Muss jede Rechnung eine E-Rechnung sein? Ausnahmen und Umsetzung im ERP-System
Herbert Tuscher12.11.2026
Warum die Ausnahmen bei der E-Rechnung über die Umsetzung entscheiden
Inhalt
- Die Grundregel: Wann eine Rechnung zur Pflicht-E-Rechnung wird
- Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Diese Rechnungen sind nicht betroffen
- Was trotzdem unter die Pflicht fällt: Gutschrift, Anzahlung, § 13b
- Die Entscheidung pro Beleg im ERP-System
- Ausnahmen im System abbilden: E-Rechnung in SAP Business One mit init.Prisma
- Ein Kunde, ein Format: XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol
- Prüfen, bevor die Rechnung das Haus verlässt
- Auch der Eingang gehört dazu
- Grenzfälle und ehrliche Grenzen
- Checkliste: Sieben Fragen vor dem Stichtag
- Fazit: Nicht jede Rechnung, aber jede Entscheidung im System
- FAQ
Das Wichtigste in Kürze
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an inländische Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen, alle übrigen ab 2028.
- Die Pflicht gilt pro Beleg: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG und Auslandsrechnungen sind ausgenommen.
- Gutschriften mit Abrechnungscharakter, Anzahlungs-, Schluss- und berichtigte Rechnungen sowie § 13b-Fälle an inländische Unternehmen fallen dagegen unter die Pflicht.
- init.Prisma bildet die Entscheidung in SAP Business One über Zuordnungsregeln nach Kunde, Kundengruppe, Belegart oder Land ab; Belege ohne passende Regel laufen wie bisher per Standardmail.
- Saubere Stammdaten zu Kundentyp, Sitzland, Steuerschlüssel und Leitweg-ID sind die wichtigste Vorarbeit vor dem Stichtag.
Zum 1. Januar 2027 endet für viele Mittelständler die Übergangszeit: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss Rechnungen an inländische Geschäftskunden ab dann als E-Rechnung ausstellen. Die meisten Ratgeber beantworten vor allem die Frage, ab wann ein Unternehmen betroffen ist. Für die Umsetzung im ERP-System reicht das nicht. Denn die Pflicht gilt nicht für ein Unternehmen als Ganzes, sondern für jede einzelne Rechnung. Und die Ausnahmen bei der E-Rechnung sind zahlreicher, als viele annehmen.
In der Praxis führt das zu zwei typischen Fehlern. Die einen stellen pauschal alles auf E-Rechnung um und schicken auch Privatkunden oder ausländischen Abnehmern XML-Dateien, die dort niemand verarbeiten kann. Die anderen behandeln die Pflicht als Sonderfall für einzelne Großkunden und übersehen, dass ab dem Stichtag jede steuerpflichtige Inlandsrechnung an ein Unternehmen betroffen ist. Dieser Beitrag zeigt, welche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten, welche Belege trotzdem darunter fallen und wie init.Prisma, das E-Rechnungs-Add-on der init consulting AG für SAP Business One, diese Unterscheidung im System abbildet.
Die Grundregel: Wann eine Rechnung zur Pflicht-E-Rechnung wird
Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung Pflicht, wenn drei Voraussetzungen zusammenkommen: Leistender und Leistungsempfänger sind im Inland ansässig, der Empfänger ist Unternehmer und bezieht die Leistung für sein Unternehmen, und der Umsatz ist steuerpflichtig. Fehlt eine dieser Voraussetzungen oder greift eine Sonderregel, entfällt die Pflicht.
Zeitlich gilt: Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit Anfang 2025. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028. Details zu Fristen und Übergangsregeln erläutert der OMR-Artikel zur E-Rechnungspflicht.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Diese Rechnungen sind nicht betroffen
Die wichtigsten Ausnahmen lassen sich an wenigen Merkmalen festmachen, die in jedem ERP-System hinterlegt sein sollten.
E-Rechnung an Privatkunden
Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die Pflicht. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben hier der Normalfall; eine E-Rechnung an Privatkunden ist nur mit deren Zustimmung zulässig. Dasselbe gilt, wenn ein Unternehmer privat einkauft: Bestellt ein Geschäftsführer etwas für sich selbst, ist er für diese Rechnung Privatkunde.
Kleinbetragsrechnung: keine E-Rechnung bis 250 Euro
Für eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto ist keine E-Rechnung nötig; sie darf weiter als Papier- oder PDF-Beleg ausgestellt werden. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Ebenfalls ausgenommen sind Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
Steuerfreie Umsätze und Kleinunternehmer
Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa Finanz-, Versicherungs- oder bestimmte Vermietungsleistungen, brauchen keine E-Rechnung. Auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie dennoch.
E-Rechnung ins Ausland
Ist der Kunde im EU-Ausland oder in einem Drittland ansässig, verlangt das deutsche Recht keine E-Rechnung. Mehrere EU-Staaten führen allerdings eigene E-Rechnungspflichten ein; ob diese einen deutschen Lieferanten treffen, richtet sich nach dem Landesrecht des Kunden. Umgekehrt entscheidet nicht die Rechnungsanschrift, sondern die Ansässigkeit: Ein ausländischer Konzern kann E-Rechnungspflichtig sein, wenn eine deutsche Betriebsstätte an dem Umsatz beteiligt ist.
Was trotzdem unter die Pflicht fällt: Gutschrift, Anzahlung, § 13b
Mindestens ebenso wichtig wie die Ausnahmen ist der Blick auf Belege, die leicht übersehen werden. Eine E-Rechnung bei der Gutschrift ist Pflicht, wenn die Gutschrift umsatzsteuerlich eine Rechnung ist, der Leistungsempfänger damit also über eine Leistung abrechnet. Eine rein kaufmännische Gutschrift, etwa für eine Rücksendung, ist dagegen keine Rechnung im Sinne des Gesetzes. Betroffen sind außerdem Anzahlungs-, Schluss- und berichtigte Rechnungen an inländische Unternehmen sowie Inlandsumsätze, bei denen der Leistungsempfänger nach § 13b UStG die Steuer schuldet. Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben, in der Regel die XRechnung mit Leitweg-ID.
Die Entscheidung pro Beleg im ERP-System
Übersetzt man Grundregel und Ausnahmen in typische Rechnungsfälle, entsteht ein Raster, das sich direkt in Regeln und Stammdaten übertragen lässt:
Rechnungsfall | E-Rechnung Pflicht? | Was das ERP-System wissen muss |
|---|---|---|
Ausgangsrechnung an inländisches Unternehmen | ja | Kunde ist Unternehmer, Sitz im Inland |
Gutschrift (Abrechnung durch den Leistungsempfänger), Anzahlungs-, Schluss- oder berichtigte Rechnung an inländisches Unternehmen | ja | Belegart, Bezug zur Ursprungsrechnung |
Inländischer Umsatz mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) | ja | Steuerschlüssel |
Rechnung an Privatkunden | nein; E-Rechnung nur mit Zustimmung | Kundentyp |
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto | nein | Bruttobetrag |
Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreier Umsatz | nein | Steuerschlüssel |
Kunde im EU-Ausland oder Drittland | nach deutschem Recht nein | Sitzland, ggf. Landesrecht des Kunden |
Öffentlicher Auftraggeber | eigene Vorgaben, in der Regel XRechnung | Leitweg-ID, Portal |
Dass Unternehmen dabei mehrere Versandwege gleichzeitig bedienen, zeigte eine repräsentative Bitkom-Befragung aus dem Jahr vor der Empfangspflicht: Praktisch alle verschickten Rechnungen per E-Mail, etwa als PDF (99 Prozent), 59 Prozent nutzten noch die Briefpost und 55 Prozent bereits die E-Rechnung. Daran ändert der Stichtag nur teilweise etwas, denn für alle Ausnahmen bleiben die bisherigen Wege zulässig.
Genutzte Wege für ausgehende Rechnungen, Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Mehrfachnennungen.
Quelle: Bitkom Research im Auftrag des Bitkom e. V., Presseinformation vom 03.12.2024.
Eigene Darstellung OMR Reviews.
Eigene Darstellung OMR Reviews.
Ausnahmen im System abbilden: E-Rechnung in SAP Business One mit init.Prisma
Fast alle Merkmale der rechten Tabellenspalte stecken bereits in SAP Business One: im Geschäftspartnerstamm, in der Kundengruppe, im Steuerschlüssel, in der Belegart. init.Prisma nutzt genau diese Angaben. Herzstück sind Zuordnungsregeln, die nach Kunde, Kundengruppe, Belegart oder Land festlegen, ob und in welchem Format ein Beleg elektronisch hinausgeht. Treffen mehrere Regeln zu, setzt sich die genaueste durch, etwa eine Regel für einen einzelnen Kunden gegenüber der allgemeineren Regel für seine Kundengruppe.
Für die Ausnahmen entscheidend ist, was ohne passende Regel geschieht: Dann verschickt SAP Business One den Beleg wie bisher über die Standardmail. Eine Kundengruppe „Privatkunden“ oder Abnehmer im Ausland laufen also unverändert weiter, während alle inländischen Geschäftskunden per Regel eine E-Rechnung erhalten. Wer im Einzelfall abweichen muss, kann die Regel am Beleg übersteuern, allerdings nur mit eigener Berechtigung. Als E-Rechnung ausgegeben werden gebuchte Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Anzahlungsrechnungen; eine Ausgangsvorausrechnung behandelt das Add-on wie eine Ausgangsrechnung.
Ein Kunde, ein Format: XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol
Steht fest, dass eine E-Rechnung nötig ist, folgt die zweite Entscheidung: welches Format. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Welches Format ein Kunde tatsächlich verarbeitet, unterscheidet sich stark. Dieselbe Bitkom-Befragung zeigte beim Empfang EDI als klar verbreitetsten Weg, gefolgt von ZUGFeRD; die reine XRechnung nutzte nur eine kleine Minderheit.
Genutzte Formate für den Empfang von E-Rechnungen, Unternehmen ab 20 Beschäftigten.
Quelle: Bitkom Research im Auftrag des Bitkom e. V., Presseinformation vom 03.12.2024.
Eigene Darstellung OMR Reviews.
Eigene Darstellung OMR Reviews.
init.Prisma erzeugt aus einem Beleg XRechnung in CII- oder UBL-Syntax, ZUGFeRD in den Profilen Comfort und Extended sowie Peppol BIS Billing. Je Mandant lassen sich beliebig viele Mappings anlegen, etwa XRechnung für Behörden und ZUGFeRD für Geschäftskunden; die Zuordnungsregel bestimmt, welches Mapping greift. Bei ZUGFeRD stammt der sichtbare PDF-Teil aus dem gewohnten Belegdruck von SAP Business One, sodass Ansicht und Datensatz aus derselben Quelle kommen.
Prüfen, bevor die Rechnung das Haus verlässt
Eine Datei mit Formatfehlern ist nach Auffassung der Finanzverwaltung keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. init.Prisma prüft deshalb jede Datei vor dem Versand gegen die amtlichen Regelwerke von KoSIT, FeRD und Peppol. Fehler halten den Versand an; versenden lässt er sich dann nur noch mit gesonderter Berechtigung. Warnungen werden angezeigt, blockieren aber nicht.
Für die Buchhaltung ist vor allem die Vorschau hilfreich: Per Rechtsklick am Beleg öffnet sich die E-Rechnung mit Prüfergebnis im Browser, ohne dass etwas verschickt wird. Versendet wird anschließend direkt aus SAP Business One per SMTP, Microsoft 365 oder Outlook. Jeder Versandversuch landet mit Empfänger, Zeitpunkt, Ergebnis und eindeutiger Vorgangs-ID im Protokoll.
Auch der Eingang gehört dazu
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch eines, das selbst noch nicht ausstellen muss oder unter eine der Ausnahmen fällt. In init.Prisma werden eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien im Eingangsrechnungs-Hub hochgeladen, im Fenster von SAP Business One oder im Browser. Das Add-on prüft Beträge, Pflichtangaben nach § 14 UStG, mögliche Dubletten und die amtlichen Regeln. Den Lieferanten findet es über USt-IdNr., Lieferantennummer oder IBAN, die Positionen über Artikel-, Katalognummer oder GTIN. Nach Kontrolle entsteht ein Belegentwurf einer Eingangsrechnung oder -gutschrift, auf Wunsch mit einer offenen Bestellung oder einem Wareneingang als Basisbeleg.
Grenzfälle und ehrliche Grenzen
- Stammdaten als Engpass: Keine Zuordnungsregel trifft die richtige Entscheidung, wenn Kundengruppe, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Leitweg-ID fehlen. Die Bereinigung des Geschäftspartnerstamms ist oft die aufwendigste Vorarbeit.
- Was init.Prisma bewusst nicht ist: Das Add-on erzeugt Peppol BIS als Datei, ist aber kein Zugangspunkt ins Peppol-Netz. Es holt Rechnungen nicht selbst aus einem E-Mail-Postfach ab und nimmt reine PDFs ohne eingebettete Daten nicht an. Ein Archivsystem ersetzt es ebenfalls nicht; versendete Dateien lassen sich aber in ein Ablageverzeichnis kopieren.
- Rechtliche Feinheiten: Das Bundesfinanzministerium hat seine Auslegung in mehreren Schreiben präzisiert. Für Sonderfälle wie Dauerrechnungen, Organschaften oder die Abgrenzung von Gutschriften gehört die Abstimmung mit der Steuerberatung dazu. Das System setzt die Regeln um, festlegen muss sie das Unternehmen.
- Technische Voraussetzungen: init.Prisma läuft ohne externe Plattform auf einem Server des Anwenders oder seines Hosting-Partners; Erzeugung und Prüfung finden im eigenen Netz statt. Voraussetzung ist SAP Business One ab Version 10.0 FP 2305 auf SAP HANA oder Microsoft SQL Server mit Service Layer.
Checkliste: Sieben Fragen vor dem Stichtag
- Liegt unser Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, und gilt die Pflicht damit schon ab 1. Januar 2027?
- Ist jeder Geschäftspartner eindeutig als Unternehmer oder Privatperson gekennzeichnet, inklusive Sitzland und Kundengruppe?
- Erkennen unsere Steuerschlüssel steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG und Fälle nach § 13b UStG?
- Sind alle relevanten Belegarten in die E-Rechnung eingebunden, auch Gutschriften und Anzahlungsrechnungen?
- Laufen die Ausnahmen, etwa Privatkunden, Kleinbeträge und Auslandskunden, weiterhin über die bisherigen Versandwege?
- Ist pro Kunde oder Kundengruppe hinterlegt, welches Format er erhält, und wird jede E-Rechnung vor dem Versand geprüft?
- Wie werden versendete und empfangene E-Rechnungen im Originalformat revisionssicher archiviert?
Quelle: init consulting AG: E-Rechnung „init.Prisma“, Stand 05.11.2026.
Eigene Darstellung OMR Reviews.
Eigene Darstellung OMR Reviews.
Fazit: Nicht jede Rechnung, aber jede Entscheidung im System
Die Antwort auf die Titelfrage ist ein klares Nein: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG und Rechnungen an ausländische Kunden bleiben außerhalb der deutschen Pflicht. Gutschriften, Anzahlungsrechnungen und § 13b-Fälle an inländische Unternehmen dagegen nicht. Gerade wegen dieser Ausnahmen ist die E-Rechnungspflicht keine einmalige Formatumstellung, sondern eine Entscheidung, die bei jedem Beleg neu fällt. Mit init.Prisma wird diese Entscheidung in SAP Business One zur Regel: Inländische Geschäftskunden erhalten ihr Format geprüft und protokolliert, alle anderen Belege laufen wie gewohnt weiter. Der nächste Schritt: die sieben Fragen der Checkliste mit Buchhaltung, Vertrieb und IT durchgehen, idealerweise bevor der Jahreswechsel den Zeitplan diktiert.
FAQ
Muss jede Rechnung eine E-Rechnung sein?
Nein. Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern über steuerpflichtige Leistungen, die der Empfänger für sein Unternehmen bezieht. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze sowie Rechnungen von Kleinunternehmern.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Gutschriften?
Ja, wenn die Gutschrift umsatzsteuerlich eine Rechnung ist, also der Leistungsempfänger damit über eine Leistung abrechnet, und die übrigen Voraussetzungen vorliegen. Auch Anzahlungs-, Schluss- und berichtigte Rechnungen an inländische Unternehmen sind betroffen. Eine rein kaufmännische Gutschrift, etwa für eine Rücksendung, ist dagegen keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Brauchen Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben zulässig; eine E-Rechnung darf an Privatkunden nur mit deren Zustimmung verschickt werden.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinbetragsrechnungen?
Nein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Umsatzsteuer.
Muss ich Kunden im Ausland eine E-Rechnung schicken?
Nach deutschem Umsatzsteuerrecht nicht, weil der Empfänger nicht im Inland ansässig ist. Mehrere EU-Staaten führen jedoch eigene E-Rechnungspflichten ein; ob diese einen deutschen Lieferanten betreffen, richtet sich nach dem jeweiligen Landesrecht.
Autor*In
Herbert Tuscher
Herbert Tuscher ist COO und Vorstand der init consulting AG, SAP Business One Gold Partner mit Sitz in Kösching. Der Diplom-Betriebswirt (FH) mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik schrieb 2001 seine Diplomarbeit bei der init und blieb seitdem im Unternehmen. Seit 2016 ist er Vorstand, seit 2017 auch Mitgesellschafter. In 25 Jahren ERP-Beratung, -Entwicklung und Prozessberatung hat er über 300 Projekte im DACH-Raum und internationale Roll-outs umgesetzt, für große Mittelständler ebenso wie für internationale Konzerne.
