Corporate Portal

Als neue Mitarbeiterin war für mich zuerst das digitale Onboarding wichtig. Ich konnte Schritt für Schritt sehen, was noch ansteht, welche Informationen ich brauche und an wen ich mich wenden kann. Gleichzeitig wirkt das Portal modern und passt für mich zu einem Unternehmen, das selbst digitale Lösungen entwickelt. Besonders gerne nutze ich das Social Intranet. Dort bekommt man nicht nur offizielle Informationen, sondern auch mit, woran andere Teams arbeiten und was im Unternehmen gerade passiert.

In den ersten Tagen waren die vielen Beiträge, Gruppen und Informationen zunächst etwas viel auf einmal. Ich musste erst herausfinden, welche Bereiche für meine Arbeit wichtig sind und welchen Gruppen ich regelmäßig folgen möchte. Nach einer kurzen Eingewöhnung hatte ich mich aber schnell zurechtgefunden.

Gerade als neue Mitarbeiterin ist es nicht immer einfach, schnell zu verstehen, wer für welches Thema zuständig ist und was in den anderen Teams passiert. Über das Portal konnte ich mich schon während des Onboardings orientieren und gleichzeitig die Kollegen besser kennenlernen. Beiträge über Projekte, Veranstaltungen, Seminare oder Veränderungen im Unternehmen sorgen dafür, dass Informationen nicht nur innerhalb einzelner Teams bleiben. Dadurch fühlt man sich deutlich schneller als Teil des Unternehmens.

Ich arbeite zu etwa 90 Prozent aus dem Homeoffice und habe die Einführung von Corporate Portal von Anfang an miterlebt. Dadurch kenne ich sowohl die Zeit davor als auch die heutige Arbeitsweise – und der Unterschied ist für mich wirklich enorm. Besonders hilfreich finde ich, dass viele Informationen heute zentral gepflegt werden. Das Mitarbeiterverzeichnis ist zum Beispiel immer aktuell. Wenn neue Mitarbeitende hinzukommen, erscheinen sie automatisch im Portal und die Daten müssen nicht mehrfach an unterschiedlichen Stellen gepflegt werden. Dadurch gibt es deutlich weniger veraltete Informationen. Sehr gerne nutze ich auch die Wissensdatenbank. Die einzelnen Abteilungen können dort ihr Wissen strukturiert bereitstellen. Unsere IT hat beispielsweise einen eigenen Bereich mit Anleitungen zum Zurücksetzen von Passwörtern, zur Anmeldung an verschiedenen Systemen oder zum Umgang mit Spam. So kann man viele Fragen selbst lösen, ohne jedes Mal jemanden anschreiben zu müssen. Ein weiterer großer Vorteil ist für mich das digitale Onboarding. Früher mussten neue Mitarbeitende teilweise mit Kollegen per Video eingearbeitet werden oder sogar zu einem anderen Standort fahren. Heute gibt es einen strukturierten Onboarding-Kurs mit Checklisten, Informationen und einzelnen Schritten, die man selbstständig durcharbeiten kann. Auch Pflichtunterweisungen wie Datenschutzschulungen lassen sich zentral durchführen. Man meldet sich an, absolviert die Schulung online und erhält anschließend einen entsprechenden Nachweis. Für mich persönlich ist auch wichtig, dass Corporate Portal webbasiert ist. Ich nutze einen PC, ein Android-Tablet und ein iPhone und muss nicht auf jedem Gerät eine zusätzliche App installieren. Ich kann einfach von jedem Gerät auf das Portal zugreifen.

Wenn sehr viele Informationen, Dokumente und Wissenseinträge vorhanden sind, muss man teilweise schon wissen, in welchem Bereich man suchen sollte. Mit zunehmender Nutzung wird das aber deutlich einfacher, weil die Inhalte nach Abteilungen und Themen strukturiert sind.

Vor der Einführung waren viele Informationen auf verschiedene Systeme, E-Mails und einzelne Personen verteilt. Gerade im Homeoffice bedeutete das häufig, dass man jemanden kontaktieren musste, um eine Information oder ein Dokument zu bekommen. Heute finde ich einen großen Teil davon direkt selbst: Ansprechpartner im Mitarbeiterverzeichnis, Anleitungen in der Wissensdatenbank, wichtige Dokumente, Pflichtunterweisungen, Onboarding-Inhalte oder Veranstaltungen. Für mich hat das vor allem die Organisation im Homeoffice deutlich verbessert. Ich verbringe weniger Zeit mit Suchen und Nachfragen und kann viele Dinge selbstständig erledigen. Das macht die tägliche Arbeit spürbar effizienter.

Für mich als Standortleiter ist der größte Vorteil, dass unsere verschiedenen Standorte heute viel besser miteinander vernetzt sind. Früher lief sehr viel über Outlook und E-Mail. Wenn man einen Kollegen an einem anderen Standort erreichen wollte, musste man teilweise erst herausfinden, an welchem Standort die Person arbeitet und wie man sie kontaktieren kann. Heute finde ich die Mitarbeitenden direkt über das zentrale Mitarbeiterverzeichnis und kann sie wesentlich schneller kontaktieren. Sehr gut finde ich auch die Kombination aus zentralem Intranet und eigenen Bereichen für die einzelnen Standorte. Unternehmensweite Informationen können zentral veröffentlicht werden, gleichzeitig hat jeder Standort seinen eigenen Bereich mit eigenen Seiten und News. Dort können wir genau die Informationen veröffentlichen, die nur für unseren Standort relevant sind. Über Gruppen und das interne soziale Netzwerk können sich die Mitarbeitenden außerdem standortübergreifend austauschen, Fragen stellen und Informationen oder Dokumente teilen. Dadurch bekommt man auch viel mehr davon mit, was an den anderen Standorten passiert.

Das Portal bietet sehr viele Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten. Wenn man selbst Seiten oder Inhalte gestalten möchte, gibt es entsprechend viele Auswahlfelder und Optionen. Am Anfang muss man daher schon wissen beziehungsweise lernen, wo man welche Einstellung findet. Für mich ist das aber auch etwas, das sich bei einem so umfangreichen System kaum vermeiden lässt. Wenn man viele Möglichkeiten haben möchte, braucht man eben auch entsprechende Einstellungen.

Vor allem die Kommunikation zwischen unseren Standorten ist deutlich einfacher geworden. Wir sind nicht mehr so stark von E-Mail und Outlook abhängig und haben Informationen, Ansprechpartner und Dokumente zentral verfügbar. Gleichzeitig müssen die einzelnen Standorte ihre lokale Kommunikation nicht aufgeben. Jeder Standort kann weiterhin eigene News, Seiten und Informationen pflegen, während alle Teil eines gemeinsamen Unternehmensportals bleiben.

Hat viele unserer Probleme gelöst Pros: Was gefällt Dir an Corporate Portal am besten? Wir sind als relativ junges Unternehmen schnell gewachsen und hatten irgendwann das Problem, dass viele Informationen über E-Mails, Excel-Listen und verschiedene Kanäle verteilt waren. Mit mehreren Standorten im In- und Ausland und vielen Mitarbeitenden im Homeoffice wurde die interne Kommunikation immer schwieriger. Mit Corporate Portal haben wir jetzt vieles an einem Ort. Besonders hilfreich sind für uns die zentralen Unternehmensnews und die Möglichkeit, zusätzlich standortspezifische News auszuspielen. Unsere einzelnen Standorte und Teams haben eigene Gruppen, in denen sich die Mitarbeitenden austauschen, Informationen teilen und zum Beispiel auch organisatorische Themen oder Schichtpläne besprechen können. Sehr praktisch sind außerdem die frei aufbaubaren Seiten und Kategorien. Dadurch können wir Informationen deutlich besser strukturieren und gezielt für bestimmte Bereiche oder Mitarbeitergruppen bereitstellen. Auch das zentrale Mitarbeiterverzeichnis hat uns sehr geholfen. Früher war es teilweise umständlich, den richtigen Ansprechpartner oder eine E-Mail-Adresse zu finden. Heute haben wir diese Informationen zentral und schnell verfügbar. Für unsere Personalabteilung sind vor allem das digitale Onboarding neuer Mitarbeitender sowie die Möglichkeit, verpflichtende Unterweisungen und deren Nachweise zentral zu organisieren, ein großer Vorteil.

Am Anfang muss man sich etwas Zeit nehmen, um die vielen Möglichkeiten sinnvoll für das eigene Unternehmen zu strukturieren. Gerade wenn vorher kaum feste Prozesse vorhanden waren, muss man zunächst überlegen, wie Gruppen, Seiten, Kategorien und Berechtigungen aufgebaut werden sollen. Nachdem die Grundstruktur einmal eingerichtet war, hat sich dieser Aufwand für uns aber definitiv gelohnt.

Corporate Portal hat uns vor allem dabei geholfen, unsere interne Kommunikation und viele HR-Prozesse deutlich besser zu strukturieren. Früher liefen Informationen über verschiedene Kanäle, E-Mails und Excel-Listen, was bei mehreren Standorten und vielen Mitarbeitenden im Homeoffice schnell unübersichtlich wurde. Heute haben wir zentrale und standortspezifische News, Gruppen für Teams und Standorte, ein zentrales Mitarbeiterverzeichnis sowie klar strukturierte Seiten und Informationen an einem Ort. Besonders hilfreich ist für uns außerdem das digitale Onboarding und die Möglichkeit, verpflichtende Unterweisungen und Nachweise zentral zu organisieren. Dadurch sparen wir Zeit, Informationen gehen weniger verloren und Mitarbeitende finden deutlich schneller die Inhalte und Ansprechpartner, die sie benötigen.

Mir gefällt besonders, dass wir Corporate Portal als geschlossenen Bereich für unsere Fitness-Community nutzen können. Sobald jemand aufgenommen wurde, erhält die Person einen eigenen Zugang. Dort teilen wir Neuigkeiten, Übungen und Informationen zu internen Veranstaltungen. Über den Social Feed können Beiträge kommentiert und Erfahrungen ausgetauscht werden. Dadurch bleiben wir auch außerhalb gemeinsamer Termine miteinander in Kontakt.

Im Social Feed erscheinen gelegentlich Beiträge, die für mich persönlich weniger relevant sind. Bei vielen neuen Inhalten muss ich deshalb manchmal etwas länger nach den wichtigen Informationen suchen. Mehr persönliche Filtermöglichkeiten würden den Feed noch übersichtlicher machen.

Früher waren Informationen, Übungen und die Organisation von Veranstaltungen auf verschiedene Kanäle verteilt. Heute finden unsere rund 50 Community-Mitglieder alles in einem geschützten Bereich. Veranstaltungen lassen sich zentral ankündigen und Anmeldungen einfacher organisieren. Gleichzeitig können wir Neuigkeiten schneller veröffentlichen und sind als Community enger miteinander verbunden.

Besonders gut gefällt mir das Veranstaltungsmodul. Wir können interne Events wie Firmenfeiern, Weihnachtsfeiern oder Osterfeste vollständig über Corporate Portal organisieren. Dazu gehören der Versand der Einladungen, Anmeldungen, Teilnehmerbegrenzungen und Teilnahmebestätigungen. Auch nach der Veranstaltung bleibt alles an einem Ort: Fotos können im Portal veröffentlicht und im Social Intranet mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt werden. Dadurch endet die Veranstaltung nicht mit dem Termin, sondern sorgt auch danach noch für Austausch und gemeinsame Erinnerungen.

Am Anfang benötigt man etwas Zeit, um sich mit den verschiedenen Einstellungen und Möglichkeiten des Veranstaltungsmoduls vertraut zu machen. Nach der Einarbeitung lassen sich Veranstaltungen jedoch gut und strukturiert organisieren.

Corporate Portal bündelt die vielen einzelnen Schritte rund um interne Veranstaltungen. Einladungen, Anmeldungen, begrenzte Teilnehmerplätze, Bestätigungen und Informationen müssen nicht getrennt organisiert werden. Als Organisator habe ich dadurch einen besseren Überblick. Gleichzeitig finden die Teilnehmenden alle wichtigen Informationen an einer zentralen Stelle. Fotos und Beiträge im Social Intranet fördern anschließend den Austausch innerhalb des Unternehmens.

Wir sind häufig unterwegs und auf Messen. Deshalb gefällt uns besonders gut, dass Corporate Portal ein geschützter interner Bereich für unsere Mitarbeitenden ist, aber trotzdem von überall aus genutzt werden kann. Ob mit Smartphone, Tablet oder Laptop: Wir können direkt auf aktuelle Mitteilungen und wichtige Informationen zugreifen. Dadurch benötigen wir keine aufwendige zusätzliche Server-Infrastruktur oder komplizierte Zugänge für jedes einzelne Gerät. Ein weiterer großer Vorteil ist für uns die Verbindung mit Microsoft Entra ID und Microsoft 365. Mitarbeiter- und Benutzerdaten werden zentral gepflegt und synchronisiert, sodass wir sie nicht an mehreren Stellen aktualisieren müssen. Auch Schulungen und Pflichtunterweisungen können zentral bereitgestellt werden. Insgesamt hilft uns das Portal besonders dabei, auch außerhalb des Büros informiert und arbeitsfähig zu bleiben. Neue Mitteilungen und aktuelle Entwicklungen im Unternehmen werden zentral veröffentlicht, sodass alle Mitarbeitenden auf demselben Stand bleiben. Auch Schulungen und verschiedene Pflichtunterweisungen lassen sich übersichtlich organisieren. Sehr hilfreich ist außerdem die Anbindung an Microsoft Entra ID und Microsoft 365. Benutzer- und Mitarbeiterdaten müssen dadurch nicht mehrfach gepflegt werden, sondern können zentral synchronisiert werden. Auch die Funktionen für Umfragen und Feedback nutzen wir gerne.

Durch die vielen Einstellungs- und Verwaltungsmöglichkeiten benötigt man am Anfang etwas Zeit, um die passende Struktur für das eigene Unternehmen festzulegen. Sobald die grundlegende Einrichtung abgeschlossen ist, lässt sich das Portal jedoch gut im Arbeitsalltag nutzen.

Früher war es unterwegs schwieriger, schnell auf interne Informationen zuzugreifen. Corporate Portal stellt uns Unternehmensmitteilungen, wichtige Informationen und Schulungsinhalte zentral und geräteunabhängig zur Verfügung. Gleichzeitig reduziert die Anbindung an Microsoft Entra ID und Microsoft 365 unseren Verwaltungsaufwand. Mitarbeiterdaten müssen nicht mehrfach gepflegt werden und neue oder geänderte Angaben stehen zentral zur Verfügung. Für uns bedeutet das weniger technische und organisatorische Arbeit sowie einen schnelleren Zugriff auf die Informationen, die wir unterwegs benötigen.

Mir gefällt besonders, dass das Social Intranet einen echten Grund bietet, das Mitarbeiterportal regelmäßig zu öffnen. Im Feed sehe ich Neuigkeiten aus dem Unternehmen, Beiträge von Kollegen und Eindrücke von Veranstaltungen. Ich kann direkt reagieren, Beiträge liken oder kommentieren. Dadurch wirkt das Portal lebendig und der Austausch bleibt nicht auf offizielle Mitteilungen beschränkt. Auch den integrierten Chat nutze ich gerne, weil sich sowohl direkte Gespräche als auch Gruppenchats für unterschiedliche Themen erstellen lassen.

Manchmal posten Kollegen auch weniger Relevante Sachen, die eigentlich uninteressant sind.

Viele Informationen und alltägliche Abläufe sind jetzt an einem Ort gebündelt. Besonders praktisch finde ich unsere digitale Essensbestellung: Ich sehe direkt im Portal, was angeboten wird, wähle mein Essen aus und die Bestellung geht automatisch an den Catering-Anbieter beziehungsweise das Restaurant. Auch Umfragen lassen sich schnell durchführen. Bei einer Befragung zur Gestaltung eines Abteilungsraums kam innerhalb kurzer Zeit viel Feedback zusammen. Dadurch laufen Abstimmungen schneller und mehr Mitarbeitende können sich unkompliziert beteiligen.

Für mich ist der größte Vorteil, dass ich nicht mehr überlegen muss, wo eine Information abgelegt wurde. Ob im Homeoffice, im Büro oder unterwegs: Ich kann die benötigten Dokumente auch über das Smartphone aufrufen. Schön finde ich außerdem, dass bei uns nicht nur klassische Unternehmensnews im Portal stehen. Selbst unsere tägliche Essensbestellung läuft darüber. Um 10 Uhr wird die Bestellliste automatisch an das Restaurant geschickt. Das ist eine kleine Funktion, die uns im Alltag aber wirklich Arbeit abnimmt.

Weil wir inzwischen sehr viele unterschiedliche Inhalte im Portal haben, muss man als Redakteurin regelmäßig ältere Beiträge und Dokumente überprüfen und aufräumen. Das gehört zwar zur redaktionellen Arbeit dazu, wird aber schnell unterschätzt. Eine noch einfachere Übersicht über veraltete Inhalte würde mir diese Aufgabe erleichtern.

Vorher liefen viele Dinge über E-Mails, einzelne Listen oder persönliche Rückfragen. Das war besonders im Homeoffice umständlich. Heute sehe ich im Portal, was neu ist, finde die aktuellen Dokumente und kann direkt nach einem Ansprechpartner suchen. Auch beim Onboarding ist der Fortschritt nachvollziehbar. Wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, stehen die Kontaktdaten direkt im Mitarbeiterverzeichnis zur Verfügung. Selbst Abläufe wie Essensbestellungen, Schulungen und die Organisation unseres Weihnachtsfest konnten wir damit digital abbilden.

Am besten gefällt uns das digitale Onboarding. Da rund 90 Prozent unserer Mitarbeitenden remote arbeiten und wir auch neue Kollegen meistens remote einstellen, ist ein klarer Ablauf besonders wichtig. Die einzelnen Schritte können nacheinander durchgeführt werden und die Personalabteilung sieht jederzeit, wie weit eine Person bereits ist. Dokumente, Ansprechpartner und benötigte Tools sind übersichtlich an einem Ort hinterlegt. Dadurch können wir neue Mitarbeitende deutlich einfacher einarbeiten.

Einen größeren Kritikpunkt haben wir aktuell nicht. Für die Erstellung neuer Onboarding-Abläufe wären allerdings noch mehr fertige Vorlagen hilfreich, zum Beispiel kurze Quizfragen zu Datenschutz, internen Prozessen oder den wichtigsten Tools. Das würde die erstmalige Einrichtung noch etwas schneller machen.

Da fast alle unsere Mitarbeitenden remote arbeiten, fehlte uns früher ein zentraler Ort für Informationen, Austausch und Einarbeitung. Besonders beim Onboarding mussten viele Dokumente und Zugänge einzeln verschickt und erklärt werden. Mit Corporate Portal können neue Kollegen die einzelnen Schritte selbstständig durchlaufen, während die Personalabteilung den aktuellen Stand sieht. Gleichzeitig bleiben alle Mitarbeitenden über News und das Social Intranet miteinander verbunden. Das spart Rückfragen und erleichtert die Zusammenarbeit auf Distanz.

Uns gefällt besonders, dass viele Informationen und Abläufe jetzt an einem Ort gebündelt sind. Dadurch müssen Mitarbeitende weniger suchen und viele Prozesse laufen deutlich strukturierter und digitaler ab. Das spart im Alltag Zeit und macht die Zusammenarbeit insgesamt effizienter.

Am Anfang mussten wir erst herausfinden, welche Inhalte für alle Standorte wichtig sind und wer was pflegt. Bei so vielen Standorten dauert die Abstimmung manchmal etwas länger. Wenn die Zuständigkeiten einmal geklärt sind, funktioniert es im Alltag aber gut.

Früher war es teilweise schwierig, alle Standorte gleichzeitig zu erreichen. Vor allem kleinere Standorte haben manche Informationen später oder nur über Umwege erhalten. Mit Corporate Portal haben wir jetzt einen zentralen Ort für offizielle News, den Austausch unter Kollegen und Pflichtunterweisungen. Dadurch sind alle besser informiert, und auch unsere Standorte im DACH-Raum und in Kroatien fühlen sich stärker miteinander verbunden. Viele Abstimmungen laufen heute einfacher und schneller.

Uns gefällt besonders, dass viele Informationen und Abläufe jetzt an einem Ort gebündelt sind. Dadurch müssen Mitarbeitende weniger suchen und viele Prozesse laufen deutlich strukturierter und digitaler ab. Das spart im Alltag Zeit und macht die Zusammenarbeit insgesamt effizienter. Gerade beim Onboarding und bei wiederkehrenden internen Abläufen merkt man den Unterschied schnell. Neue Mitarbeitende finden wichtige Informationen leichter und bestehende Prozesse müssen nicht jedes Mal neu erklärt werde

Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis die Inhalte sauber strukturiert und die Verantwortlichkeiten festgelegt sind. Einige Funktionen mussten wir erst an unsere internen Abläufe anpassen. Wenn die Grundstruktur einmal steht, lässt sich das Portal aber sehr einfach im Alltag nutzen und weiter ausbauen.

Corporate Portal hilft uns vor allem dabei, interne Abläufe besser zu organisieren und viele Prozesse digital abzubilden. Pflichtunterweisungen können zentral bereitgestellt, organisiert und dokumentiert werden, wodurch der manuelle Aufwand deutlich geringer ist. Auch die interne Kommunikation ist einfacher geworden. News und wichtige Informationen lassen sich gezielt verteilen, Mitarbeitende können sich über Chat und interne Social-Funktionen austauschen und Veranstaltungen oder Mitarbeiterfeste lassen sich zentral organisieren. Besonders hilfreich ist auch das digitale Onboarding. Neue Mitarbeitende finden wichtige Informationen, Ansprechpartner und erste Schritte an einem Ort und können sich dadurch schneller orientieren. Zusätzlich sparen wir Zeit bei wiederkehrenden Fragen, bei der Suche nach Dokumenten und bei der Organisation standortübergreifender Informationen.