss, hängt unter anderem von der Art des Umsatzes, dem Rechnungsempfänger und den gesetzlichen Übergangsregelungen ab. Kleinunternehmer sind beispielsweise von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze gelten Besonderheiten.
Kläre deshalb vor dem Start:
- Stellst du Rechnungen an Unternehmen, Privatpersonen oder öffentliche Auftraggeber?
- Nutzt du die Übergangsfrist für den Versand oder möchtest du bereits vollständig umstellen?
- Benötigen einzelne Kund*innen bestimmte Angaben, Bestellnummern oder Übermittlungswege?
- Gibt es steuerliche Sonderfälle, die du mit deiner Steuerberatung abstimmen solltest?
Für Rechnungen an Behörden können zusätzliche Vorgaben gelten, etwa eine Leitweg-ID oder ein bestimmtes Rechnungsportal. Diese Anforderungen gehören nicht zum üblichen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und sollten separat geprüft werden.
2. Aktualisiere deine Stamm- und Rechnungsdaten
Eine E-Rechnungssoftware kann nur mit den Informationen arbeiten, die im System hinterlegt sind. Prüfe deshalb zuerst die Daten, die du regelmäßig für Angebote und Rechnungen verwendest:
| Bereich | Das solltest du prüfen |
|---|---|
| Unternehmensdaten | vollständiger Name, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID |
| Kundendaten | korrekte Firmierung, Rechnungsadresse und elektronische Kontaktdaten |
| Artikel und Leistungen | eindeutige Bezeichnungen, Preise, Einheiten und Steuersätze |
| Zahlungsdaten | Bankverbindung, Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen |
| Kundenreferenzen | Bestellnummer, Vertragsnummer oder andere vereinbarte Angaben |
| Steuerfälle | steuerfreie Leistungen, Reverse Charge oder abweichende Steuersätze |
Fehlende oder widersprüchliche Angaben fallen bei strukturierten Rechnungen schneller auf, weil die Datei technischen Regeln folgt. Das ist kein zusätzlicher Nachteil der E-Rechnung. Es zeigt lediglich früher, welche Daten bisher nur durch Gewohnheit oder Rückfragen ergänzt wurden.
3. Lege einen einfachen Rechnungseingang fest
Ein zentrales E-Mail-Postfach verhindert, dass Eingangsrechnungen in persönlichen Postfächern, Messenger-Chats oder Download-Ordnern verschwinden. Teile Lieferant*innen mit, an welche Adresse sie ihre E-Rechnungen senden sollen, und entscheide, wer das Postfach regelmäßig prüft.
Der Ablauf kann in einem kleineren Betrieb sehr kurz sein:
- E-Rechnung empfangen
- Datei öffnen und technisch prüfen
- Lieferant, Leistung und Betrag kontrollieren
- Rechnung freigeben und in der Buchhaltung weiterverarbeiten
- Originaldatei unverändert aufbewahren
Wichtig ist die Trennung zwischen technischer und fachlicher Prüfung. Eine Validierung kann beispielsweise fehlende Pflichtfelder oder unlogische Angaben erkennen. Ob die berechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde, der Betrag stimmt und die Rechnung bezahlt werden darf, muss weiterhin eine verantwortliche Person beurteilen.
4. Teste typische Rechnungen, ohne deine Live-Daten zu verändern
Für den ersten Test reichen wenige Fälle. Wähle Rechnungen, die in deinem Betrieb regelmäßig vorkommen:
- eine gewöhnliche Ausgangsrechnung an ein Unternehmen
- eine eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung
- eine Rechnung mit einer kundenspezifischen Referenz
- einen für deinen Betrieb typischen Sonderfall, etwa eine Abschlagsrechnung oder eine steuerfreie Leistung
Prüfe bei jeder Testrechnung dieselben Fragen:
- Sind alle notwendigen Angaben enthalten?
- Lässt sich die Datei technisch validieren?
- Kann der Empfänger das Format verarbeiten?
- Werden die Rechnungsdaten korrekt dargestellt und übernommen?
- Bleibt die Originaldatei für die Aufbewahrung erhalten?
Mit orgaMAX kannst du dafür einen Demo-Mandanten verwenden. Diese getrennte Testumgebung hat keinen Einfluss auf deine Live-Daten. Du kannst dort beispielsweise Rechnungen erstellen, Abschlagsrechnungen ausprobieren und Daten importieren. Dadurch landen Testvorgänge nicht versehentlich in deiner laufenden Buchhaltung.
5. Informiere Geschäftspartner und stelle den Ablauf um
Wenn die Testrechnungen funktionieren, informierst du zunächst die Geschäftspartner, mit denen du regelmäßig Rechnungen austauschst. Teile ihnen mit:
- ab wann du E-Rechnungen sendest oder bevorzugst
- welche Formate du verarbeiten kannst
- an welche Adresse Eingangsrechnungen geschickt werden sollen
- welche Referenzen du auf ihren Rechnungen benötigst
- wen sie bei einer Fehlermeldung erreichen
Du musst nicht alle Kund*innen und Lieferant*innen am selben Tag umstellen. Beginne mit einigen regelmäßigen Geschäftspartnern und erweitere den Kreis nach und nach. So erkennst du früh, ob ein bestimmtes Format, eine fehlende Bestellnummer oder ein Übermittlungsweg Probleme verursacht.
Was tun, wenn eine E-Rechnung nicht durchläuft?
Auch nach einem erfolgreichen Test kann eine Datei abgelehnt werden. Häufig lässt sich die Ursache ohne lange Suche eingrenzen:
| Problem | Nächster sinnvoller Schritt |
|---|---|
| Pflichtangabe fehlt | Fehlermeldung prüfen, Stammdaten ergänzen und Rechnung neu erzeugen |
| Angabe ist unplausibel | Steuersatz, Steuerbetrag, Rechnungspositionen und Referenzen kontrollieren |
| Empfänger kann die Datei nicht verarbeiten | gewünschtes Format und Übermittlungsweg direkt abstimmen |
| Eingangsrechnung ist technisch ungültig | Prüfbericht sichern und korrigierte Datei beim Aussteller anfordern |
| Rechnung ist technisch gültig, aber inhaltlich falsch | Rechnung fachlich zurückweisen und Korrektur verlangen |
| Rechnung trifft doppelt ein | Dublette sperren und nur einen Vorgang weiterbearbeiten |
Entscheidend ist, dass eine Fehlermeldung nicht in einem persönlichen Postfach liegen bleibt. Lege eine Person fest, die Rückfragen bündelt und bei Bedarf Softwaresupport oder Steuerberatung einbezieht.
Wie orgaMAX die E-Rechnung in den Büroalltag einbindet
Bei orgaMAX beginnt der Rechnungsprozess nicht erst mit der fertigen E-Rechnung. Kunden, Artikel und Leistungen werden zentral hinterlegt und können bereits für Angebote und Aufträge genutzt werden. Aus denselben Daten entsteht anschließend die Rechnung. Dadurch müssen Informationen nicht für jeden Arbeitsschritt neu übertragen werden.
Mit orgaMAX lassen sich zudem E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen. Im Validierungsprozess weist die Businesssoftware auf fehlende und unplausible Angaben hin und meldet, ob die E-Rechnung technisch gültig oder ungültig ist. Diese Prüfung hilft bei formalen Fehlern.
Auch eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich hier hochladen, auslesen und in einer Vorschau darstellen. Nach der Prüfung geht der Vorgang im selben System weiter: Eingangsrechnungen werden für die Buchhaltung vorbereitet, Ausgangsrechnungen lassen sich mit Zahlungen abgleichen und offene Forderungen im Mahnwesen verfolgen. Über den Zugang für die Steuerberatung können relevante Daten anschließend bereitgestellt werden.
Damit wird die E-Rechnung nicht als zusätzliche Datei neben dem bisherigen Prozess verwaltet. Die benötigten Daten entstehen bereits bei Angebot und Auftrag und werden für Rechnung, Zahlung, Buchhaltung, Mahnwesen und Steuerberatung weiterverwendet.
Für die Vorbereitung kannst du außerdem die E-Rechnung-Checkliste von orgaMAX nutzen.
Fazit: Erst testen, dann Rechnung raus
Für kleine und mittlere Unternehmen muss die Einführung der E-Rechnung kein Mammutprojekt werden. Prüfe die geltenden Vorgaben, bringe deine Stamm- und Rechnungsdaten auf den aktuellen Stand und teste wenige typische Fälle. Wenn Empfang, Prüfung und Korrekturweg geklärt sind, kann die erste E-Rechnung rausgehen und der Ablauf nach und nach zum normalen Arbeitsalltag werden.
Mit orgaMAX bleibt sie dabei kein isolierter Versandvorgang. Die Daten aus Kundenverwaltung, Angeboten und Leistungen fließen in die Rechnung ein. Danach geht es mit Buchhaltung, Zahlung, Mahnwesen und Steuerberatung im selben System weiter. So entsteht kein neuer Nebenprozess, den dein Team zusätzlich pflegen muss.
Autor*In
Selina Feddern
Selina ist Redakteurin bei OMR Reviews. Sie schreibt alles, was ihr in die Hände fällt. Im Job entstehen Reviews, unterwegs werden Gedanken zu Notizen in der Bahn und zu Hause zu eigenen Texten für die Schublade. Als Poetry Slammerin nimmt sie ihre Worte außerdem gerne mit auf die Bühne. Selina ist gebürtig aus Lübeck und feilt so lange an einem Satz, bis er sich richtig anfühlt. Schreiben ist für sie daher nicht nur Job, sondern Herzenssache.
Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.
