Corporate Portal

Gerade als neue Mitarbeiterin ist es nicht immer einfach, schnell zu verstehen, wer für welches Thema zuständig ist und was in den anderen Teams passiert. Über das Portal konnte ich mich schon während des Onboardings orientieren und gleichzeitig die Kollegen besser kennenlernen. Beiträge über Projekte, Veranstaltungen, Seminare oder Veränderungen im Unternehmen sorgen dafür, dass Informationen nicht nur innerhalb einzelner Teams bleiben. Dadurch fühlt man sich deutlich schneller als Teil des Unternehmens.

Viele Informationen und alltägliche Abläufe sind jetzt an einem Ort gebündelt. Besonders praktisch finde ich unsere digitale Essensbestellung: Ich sehe direkt im Portal, was angeboten wird, wähle mein Essen aus und die Bestellung geht automatisch an den Catering-Anbieter beziehungsweise das Restaurant. Auch Umfragen lassen sich schnell durchführen. Bei einer Befragung zur Gestaltung eines Abteilungsraums kam innerhalb kurzer Zeit viel Feedback zusammen. Dadurch laufen Abstimmungen schneller und mehr Mitarbeitende können sich unkompliziert beteiligen.

Vorher liefen viele Dinge über E-Mails, einzelne Listen oder persönliche Rückfragen. Das war besonders im Homeoffice umständlich. Heute sehe ich im Portal, was neu ist, finde die aktuellen Dokumente und kann direkt nach einem Ansprechpartner suchen. Auch beim Onboarding ist der Fortschritt nachvollziehbar. Wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, stehen die Kontaktdaten direkt im Mitarbeiterverzeichnis zur Verfügung. Selbst Abläufe wie Essensbestellungen, Schulungen und die Organisation unseres Weihnachtsfest konnten wir damit digital abbilden.

Da fast alle unsere Mitarbeitenden remote arbeiten, fehlte uns früher ein zentraler Ort für Informationen, Austausch und Einarbeitung. Besonders beim Onboarding mussten viele Dokumente und Zugänge einzeln verschickt und erklärt werden. Mit Corporate Portal können neue Kollegen die einzelnen Schritte selbstständig durchlaufen, während die Personalabteilung den aktuellen Stand sieht. Gleichzeitig bleiben alle Mitarbeitenden über News und das Social Intranet miteinander verbunden. Das spart Rückfragen und erleichtert die Zusammenarbeit auf Distanz.

Früher war es teilweise schwierig, alle Standorte gleichzeitig zu erreichen. Vor allem kleinere Standorte haben manche Informationen später oder nur über Umwege erhalten. Mit Corporate Portal haben wir jetzt einen zentralen Ort für offizielle News, den Austausch unter Kollegen und Pflichtunterweisungen. Dadurch sind alle besser informiert, und auch unsere Standorte im DACH-Raum und in Kroatien fühlen sich stärker miteinander verbunden. Viele Abstimmungen laufen heute einfacher und schneller.

Corporate Portal hilft uns vor allem dabei, interne Abläufe besser zu organisieren und viele Prozesse digital abzubilden. Pflichtunterweisungen können zentral bereitgestellt, organisiert und dokumentiert werden, wodurch der manuelle Aufwand deutlich geringer ist. Auch die interne Kommunikation ist einfacher geworden. News und wichtige Informationen lassen sich gezielt verteilen, Mitarbeitende können sich über Chat und interne Social-Funktionen austauschen und Veranstaltungen oder Mitarbeiterfeste lassen sich zentral organisieren. Besonders hilfreich ist auch das digitale Onboarding. Neue Mitarbeitende finden wichtige Informationen, Ansprechpartner und erste Schritte an einem Ort und können sich dadurch schneller orientieren. Zusätzlich sparen wir Zeit bei wiederkehrenden Fragen, bei der Suche nach Dokumenten und bei der Organisation standortübergreifender Informationen.