goai

Mit GOAI habe ich die KI Telefonassistenz zur Buchung und Verwaltung von Therapien via Treatsoft (hoferdigital) realisiert. Treatsoft ist das führende Unternehmen für Therapeuten in Österreich, Deutschland und er Schweiz. Ich habe die API von Treatsoft zur Nutzung via KI initiiert, Konzepte, Workflows und den Prompt geschrieben. GOAI hat binnen weniger Wochen die technische Anbindung realisiert und einen One Stop Shop geschaffen. Mittels Code wird die Schnittstelle mit allen Standardfunktionen und dem Standardprompt aktiviert. Binnen 2-3 Minuten ist die KI einsatzbereit und kann ohne weitere Änderungen Termine buchen, ändern, stornieren und Patienten beraten. Die individuellen Anpassungen machen danach den Hauptteil der Installation aus. Ohne zeitlichen Druck, weil ja alles schon funktioniert. Für meine Praxis bedeutet der Einsatz der KI eine enorme Erleichterung. Vor Ort können wir uns auf die Patienten konzentrieren. Gleichzeitig sind wir rund um die Uhr erreichbar. Auch an Wochenenden und Feiertagen. Und wird eine Buchung storniert. dann nicht wie bisher am nächsten Werktag sondern prompt. Die stark gefragten Termine sind somit automatisch frei geschalten. Ein absoluter Vorteil wenn es darum gilt Stammpatienten über Serviceleistung zu gewinnen. Und ja - die KI Telefonassistenten nehmen nicht nur Telefonate an, sie sind in der Lage pro aktiv Gespräche zu führen.

Wir nutzen den Assistenten von goai im Bereich First-Level-Support und Anruftranskription falls ein Kunde einen Rückruf wünscht. Die Kontaktdaten werden uns dann entweder im Dashboard angezeigt oder direkt in unser CRM-System aufgenommen sodass wir den Rückruf von dort aus starten können. Ein großer Vorteil bezieht sich definitiv auf das Anrufvolumen das an die Mitarbeiter weitergeleitet wird, die Anrufe haben sich von ca. 80-100 pro tag auf maximal 25-30 pro Tag reduziert, da der Assistent die meisten Anfragen automatisch lösen und beantworten kann.

Früher hatten wir im Kundenservice oft das Problem, dass Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten oder bei hoher Auslastung nicht angenommen werden konnten. Kunden mussten lange warten, Rückrufe wurden teilweise vergessen und einfache Anfragen wie Rücksendungen oder Bestellstatus haben viel Zeit gekostet. Seit wir den KI-Telefonassistenten von goai nutzen, sind diese Probleme komplett verschwunden. Anrufe werden rund um die Uhr entgegengenommen, Fragen direkt beantwortet und bei Bedarf automatisch Tickets oder Rücksendeetiketten erstellt. So bekommen unsere Kunden immer sofort Hilfe, und unser Team kann sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Der größte Vorteil ist die vollständige Automatisierung eines bisher sehr manuellen Prozesses. Störungsmeldungen von Mietern mussten früher entgegengenommen, dokumentiert und manuell an die zuständige Firma weitergeleitet werden – das kostet Zeit und ist fehleranfällig. goai übernimmt diesen gesamten Ablauf: eingehender Anruf, Aufnahme des Anliegens, automatische Weiterleitung per Outbound-Call an die nächstverfügbare Fachfirma, die direkt zum Kunden fährt. Alles nahtlos integriert ins CRM, alles nachvollziehbar dokumentiert. Das entlastet unser Team erheblich und sorgt gleichzeitig für schnellere Reaktionszeiten – was sich direkt auf die Zufriedenheit der Mieter auswirkt.

Drei Themen haben uns vorher täglich Zeit gekostet: Versandstatus-Anfragen, Retouren und allgemeiner Kundensupport. Das klassische "Wo ist mein Paket" macht bei uns locker 85% der eingehenden Anrufe aus – die werden jetzt vollautomatisch abgehandelt. Beim Retourenmanagement war ich ehrlich gesagt am skeptischsten. Aber der Agent führt den Kunden sauber durch den Prozess, ohne dass jemand vom Team eingreifen muss. Das spart uns täglich echte Stunden. Der größte Vorteil insgesamt: mein Team kümmert sich jetzt um die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen – nicht mehr um Standardanfragen die man auch automatisieren kann.

Hauptstächlich lösen wir das Problem der ständigen Erreichbarkeit, der Auskunft für unsere Kunden und der automatischen Erstellung von Supporttickets.

Mit goai lösen wir vor allem das Problem hoher telefonischer Supportlast durch wiederkehrende E-Commerce-Anfragen wie Bestellstatus, Versand oder Rückgaben. Der KI-Telefonassistent stellt sicher, dass Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten zuverlässig erreicht werden, ohne zusätzliches Personal einzuplanen. Gleichzeitig gewinnen wir interne Zeit zurück, da sich unser Team auf komplexere Fälle konzentrieren kann, während Standardanfragen automatisiert und konsistent bearbeitet werden.

Die durchgehende Erreichbarkeit für unsere Kunden ist ein riesiger Vorteil, die automatische Anruftranskription sowie die Buchung von Terminen haben unsere Alltag extrem erleichtert. Meine Assistentinnen müssen den Anrufbeantworter nicht mehr abhören sondern bekommen direkt eine Zusammenfassung aller Gespräche + Anrufer des Vortages.

Der Assistent erfüllt bei uns grob zusammengefasst 3 Hauptaufgaben - er versucht die Probleme der Anrufer direkt am Telefon zu lösen, erstellt automatische Supporttickets oder leitet dringenden Anrufe an unser Team weiter. Meine Mitarbeiter können sich wieder mehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, da die Anrufe vom Assistenten abgefangen und gefiltert werden.

Seit wir den Assistenten von goai nutzen kann sich unser Ordinationsteam wieder auf die Patienten vor Ort konzentrieren und die Wartezeiten in der Praxis haben sich enorm verringert, außerdem haben wir eine viel bessere Übersicht bei der Terminplanung.

Hauptsächlich nutzen wir den den Telefonagenten für automatische Support Anfragen, Telefonische Bestellungen und Fragen zu Retoure.

Die Erreichbarkeit bleibt auch nach Feierabend oder während den Auslieferungen der Fahrzeuge erhalten und die häufigen Standardfragen der Kunden werden automatisch beantwortet, das spart uns zusätzlich zur automatischen Terminbuchung sehr viel Zeit und Nerven.

Früher war unser Support schwer erreichbar, besonders abends oder am Wochenende – jetzt übernimmt der KI-Telefonassistent rund um die Uhr. Auch das ständige Telefonklingeln während der Arbeit fällt weg, weil er Anrufe filtert und viele Fragen sofort beantwortet. Am meisten hilft mir aber, dass er die immer gleichen Kundenfragen zu Bestellungen oder Retouren automatisch löst – und die Kunden sind auch sehr zufrieden mit Ihrem neuen Ansprechpartner :)

Seit wir den KI-Assistenten von goai im Einsatz haben, sind unsere Kunden spürbar zufriedener, weil sie sofort jemanden erreichen und nicht mehr in der Warteschleife hängen. Für uns ist es ein riesiger Vorteil, dass wir jetzt sogar eine eigene 24/7-Notfallhotline anbieten können, ohne zusätzliches Personal aufbauen zu müssen. Und was ich besonders schätze: der Assistent greift automatisch auf unser Ticketsystem zu und sorgt dafür, dass bestehende Kunden automatisch zugeordnet werden können.

Jeder Anruf wird angenommen, es geht nichts mehr verloren. Man findet schwer Assistentinnen die telefonieren wollen. In der Hausverwaltung sind die Anrufer auch nicht immer freundlich. Wir sparen uns sehr viel Nerven durch den neuen Telefonagenten.