Prio365

Mit Prio365 habe ich alle meine Projekte an einem Ort im Blick. Egal ob Unterlagen, Aufgaben oder Mails. Alles ist zentral organisiert, was die Zusammenarbeit im Team deutlich vereinfacht. Auch wenn mehrere Kollegen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, funktioniert das 1a. Besonders praktisch finde ich die App. Mit dieser kann ich auch mal schnell vom Handy etwas nachschauen oder erledigen, wenn ich den Laptop gerade nicht parat habe. Z.B. auf Baustellen. Persönlich finde ich es auch gut, dass das Team von Prio365 auf individuelle Wünsche eingehen kann und hier sehr offen für Anregungen ist. So wurden beispielsweise schon Schnittstellen zu anderen Softwares implementiert, welche für unsere Arbeit notwendig sind. Ich habe den Eindruck, dass erst mal nichts von vorn herein als unmöglich abgetan wird und sich ernsthaft damit beschäftigt wird.

Aktuell gibt es eigentlich nichts, was mir negativ aufgefallen ist. Kleinere Optimierungen bei der Performance sind bei Softwarelösungen ja immer möglich, aber insgesamt bin ich sehr zufrieden mit Prio365.

Bei der Arbeit im Team verhindern wir durch die Projektpostfächer, dass Kommunikationslücken entstehen, weil aus persönlichen Postfächern kommuniziert wird. Die Dokumentenablage läuft zentral und ist auf allen Geräten synchronisiert. Wenn ich auf einer Baustelle Unterlagen benötige muss ich mir nicht vorher überlegen, was ich auf meinem PC speicher, dass ich es habe. Mit Prio habe ich immer alles dabei.

Am meisten schätze ich, dass alles zentral an einem Ort abgelegt ist – Dokumente, Mails, Kontakte, Aufgaben etc. Ich finde alles schnell wieder und spare mir dadurch viel Zeit im Alltag. Besonders hilfreich finde ich auch die Add-Ins, zum Beispiel die Verknüpfung mit dem MS Planner oder die Möglichkeit, direkt aus Prio365 heraus Dokumente mit den hinterlegten Kontaktdaten zu erstellen. Das macht viele Abläufe deutlich einfacher. Außerdem lassen sich eigene Vorlagen anlegen, die ich individuell auf meine Aufgaben zuschneiden kann. Das spart mir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einheitliche Qualität innerhalb des gesamten Unternehmens.

Was aus meiner Sicht noch verbessert werden könnte, ist die Suchfunktion – sie funktioniert zwar, könnte aber manchmal etwas treffsicherer sein. Und ab und zu merkt man, dass das System etwas länger lädt.

Was ich an Prio365 besonders schätze, ist, dass es ganz konkrete Alltagsprobleme löst. Durch die Vorlagen arbeiten wir endlich einheitlich – egal ob Angebote, Projektdokumente oder Anschreiben, alles sieht professionell aus und muss nicht ständig manuell angepasst werden. Auch das lästige Weiterleiten von E-Mails in Projektpostfächer entfällt, weil man sie einfach direkt in den richtigen Ordner verschieben kann – das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch doppelte Ablage. Und was im Team wirklich hilfreich ist: Wir können gleichzeitig an einer Datei arbeiten, z. B. an einer Präsentation, ohne uns gegenseitig Versionen hin- und herzuschicken. Das macht die Zusammenarbeit um einiges effizienter.

Prio365 schafft genau die Struktur, die ich im projektbasierten Arbeiten brauche. Besonders gut gefällt mir die Kombination aus Projektpostfächern, zentraler Dokumentenablage und persönlicher Zeiterfassung – alles in einer Plattform. Darüber hinaus kann ich auch andere HR-Angelegenheiten wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen direkt über die Software abwickeln. Auch To-Dos, die Verknüpfung mit Planner und anderen Programmen sind nahtlos eingebunden – und das alles über eine zentrale, übersichtliche Oberfläche. Das spart Zeit, reduziert Medienbrüche und macht die tägliche Arbeit deutlich effizienter.

Aktuell habe ich nichts wirklich Negatives zu sagen – ich bin mit der Software sehr zufrieden. Kleinere Verbesserungsideen gibt es natürlich immer, aber im Gesamtbild überwiegt ganz klar das Positive.

Ein riesiger Vorteil von Prio365 sind die projektspezifischen Postfächer. Darüber wird die gesamte Kommunikation zum Projekt zentral gebündelt – alle Beteiligten greifen auf dieselben E-Mails, dieselben Dokumente und dieselbe Struktur zu. Unabhängig davon, wer gerade am Projekt arbeitet oder ob sich Teammitglieder im Verlauf ändern: Der Informationsstand bleibt konsistent, Wissen geht nicht verloren. E-Mails lassen sich taggen, Aufgaben zuweisen und direkt im Projektkontext ablegen – das macht die Kommunikation viel effizienter und die Zusammenarbeit deutlich produktiver. Zusätzlich nutze ich Prio365 für meine persönliche Zeiterfassung und weitere HR-Themen wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen – alles digital und unkompliziert an einem Ort. Auch Aufgaben, To-Dos und die Integration mit Microsoft Planner laufen direkt über die Plattform. Durch die nahtlose Einbindung in die Microsoft 365-Umgebung habe ich eine einheitliche Oberfläche für nahezu alle Arbeitsprozesse. Das spart Zeit, reduziert Medienbrüche und sorgt für echte Übersicht im Projektalltag.

Benutzerfreundliche und bedarfsorientierte Gestaltung der Plattform, direktes Arbeiten an einem Dokument innerhalb eines Projektes, Integration und schneller Zugriff auf Dokumentvorlagen, Cloud- und webbasiertes System, übersichtliche Arbeitszeiterfassung und Personalverwaltung.

Wenn Termine an der Projektadresse angenommen werden, erscheinen diese im Outlook-Terminkalender des Projekts, jedoch nicht im persönlichen Outlook-Kalender.

Die Standardisierung der Projektverwaltung durch Etablierung einer einheitlichen Ordner- und Ablagestruktur.