„Wenn Rechnungen digital eingehen, aber ausgedruckt werden, läuft etwas schief“
Selina Feddern26.5.2026
Wie Hendrik Hachmann von Allgeier Inovar zeigt, wieso E-Rechnung vor allem ein Prozess-Thema ist
Inhalt
- „Der größte Denkfehler ist, E-Rechnung als Technikthema zu sehen“
- Zwischen E-Mail, Papier und Excel: Wo Digitalisierung im Alltag auseinanderfällt
- Weshalb Hendrik bei Prozessen nicht locker lässt
- Erst Prozess, dann Software
- E-Rechnung ist keine lästige Pflicht, sondern die Chance zum Aufräumen
- Ohne saubere Daten bleibt auch KI nur Dekoration
- DMS, ERP und E-Rechnung gehören zusammen
- Digitalisierung ist auch ein Kulturthema
- Wie Allgeier Inovar Unternehmen dabei begleitet
- Fazit: Die E-Rechnung zeigt, wie digital ein Unternehmen wirklich ist
Imagine this: Eine Rechnung kommt digital rein. Ein paar Minuten später liegt sie trotzdem ausgedruckt auf dem Schreibtisch, bekommt eine Unterschrift, wird wieder eingescannt und wandert per Mail weiter. Klingt wie ein Büro-Gag, ist aber in vielen Unternehmen noch immer Alltag. Aber warum eigentlich?
Für Hendrik Hachmann ist das der Moment, in dem Digitalisierung nur noch so tut, als ob. Der Account Manager von Allgeier Inovar beschäftigt sich vor allem mit Dokumentenmanagement, Prozessmanagement und dem papierlosen Büro. Doch wenn er über E-Rechnungen spricht, klingt das nicht nach trockener Pflichtlektüre. Es ist eher ein Reality-Check für alle Unternehmen, die glauben, digital zu sein, während im Hintergrund noch Excel-Listen, E-Mail-Freigaben und Drucker den Takt vorgeben.
Das Wichtigste in Kürze
- Die E-Rechnung sollte nicht als reines Technikprojekt, sondern als Chance zur grundlegenden Neugestaltung und Optimierung ineffizienter Prozesse verstanden werden.
- Echte Digitalisierung scheitert oft an Medienbrüchen und manuellen Schattenprozessen zwischen Systemen, Abteilungen, Excel-Listen und Papier.
- Die Auswahl einer passenden Software-Lösung darf erst nach einer ehrlichen Bestandsaufnahme und der Definition des optimalen Zielprozesses erfolgen.
- Eine erfolgreiche Automatisierung und der Einsatz von KI setzen eine hohe Datenqualität sowie eine nahtlose Systemintegration zwingend voraus.
- Digitale Transformation ist immer auch ein Kulturthema, das nur durch den Abbau von Gewohnheiten und aktives Change Management gelingt.
„Der größte Denkfehler ist, E-Rechnung als Technikthema zu sehen“
Der größte Hebel beim Thema E-Rechnung besteht für Hendrik darin, sie als reines Technik- oder Formatprojekt zu behandeln. Viele Unternehmen beschäftigen sich mit XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol und glauben, damit sei die wichtigste Arbeit erledigt. Doch für ihn beginnt die eigentliche Wahrheit erst dahinter.
„Der größte Denkfehler besteht darin, die E-Rechnung als rein technisches oder formatbezogenes Thema zu betrachten.“
Wenn Rechnungen zwar strukturiert eingehen, danach aber weiterhin manuell geprüft, weitergeleitet oder in Excel nachverfolgt werden, entsteht kaum echter Fortschritt. Die E-Rechnung macht solche Schwächen nur sichtbarer. Sie löst sie nicht automatisch.
„Ein digital ineffizienter Prozess ist immer noch ineffizient.“
Der Satz klingt simpel, erklärt aber ziemlich passend, wie Hendrik auf Digitalisierung schaut: Erst wenn Prozesse neu gedacht werden, kann Technologie überhaupt etwas verbessern.
Zwischen E-Mail, Papier und Excel: Wo Digitalisierung im Alltag auseinanderfällt
Besonders spannend ist, dass Hendrik nicht in großen Digitalisierungsphrasen spricht: Rechnungen verschwinden in Postfächern, Freigaben hängen an einzelnen Personen und Teams legen zusätzliche Excel-Listen an, weil niemand genau weiß, wo sich ein Vorgang gerade befindet. Aus digitalen Dokumenten werden analoge Zwischenschritte, aus eigentlich klaren Abläufen werden Schattenprozesse. Für Hendrik entstehen genau an diesen Übergängen die größten Reibungsverluste: zwischen Systemen, Abteilungen, E-Mail, Papier und ERP.
„Reibungsverluste entstehen vor allem an den Schnittstellen zwischen Systemen und Abteilungen.“
Digitalisierung erkennt er deshalb nicht daran, dass ein Dokument digital vorliegt, sondern daran, dass der gesamte Prozess ohne manuelle Umwege funktioniert, Informationen verfügbar sind und Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.
„Wenn hingegen weiterhin mit Papier, E-Mail und Excel gearbeitet wird, handelt es sich lediglich um eine digitalisierte Variante bestehender Strukturen.“
Weshalb Hendrik bei Prozessen nicht locker lässt
Hendrik spricht über E-Rechnung selten wie über ein IT-Thema. Eher wie über einen Stresstest für alles, was in Unternehmen seit Jahren irgendwie „mitläuft“. Denn sobald Rechnungen digital reinkommen, werden plötzlich genau die Stellen sichtbar, die vorher mit Papier, Zuruf oder Excel kaschiert wurden. Vielleicht reagiert er deshalb so klar auf Prozesse, die eigentlich längst einfacher sein könnten. Nicht, weil er Digitalisierung möglichst futuristisch denkt, sondern weil er sich fragt, warum Teams sich im Alltag noch immer mit unnötigen Schleifen beschäftigen. Warum Informationen gesucht werden müssen, obwohl sie längst da sind. Und warum ein digitaler Prozess am Ende doch wieder beim Drucker landet.
Erst Prozess, dann Software
Wenn Hendrik über Digitalisierung berichtet, klingt das selten nach „Welche Lösung wollt ihr kaufen?“. Ihn interessiert zuerst, wie ein Prozess überhaupt läuft und an welchen Stellen er im Alltag auseinanderfällt. Denn genau dort entstehen später die Probleme, die Unternehmen dann mit noch mehr Tools lösen wollen.
Wie kommen Rechnungen rein? Wer wartet auf wen? Welche Freigaben dauern unnötig lange? Wo fehlen Informationen? Und ab wann beginnen Teams, sich mit eigenen Workarounds durchs Chaos zu organisieren?
„Der erste Schritt ist immer die Analyse des bestehenden Prozesses.“
Für Hendrik liegt darin der entscheidende Unterschied zwischen echter Digitalisierung und digitaler Fassade. Wer sofort ein Tool einführt, ohne den Ablauf dahinter zu hinterfragen, baut alte Probleme oft einfach nur in neuer Optik nach.
„Die Auswahl eines Tools sollte erst erfolgen, wenn der Zielprozess definiert ist.“
Erst wenn klar ist, wie ein Prozess eigentlich funktionieren soll, ergibt Technologie für ihn wirklich Sinn.
E-Rechnung ist keine lästige Pflicht, sondern die Chance zum Aufräumen
Natürlich müssen Unternehmen gesetzliche Anforderungen erfüllen, Formate verstehen und technisch empfangsbereit sein. Aber der eigentliche Wert entsteht dort, wo strukturierte Daten Prozesse verändern. Ein idealer Rechnungsworkflow beginnt für Hendrik mit einem strukturierten Eingang, läuft über automatische Validierung und den Abgleich mit Bestellungen oder Verträgen, steuert Freigaben regelbasiert und endet mit der Verbuchung im ERP-System sowie der revisionssicheren Archivierung.
Der Mensch greift dann nicht mehr bei jedem Standardfall ein, sondern vor allem dort, wo wirklich etwas abweicht.
„Menschliche Eingriffe sind nur noch bei Abweichungen notwendig.“
Das klingt weniger spektakulär als große KI-Versprechen, ist im Alltag aber oft der größere Hebel.
Ohne saubere Daten bleibt auch KI nur Dekoration
Auch beim Thema KI bleibt Hendrik angenehm nüchtern. Für ihn ist klar: Ohne saubere Daten bleibt jede Automatisierung fragil.
„Datenqualität ist die zentrale Voraussetzung für funktionierende Automatisierung.“
Fehlerhafte Stammdaten, fehlende Referenzen oder unvollständige Informationen sorgen dafür, dass Prozesse unterbrochen werden und Menschen wieder manuell nacharbeiten müssen. Genau dadurch geht ein großer Teil des Automatisierungspotenzials verloren. KI kann Muster erkennen, Entscheidungen unterstützen und Prozesse smarter machen, aber sie braucht Struktur, um überhaupt sinnvoll arbeiten zu können.
„Ohne diese Grundlage bleibt ihr Nutzen stark eingeschränkt.“
DMS, ERP und E-Rechnung gehören zusammen
Für Hendrik hängt die E-Rechnung eng mit Dokumentenmanagement, ERP-Integration und Automatisierung zusammen. Die Rechnung steht selten allein. Sie gehört zu Bestellungen, Verträgen, Freigaben, Kostenstellen und Lieferanteninformationen.
Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass diese Informationen nicht verteilt in Ordnern, Postfächern oder einzelnen Systemen liegen, sondern zentral verfügbar sind.
So entsteht nicht nur eine digitale Ablage, sondern ein nachvollziehbarer Prozess. Genau darin sieht Hendrik den Unterschied zwischen einem DMS und einem simplen Ordner: strukturierte Ablage, Versionierung, Zugriffskontrollen und Workflowintegration.
Digitalisierung ist auch ein Kulturthema
Last but not least denkt Hendrik Digitalisierung nicht nur technisch, sondern auch menschlich. Denn ein neuer Prozess funktioniert nur, wenn Menschen ihn verstehen, akzeptieren und im Alltag wirklich nutzen.
Viele Projekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an Gewohnheiten.
„Häufig sind es bestehende Gewohnheiten und Widerstände gegenüber Veränderungen, die Projekte verlangsamen.“
Mitarbeitende müssen wissen, warum sich etwas verändert. Führungskräfte müssen Priorität schaffen. Teams müssen merken, dass ein neuer Ablauf Arbeit abnimmt und nicht nur ein weiteres System auf den Schreibtisch legt. Genau deshalb ist Change Management für Hendrik kein netter Zusatz, sondern ein zentraler Bestandteil erfolgreicher Digitalisierung.
Wie Allgeier Inovar Unternehmen dabei begleitet
Bei Allgeier Inovar setzt Hendrik genau an dieser Stelle an: nicht bei der Software, sondern beim Prozess. Zuerst geht es darum, bestehende Rechnungsabläufe aufzunehmen, Schwachstellen sichtbar zu machen und Medienbrüche sowie manuelle Aufwände zu identifizieren. Erst danach entsteht ein Zielprozess, der gesetzliche Anforderungen und individuelle Abläufe berücksichtigt.
„Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass nicht die Software im Mittelpunkt steht, sondern die Prozesslogik.“
Besonders profitieren laut Hendrik Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen, komplexen Freigabestrukturen, mehreren Standorten, unterschiedlichen Kostenstellen oder umfangreichen Lieferantenstrukturen. Entscheidend ist für ihn aber weniger die Unternehmensgröße als die Prozesskomplexität und der Leidensdruck.
Fazit: Die E-Rechnung zeigt, wie digital ein Unternehmen wirklich ist
Hendrik Hachmann spricht mit uns über E-Rechnungen, aber eigentlich spricht er über etwas viel Grundsätzliches: über Unternehmen, die sich entscheiden müssen, ob sie Digitalisierung nur erfüllen oder wirklich nutzen wollen. Wer lediglich ein neues Format einführt, bleibt oft in denselben alten Mustern hängen. Dann heißt die Rechnung vielleicht XRechnung oder ZUGFeRD, der Freigabeprozess aber immer noch: „Kannst du mal kurz drüberschauen?“
Genau gegen diese halbe Digitalisierung richtet sich Hendriks Blick. Nicht theoretisch, sondern ziemlich praktisch. Er fragt nicht zuerst: Welches Tool brauchen wir? Sondern: Warum läuft dieser Prozess überhaupt so? Wo verlieren Menschen Zeit? Wo entstehen Fehler? Wo wird Transparenz durch Gewohnheit ersetzt?
Vielleicht ist das der wichtigste Punkt: Die E-Rechnung ist kein Selbstzweck. Sie ist eine Chance, die eigene Organisation einmal ehrlich beim Arbeiten zu beobachten. Wenn Rechnungen digital eingehen, aber trotzdem ausgedruckt werden, stimmt nicht das Format. Dann stimmt der Prozess nicht. Und genau dort beginnt für Hendrik echte Digitalisierung. Nicht beim Haken hinter einer Pflicht, sondern vor allem bei einem Ablauf, der endlich so funktioniert, wie Unternehmen längst arbeiten wollen: klar, nachvollziehbar, automatisiert und ohne den Umweg über den Drucker.
Autor*In
Selina Feddern
Selina ist Redakteurin bei OMR Reviews. Sie schreibt alles, was ihr in die Hände fällt. Im Job entstehen Reviews, unterwegs werden Gedanken zu Notizen in der Bahn und zu Hause zu eigenen Texten für die Schublade. Als Poetry Slammerin nimmt sie ihre Worte außerdem gerne mit auf die Bühne. Selina ist gebürtig aus Lübeck und feilt so lange an einem Satz, bis er sich richtig anfühlt. Schreiben ist für sie daher nicht nur Job, sondern Herzenssache.
