Die besten Event-Ticketing- & -Registrierungssoftwares im Vergleich

Event-Ticketing-Software-Definition: Was ist Event-Registrierungssoftware?

Das Teilnehmer-Management zielt als Teilbereich des Event-Managements darauf ab, optimale Voraussetzungen für die Besucher*innen einer Veranstaltung zu schaffen. Dabei spielen die planmäßige Einladung von Gäst*innen, betreffendes Marketing, die Registrierung für das Event bzw. die Buchung von Plätzen, die eventuelle Bezahlung von Tickets und die langfristig zweckmäßige Organisation der angemeldeten Personen bedeutungsvolle Rollen.

So sollten bereits zum Zeitpunkt der Teilnahmefestlegung beste Bedingungen geschaffen werden, damit die Zahlen entsprechend hoch ausfallen und die letztendlichen Besucher*innen mit einem guten Gefühl auf die kommende Veranstaltung blicken.

Eine Event-Registrierungssoftware (englisch „Event-Registration-Software“ oder „Event-Ticketing-System“) kann Verantwortliche bei den zentralen To-dos der Registrierungs- und Ticketverkaufsphase eines Ereignisses unterstützen, um diese positiv zu gestalten. Im Detail ermöglichen es Event-Ticketing-Services, die Anmeldungen von Teilnehmer*innen aufzunehmen, den Online-Ticketverkauf zu verwalten, Zahlungen oder Spenden sicher zu verarbeiten, individuelle Nachrichten oder Webseiten für ein Event einzurichten und spezifische Berichte zu erstellen.

Weshalb sollten Unternehmen ein Online-Ticketing-System einsetzen?

Der Erfolg eines Events wird vornehmlich an den Besucherzahlen bemessen. Aber auch die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen bildet einen wichtigen Faktor. Gerade bei Business-Veranstaltungen wie Messen oder Konferenzen können Unternehmen nur dann von maximal positiven Effekten in der Kundengewinnung und –bindung profitieren, wenn sich die Besucher*innen rundum gut versorgt sehen. Für Freizeit- bzw. Kulturveranstaltungen wie Konzerte, Lesungen oder Theatervorführungen ist dies natürlich kaum weniger relevant. Denn Folge-Events werden hier ebenfalls nur dann zufriedenstellend angenommen, wenn von Beginn an alles rundläuft.

Eine für die Veranstalter*innen vorteilbringende Besuchererfahrung beginnt dabei nicht erst mit dem eigentlichen Event. Idealerweise werden die Weichen dafür schon lange im Vorfeld richtig gestellt. Denn wenn bereits bei der Anmeldung und der Promotion klare Defizite herrschen - es etwa keinen standardisierten Prozess für die Registrierung gibt, die Zahlungskonditionen unklar sind oder die Teilnehmer*innen unzureichend informiert werden, was sie erwartet - stehen die Zeichen umgehend schlecht. Es melden sich so wahrscheinlich nur vergleichsweise wenige Personen an und die Gefahr von Absprüngen vor oder während des Events ist groß. Alles in allem werden viele Potenziale verschenkt.

Mithilfe einer Event-Registrierungs- bzw. Online-Ticketing-Software sind derartige Schwierigkeiten verlässlich auszuschließen. Sie bietet Gelegenheit, die richtigen Personen relativ einfach sowie effektiv über die perfekten Kanäle einzuladen, wickelt die Registrierung nach bekannten, simplen Mustern ab, lässt Ticketverkäufe reibungslos über die Bühne gehen und sammelt nützliche Daten.

Nicht zu vergessen: Eine Event-Registrierung muss immer bestimmten gesetzlichen Datenschutzregularien nachkommen. Diese Anforderungen sind mit einem guten Ticketing-Anbieter, der betreffende Vorgaben in sein System einbindet, ohne zusätzlichen Aufwand zu erfüllen.

Übrigens erwarten potenzielle Besucher*innen von Veranstaltungen heute gemeinhin, den Anmeldeprozess und alles, was damit zusammenhängt, online vorzufinden. Auch diesem Anspruch ist mit einer Ticketing-Software zuverlässig nachzukommen. 

Faktisch kann sogar die gesamte Veranstaltung an sich von der klugen Verwendung einer passend ausgestatteten Event-Registrierungssoftware profitieren. Durch eine intelligente Abfrage, Organisation und Auswertung der Teilnehmerdaten wird es Verantwortlichen nämlich ermöglicht, Ereignisse besonders präzise auf die Zielgruppen abzustimmen. Es sind somit garantiert ausreichend viele Plätze zu stellen, die Barrierefreiheit kann entsprechend geplant werden und sogar ganze Events im Event wie Lesungen, Vorträge, Show-Acts etc. lassen sich adäquater ausrichten. Je genauer eine Veranstaltung die Voraussetzungen bzw. Erwartungen der jeweiligen Teilnehmer*innen annimmt, desto größer sind logischerweise deren Erfolgschancen.

Wie funktioniert eine Ticketing-Plattform?

Die Funktionsweise einer Software für Event-Ticketing ist vor allem abhängig von den integrierten Tools.

Es gibt hier in der Tat sehr unterschiedliche Ausrichtungen: von kostenlosen Anwendungen, die nicht viel mehr bieten als spezifische Registrierungsmodule, über spezialisierte Online-Kartenverkauf-Software bis hin zu umfangreichen Lösungen für das Anmeldemanagement, mit E-Ticket-Software, Marketing-Tools und mehr. Die Grenzen zu Event-Management-Programmen sind teilweise fließend.

Die nachfolgenden Features sind – sowohl als einzelne Softwares als auch in Tool-Bundles – typisch.

• Registrierungsfunktionen: Gute Ticketing-Software bietet Veranstalter*innen die Möglichkeit, einen nutzerfreundlichen Registrierungsprozess für Besucher*innen aufzusetzen. Dieser sollte sich streng nach allgemeingültigen und/oder branchenüblichen Bestimmungen gestalten lassen.

• Promotion von Veranstaltungen: Einer der Hauptzwecke von Software für die Veranstaltungsregistrierung und Ticketing liegt in der effektiven Bekanntmachung entsprechender Events. Dafür bieten solche Programme häufig Tools für die Erstellung veranstaltungsspezifischer Webseiten oder Landingpages. Über diese werden die wichtigsten Infos zum Event bereitgestellt und die Registrierung erreichbar gemacht.

• E-Mail-Marketing: Auch E-Mail-Marketing-Funktionen zählen im Grunde zu den Promotion-Tools. Da sie essenziell für die vorteilbringende Kommunikation mit den künftigen Besucher*innen sind, müssen sie jedoch gesondert betrachtet werden. Per E-Mail halten Veranstalter*innen die Teilnehmer*innen überaus zweckdienlich auf dem Laufenden. Von der Bekanntmachung des Events über die Ausspielung von Änderungen bis hin zur Übermittlung von Zeitplänen und der Event-Nachbereitung erfolgt ein Großteil des Kontakts auf diesem Weg. Die Hauptgründe dafür sind, dass E-Mails zum einen preisgünstig und zum anderen unter den Empfänger*innen für entsprechende Kommunikation absolut etabliert sind.

• Reservierung von Plätzen: Manche E-Ticketing-Software bietet spezielle Funktionen, die es potenziellen Teilnehmer*innen ermöglicht, bestimmte Platzkategorien am Veranstaltungsort zu reservieren. Derartige Features eignen sich besonders für Konzert- und Sport-Events. Aber auch für Theateraufführungen, Preisverleihungen oder Benefiz-Dinner bieten sie sich an.

• Zahlungsabwicklung: Eine Online-Ticket-Sales-Software kann die Zahlungsabwicklung durch ein integriertes System stark erleichtern. Hier werden die betreffenden Gelder im Namen des veranstaltenden Unternehmens über gängige Zahlungsmittel, wie die klassische Banküberweisung, Kreditkarten oder PayPal, eingezogen. Es bestehen viele Parallelen zu bzw. direkte Verknüpfungen mit externer Zahlungssoftware.

• Ticketing: Bei Events mit Eintrittskarten können Veranstalter*innen mithilfe von Ticketing-Funktionen das Management entsprechender Prozesse erleichtern. So sind etwa das Aussehen und die Art der Zustellung der erworbenen Eintrittskarten zu kontrollieren. Hier werden heute primär digitale Varianten bevorzugt, die als E-Mail-Anhang, in einer App oder als Ausdruck funktionieren.

• Teilnehmerverwaltung: Tools zum Management von Teilnehmerliste helfen Veranstalter*innen, einen Überblick der letztlichen Besucher*innen ihres Ereignisses zu erhalten. Mit diesen Funktionen können Organisator*innen wichtige Aufgaben wie die Kontaktaufnahme mit den Teilnehmer*innen, die Ausspielung von Informationen, die zielgruppenspezifische Feinabstimmung des Events oder auch Rückerstattungen relativ leicht verwalten.

• Vor-Ort-Registrierung: Einige Produkte für die Veranstaltungsregistrierung und das Ticketing bieten spezielle App-Optionen, mit denen sich Interessierte noch am Tag der Veranstaltung vor Ort bzw. über ihr Mobilgerät registrieren können.

• Integrationen: Wer die Event-Registrierung per Software abwickelt, profitiert häufig von zahlreichen Integrationsmöglichkeiten mit anderen Lösungen, die am Event-Management-Prozess beteiligt sind. Dazu können erweitere Marketing-Programme, CRM-Systeme, Tools zur Organisation sozialer Medien und weitere Anwendungen gehören. Idealerweise lässt sich ein breiter Software-Stack aufbauen oder ergänzen, der eine rundum effiziente Event-Verwaltung ermöglicht.

• Sicherheit und Compliance: Mit Event-Registrierungen geht automatisch die Verarbeitung vieler kritischer Daten einher. Alle diese Informationen werden unter der Verwendung einer guten Registration-Software gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen gespeichert und genutzt. Optimalerweise stützt die Event-Registrierungssoftware den korrekten Umgang aktiv.

Welche Vor- und Nachteile bieten Online-Ticketing-Systeme?

Ein Online-Ticket-System bzw. eine Event-Registrierungssoftware bietet Veranstalter*innen wie auch Teilnehmer*innen zahlreiche Vorteile. Von welchen zentralen Benefits im Detail profitiert werden kann, ist im Folgenden zusammengefasst.

• Erhöhte Effizienz: Ticketing-Systeme helfen Veranstalter*innen, den gesamten Registrierungsprozess zu rationalisieren. Manuelle Einträge in Listen, die oft zeitaufwendig und fehleranfällig sind, oder händische Benachrichtigungen der Teilnehmer*innen entfallen. Man profitiert von vielfältigen Daten, mit denen das Event genau auf die Zielgruppe abzustimmen ist. Auf der anderen Seite ist es für die potenziellen Besucher*innen eine große Erleichterung, sich schnell und sicher online anmelden zu können.

• Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen: Einer der Hauptvorteile von Ticketing-Software ist die damit gegebene Möglichkeit, während des gesamten Registrierungs- und Vorlaufprozesses einer Veranstaltung automatische Erinnerungen oder Benachrichtigungen zu wichtigen Gegebenheiten versenden zu können. Dies hilft sowohl den Organisator*innen als auch den Teilnehmer*innen. Alle behalten den Überblick und es ist sichergestellt, dass die relevanten Details, wie beispielsweise die Verfügbarkeit von Tickets, Zahlungsfristen, Programmänderungen, Aktualisierungen des Veranstaltungsortes usw., stets korrekt übermittelt werden.

• Verbessertes Besuchererlebnis: Über eine Registrierungs- und Online-Ticketverkauf-Software wird den potenziellen Teilnehmer*innen eines Events ein nahtloses digitales Erlebnis geboten. Die digitale Ausrichtung lässt den gesamten Prozess mühelos durchlaufen. Anmeldungen werden prompt online ausgefüllt, der Ticketverkauf per Software ist mit PayPal oder Kreditkarte im Handumdrehen erledigt und man wird kontinuierlich auf dem Laufenden gehalten. Schließlich können die rund um die Anmeldung anfallenden Daten sogar noch für eine höchst präzise Zielgruppenausrichtung der Veranstaltung genutzt werden.

• Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung vieler Vorgänge, die mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung verbunden sind, kann eine Event-Registrierungssoftware massiv dazu beitragen, Geld zu sparen. Spezifische Tasks in Marketing, Design, Druck, IT usw. sind komplett ohne menschliches Zutun oder zumindest stark vereinfacht zu erledigen.

• Einfache, aber aussagekräftige Berichterstattung: Software für die Event-Registrierung ermöglicht es Verantwortlichen, den ROI einer Veranstaltung frühzeitig zu verfolgen. Sie kann mit entsprechenden Tools bzw. auf der Basis von Daten automatisiert detaillierte Analysen und Reports in Bezug auf Ticketverkäufe, Anwesenheitsraten, Absprungraten etc. liefern.

• Verbesserte Sicherheit und Compliance: Software für das Online-Ticketing bietet im Vergleich zu vielen manuellen und/oder analogen Methoden mehr Sicherheit und Datenschutzkonformität. Alle Informationen werden hier idealerweise streng nach DSGVO in Online-Formulare eingegebenen und sicher verschlüsselt. So wird gewährleistet, dass die Veranstaltungsanmeldungen den gesetzlichen Vorschriften zur Sicherung von Kundendaten entsprechen. Gleichzeitig sind wichtige Unternehmensdaten vor Cyberkriminellen geschützt.

Kann es bei diesen fraglos gewichtigen Vorteilen überhaupt Nachteile geben? Jein. Zwar sind echte Defizite bei den Softwares eher selten, die Auswahl und die Anwendung einer Event-Ticket- und Registrierungslösung bereiten aber durchaus häufiger Probleme.

• Nicht jedes Programm passt zu allen Anforderungen: Bevor sich Veranstalter*innen für eine Event-Registrierungssoftware entscheiden, sollten sie ihre Bedarfe eindeutig definieren und priorisieren. Jeder Veranstaltungstyp hat seine eigenen Voraussetzungen - und es gibt tatsächlich zahlreiche spezialisierte Lösungen. Das ist einer Vielzahl von Interessenten nicht bewusst. Sie wählen einfach eine besonders bekannte oder üppig ausgestattete Anwendung. Diese passt dann aber womöglich nicht perfekt zu den jeweiligen Anforderungen, womit viel Potenzial ungenutzt bleibt.

• Mögliche Datenschutzdefizite: In puncto Datenschutz bieten manche Registration-Tools – zumindest für europäische Nutzer*innen – tatsächlich echte Nachteile. Zwar kommt es heute immer seltener vor, aber einige Lösungen (vor allem aus Übersee) verfahren nicht streng nach DSGVO oder müssen erst auf die europäischen Datenschutzbestimmungen eingestellt werden. Kommt eine solche Software dann prompt „out of the Box“ zum Einsatz, ergeben sich erhebliche juristische Risiken.

Wie wählt man die passende Software für Event-Ticketing aus?

Der Markt für Ticketverkauf-Software und Event-Registrierungsprogramme ist riesig. Dabei gibt es viele spezialisierte Lösungen für bestimmte Veranstaltungstypen, Event-Größen, Erfahrungsstände und mehr.

Um hier effizient zur besten Lösung für die eigenen Zwecke zu navigieren, sollte unbedingt methodisch vorgegangen werden. Unter Berücksichtigung der nachfolgenden Tipps kommen Verantwortliche sicher und präzise zum Ziel. 

Bedarfe analysieren Der erste Schritt bei der Suche nach dem perfekten Veranstaltungsregistrierungssystem besteht darin, herauszufinden, wofür dieses primär benötigt wird. Im Zuge dessen sind vorwiegend die Arten von Events, die verwaltete werden sollen, festzustellen  (Messe, Tagung, Konzert, Theater, Zielgruppe, Größe etc.). Anschließend wird abgeglichen, welche Lösungen diesbezüglich infrage kommen.

Weiterhin gilt es – am besten anhand bestehender Erfahrungen – zu definieren, welche konkreten Painpoints das System schließlich lösen muss. Hier sollten Verantwortlich nicht nur auf ihr Unternehmen, sondern ebenfalls auf die potenziellen Besucher*innen schauen.

• Gibt es bestimmte Probleme bei der Verwaltung von Anmeldungen, auf die Mitarbeiter*innen häufig stoßen?
• Sind Rückmeldungen von Event-Teilnehmer*innen eingegangen, die nahelegen oder direkt ansprechen, dass ein bestimmter Prozess bei der Anmeldung vereinfacht werden könnte?

Damit lägen die Kernpunkte vor, an denen die Wahl einer Event-Ticket-Software bzw. Veranstaltungs-Registrierungslösung primär ausgerichtet wird.

Fokus auf Benutzerfreundlichkeit Nachdem klar ist, was die Event-Registrierungssoftware können muss, sollte sichergestellt werden, dass sie den Anforderungen der Nutzer*innen im Unternehmen entspricht. Was bringt die modernste Technologie, wenn sie niemand richtig anwenden kann?

Eine gute Registrierungs- und Ticket-Software ist einfach zu bedienen und bietet dennoch alle Funktionen zur Rationalisierung der wichtigsten Prozesse, die benötigt werden. Nur dann kann das Programm maximalen Nutzen verschaffen.

Idealerweise wird die Anwenderfreundlichkeit in einem ausgiebigen Test geprüft. Das kostet Zeit, zahlt sich aber aus.

Auf optimale Sicherheit setzen Menschen sind zunehmend besorgt darüber, wie Unternehmen mit ihren personenbezogenen Daten umgehen. Kommen hier bei der Event-Registrierung ernstere Bedenken auf, ist die Gefahr groß, dass der Prozess abgebrochen oder gar nicht erst angestoßen wird. Zudem besteht ein erhöhtes Risiko auf empfindliche Strafen, wenn es wirklich Sicherheitsdefizite gibt.

Aus diesen Gründen sind Veranstalter*innen gut beraten, die Sicherheitspraktiken der ins Auge gefassten Anbieter sorgfältig zu prüfen. Eine zeitgemäße und zertifizierte Verschlüsselung ist dabei ein Muss. Außerdem sollten die DSGVO-Anforderungen umfassend erfüllt sein.

Was kostet ein Veranstaltungsregistrierungs- und Event-Ticket-System?

Die Kosten für eine Software zur Veranstaltungsregistrierung bzw. eines E-Ticketing-Systems können je nach den integrierten Funktionen sowie der Event-Größe (Teilnehmerzahl) und -Frequenz erheblich variieren. Einfache Lösungen sind sogar kostenlos erhältlich.

Ein solches Free-Online-Ticketing-System bringt dann aber wirklich kaum mehr als absolute Basisfunktionen mit, wie beispielsweise Module zum Aufbau eines Registrierungsprozesses. Manche dieser Plattformen umfassen auch grundlegende Analyse- und Berichtstools, bieten aber keine fortgeschrittenen Funktionen wie Ticketing, Sitzplatzzuweisung usw.

Im Allgemeinen beginnt die Preisspanne bei kostenlosen oder kostengünstigen Plattformen für 20 bis 50 Euro. Diese fokussieren zumeist kleinere Einzelveranstaltungen. Im mittleren bis oberen Preissegment findet man leistungsfähigere und individualisierbarere Lösungen auf Enterprise-Ebene für teilnehmerstarke bzw. zahlreiche Events im Jahr. Hier ist mit monatlichen oder jährlichen Gebühren von mehreren hundert oder sogar tausend Euro zu rechnen.

Der Eindruck der recht hohen Kosten für besser ausgestattete Online-Ticketing-Systeme relativiert sich meistens schnell. Diese Dienste bieten nämlich oft einen erheblichen Mehrwert in Form von Zeitersparnis und einer generell enormen Effizienzsteigerung bei der Organisation größerer Veranstaltungen. Billigere Alternativen reichen für viele Zwecke nicht aus.